UNIVERSIDAD VERACRUZANA

UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Manual para Documentar Sistemas de Gestión de la Calidad
Guía: Elaboración de Perfiles de Puesto y Demostración de Competencias
del Personal: Id. UOM-GE-GI-06

CONTENIDO

I. Propósito 2

II. Políticas

III. Alcance 2

IV Aspectos a considerar en la elaboración de perfiles

de puesto y demostración de competencias del Personal 2

1. ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA

2. PUESTO
3. NOMBRE DE LA PERSONA A EVALUAR QUE OCUPA EL PUESTO
4. REPORTA A
5. PERSONAL A SU CARGO
6. ESCOLARIDAD
7. FORMACIÓN
8. REQUISITOS Y HABILIDADES
9. EXPERIENCIA
10. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
11. REALIZÓ
12. FECHA
13. APROBÓ

V. Referencias 5

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III. Propósito
Determinar y asegurar que el personal que realiza las actividades descritas en los
procedimientos operativos y que afectan la calidad del producto es competente, con base en a
la escolaridad, formación, requisitos, habilidades, experiencia, responsabilidad y autoridad
definidas en los perfiles de puesto.

IV. Políticas
2. Debe definirse el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07) para cada uno de los que
aparecen en los procedimientos operativos, describiendo los requisitos mínimos que
debe tener una persona para desempeñar con eficacia el puesto.

3. Debe comprobarse la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08), de cada una de

las personas que participan en el desarrollo de los procedimientos operativos,
adjuntando al mismo, copia de la documentación que dé evidencia de que las
mismas poseen la competencia que satisfaga lo requerido en el Perfil de Puesto
(UOM-GE-FI-07).

III. Alcance
Esta guía podrá ser aplicada por todas las entidades académicas y dependencias de la
universidad veracruzana en la implantación y mejora continua de SGC.

IV. Aspectos a considerar en la elaboración de perfiles de puesto y

demostración de competencias del personal

1.- ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA.- Se anota el nombre oficial que corresponda.

Cuando se haga referencia a departamentos, se sugiere indicar el nombre de la dirección de
la que dependa.

2.- PUESTO.- Se anota el nombre con el que se identifica. El nombre del puesto debe ser
representativo de la función que desempeña, independientemente del que tenga asignado
oficialmente (analista, oficial, etc). Asegurarse que coincida el nombre del Perfil de Puesto
(UOM-GE-FI-07) y el de la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08), con la documentación
del SGC donde se haga mención del mismo (organigramas, procedimientos, guías, etc.)

3.- NOMBRE DE LA PERSONA A EVALUAR QUE OCUPA EL PUESTO.- En el formato de

Competencia del Personal, anotar apellido paterno, apellido materno y nombre(s) completo (s)
de la persona que ocupa o que va a ocupar el puesto.

4.- REPORTA A (Puesto).- En el formato de Competencia del Personal, anotar el nombre

completo del puesto del jefe inmediato superior.

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5.- PERSONAL A SU CARGO.- En el formato de Competencia del Personal, relacionar los

puestos que dependan del que se esté analizando la competencia.

6.- ESCOLARIDAD.- En el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07), debe definirse el nivel y área de

estudios requeridos para poder desempeñar el puesto. Para funcionarios debe considerarse lo
estipulado en la legislación de la universidad. Cuando la experiencia pueda sustituir algunos
estudios, debe señalarse tal consideración en forma explicita. En la Competencia del Personal
(UOM-GE-FI-08), deben asentarse los estudios realizados por la persona, indicar si cumple o
no con lo estipulado en el perfil del puesto y, en su caso, las observaciones o comentarios
necesarios.

7.- FORMACIÓN.- En el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07), citar los cursos y/o talleres
requeridos para el desempeño eficaz del puesto, incluyendo, aquellos que la misma
organización deba proporcionar, tanto los relacionados con el área de trabajo, como los de la
Norma ISO 9001:2000. En la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08), se señalan los
cursos y/o talleres que demuestre la persona haber tomado y se indica si cumple o no con lo
estipulado en el perfil de puesto; en su caso, se anotan los cursos y/o talleres que deba tomar
para cubrir los requisitos.

8.- REQUISITOS Y HABILIDADES.- En el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07), describir

cualquier requisito que deba cubrir la persona para ocupar el puesto incluyendo, en su caso,
los establecidos en la legislación de la universidad, así como las habilidades que se
demanden, para el desarrollo eficaz de las actividades. En la Competencia del Personal
(UOM-GE-FI-08), deben describirse los resultados de verificar que la persona cumple con los
requisitos estipulados en el perfil del puesto, así como los resultados de la evaluación
realizada para verificar que la persona tiene las habilidades establecidas para el puesto.

