PROCEDURA DE SISTEM Cod : FPS-05.

04
NECONFORMITATI.ACTIUNI Ediţia: 5/Rev:0
GIP GRUP S.A. CORECTIVE.AUDIT INTERN Pag. 1/2

APROBAT
DIRECTOR GENERAL

RAPORT AUDITORI PRIVIND STADIUL

SISTEMULUI DE MANAGEMENT CALITATE-MEDIU-OHSAS LA 20.03.2018

Premergator auditului extern de tranzitie a sistemului de management calitate-mediu la noile

standarde ISO 9001:2015 si 14001:2015 si certificarea sistemului de management securitate si
sanatate ocupationala, conducerea societatii a dorit sa evalueze stadiul actual de performanta al
sistemului GIP GRUP SA .
Echipa de audit numita prin decizia directorului general, a pornit in evaluarea sistemului de la
un sistem cu un istoric, implementat, mentinut si imbunatatit continuu . Drept urmare va avea ca
tinta :
-urmarirea ca noua documentatie (informatie documentata) sa contina toate cerintele solicitate
de noile standarde

In procesul de tranzitie la noile standarde, managementul GIP GRUP a hotarat sa :sa pastreze
documentatia MC+proceduri in care sa includa noile cerinte si accente impuse .

Principiile fundamentale ale calitatii detaliate in standardul ISO 9000:2015 respectiv :

A. Orientarea catre client satisfacerea cerintelor clientului si preocuparea de a fi depasite
asteptarile clientului

GIP GRUP in dorinta de a cunoaste, identifica nevoile actuale si asteptariile clientilor, a

intocmit si dezvoltat obiectivele managementului calitate-mediu-OHSAS prin stabilirea unor
angajamente si obiective specifice pentru anul 2018 . aneza G MSMI- Plrogramul anual al
managementului integrat ed/rev 5/0 .
Identificarea /determinarea partilor interesate relevante pentru SMI si a cerintelor acestora
(Anexa I – Lista partilor interesate si asteptarilor acestora) au drept efect:
- Furnizarea de servicii (executia de lucrari de constructii ) care sa indeplineasca asteptarile
beneficiarilor
- Determinarea nevoilor si asteptarilor suplimentare care vor indeplini obiectivele propuse
calitate-mediu-OHSAS
- GIP GRUP a incercat si a si reusit identificarea necesitatilor beneficiarilor prin
recomandarea de solutii tehnice ce acopera cerintele comenzii cat si lucrari suplimentare
ce se pot executa in scopul restabilirii capacitatii portante si capabilitatii constructiei
incredintate . Aceste propuneri acceptate de beneficiari , au furnizat societatii plus valoare
si obiectivul de a furniza continuu servicii de calitate ce indeplinesc cerintele
clintilor/beneficiarilor/antreprenorilor .
- Furnizarea de servicii de calitate, cu respectarea obligatiilor de conformare cu legislatia
aplicabila si reglementarile tehnice a determinat mentinerea prestigiului companiei in cadrul
beneficiarilor
- Mentinerea contactului cu beneficiarii, de multe ori acordand servicii tehnice fara costuri,
pastrarea pretului scazul pe categorii de lucrari, executia cu personal calificat si specializat
in aceste categorii de lucrari , cu respectarea reglementarilor de securitate si sanatate in
munca si a celor de mediu , confirma faptul ca GIP GRUP a furnizat servicii ce au raspuns
cerintelor clientilor
- Prin auditul intern anual / control , sau prin analiza de management , conducerea
monitorizeaza permanent serviciul oferit .

Referential 5.1.2.- Orientarea spre client –

In cadrul societatii exista un compartiment de marketing-ofertare-contractare care are ca obiectiv :
- Intelegerea cerintelor si asteptarilor clientilor
- Analizarea concurentei
- Obtinerea de feedbacck de la clienti (recomandari)
 PROCEDURA DE SISTEM Cod : FPS-05.04
NECONFORMITATI.ACTIUNI Ediţia: 5/Rev:0
GIP GRUP S.A. CORECTIVE.AUDIT INTERN Pag. 2/2

- Analiza specificatiilor serviciilor solicitate de beneficiari

- Analiza reclamatiilor
- Prezentarea serviciilor companiei la targuri si simpozioane de specialitate
Comp. Marketing este format din 3 persoane care :urmaresc piata constructuiilor, intocmesc oferte,
prezentari ale societatii etc.

Referential 8.2.1. Comunicarea cu clientl : GIP GRUP primeste solicitari din partea beneficiarilor ca
urmare a prestigiului dobandit, prin recomandare de alti beneficiari , sau solicitari de oferte pentru
noi beneficiari.

