BASE DE DATOS

Las funciones de bases de datos sirven para realizar cálculos en una hoja de
cálculos excel. es posible realizar operaciones para obtener el total, promedio,
mínimo o máximo, además de contar o sumar el contenido del campo (columna
o fila) de una base de datos en particular, esto es siempre que y cuando los
criterios de verificación se cumplan.
si te das cuenta, excel utiliza una versión de funciones para base de datos que
realizan operaciones definidas en las funciones matemáticas y estadísticas
como:
suma, min, max, promedio y contar.
cada una de estas funciones comienza con “db” que proviene de base de
datos:
dbsuma, dbmin, dbmax, dbpromedio y dbcontar.
en otras palabras, las funciones de base de datos en excel se utilizan para
interrogar, comparar, verificar o calcular los datos contenidos en una hoja de
cálculo.
las principales funciones de base de datos más comúnmente utilizadas en
excel son:
dbpromedio, dbcontar, dbmax, dbmin, dbsuma
el siguiente resumen muestra la lista de cuales son las funciones de base de
datos predefinidas en excel.

BDPROMEDIO BDCONTAR BDCONTARA

BDEXTRAER BDMAX BDMIN

BDPRODUCTO BDDESVEST BDDESVESTP

BDSUMA BDVAR BDVARP

A continuación una breve descripción de las funciones de Base de Datos en

Excel.
BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.
BDCONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.
BDCONTARA
Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.
BDEXTRAER
Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios
especificados.
BDMAX
Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
BDMIN
Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
BDPRODUCTO
Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos
que cumplen los criterios especificados.
BDDESVEST
Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas
seleccionadas en la base de datos.
BDDESVESTP
Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas
seleccionadas de la base de datos.
BDSUMA
Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de
datos que cumplen los criterios.
BDVAR
Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la
base de datos.
BDVARP
Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de
la base de datos

La importancia de organizar la información en base de datos

Este es un punto que si no lo tiene claro, conviene tratarlo un poco.

Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por
supuesto hay información que nos interesa y que es una muy buena fuente de
información, sobre todo porque constituye una evidencia “Valida y suficiente”,
prueba reina y veraz de que la información se está tomando “Fielmente” de la
contabilidad o cualquier otro sistema de control o gestión, puede que sea una
muy buena BASE de información, pero todavía dista -mucho o poco- de ser
una BASE DE DATOS, por la razón de que para una base de información ser
una base de datos debe cumplir con ciertas características de las cuales
adolecen los listados o informes que genera un sistema.
Una base de datos, (esta definición es para que Usted se aproxime al concepto
como tal), no es más que una relación de información la cual tiene los datos
ordenados en filas, y las características de esos datos se organizan en
columnas, o viceversa, Datos ordenados en columnas y las características de
esos datos en filas. La base de datos ante todo RESPETA el ordenamiento
establecido en estas filas y columnas.
La siguiente es la definición de Wikipedia, la enciclopedia gratis de Internet:

“Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a

un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En
este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta
en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su
consulta.”

Puedes ver el contenido en este IFrame a continuación, o hacer clic en este

enlace para abrir Wikipedia en una nueva sesión de tu navegador:

Por ejemplo, Si en una primera columna vamos a apilar nombres, estos se

colocarán uno detrás de otro, hacia abajo, por filas, en la misma primera
columna. El apellido irá en la segunda columna y será el apellido
correspondiente a cada nombre, y también, se irá apilando uno debajo de otro.
Una tercera columna podrá contener la dirección, y todos los datos
relacionados con cada nombre, tal como numero de identificación, teléfono, etc.
Una imagen le ayudará a identificar mejor La diferencia entre un listado de
terceros y una base de datos de terceros:

Este es un listado de terceros, generado por el sistema contable CG1: (Por

favor haga clic sobre la imagen para que la pueda ver mejor)
Y este puede ser un ejemplo de una base de datos de terceros:
Como puede ver, la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado
a Excel es que los encabezados del listado salen en cada página del listado,
los cuales también quedan en Excel y como puede ver, para efectos de trabajar
la información en Excel son basura, pues no agregan valor al momento de
hacer operaciones con rangos de fila o de columna. Otro problema es el campo
ciudad, que está en un renglón intermedio y no está alineado en la misma fila
de cada tercero.

Cuando Usted tiene la información en forma de base de datos, puede

maximizar el potencial de Excel. Puede relacionar la información fácilmente y
crear en segundos informes que le dan un muy buen valor agregado.

Sin embargo, para dar cumplimiento con la ley de aquello de “Cifras fielmente
tomadas….etc.” es bueno tener ambas fuentes, la base de información y la
misma convertida a base de datos. De esta manera se puede demostrar que
“los datos no se los ha inventado con Excel”, y que fueron tomados de un
sistema en cierto momento, como queda registrado en su encabezado, fecha y
hora.
La revolución informática que se ha vivido en las últimas décadas, ha puesto a

disposición un enorme volumen de información tanto en calidad como en cantidad. La

disponibilidad y facilidad de acceso a la información, facilitó la toma de decisiones y

modifico las estructuras organizativas de las empresas e instituciones.

En la actualidad, existe la tendencia de las herramientas computacionales de avanzar y

de desarrollarse, haciéndose cada vez más completas, más amigables, y más rápidas

Las bases de datos están diseñadas para gestionar grandes bloques de información, que

implica tanto la definición de estructuras para almacenamiento, como los mecanismos

para la gestión de la información.

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio

celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de

información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí,

los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una

empresa o negocio en particular.

Una base de datos tiene mucha importancia en el ritmo de vida que llevamos en la

actualidad, ya que ellas aceleran la marcha en el momento de realzar una búsqueda de la

información que se necesite