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GESTIÓN
Fecha Junio 2013
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DESCRIPCIÓN DE CARGO

SECRETARIA GERENCIA

ADVERTENCIA
Este documento y la información contenida en él son de exclusiva propiedad de SK Industrial S.A. No debe ser reproducido el todo o parte, o de otra forma expuesto fuera de la
Empresa, sin la autorización del Gerente General.
REVISADO POR APROBADO POR
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I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO
Secretaria gerencia
PROCESO EN LOS CUALES PARTICIPA
Realización de servicios, administración general y gestión integrada.
CARGO JEFATURA DIRECTA
Subgerente de servicios internos
NÚMERO DE PERSONAS QUE DESEMPEÑAN EL CARGO
1

II. ATRIBUCIONES DEL CARGO

OBJETIVO DEL CARGO
Coordinar y organizar las actividades de las distintas gerencias, con el propósito de conocer sus agendas y
optimizar sus tiempos de acuerdo a sus requerimientos.
RESPONSABLE DE
Entregar una pronta respuesta a los requerimientos de la Gerencia General y de áreas.

III. UNIDADES DE COMPETENCIA

FUNCIONES PRINCIPALES CRITERIOS DE DESEMPEÑO
Atender la central telefónica. Contestar las llamadas telefónicas
Transferir las llamadas a quien corresponda.
Entregar información a los diferentes departamentos (gerencias, colaboradores o
clientes externos)

Recibir la correspondencia de Recepcionar la correspondencia de las diferentes áreas.

las diferentes áreas. Registrar en el libro de correspondencia los documentos recepcionados
Revisar la correspondencia recibida.
Distribuir la correspondencia a cada una de las áreas.

Coordinar el itinerario de viaje Recibir la información de los colaboradores.

de todos los colaboradores.
Revisar las aerolíneas que se encuentran disponibles.
Solicitar la cotización a la ejecutiva de la Agencia Cocha.
Revisar que la cotización se encuentre dentro de los parámetros asignados.
Enviar la cotización al colaborador que la solicito.
Verificar la aprobación de la cotización con el solicitante.
Coordinar la compra de los pasajes, por medio de la ejecutiva de la Agencia
Cocha.
Recepcionar el ticket de viaje.
Enviar el ticket de viaje al solicitante.

Preparar todo tipo de Recibir la información a despachar.

correspondencia que tenga que Guardar la información en los sobres que corresponda.
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ser despachado a faena. Escribir en el sobre la rotulación que corresponda.

Escribir la orden de transporte en los formularios de la empresa despachadora.
Entregar en recepción el envío.
Preparar la bitácora de trabajo al junior administrativo.

Mantener al día el stock de Solicitar a cada una de las gerencias el listado de insumos que utilizaran
insumos de oficina. mensualmente.
Recepcionar la información de cada una de las gerencias.
Recopilar la información de cada gerencia.
Elaborar una LM con la información recopilada.
Entregar la información a la Gerencia de Servicios Internos a la espera de V°B°.
Enviar la información al encargado de compras para que ejecute la compra.
Recibir el pedido
Ordenar los artículos de oficina de acuerdo a los requerimientos.
Distribuir en cada una de las áreas los materiales solicitados.

Llevar el control de las salas de Agendar las reuniones de acuerdo a la programación entregada por los
reuniones. colaboradores.
Chequear constantemente la disponibilidad de las salas de reuniones.
Actualizar la información de acuerdo a los cambios que vayan sucediendo.
Llevar el control de los insumos que se requieren en la cafetería.

Llevar actualizado el registro de Recibir la solicitud de la gerencia correspondiente

las camionetas. Chequear que la camioneta se encuentre en buen estado.
Coordinar la entrega de llaves con interesado.
Controlar por medio de una planilla el itinerario de cada una de las camionetas.

Utilizar todos los Conocer todos los procedimientos establecidos en el Sistema integrado de
procedimientos que se gestión.
encuentran vigentes en el Cumplir y hacer valer los requisitos establecidos en el Sistema Integrado de
sistema integrado de gestión Gestión.