In oferta GIP GRUP transmite beneficiarului urmatoarele informatii :

- Prezentare a lucrarilor executate pe specificul lucrarilor de constructii solicitat
- Include in oferta toate cerintele solicitate de beneficiar prin adresa scrisa
- Focalizarea pe determinarea activa a cerintelor beneficiarului, cu vizitarea amplasamentului
si discutarea cu reprezentantul beneficiarului si stabilirea modului de comunicare si a
persoanei responsabila de oferta
- Include in oferta actiuni post-livrare ( urmarirea constructiei in conf. P130/1999)

Referential 8.5.3. Proprietatea clientului sau a furnizorului extern

GIP GRUP trateaza cu multa atentie proprietatea beneficiarului – constructia in sine- . Pornind de
la documentatia pusa la dispozitie prin caietele de sarcini, proiecte / expertize, pana la constructia
fizica, echipamentele aflate in constructie sau in proxima apropiere .
Prin realizarea activitatii de organizare de santier, GIP GRUP isi arajeaza intreaga activitate in asa
fel incat sa protejeze proprietatea si sa-i dea destinatia convenita prin contract.

Actiuni efectuate de GIP GRUP in scopul pastrarii proprietatii clientului:

- Verificari periodice ale SDV-urilor si echipamentelor de masurare si monitorizare
- Instruirea zilnica a personalului in scopul constientizarii acestuia cu privire la masurile de
mediu si PSI
- Monitorizarea pe parcursul desfasurarii lucrarilor a gestiunea deseurilor
- Identificarea riscurilor la locul de munca
- Atentionarea personalului beneficiarului cu marcaje si placute avertizoare privind riscurile
existente in cadrul santierului
- Pastrarea documentatiei icredintate si a corespondentei cu acesta .

Referential 9.1.2. Satisfactia clientului

Societatea a stabilit o procedura de sistem PSC-01 Comunicarea cu clientul. Tratare sesizari de la
clienti prin care evalueaza informatiile referitoare la satisfactia si insatisfactia clientului .
Monitorizarea si analiza acestor informatii sunt utilizate ca date de intrare in Analiza de
management .

Referentia 10.1. Imbunatatire

Managementul societatii urmareste ca serviciile furnizate beneficiarilor nostii, sa fie de calitate,
imbunatatite continuu prin controale, audituri interne la santier, analize de management, planuri de
masuri .

B.Leadership si angajament .

Din informatiile documentate regasite in sistemul de management integrat (calitate –mediu-

OHSAS) , informatii discutate cu managementul de top , responsabilitatile ce decurg din
mentinerea si imbunatatirea continua a SMI sunt atribuite in baza deciziilor interne angajatilor
determinand o cntientizare a mai multor persoane de a participa la desfasurarea proceselor si a
interactiunii lor.
 PROCEDURA DE SISTEM Cod : FPS-05.04
NECONFORMITATI.ACTIUNI Ediţia: 5/Rev:0
GIP GRUP S.A. CORECTIVE.AUDIT INTERN Pag. 3/2

Atributiile au fost stabilite in fisa de post , managerii asumandu-si responsabilitatea pentru

eficacitatea SMI.
Dovezi ale aplicarii principiu de leadership in cadrul documentatiei GIP GRUP :
- Cunosterea si semnarea politicii si angajamentului SMI (Cap.1 MSMI)
- Programul de instruire a personalului – FPS-02.01 ed/rev 5/0
- Planul de masuri si actiuni FPS-06.03 urmare a auditurilor interne si a analizei de
management
- Proces verbal al analizei de management din 14.12.2017
- Sefii de compartimente / sef contabil aplica in activitatea societatii modificarile legislative
( decizii privind noile modificari salariale, modificari ale legislatiei privind licitatiile, legislatia
de mediu etc.)
- Au fost asigurate resursele necesare pentru relizarea obiectivelor calitatii : calitatea
lucrarilor, audit intern/extern , etc.
- Au fost stabilite prin decizii autoritati, responsabilitati si raspunderi pentru conducerea
proceselor identificate cat si a interactiunii acestora ;
- Au fost gestionate riscurile care pot influenta negativ serviciile de constructii desfasurate de
GIP GRUP si rezultatete globare ale activitatii societatii ;
- A fost imbunatatit modul de prezentare al ofertelor prin achizitionarea unui program de
devize Windev si de realizarea graficelor de executie Primavera ;
- A fost stabilit un plan de investitii la nivelul organizatiei (documente AGAO – bilant, buget
2018, plan de investitii).

