Tema: Facultad: Ingeniería

CREACIÓN DE INFORMES UTILIZANDO Escuela: Computación

LAS HERRAMIENTAS BÁSICAS DE Asignatura: Empremática
MICROSOFT WORD

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GUÍA 1 Pág.
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 Redactar informes que produzcan impacto.

 Reducir el tiempo invertido en la redacción de cualquier documento.
 Manejar el estilo adecuado en cada documento.
 Evitar los errores gramaticales y ortográficos más frecuentes.

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Todos los profesionales de cualquier área dedican un porcentaje importante de su tiempo a redactar
documentos de todo tipo. Desde cartas comerciales, hasta informes; todos ellos implican un trabajo creativo
para el que no siempre están preparados.
De la efectividad de esos mensajes depende el entendimiento entre los miembros de una empresa o la
consecución de objetivos claros de cara al exterior (lanzamientos de productos etc.).

El estudiante podrá adquirir conocimientos y concientizarse sobre la importancia y gran utilidad que tiene al
presentar un informe que sea de utilidad, contundente, claro, conciso, oportuno, etc., a la Alta Dirección de
su empresa sobre sus funciones, sobre una investigación, sobre resultados, etc.

Estructura de un informe
En un informe se distinguen las siguientes partes, referidas por el orden en que aparecen: portada, índice,
introducción, cuerpo principal, conclusiones y anexos.

Portada
Es la primera página la cual debe contener:
 El título, que debe dar una indicación clara del tema con el menor número posible de palabras.
 Una indicación de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional o un informe
final.
 El nombre del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc... donde se origina el informe.
 La fecha de elaboración.
 Otros aspectos, como la dirección de la organización que ha elaborado el informe, cualquier
advertencia sobre su carácter confidencial, el copyright, etc.

Indice
Debe aparecer después de la portada y no al final del informe, como a veces se hace en otro tipo de
documentos. El índice contiene los capítulos y secciones del informe. También se indica la página donde
aparecen. El índice es la mejor expresión de la estructura de un informe.

Introducción
Su misión es dar cuenta, en unas pocas páginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en
último lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de
los anexos.
La importancia de la introducción reside en el hecho de que a través de ella el lector recibe una primera
impresión no sólo del asunto y objetivos del informe, sino también de la relevancia e interés que éste tiene.
La extensión de la introducción debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. Se estima que la
introducción no debe sobrepasar en ningún caso las seis páginas, si en el caso de un informe largo, de unas
cien páginas o más, se estima que una introducción de seis páginas no es suficiente para dar cuenta del
contenido, lo más conveniente es hacer, además de la introducción, una versión abreviada del informe
principal que sea un documento independiente de éste.
Además de resumir el contenido del informe, en la introducción se debe hacer referencia a los siguientes
aspectos:

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  Finalidad u objetivos del informe.
 Metodología que se ha seguido para elaborar el informe.
 Conclusiones y recomendaciones del informe.

Cuerpo principal
El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes
(introducción, conclusiones, portada) dependen lógicamente de él. La forma concreta en que se organiza el
cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que allí se trate.
Existen, de cualquier forma, ciertos principios complementarios entre sí que conviene observar,
especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe. Son la claridad, la unidad y la
primacía.
 Principio de claridad: la información que se quiera comunicar debe estar ordenada de la manera en
que más fácil resulte su comprensión.
 Principio de unidad: las partes en que se divide el cuerpo principal del informe deben estar
coordinadas entre sí de manera lógica, de modo que den la impresión de formar una unidad.
 Principio de primacía. El autor de un informe debe tener cuidado de organizar los puntos que desea
tratar de forma que aquellos que considere más relevantes queden lo suficientemente resaltados. A
este respecto, se considera que los puntos que se desea destacar deben ser colocados al principio o
al final del escrito o de alguna de sus partes.

El cuerpo principal de un informe se divide en capítulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de
un informe muy breve (de menos de diez páginas), el cuerpo principal puede estar dividido en una pocas
secciones.