IV. COORDINACIÓN
Áreas con las que se coordina constantemente Para gestionar las siguientes funciones
Subgerente de Servicios internos Organizar las actividades de las diferentes gerencias,
Gerente General optimizando los recursos económicos de la organización.
Entregar soluciones concretas en un plazo de tiempo
acorde a lo esperado.
Supervisa a Supervisado por
Junior administrativo por medio de bitácora. Subgerente de Servicios internos
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V. COMPETENCIAS TÉCNICAS
NIVEL EDUCACIONAL
Estudios de secretariado
EXPERIENCIA REQUERIDA CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS
Al menos 2 años en cargos similares. Conocimiento en:
Manejo de office
EXAMENES REQUERIDOS
Pre ocupacionales

VI. COMPETENCIAS TRANSVERSALES

DEFINICIONES NIVEL DE COMPETENCIA
REQUERIDO PARA EL CARGO
1. Orientación a los resultados: Capacidad de cumplir con los
objetivos y metas propuestas, generando valor para la organización,
mejorando y manteniendo altos niveles de rendimiento, en el marco de
las estrategias de la organización.

2. Preocupación por la Seguridad: Mantener una actitud segura,

estando consciente de los peligros a que se enfrenta, identifica los
riesgos para su integridad y adopta procedimientos de seguridad con
el propósito de disminuir todo tipo de riesgos a nivel personal y
organizacional.

3. Ser responsable con el medio ambiente: Promover y procurar

en su actuar el reciclaje, eficiencia energética, segregación de
residuos, etc. protegiendo la flora, fauna, el agua y aire.

4. Compromiso con el cliente: Implica conceptualizar mi rol

siempre dentro de una relación cliente–proveedor tanto a los clientes
finales como a los clientes internos dentro de la organización y por lo
tanto, comprender y satisfacer las necesidades de mis clientes, aun
aquellas no expresadas.

5. Modelamiento Ético: Obrar con rectitud y probidad. Actuando en

consonancia con lo que uno dice o considera importante. Incluye
comunicar las intenciones, ideas o sentimientos abierta y
directamente, y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en
negociaciones difíciles con agentes externos. Las acciones son
coherentes con los que se dice. Inclinarse positivamente hacia el bien
de uno mismo y el de los demás, actuando coherentemente para
preservar ese bien.
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6. Capacidad para trabajar bajo presión: Habilidad para actuar

con eficacia en situaciones de presión de tiempo, desarraigo y de
adversidad, oposición e Imprevistos. Es la facultad de responder y
trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.

7. Desarrollo de personas: Implica un esfuerzo constante por

mejorar la formación y el desarrollo personal o hacia terceros a partir
de un apropiado análisis previo de sus necesidades y de la
organización. Inquietud y curiosidad constante por mejorar
competencias personales y profesionales. Implica buscar información
más allá de las preguntas rutinarias o de lo mínimo requerido por el
puesto y aplicar dicho conocimiento.

8. Confiabilidad: Capacidad para realizar un trabajo con el menor

número de incidentes, bajo condiciones y períodos de tiempo
específicos. Actuar de manera predecible frente a situaciones
laborales que se enmarcan en nuestro desempeño profesional.

VII. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS DEL CARGO

DEFINICIONES NIVEL DE COMPETENCIA
REQUERIDO PARA EL CARGO
1. Trabajo en equipo: Implica la capacidad de colaborar y cooperar
con los demás, de formar parte de un grupo y de trabajar juntos: lo
opuesto a hacerlo individual y competitivamente.

2. Compromiso con los Clientes: Implica conceptualizar mi rol

siempre dentro de una relación cliente–proveedor tanto a los clientes
finales como a los clientes internos dentro de la organización y por lo
tanto, comprender y satisfacer las necesidades de mis clientes, aun
aquellas no expresadas.

3. Flexibilidad: Disposición para adaptarse fácilmente. Es la

capacidad para adaptarse y trabajar en distintas y variadas situaciones
y con personas o grupos diversos. Supone entender y valorar posturas
distintas o puntos de vista encontrados, adaptando su propio enfoque
a medida que la situación cambiante lo requiera, y promover los
cambios de la propia organización o responsabilidades de su cargo.
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CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO FECHA
DE DE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
VERSIÓN VERSIÓN