C. Angajamentul personalului

Conducerea GIP GRUP a cautat intotdeauna de a avea personal competent deplin angajat in la
orice nivel al societatii .

Personalul societatii este angajat in baza unui contract individual de munca full time / pe perioda
determinata sau nedeterminata .

Numirea pe post se realizeaza un baza deciziei interne a DG FPS-0208 ed/rev 5/0 . Anexa la
contract si la decizie este fisa postului care counica angajatului responsabilitatile pe linie de
calitate/mediu/ sanatate si securitate ocupatinala etc.

Fiecare angajat conform legislatiei detine un dosar de personal cu toate dovezile personale privind
calificarea / specializarea / autorizari dobandite de angajat, acte ce dovedesc domiciliul, starea
civila , alte dovezi slicitate de legislatie .

Criteriile privind selectia, instruirea, constientizarea, evaluarea personalului sunt descrise in

prcedura PS-02 - Competenta, instruire, constientizare . De asemenea au fost implementate
instructiuni de lucru :
- IL-01 – Regulamentul intern
- IL-02 – Evaluarea personalului
- IL-03 – Instrurea personalului extern
- IL-04 – Instruirile SSM
- IL-05 – Contractul colectiv de munca

D. Abordarea pe baza de proces

Managementul organizatiei a determinat procesele corelate si interactiunea lor . GIP GRUP a

inteles ca poate obtinere rezultate consecvente si predictibile numai daca activitatile sale sunt
intelese si conduse ca procese corelate care functioneaza ca un sistem coerent.
 PROCEDURA DE SISTEM Cod : FPS-05.04
NECONFORMITATI.ACTIUNI Ediţia: 5/Rev:0
GIP GRUP S.A. CORECTIVE.AUDIT INTERN Pag. 4/2

Prin MSMI cap.4.4 sunt determinate procesele sale si modul lor de aplicare in cadrul activitatii GIP
GRUP .
Procesele determinate sunt detaliate in proceduri de sistem si proceduri operationale . Prin decizii
interne au fost nominalizati managerii de procese FPS-02.08 ed/rev 5/0/04.01.2018 .
Prin Anexa C-harta proceselor sunt identificate toate procesele si interactiunea lor .

In cadrul procesului de planificare a serviiciului PS-08 Controlul operational au fost determinate

cerintele pentru servicii, criteriile de acceptare , resursele, controlul proceselor si stabilirea,
mentinerea si pastrarea de informatii documentate .
In cadrul compartimentului ofertare contractare , productie sunt pastrate pentru fiecare oferta,
lucrare contractata : caietul de sarcinu, responsabilitati prin decizii, baze de date, lanuri, proiect,
plan calitate, proceduri tehnice , etc.

De asemenea GIP GRUP are si mentine infrastructura necesara pentru realizarea conformarii
serviciului furnizat : baza de productie, echipanente harware si programe software, tehnologii de
sablare, torcret, impermeabilizari, etc.Informatiile documentate : Planul de investitii (anexa
documentele Bilant anual) , Cartea tehnica a utilajului ( masina de sablare, torcret, nacela
autoridicatoare, etc.), PV de reparatii, Fisa de mentenata a utilajului, planificare revizii, etc.

GIP GRUP a pus la dispozitia partilor interesante relevante atunci cand s-a solicitat dovezi ale
instruirii personalului diplome, certificate , experienta in realizarea proiectelor pentru structuri inalte,
experienta personalului specializat in executia de lucrari industriale.

Controlul proceselor activitatii GIP GRUP are drept scop sa se asigure ca toate serviciile furnizate
din exterior nu influenteaza negativ calitatea lucrarilor .
Pntru aprovizionare sau alte servicii externalizate GIP GRUP desfasoara :
- Evaluarea furnizorilor externi
- Incheie contracte cu furnizori de materiale /servicii
- Nu aprovizioneaza materiale decat cu certificate de calitate , certificat de conformitate ,
agremente tehnice
- Intocmeste Note interne de receptie,
- Primeste materialele cu avize de insotire marfa
- PV de avizare servicii in cazul externalizarii

E. IMBUNATATIRE

GIP GRUP este orientata permanent spre imbunatatire intocmind urmatoarele documente :
- Cunoasterea si semnarea politicii SMI – cap.I MSMI
- Program de dezvoltarea a resurselor umane FPS-02.01 (instruire anuala), interna , externa,
calificare personal4
- Planul obiectivelor SMI
- Proces verbal analiza management
- Raport audit intern
- Plan de investitii anual