Conclusiones
Las conclusiones pueden ser referidas en la introducción si el informe es extenso. También suelen acompañar
a cada capítulo o sección del cuerpo principal en relación con el asunto en ellos tratado. De cualquier forma,
es conveniente incluir en el informe un último capítulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o
no expuestas.

Otros aspectos
Gráficos y diagramas
Es recomendable su inclusión, ya que permiten una valoración más rápida e intuitiva de los datos. Deben ir
acompañados de una breve explicación y de una referencia en el texto: "el diagrama del la figura 2.1 nos
muestra que...". Si es previsible que algunos lectores del informe no estén familiarizados con los signos
convencionales utilizados en gráficos y diagramas, es necesario incluir una tabla con las claves. Si es posible,
las tablas y los diagramas que aparezcan en el cuerpo principal del informe deben ocupar menos de una
página para que cualquier descripción o comentario de ellos pueda aparecer en la misma página. Si no es
posible, lo mejor es utilizar la página siguiente con este propósito.

Márgenes
Lo más usual es dejar un margen de 2.5 centímetros en las cuatro direcciones que encuadran el texto. Si se
utiliza un sistema de encuadernación que ocupe algo de espacio a la izquierda, debe tenerse en cuenta.
Suele ser suficiente con añadir medio centímetro. En la primera página de un capítulo o de una sección
importante, el margen superior puede ser mayor, por ejemplo, de cinco centímetros. Este espacio actuará de
señal visual para el lector.

Numeraciones
Además de la numeración de las páginas, en el informe existen otros tipos de numeraciones. Existen
diversos métodos para numerar los párrafos. Tal vez el más sencillo sea el consistente en insertar al
comienzo de cada párrafo dos números separados por un punto. El primero se refiere al capítulo en que se
inserta el párrafo y el segundo a la posición que el párrafo ocupa en relación con el resto de los párrafos del
capítulo. Por ejemplo, el párrafo vigésimo del capítulo tercero se numeraría "3.20".

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Los diagramas y tablas que aparecen en el informe se numerarán de igual forma que los párrafos. Así en el
capítulo primero: diagrama 1.1, 1.2,... Los apéndices también se citan con un número, además de con su
título.

Títulos
Se suele distinguir entre títulos, que encabezan los capítulos, y subtítulos, que encabezan las secciones. Hay
múltiples métodos gráficos para diferenciar a los títulos de los subtítulos y ambos del resto del texto
(subrayado, letra cursiva, etc.). Lo más habitual es:
Escribir los títulos en mayúsculas. Si es posible, se utilizará además la letra negrita. No conviene subrayar
los títulos ni escribirlos con letra cursiva.
Escribir los subtítulos en minúsculas. Si es posible, se utilizará preferentemente la letra cursiva. Si ésta no
está disponible, se subrayará el subtítulo. Es también admisible usar las posibilidades anteriores (minúsculas
cursivas o minúsculas subrayadas) combinadas con el tipo de letra negrita.
Interlineado. Al decidir si utilizar un interlineado de uno, uno y medio o dos espacios hay que considerar la
longitud y la finalidad del informe. Para informes largos se recomienda un espacio, porque así se reduce el
número de páginas. Sin embargo con el interlineado a un solo espacio hay que procurar que los párrafos
sean bastante cortos y que haya dos espacios entre ellos. Esto le da un aspecto atractivo a la página, aunque
la escritura sea densa. Para informes de extensión media o pequeña, digamos de menos de veinte o treinta
páginas, se recomienda espacio y medio.

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Materiales y equipo a utilizar:

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

Guía de laboratorio Nº 1 1

Computadora con Microsoft Word 2007 1

Disco Flexible (1.44 Mb) 1

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EJERCICIO 1:
CONFIGURAR EL ENTORNO DE TRABAJO.

Iniciar el programa de Microsoft Word realizando los siguientes pasos:

1. Dar clic al botón de INICIO.
2. Seleccionar la opción PROGRAMAS del menú.
3. Dar clic en Microsoft Office

4. Seleccionar con un clic el icono llamado: Microsoft Word.

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Antes de comenzar a digitar el informe hay que configurar los márgenes de la página haciendo clic en la
pestaña Diseño de página después hacer clic en Márgenes y luego en Márgenes personalizados y
establecer los siguientes márgenes:

Dar clic en Aceptar para realizar los cambios.

