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L’audit est réalisé sous la demande d’un audité par un auditeur compétence dont la
principale caractéristique est la bonne communication. En effet, L’auditeur est sensé
d’éviter toute barrière d’une communication efficace, quel que soit physique,
intellectuelle ou psychologique pour que son message atteint bien sa destination et
surtout lors de la communication des constats de non-conformité.
1) Déclenchement de l’audite.
Dans le cas où l'auditeur ne connaît pas les activités ou le domaine qu'il va auditer, il est
possible d'organiser une entrevue préalable avec l'audité afin d'examiner ensemble les
documents et de préparer l'audit. Cette pratique est à rapprocher de la revue
documentaire qui a lieu lors des audits de certification. Le responsable d'audit vient sur
le site, préalablement à l'audit proprement dit, afin d'examiner le système documentaire
et voir si le système de management est rectifiable.
Préparation du questionnement
L'auditeur doit ensuite définir la structure de son questionnement, ce qui lui permettra
lors de l'audit d'aborder tous les sujets qui lui semblent importants sans en oublier et
dans un ordre logique (en fonction de l'enchaînement des sujets ou des localisations).
Pour cela, il est conseillé d'établir une liste des points à aborder, en privilégiant la
souplesse d'utilisation du document. Il est conseillé de préparer quelques questions
ouvertes en début d’interviews sur des sujets bien maîtrisés par l’audité, afin qu’une
relation de confiance s’établisse. Ex : En quoi consiste votre travail ?
4) Activité d’audit sur site
Les activités d’audit sur site commencent en général par une réunion d’ouverture,
dans laquelle il faut présenter l’équipe d’audit, et présenter ainsi la raison champs et
critères, et par la suite il est nécessaire de classer les non conformités potentiels et
présenterai le principe d’échantillonnage qui sera utilisé. Par la suite viendra la
communication sur les observations pendant l’audite et une vérification des
informations avant la réunion de clôture.
a. Réunion d’ouverture
La réunion d'ouverture permet aux participants (équipe d'audit et audités prévus sur le
plan d'audit) de se présenter et de définir leur rôle dans le cadre de l'audit. L'objectif de
l'audit est rappelé, le plan d'audit est confirmé ou modifié.
La réunion d’ouverture est aussi l’occasion de rappeler qu’un audit n’a pas pour objectif
de trouver des écarts ou des fautes, ne se fait pas dans une logique de sanctions, mais a
comme objectif de faire progresser l’organisme et d’aider les audités à travailler dans de
meilleures conditions.
b. Audit
L'audit est ensuite mené d'une part en salle puis sur le terrain. La proportion entre ces
deux parties sera fonction de la maturité du système de management. L'audit en salle
permet l'examen des documents, l'audit terrain permet d'évaluer les pratiques des
personnes ou les dispositions techniques mises en œuvre. Concernant l'audit terrain, il
est nécessaire d'organiser des entretiens avec des personnes de niveaux et de fonctions
différents. Les personnes rencontrées sont celles initialement prévues dans le plan
d'audit, mais aussi des individus choisis par l'auditeur en fonction de critères déterminés
en cours d'audit (derniers arrivés, intérimaires, sous-traitants, fonctions importantes non
identifiées lors de l'élaboration du plan d'audit…).
Le principe de l'audit est de recueillir des preuves du fonctionnement ou du
dysfonctionnement du système. Ces preuves peuvent être :
5) Rapport d’audit
Il se diffère d’un organisme à un autre, chaque organisme à son propre format .il
contienne l’exigence : c’est ce qui est normalement supposé être, et la preuve : ce
qui est réellement trouvé.
La rédaction du rapport doit être telle que celui-ci soit autoporteur à la lecture, même
pour des personnes n'ayant pas participé à l'audit. Ceci signifie que tous les éléments
nécessaires à la compréhension d'un écart soient rapportés : le critère, la preuve obtenue
et par différence entre ces derniers, l'écart en lui-même. Il est essentiel d'apporter des
descriptions factuelles, et précises des situations (ex : lieux, quantités, etc.)
2. Réunion de clôture
Def non-conformité :
Selon iso 17000 : précis ;objectif ; tracable..
partie 2 : management des audites aux laboratoires selon ISO 17025
Étude de cas : Laboratoire National de Contrôle des Médicament vétérinaires (LNCMV)
Demande Recevoire du
Réaliser un Contrat
Se préparer pour
d'acréditation Quote l'acréditation
décision du comité
Certificat
Réunion de cloture Actions correctives exécutif et rapport
d'acréditation
d'audit
Après l’obtention du certificat d’accréditation l’organisme audité sera suivi par Les
évaluations de surveillance, dans laquelle l’auditeur surveillera l’application des actions
corrective et le bon déroulement du travail
Demande d’accréditation
Cette étape permette à l’audité d’avoir une idée sur la somme de la monnaie qui va payer
à l’organisme auditeur et elle lui permette de comparer toutes les citations à fond. Il y’a
certain organisme qui utilisent des applications, pour des informations supplémentaires
ils préparent un devis et une estimation du temps nécessaire pour l'évaluation de
l'accréditation.
Réaliser un contrat
Pour que la relation entre l’auditeur et l’audité deviendra formalisée il faut que l’audité
décide de conclure un contrat avec un organisme auditeur. Le contrat énoncera les
responsabilités des parties impliqués, y compris les obligations financières et les
conditions d'acceptation de l'adhésion aux politiques standard de l’organisme auditeur.
