Dobre Seus Resultados em 10 Semanas

Aula 5 – Produtividade como Estilo de Vida

Hoje vamos falar sobre Sistemas Otimizadores. Eles são fundamentais para a
organizar a maneira como nosso cérebro deve lidar com nossas atividades.
Nosso cérebro é genial para garantir a nossa sobrevivência. Mas ele não é muito
legal para lidar com outros detalhes da nossa vida moderna. Para isso,
precisamos da ajuda da nossa consciência.
Por exemplo, muitas vezes uma pessoa é competitiva ao extremo. Então, o
sujeito é um bilionário, mas ele luta por um imóvel que quer comprar como se
fosse um animal na floresta que estivesse morrendo de fome.
Por quê? Porque o nosso cérebro “antigo”, o nosso cérebro réptil, empurra a
gente para satisfazer nossas necessidades, sem questionar. Mas muitas vezes o
que era uma necessidade antigamente já não tem sentido buscar hoje.
Um exemplo clássico é o daquela pessoa que quer fazer um regime, mas não
para de comer. O que acontece é que o cérebro dela fica estimulando-a a
comer, para fazer uma reserva de comida no organismo. Isso era interessante
no passado da raça humana, onde o alimento era escasso e era necessário
armazenar. Hoje isso não é mais necessário, mas o cérebro continua
processando essa mesma informação. É preciso que a nossa consciência
intervenha e diga “Eu não preciso comer mais. Estou satisfeito. Não preciso
armazenar alimentos no meu corpo.”
O ponto aqui é que a maior parte das pessoas faz as coisas de uma maneira
totalmente dispersa, de modo inconsciente. E no final do dia ela descobre que
trabalhou muito, mas o resultado é pequeno.

http://www.shinyashiki.com.br
Por isso, é muito importante que a gente organize uma lista de atividades, que
eu chamo de Sistema de Pendências. Assim, avisamos nosso cérebro sobre o
que é importante realizar, onde é preciso focar, para no final do dia termos
feito o que realmente importa.

Podemos dividir nossas pendências em 3 tipos diferentes:

1 – Atividades Estruturais
São aquelas que constroem as bases de todo o nosso negócio, ou da nossa vida,
se for o caso. São as principais responsáveis pelo nosso sucesso, seja em que
área for.

2 – Atividades Rotineiras
São aquelas atividades que se repetem periodicamente. Por exemplo, na sua
rotina você pode ter agendada, toda semana, uma reunião com os seus
colaboradores.

3 – Atividade Imediatas
São aquelas atividades que você precisa fazer no mesmo dia. Por exemplo,
“hoje eu preciso dar uma entrevista para uma jornalista”. Isso não é uma rotina
e nem tampouco é uma atividade que define a sua vida.

http://www.shinyashiki.com.br
Veja este exemplo de lista de pendências:

Definir cronograma de lançamentos de 2016

Isto é estrutural, porque quando definir o cronograma dos lançamentos de
2016 essa pessoa terá condições de organizar tudo que venha ao redor.
Vamos imaginar que ela não construa a definição do cronograma de
lançamentos de 2016. Então ela vai passar o ano inteiro correndo atrás do
vento, tentando tapar os buracos que surgirem, porque ela não planejou.

Verificar a versão demo do novo site

É estrutural porque a pessoa está construindo condições de operacionalizar
melhor os negócios dela, criando um site que funcione.

Definir a programação de set a dez/15

Isto é estrutural porque a pessoa está fazendo um planejamento para as
atividades necessária nesse período de tempo.

http://www.shinyashiki.com.br
Fazer apresentação para o conselho
É rotina: vai acontecer todo mês. Então já faz parte do trabalho do cérebro
dessa pessoa se preparar para essa atividade.

Reunião com a equipe para discutir os projetos e Reunião com a equipe do Digital
Toda semana. É rotina que precisa ser cumprida, para averiguar o andamento
dos trabalhos e passar novas instruções para a equipe.