EJERCICIO 2:
CREAR EL INFORME

Digitar el archivo “Inteligencia emocional en el trabajo”, puede auxiliarse del archivo que se encuentra
en la dirección: http://www.monografias.com/trabajos23/inteligencia-emocional-trabajo/inteligencia-
emocional-trabajo.shtml (no es necesario que digite todo el documento)

El cual debe contener la siguiente estructura:

 Portada
o Titulo
o Tipo de Informe: Informe Final
o Nombre de la Empresa
o Fecha de elaboración
 Índice
 Introducción

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  Cuerpo Principal
 Conclusiones
Luego se realizaran las diferentes modificaciones a su informe.

EJERCICIO 3:
DAR FORMATO A UN TEXTO

Formato de un texto
Cuando se habla del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el
aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un
párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato. Aunque
lo fundamental cuando se escribe un texto es lo que se dice en él la forma en la que se ve tiene mucha
importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente,
es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un
texto se consiguen resultados espectaculares, incluso se puede dar un toque de diseño de forma que los
documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el
formato en tres grandes grupos.
1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño,
color, etc.
2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y
sangrías.
3. Otros formatos. Aquí se incluye el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como
tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados

Formato carácter.
Fuentes
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como
texto. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están
disponibles en el conjunto de herramientas Fuente.

Fuente. Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el
aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que se tiene que hacer es seleccionar
los caracteres, palabras o líneas sobre los que se quieren realizar el cambio. A continuación hacer clic

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 sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual , esto hará que se abra
una ventana con las fuentes disponibles.

Observar que el propio nombre de la fuente está representado

en ese tipo de fuente, de forma que se pueda ver el aspecto que
tiene antes de aplicarlo. La ventana tiene dos zonas separadas
por una doble línea horizontal, en la parte superior están las
últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las
disponibles. Se puede hacer clic en las flechas arriba y abajo de
la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan
apareciendo todos los tipos de letra disponibles. Una vez que se
ha encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla.
Seleccionar el texto de su informe realizando los siguientes
pasos:
 En la barra Edición, dar clic en Seleccionar,
luego en Seleccionar todo
Aplicar el tipo de Fuente : Arial

Tamaño. De forma parecida se puede cambiar el tamaño de la fuente.

Seleccionar el texto y hacer clic en el triangulo para buscar el tamaño
que se desea o escribirlo directamente. Los tamaños más utilizados son
10 y 12 puntos.
Seleccionar el texto de su informe y aplicar el siguiente tamaño: 12

Estilo. Una vez fijada la fuente y el tamaño se puede cambiar el estilo a uno de los tres disponibles:

negrita, cursiva y subrayado . Seleccionar el texto de la portada y aplicar Negrita.

También aplicar negrita a cada titulo de su informe

EJERCICIO 4:
DAR FORMATO A UN PARRAFO

La característica más importante de formato de párrafo son la alineación y la sangría se puede acceder a
ellas desde la pestaña Inicio en el conjunto de herramientas Párrafo.

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Alineación. Estos son los botones para fijar la alineación.
Hay cuatro tipos de alineación:

izquierda centrada derecha justificada

Este párrafo tiene
Este párrafo tiene Este párrafo tiene
establecida Este párrafo tiene una
establecida la establecida
alineación alineación justificada.
alineación centrada. alineación derecha.
izquierda.

Seleccionar el texto del informe y aplicar Alineación Justificada

Sangría. Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se

realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones del conjunto de
herramientas Párrafo, según se quiera desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. También se puede
aplicar sangría dando clic derecho sobre el texto y seleccionando la opción párrafo.