Unos ejemplos para este tipo de evaluaciones pueden ser:

Para evaluar la capacidad de dirección, se pueden aplicar preguntas como las siguientes:

• ¿Cuándo la productividad de mis trabajadores desciende?

a) Hablo con ellos y pongo b) Enfatizo la obligación de c) Estoy abierto para d) No intervengo de
metas para asegurarme cumplir con la tarea discutir la situación, pero inmediato y vigilo como
de que el trabajo se no los presiono van las cosas
cumpla

• ¿Cuándo la productividad de mis colaboradores aumenta?

a) Me muestro amistoso, b) Les enseño la c) Hago que se sientan d) No tomo una acción
pero continúo importancia de las tareas importantes y que definida y actúo en forma
cerciorándome de que que ellos realizan participen en las tareas natural
estén concientes de su
papel

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• ¿Cuándo mis colaboradores no pueden resolver un problema?

a) Hago que juntos b) Actúo rápido y con c) Hago que se sientan d) Los dejo trabajar y
solucionemos el problema, firmeza para dar la importantes y que utilizar sus propios
bajo mi supervisión solución participen en las tareas recursos

Nota:
Distribuya 10 puntos entre cada una de las cuatro opciones, nunca use mas ni menos de 10 puntos,
puede usar ceros si lo considera apropiado.

Para evaluar la capacidad para trabajo en equipo:

Revise a cuál de las dos alternativas se asemeja más su comportamiento y marque la letra
correspondiente de acuerdo a la que se le asemeje en mayor o menor proporción

1. Soy una persona fuerte y que lidera a los 1. Soy una persona agradable y que ayuda a los
ABCD
demás demás
2. Dedico mi esfuerzo a lo que me 2. Presento mi trabajo como una contribución para
corresponde y me hago a un lado del A B C D que lo utilicen los demás
trabajo de los demás
3. Creo que hay que lograr a toda costa los 3. Siempre considero cómo afectan los objetivos
objetivos de mi área de trabajo ABCD de mi área al resto de la organización

9.- EXPERIENCIA.- En el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07), se define el tiempo en meses o

años en el desempeño del puesto, especificando el campo de la misma. En la Competencia
del Personal (UOM-GE-FI-08), se indica el tiempo de experiencia que demuestra tener la
persona y se indica si cumple o no con la establecida para el puesto.

10.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.- Tanto en el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07)

como en la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08), se debe indicar la responsabilidad y
la autoridad del puesto, debiendo ser estas equivalentes. Para su determinación deben
tomarse en cuenta las actividades establecidas para el puesto, en los procedimientos en que
participe y, en su caso, la establecida en la legislación de la universidad. La responsabilidad y
autoridad del puesto deben ser comunicadas al ocupante del mismo. Podrá indicarse
únicamente el nombre del procedimiento y, en su caso, el ordenamiento en donde estén
descritas.

11.- OBSERVACIONES.- En la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08) se pueden hacer

las que el caso requiera. No es necesario anotar aquí el tipo de documento con el que están
comprobando lo que les pide el perfil del puesto, debido a que se anexa copia de éstos.

12.- EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES Y COMENTARIOS FINALES.- En

la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08), posterior a la capacitación del personal,
cuando ésta se requiera, se describen los resultados de la evaluación de la persona para
comprobar la eficacia de las acciones tomadas, para satisfacer las necesidades de

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competencia, asegurando que el personal es conciente de la pertinencia e importancia de sus

actividades y de cómo contribuye al logro de los objetivos de la calidad en su área.

13.- REALIZÓ (Nombre, Puesto y firma).- Tanto en el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07)

como en la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08), se anotan los datos de la persona
encargada de su elaboración, en el orden indicado. Es conveniente que el perfil del puesto y la
evaluación de la competencia del personal lo realice y proponga el jefe inmediato superior.

14.- FECHA.- Tanto en el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07) como en la Competencia del

Personal (UOM-GE-FI-08), se anota la fecha en que se elabora y libera el documento o en la
que se actualiza el registro.

15.- APROBÓ (Nombre, Puesto y firma).- Tanto en el Perfil de Puesto (UOM-GE-FI-07)

como en la Competencia del Personal (UOM-GE-FI-08), se anotan los datos del titular
responsable de la aprobación, en el orden indicado. Es conveniente que sea revisado y
aprobado por el jefe inmediato superior del puesto que lo realizó.

V. Referencias

Identificación Nombre del Formato

UOM-GE-FI-07 Perfil de Puesto
UOM-GE-FI-08 Competencia del Personal

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