Agendar uma reunião pós-evento

Neste exemplo, deve ter acontecido, ou vai acontecer um evento. Então a
pessoa só vai ter esta atividade quando houver um evento. E a reunião vai
acontecer depois do evento.

Revisão da nova campanha

Provavelmente existe a necessidade de fazer algum tipo de ajuste, ou mesmo
de conferir os passos de uma nova campanha. Isso não vai acontecer mais
depois que a campanha já estiver implementada e funcionando.

Enviar o resumo dos produtos

Há necessidade de enviar informações sobre os produtos, para cumprir um
determinado objetivo específico. Feita essa ação, ela se encerra por completo.

http://www.shinyashiki.com.br
Agora, analise você mesmo este outro exemplo e tire suas conclusões:

Padronização das cartas comerciais

É uma atividade estrutural, pois a padronização das cartas evita que se tenha
que escrever cada carta, uma a uma, para cada atividade em que as cartas
forem necessárias.

Alinhar o script da equipe de vendas

Toda equipe de vendas tem que ter um roteiro. 99,9% das perguntas de vendas
são sempre as mesmas. Portanto, toda equipe de vendas tem que ter um
roteiro de respostas para as perguntas dos clientes.

Padronizar a identidade visual da empresa

Faz parte da estrutura da empresa ter uma identidade visual. E isso você
constrói e depois vai alimentando com outras atividades. Mas a padronização
em si é uma atividade estrutural.

Reunião de projetos
Rotina: acontece toda semana.

http://www.shinyashiki.com.br
Escrever artigos semanais
Rotina: toda semana tem que escrever artigos.

Follow Up diário com equipe de vendas

“Como estão as vendas?” Isso é rotina!

Agora as Atividades ou Pendências Imediatas:

Lembrando que são pendências que você faz uma vez só. Se você está fazendo
a mesma pendência todos os dias, sinal que você não está trabalhando a
estrutura.

Gravação da Nova Campanha

Você vai gravar a campanha grava uma vez, acabou e não precisa gravar todos
os dias.

Agendar Coaching dos Palestrantes

Uma empresa de Coach vai todos os dias organizar agenda par atender os
palestrantes.

Contratar novo auditório para eventos abertos

Provavelmente é um novo auditório para um evento aberto. Então vai contratar
uma vez, acabou e não precisa contratar todos os dias.
Muitas vezes a pessoa fica rodando nas pendências imediatas. E coloca tudo
como atividade imediata. Ou então fica envolvida somente nas pendências
imediatas. E o que acontece? Ela não tem a base, não tem o fundamento do seu
negócio.

http://www.shinyashiki.com.br
Como ela fica só na imediata, não constrói a estrutura e vai acabar entrando em
um processo de “enxugar gelo”, onde todo o seu esforço é desperdiçado e seu
sucesso não acontece.
As pendências imediatas se multiplicam quando você não tem nem a estrutura
e nem a rotina bem definidas. É muito importante que você deixe a rotina
organizada.
Quando você for fazer a sua lista de prioridades e pendências, tenha claro que
as Atividades mais importantes são as estruturais. Por isso, coloque prioridade
máxima nelas e construa um negócio sólido.

http://www.shinyashiki.com.br
Reflita sobre tudo isso. Escreva suas reflexões. Coloquei um pequeno Plano de
Ação a seguir, para ajudar você a aproveitar melhor o material desta aula.

PLANO DE AÇÃO
Crie seu próprio Sistema Otimizador, listando e classificando suas atividades:

PENDÊNCIAS ESTRUTURAIS

ATIVIDADE PRAZO STATUS

PENDÊNCIAS ROTINEIRAS

ATIVIDADE PRAZO STATUS

PENDÊNCIAS IMEDIATAS

ATIVIDADE PRAZO STATUS

http://www.shinyashiki.com.br
Liste 3 ações que você vai adotar, em cada um dos recursos listados abaixo, para
melhorar a sua produtividade:

Nas Atividades Nas Atividades Nas Atividades

Estruturais Rotineiras Imediatas

Ação no curto prazo:

Ação no médio prazo:

Ação no longo prazo:

http://www.shinyashiki.com.br