Seleccionar el contenido de la Introducción la cual forma parte de su informe y dar clic derecho, clic en
Párrafo y aplicar el siguiente formato: sangría: Izquierda 1.25 cm., primera Línea 1.5, interlineado 1.5
líneas y dar clic en Aceptar

Primera Línea

Interlineado

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 EJERCICIO 5:
CAMBIAR A MAYUSCULAS UN TEXTO

En el conjunto de herramientas Fuente se pueden seleccionar muchas opciones, pero una de las más
importantes es la de cambiar todo un texto seleccionado a letras mayúsculas. Para esto se debe dar clic en la
flechita que aparece en la parte inferior derecha en el conjunto de herramientas Fuente y se desplegará la
siguiente ventana en la cual se debe seleccionar la opción Mayúsculas.

Seleccionar los títulos de su informe y cambiarlos a

Mayúsculas.

EJERCICIO 6:
AGREGAR VIÑETAS Y NUMERACIÓN A UN DOCUMENTO

Seleccione los elementos a los que desee agregar viñetas o la numeración. Ambos elementos pueden ser
agregados desde el conjunto de elementos Párrafo.

 Para agregar viñetas, haga clic en Viñetas

 Para agregar la numeración, haga clic en Numeración

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 EJERCICIO 7:
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página, como por ejemplo
el título del trabajo o artículo que se está escribiendo, el autor, la fecha,...El pie de página tiene la misma
funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página. Para crear o
modificar encabezados o pies se debe realizar los siguientes pasos:
 Ir a la pestaña Insertar
 En el conjunto de herramientas Encabezado y pie de página hacer clic en Encabezado y
seleccionar En blanco y aparecerá una pantalla como la siguiente:

Para colocar un Pie de página, se siguen los mismos pasos pero en lugar de hacer clic en Encabezado se
selecciona Pie de página.
Digitar en el encabezado lo siguiente:
 Universidad Don Bosco
 Materia (en este caso Empremática)
 Nombre del alumno

EJERCICIO 8:
ORTOGRAFIA Y GRAMATICA

La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto.
Microsoft Word dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente
desde versiones anteriores. Evitar que haya errores en los textos es ahora mucho más fácil. La forma que

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tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen
en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales.
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión
gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son
buenas"; donde no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo. Con Word se puede realizar una revisión
ortográfica o una revisión gramatical o ambas a la vez.
Para revisar la ortografía se puede hacer de las siguientes formas:

1.- Haciendo clic en el icono Ortografía y gramática de la pestaña Revisar

2.- Pulsando F7.
Como por ejemplo:

 Omitir. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el

documento.
 Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar
ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.
 Agregar. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Se puede usar esta acción
cuando se considere que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no se quiere que la
vuelva a detectar como no encontrada.
 Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada.
 Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de
la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.

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  Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de
sugerencias a la lista de Autocorrección.

Revisar la ortografía y gramática de su informe.

V
V... IIIN
V NV
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VEES
ST
S TIIIG
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G AC
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O SC
S CO
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OMMP
PL
P LE
LEEM
ME
M EN
ENNT
TA
T AR
ARRIIIO
OS
O S
S

 Investigar para qué sirven las siguientes combinaciones de teclas en Microsoft Word:
o CTRL+N
o CTRL+K
o CTRL+S
o CTRL+Z
o CTRL+J
o CTRL+T
o CTRL+D
o CTRL+Q
o CTRL+SHIFT+F

V
VIII... F
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ES
E SD
S DE
D EC
E CO
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ONNS
SU
S UL
U LT
LTTA
A
A

 http://www.microsoft.com/spain/office/eventosonline/videos/word/Word2003_files/Default.htm
 http://www.microsoft.com/spain/office/eventosonline/videos2007/Word_2007/Word_2007/word_200
7_files/Default.htm
 http://www.monografias.com/trabajos16/separata-de-word/separata-de-word.shtml
 Guía de Microsoft Word, Abrego Muñoz, Marlene Elizabeth.
 Microsoft Office 2000 Profesional: Referencia Rápida Visual, Sánchez Gómez, Begoña.
 Microsoft Office 2000: Iniciación y Referencia, Alconchel Domínguez, José.
 Paso a Paso Word Versión 2002, Frye Curtis. (1 ejemplar en biblioteca de la UDB)

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