L’étape de préparation se réalise avant la mise en place du norme ISO 17025 ce qui
veux dire l’entreprise est prête pour l’accréditation. Au cours de cette étape il est
important de laissé suffisamment de temps pour les employés de laboratoire à se
familiariser avec le système de management. Il faut aussi développer une piste de preuve
suffisante de documents qui peuvent être évaluées.
Évaluation préliminaire est pas nécessaire pour la norme ISO 17025. Elle est
strictement facultatif ,En fonction des besoins. En effet, dans des nombreux cas, le
laboratoire peut demander une évaluation préliminaire , de son système de gestion, avant
l'évaluation de l'accréditation . l’organisme d'accréditation obtient ainsi une occasion
d'identifier les faiblesses qui peuvent exister dans le système de gestion de laboratoire.
Au cours de l'évaluation préliminaire, l’organisme d’accréditation envoie une équipe
d'évaluation au laboratoire concerné. L’équipe est composée d'évaluateurs compétents ,
vont évaluer le système de laboratoire , la gestion , les dossiers et autres documents en
alertant toutes les préoccupations qui peuvent interférer avec un succès l'évaluation de
l'accréditation .
L'évaluation de l'accréditation
Évaluation de l’accréditation se compose d’un certain nombre d’étapes à réaliser :
Une réunion d'ouverture
Un examen détaillé du système de gestion du laboratoire
Une réunion de clôture
Recommandation
La réunion d'ouverture
Dans le premier jour de l’évaluation, une ouverture de réunion aura lieu avec les
supérieurs du management. Sous la direction de l’évaluateur principale, l'équipe
d'évaluation présentera un aperçu du processus d'évaluation, en donnant une idée claire
de ce qui peut être attendu dans les jours suivants.
L'équipe examinera les objectifs d'évaluation. Ils confirmeront par la suite les horaires
et les ressources. Par la suite ils vont passer pour la revue des procédures d'identification
et les rapports de non-conformités ou des lacunes.
A ce moment, l’audité est appelé à présenter le guide(s) qui a sélectionné pour qu’il
accompagnera l’équipe d'évaluation par le laboratoire et ses procédures.
L'évaluation
La réunion de clôture
Lorsque l'équipe d'évaluation a terminé son évaluation, une réunion de clôture aura lieu.
Ce réunion est généralement suivie par les mêmes personnes de la réunion d'ouverture.
Lors de la réunion de clôture, l’évaluateur principal fera une évaluation des résultats de
votre évaluation. Et il expliquera, en détail, les non-conformités ou les lacunes qui ont
été trouvés, et il fournira un rapport. Dans le quel, les résultats de l’évaluation seront
présentés en détail. Si seulement des non-conformités ou des lacunes sont identifiées,
l’équipe d’évaluation tolèrent une période de temps raisonnable, en fonction de la nature
de la non-conformité pour prendre des mesures correctives.
Action correctives
Les mesures correctives doivent inclure une preuve objective telles que l'étalonnage, les
certificats, les procédures de laboratoire et les dossiers de formation, pour indiquer que
les mesures correctives ont été mis en œuvre.
Après avoir corrigé les non-conformités, l’équipe d’évaluation peut exiger une
évaluation de suivi, limité à la zone de préoccupation, pour confirmer que tous les
problèmes de non-conformité ont été résolu.
L’organisme d’évaluation à énoncer que le laboratoire doit corriger certain non
conformités et utiliser des procédures de contrôle de qualité qui couvrent toutes les
principales sources d'incertitude pour les procédures de contrôle de qualité et pour
contrôler la validité des tests.
. Ils ont énoncé également que le laboratoire peut établir des spécifications acceptables,
critères, plages etc., à des points de contrôle critiques pour chaque composante du
processus de test. Le laboratoire peut alors mettre en œuvre des mesures de contrôle de
la qualité appropriées à des points critiques tel que :
L’échantillonnage ;
La contamination ;
Les conditions de transport et de stockage des échantillons ;
Le traitement des échantillons ;
La qualité des réactifs, la préparation et le stockage ;
Le Type de matériel de référence ;
La volumétrie et poids de manipulations ;
Les conditions environnementales ;
Les effets de l'équipement ;
L’analyste ou l’ opérateur
La variabilité biologique ;
Les effets inconnus ou aléatoires.
Les erreurs systématiques déterminés par la validation doit être corrigée par des
changements dans la méthode,
L’évaluateur principale ne peut recommander l'accréditation que s’il à vérifier que tous
les non-conformités et les lacunes ont été corrigées.
Accréditation
Après que toutes les non-conformités ont été corrigées et vérifiées par l’auditeur
principal, les documents d'accréditation seront transmises au Comité exécutif de
l’organisme auditeur,c’est un organisme indépendant dont le rôle est la décision. Le
Comité exécutif examinera le matériel d'évaluation et en fonction de la recommandation
de l'évaluateur elle va décider si elle accordera l'accréditation à l’entreprise concerné
ou pas. Si le comité exécutif détermine que l’audité possède toutes les exigences pour
accréditation, il sera immédiatement avisé le certificat d'accréditation sera préparé.
Le certificat d'accréditation peut être affiché dans la publicité, la documentation
promotionnelle
Papeterie pour montrer aux clients que l’entreprise a démontré la compétence technique.