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Aula 6 - Triângulo da Produtividade

Hoje vamos falar de um modelo de pendências e ações que eu chamo de

Triângulo da Produtividade. Vamos fazer um reforço nos conceitos e na
aplicação do que aprendemos no vídeo anterior.
A gente costuma ficar com coisa na cabeça e, pior, de forma toda
desorganizada. Não dá para confiar em uma forma tão precária de agir. Por isso,
recomendo que você, antes de qualquer coisa, crie uma rotina para fazer o
“download do seu cérebro”.
Nosso cérebro é bom para fazer análise, tomar decisão, pensar em
implementar. Mas ele não é bom para ficar guardando coisas. Então, uma das
regras mais importantes para termos produtividade é a gente fazer o download
do cérebro periodicamente.
Fazer o download do seu cérebro é colocar todas as suas atividades necessárias,
e as pendências, em uma lista no papel, de acordo com o Triângulo da
Produtividade.
Triângulo da Produtividade

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Liste todas as suas atividades e pendências e as organize e execute de acordo
com estes três conceitos:
 Pendências Estruturais;
 Pendências Rotineiras;
 Pendências Imediatas.
Monte o seu sistema de pendências com muito critério e seriedade. Invista
tempo e energia para criar o seu Triângulo da Produtividade.
As pendências mais importantes que você tem são as pendências estruturais,
porque elas criam o fundamento do seu negócio, da sua carreira, dos seus
grandes objetivos. E, por que não dizer, também da sua vida pessoal.

ALGUNS EXEMPLOS PRÁTICOS

Vamos imaginar que você é um fisioterapeuta e quer montar o seu consultório.
Como ficariam as atividades e pendências do seu Triângulo da Produtividade?

Pendências Estruturais
 Alugar um consultório.
 Adquirir os equipamentos.
 Contratar e treinar recepcionista / secretária.
 Contratar um serviço de contabilidade.
Você tem que ter o básico para funcionar. Por isso, essas são pendências
estruturais.

Pendências Rotineiras
 Diária: verificar o andamento dos clientes do dia e programar próxima
ação para cada um dos casos.
 Semanal: Fazer um relatório para os convênios e verificar como andam os
pagamentos feitos por eles.
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  Semanal: fazer reunião com a secretaria, para saber como o negócio está
evoluindo.
 Mensal: enviar documentos e relatórios para o contador.
Essas são rotinas necessárias, que precisam sempre estar agendadas dentro do
período mais adequado a cada uma delas.

Pendências Imediatas
São aquelas pendências do dia, que você faz uma vez e pronto. Não precisa ficar
fazendo sempre.
 Escrever um artigo para um site ou revista, que um jornalista lhe pediu.
 Solicitar um exame médico específico para um paciente.
 Passar uma instrução específica para a secretária.

Então vamos imaginar você vai estudar fora da sua cidade e tem que se mudar
para lá:

Pendências Estruturais
 Alugar um apartamento.
 Mobiliar o apartamento.

Pendências Rotineiras
 Semanal: compras de supermercado.
 Duas vezes por semana: receber a diarista e deixar instruções para ela.
 Duas vezes por semana: Colocar o lixo para fora.

Pendências Imediatas
Você faz eventualmente, ou no momento em que aparece a necessidade:
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  Lavar a louça.
 Abrir janelas para arejar a casa.
 Organizar e separar o lixo.
 Varrer a casa, ou fazer algum serviço imprevisto.

Vamos imaginar que nasceu seu filho:

Pendências Estruturais
 Contratar babá.
 Providenciar o berço.
 Adequar a casa para receber o bebê.

Pendências Rotineiras
 Quinzenal: levar a criança ao médico.
 Mensal: controlar vacinas.
 Diária: preparar mamadeiras.
 Diária: dar banhos no bebê.

Pendências Imediatas
 Sair com a família.
 Passear com a criança.
 Atender a alguma emergência da criança.
Quando você for fazer a sua lista de pendências imediatas, preste bastante
atenção se elas são mesmo necessárias, ou merecem que você gaste tempo
com elas.
É muito importante perceber que boa parte das pendências imediatas, quando
você não consegue realizá-las seguidamente, mostram que são desnecessárias.
Então, você pode riscá-las da sua lista.
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Aliás, quando você organiza o seu Triângulo da Produtividade, seja bastante
criterioso ao decidir o que você coloca nele. Procure colocar, em cada uma das
três categorias de pendências, somente o que é realmente importante que seja
executado.
Lembre-se: as pendências mais importantes são sempre as estruturais. Mas,
infelizmente, é onde as pessoas costumam colocar menos atenção. Elas ficam
desperdiçando tempo com distrações.
Muita gente foca seu tempo nas pendências imediatas, depois vai para as
rotineiras e somente dão um restinho de atenção para as estruturais. E isso é
um grande erro estratégico.
Elabore com muito cuidado as suas listas de pendências e construa o seu
Triângulo da Produtividade. Você vai perceber que é capaz de fazer e render
muito mais, em menos tempo.

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Reflita sobre tudo isso. Escreva suas reflexões. Coloquei um pequeno Plano de
Ação a seguir, para ajudar você a aproveitar melhor o material desta aula.

PLANO DE AÇÃO

1 – Liste 5 Pendências Estruturais que você precisa resolver para ter mais
sucesso na sua carreira:
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

2 – Liste 5 Pendências Rotineiras que você precisa resolver para ter mais
sucesso na sua carreira:
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

3 – Liste 5 Pendências Imediatas que você precisa resolver para ter mais
sucesso na sua carreira:
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

4 – Monte a sua tabela de pendências, de maneira estruturada, e atribua datas

limites para resolver cada uma das pendências que você listou acima (nas
questões 1, 2, e 3):

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 PENDÊNCIAS ESTRUTURAIS

ATIVIDADE PRAZO STATUS

1-

2-

3-

4-

5-

PENDÊNCIAS ROTINEIRAS

ATIVIDADE PRAZO STATUS

1-

2-

3-

4-

5-

PENDÊNCIAS IMEDIATAS

ATIVIDADE PRAZO STATUS

1-

2-

3-

4-

5-

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Liste 3 ações que você vai adotar a partir de agora, para aprimorar a construção e
o uso habitual do seu Triângulo da Produtividade:

Ação para obter resultados no curto prazo:

Ação para obter resultados no médio prazo:

Ação para obter resultados no longo prazo:

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