Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización

Documental.
2018

K
1. ORIGEN

ARLA VANESSA Como resultado de las nuevas tecnologías

VILLALBA TRUJILLO la labor de los archivistas se ha
tecnificado de tal suerte, que se pueden
organizar y almacenar grandes cantidades
ACTIVIDAD N°1 ENSAYO
de información. No obstante, en la
“IMPORTANCIA DE LOS
antigüedad no gozábamos de esos
ARCHIVOS”
beneficios, aun así con el objetivo de
registrar y almacenar la información, Los
“Archivo es el conjunto de Egipcios, Roma, Grecia, Babilonios,
documentos con fecha, forma y Sumerios, Arcadios, China e India
soporte material acumulados en empezaron a registrar toda aquella

un proceso natural por una información que consideraban relevante

persona natural, jurídica, para sus actividades.

pública o privada en el 2. EVOLUCIÓN

transcurso de su gestión”
(Ardila, 2018,
pág. 6)
ABSTRACT: En el presente ensayo se
busca identificar terminología archivística
sobre la Importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución,
sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio
actual. Lo anterior en aras de afianzar
conocimientos adquiridos con el material
didáctico de guía de aprendizaje.
Pero no fue sino hasta el siglo XII Y XIII
que se registro información de carácter
financiero; en el Siglo XIV información
de seguridad de la Corona Real; En el
siglo XV Y XVI en España con Carlos I;
En el siglo XVII Y XVIII se desarrollo
una investigación más detallada en
relación a la función de archivo y en el
siglo XIX en la cual se implemento en la
Revolución Francesa en ocasión a los
archivos nacionales. Hasta llegar a la
actualidad en la que la función de archivo
y sus documentos, fungen como soportes
y se incorpora la tecnología.

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Documental.
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La importancia obedece a que esa

documentación de archivo es de suma 4. CATEGORIZACIÓN
importancia para la toma de decisiones,
sirven de testimonio y sirve para trámites. 4.1 Según su Organización,
podemos definirlas en dos partes, como
Archivo centralizado que quiere decir
“Los archivos se clasifican de que una sola dependencia controla y en el
acuerdo al tiempo establecido en Archivo Descentralizado en la cual cada
cada una de las etapas es decir, dependencia maneja su propio proceso

archivo de gestión, central o archivístico.

histórico”. 4.2 Según su Uso, El archivo se

Ibidem clasifica de acuerdo con el tiempo que se

determina en cada una de las etapas

3. CUALIDADES DE LOS documentales, sujetándose a los

ARCHIVOS requerimientos de la organización,

pueden ser Activo, Semiactivo e Inactivo.

Son todas aquellas características que

componen un archivo, pueden ser 4.3 Según Su Naturaleza, Se

Económicos que hacen alusión al ahorro clasifica de acuerdo al tipo de entidad que

de tiempo y personal; Funcionales para realiza el proceso de archivo: Público,

que su archivación y consulta sea privado de interés público y privado.

eficiente; simples se refiere a una

información sencilla; Exactos hace 4.4 Según su Ciclo de Vida, Los

alusión a una clasificación sencilla y archivos de gestión es aquella

precisa y Técnicos es un registro de documentación sujeta a constante

situaciones para toma de decisiones consulta; El Archivo Central, obedece a

futuras. aquella documentación que ha sido

transferida de la gestión central a las
dependencias: Y el Archivo Histórico, es
aquella documentación transferida de la

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Documental.
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documentación central a archivos de Por lo mismo, los archivos harán

reserva permanente. suyos los fines esenciales del Estado,
en particular los de servir a la
5. APLICACIÓN EN MEDIO comunidad y garantizar la
ACTUAL, LEGISLACIÓN efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la
Según la LEY GENERAL DE
Constitución y los de facilitar la
ARCHIVOS EN COLOMBIA, Ley 594
participación de la comunidad y el
del 2000 tiene por objeto establecer las
control del ciudadano en las
reglas y principios generales que regulan
decisiones que los afecten, en los
la función archivística del Estado.
términos previstos por la ley;(…)”
Esta ley busca estar en concordancia con
la función administrativa del Estado y
regulación de tramites e información BIBLIOGRAFÍA
tanto de uso público como los privados de
interés general. Ardila, C. M. (2018). Conceptualización
y Normativa Archivística para la
Organización Documental. SENA,
ARTÍCULO 4º. PRINCIPIOS
1-19.
GENERALES. Los principios
Ley 594/2000 Ley General de Archivos
generales que rigen la función
de Colombia, Diario Oficial 44084, Santa
archivística son los siguientes: Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de
2000.
a) Fines de los archivos. El
objetivo esencial de los archivos es el
de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la
información institucional sea
recuperable para uso de la
administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
historia;
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