F. LUAREA DE DECIZII NUMAI PE BAZA DE DOVEZI

In cadrul desfasurarii activitatii de constructii, managementul GIP GRUP ia decizii numai in

urma unei analize si evaluari a datelor si informatiilor .
Sunt analizate si monitorizate date din activitatea de realizare a constructiei privind:
- Furnizorii externi
- Recomandari din partea beneficiarului
- Raporte de neconfrmitate la acea categorie de lucrari
- Alte raporte de analiza
 PROCEDURA DE SISTEM Cod : FPS-05.04
NECONFORMITATI.ACTIUNI Ediţia: 5/Rev:0
GIP GRUP S.A. CORECTIVE.AUDIT INTERN Pag. 5/2

- Inregistrari referitoare la calitate din cadrul unor lucrari mai vechi

- Masuri stabilite in audituri sau analize de management
- Analize ale unor riscuri
GIP GRUP pastreaza inregistrati documentate in cadrul comp.SMI petru auditul si analiza
de management anuala sau ori de cate ori solicita DG.

G. MANAGEMENTUL RELATIILOR

In cadrul procesului de aprovizionare a fost inclus si furnizarea de servicii . Ca informatii

documentate se regasesc :
- Lista furnizori acceptati – FPO-01.07
- Fise tehnice produse
- Formulare de cerere de oferta
- Comenzi/cntracte
- Reclamatii / sesizari
- Receptia produselor/serviciilor
- Nota de receptie si aviz de livrare

Organizatia GIP GRUP isi desfasoara activitatea in executia de lucrari de constructii pentru
cod.CAEN:
 4399 - lucrari de constructii speciale
 4120 - lucrari de constructii rezidentiale si nerezidentiale
 433 - lucrari de finisaje
 4312 - lucrari de pregatire a terenului
 4311 - lucrari de demolare a constructiilor
 4321 - lucrari de instalatii la constructii, izolatii , instalatii de paratraznet
 4391 - lucrari de invelitori sarpante si terase

De asemenea a fost identificat, implementat, mentinut si imbunatatit continuu, procesul de

proiectare cod CAEN 7112- Activitati de inginerie si consultanta legate de acestea .

H. MEDIU SI SECURITATE SI SANATATE IN MUNCA

Rezultatele intentionate ale GIP GRUP sunt :

- Imbunatatirea performantei de mediu
- Indeplinirea obligatiilor de conformare
- Realizarea obiectivelor in domeniul mediului
- Imbunatatirea SSO si a performantei SSO
- Eliminarea si minimalizarea riscurilor SSO
- Indeplinirea obiectivelor SSO

Activitatea de constructii montaj desfasurata de GIP GRUP genereaza asupra mediului un impact
asupra mediului si pot fi influentate de mediu .
GIP GRUP doreste realizarea unei performante de mediu credibile pentru care :
- a stabilit politica de mediu cap.I MSMI ed/rev 5/0
- a stabilit obiectivele de performanta pentru managementul de mediu

Prin revizuirea documentatiei au fost introduse noile cerinte impuse de SR EN ISO 14001:2015 -
managementul de mediu si SR OHSAS 18001:2008 , managementul securitatii si sanatatii in
munca.

Au fost revizuite procedurile de sistem :

- PSM01- Identificarea aspectelor de mediu si evaluarea impacturilor asociate,
 PROCEDURA DE SISTEM Cod : FPS-05.04
NECONFORMITATI.ACTIUNI Ediţia: 5/Rev:0
GIP GRUP S.A. CORECTIVE.AUDIT INTERN Pag. 6/2

- PSM-02 - Gestiunea deseurilor

- PSM-03 - Evaluarea conformarii

Sunt evidentiate urmatoarele aspecte : impactul sau impacturile de mediu asociate .

Sunt stabilite pentru fiecare activitate executie/birouri aspectele de mediu FPSM0-01.01 ed/rev
5/0 /15.02.2018 .
-

Raportul de audit va fi difuzat compartimentelor auditate si top managementului .

Concluzii

- Adoptarea unui sistem de management integrat este o decizie strategică pentru o

organizație care poate ajuta la îmbunătățirea performanței de ansamblu și să ofere o bază
solidă pentru inițiativele de dezvoltare durabilă.

- Activitatile/ procesele desfasurate de l GIP GRUP sunt conforme cu cerintele/procedurilor

standardele ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 si OHSAS 18001:2008 .

- SMI asigura conformitatea cu obligatiile de conformare .

- Au fost identificate zone ale SMI unde exista o necesitate de imbunatatire :

 Comunicarea
 Identificarea riscurilor

Comisia de audit ,

Coordonator : Orosz Janos

Auditor : Mustatea Dorina

: Popescu Marian George