FAO Colombia

Sistema de información P10

Guía rápida

INTRODUCCIÓN
La presente guía busca promover el uso del sistema de información local que tiene la oficina de la FAO en
Colombia. Para esto, la actual guía, describe de manera sencilla los diferentes recursos, herramientas y
documentos, que se pueden encontrar en el sistema, esto con el fin de complementar los ejercicios de
capacitación que se han iniciado al interior de las oficinas de Bogotá. Cualquier consulta con referencia al
sistema su uso y herramientas, puede realizarse a Alfredo Brugés Lomanto1.

PANTALLA DE INICIO
En esta hoja usted va a encontrar los 4 módulos del sistema de información, que son:

Cada uno de estos módulos se presentará a continuación, enumerando las diferentes herramientas que
tiene cada uno y su uso:

Este módulo del sistema se encuentra divido en los tres niveles que son:

 Proyectos.
 Marco Programático de País.
 Objetivos estratégicos.
Teniendo en cuenta estos niveles, a continuación se presentan las herramientas que se pueden consultar en
el sistema:

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Email: alfredo.bruges@fao.org– Skype: Alfredo.bruges.lomanto

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Nombre de la herramienta
Ficha de proyectos
Memoria FAO
Seguimiento presupuestal
Matriz de proyectos
Información género
Monitoreo desembolsos
Seguimiento informes de
proyectos
Monitoreo FPSN
Cobertura territorial
Dashboard de proyectos
Estado planes de contratación y
planes operativos
Lista de especificaciones
técnicas validadas
Nombre de la herramienta
Matriz de resultados MPP
Matriz de monitoreo de logros del
MPP
Nombre de la herramienta
Tipo de herramienta Utilidad
Consulta de información básica del proyecto. Se encuentran los datos
Informativa básicos del proyecto, junto con las enmiendas y actas de comité del
mismo.
Memoria institucional. Tiene todos los proyectos que se han
Informativa implementado desde 2004 con sus docuemntos de proyecto e
informes finales.
Revisión de la ejecución presupuestal. Tiene información sobre la
ejecución prespusetal mensaual de los diferentes proyectos, diviendo
Informativa
esta ejecución en compromisos y pagos y cruzandolo con la
ejecución real
Base de datos de proyectos. Se puede consultar los proyectos que
están activos o en otras fases del ciclo de proyectos. De igual
Informativa manera, se pueden consultar los diferentes documentos de proyecto y
acuerdos de los proyectos, así como sus fechas de vigencia,
prespsueto, activity, LTO, socio de recursos, entre otros.
Informativa Datos de proyectos diferenciados por género.
Alertas tempranas a solicitudes de desembolso. Tiene información
sobre los desembolsos pactadas en cada proyecto, diferenciando
Monitoreo
cuales se han hecho y cuales no y cuál es el compromiso para
solicitar dichos desembolsos, asi como su estado de cumplimiento.
Monitoreo Base de datos de informes de proyectos, desde 2013.
Alertas tempranas a las condiciones críticas de proyectos que ha
definido la Organización. Se encuentran en esta, los proyectos que
Monitoreo
están en la lista de monitoreo operacional, en condición crítica, así
como los que están por ingresar en la misma.
Presencia de la FAO por Departamento. Tiene información sobre los
Informativa proyectos que se desasrrollan actualmente y su localización a nivel
departamental y municipal.
Informativa Base de datos de dashboard de proyectos.
Monitoreo de estado de planes de contratación de los diferentes
Monitoreo proyectos, así como de sus planes operativos. Tiene los planes de
contratación aprobados por cada proyecto.
Verificación de insumos y equipos que ya cuenta con validación
Informativa técnica. Sí el producto se encuentra en esta lista, no es necesario
solicitar su validación técnica.
Tipo de herramienta Utilidad
Matriz de resultados del Marco Programático de País que se
Informativa
negoció con el Gobierno de Colombia
Monitoreo de avance en el logro de resultados del MPP y base
Monitoreo
para los reportes corporativos y a Gobierno.
Tipo de
Utilidad
herramienta
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Target setting 2018-2019
Matriz de monitoreo de logros del
MPP
Resultados que se ha comprometido a lograr el país en el proximo
bienio en el marco de los objetivos estratègicos, incluyendo los
Informativa apoyos que ofrecen la sede y la RLC.
Monitoreo de avance en el logro de los resultados pactados en el
marco del targett setting (Actualización en meses semestre
Monitoreo calendario. Junio y Diciembre)

En este módulo se encuentran los formatos y plantillas que se utilizan a nivel corporativo, divididas por
fase del ciclo de proyectos. Los formatos y plantillas que encontrará por fase son:

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Este módulo incluye documentos corporativos que debe tener en cuenta el personal que trabaja en la
Representación y se divide en 4 componentes, que se enumeran a continuación:
1. Documentos generales de la FAO a nivel mundial.
2. Documentos de interés FAO Colombia.
3. Flujogramas de procedimiento.
4. Bases de datos.
5. Circulares administrativas.
A continuación se presentan los documentos que se encuentran en este módulo:

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En este módulo encontrará enlasces a páginas web de interés para el personal de la Organización,
dividiendosé en dos módulos pricipalemnte, que son:
1. Enlaces web Generales; Sistemas corporativos, páginas de Flickr y youtube, entre otros:
2. Páginas temáticas y recursos: Páginas de temas prioritarios para la Organización, las cuales
incluyen cajas de herramientas por tema.
A continuación se presentan los enlaces web que se encuentran en este módulo:

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