Código: SGI-P13

IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y Versión: 1 Página: 1 de 5
OTROS
Fecha: 15-feb-2016

1. OBJETIVO
Implementar metodología que identifique y evalúe el cumplimiento de los requisitos legales
vigentes y aplicables a la Corporación tanto en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo,
como en aquellos relacionados con las actividades propias e inherentes de su actividad
productiva.

2. ALCANCE
Este procedimiento inicia desde la identificación de un requisito legal y otro exigible y aplicable
a la Corporación, hasta la revisión de su cumplimiento.

Aplica a la Corporación para el Desarrollo de la Seguridad Social CODESS, sus consorcios y

todas las personas jurídicas que se creen a partir de su objeto social.

3. DEFINICIONES
- Matriz Legal
- Requisito Normativo

Remitirse al SGI-P01-F04 Glosario de Términos.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1. IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y PLANEACIÓN DE CUMPLIMIENTO
La Corporación cuenta con la SGI-P13-F01 Matriz de Requisitos Legales y Otros Aplicables,
por medio de la cual compila los requisitos legales y de otra índole, identificados como exigibles
y aplicables. Esta matriz es custodiada por el proceso de Gestión Integral.

Cada fila de esta matriz incorpora la siguiente información de un requisito:

- Clasificación: Nombre general que facilite su identificación y consulta. Ejemplos:
COPASST, afiliaciones, accidentes de trabajo, residuos peligrosos, entre otros.
- Norma: Nombre completo del requisito. Ejemplos: Ley 100 de 1993, Decreto 1072 de
2015.
- Fecha Entrada En Vigencia: Fecha de entrada en vigencia del requisito.
- Emisor: Nombre de la entidad que emitió el requisito. Ejemplo: Ministerio de Trabajo,
Congreso de la República, entre otros.
- Ámbito De Aplicación: Identifica si el requisito es aplicable a nivel internacional,
nacional, de un departamento o sector en específico.
- Objeto: Objeto por el cual el requisito fue diseñado. Este es copiado textualmente del
documento original.
- Artículo(s) Aplicable(s): Artículos, numerales, literales y/o parágrafos aplicables del
requisito a la Corporación.
- Estado Del Requisito: Reconoce si el requisito está vigente, derogado parcial o
derogado total.
- Aplicación: Proceso(s) de la Corporación le(s) aplica el requisito.
- ¿Se Cumple?: Soportada en evidencia objetiva, se relaciona un nivel de avance en el
cumplimiento del requisito, bajo los siguientes rangos:
Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Asegúrese en la Plataforma Seguir de la página www.codess.org.co que coincida con la versión vigente.
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o 25% Se ha identificado el requisito

o 50% Se ha documentado el cumplimiento del requisito
o 75% Se ha implementado el requisito
o 100% Se ha auditado el requisito.
- Fecha De Evaluación: Fecha en la cual se realiza la evaluación de los planes de
acción del requisito.
- Pendientes: Relación de actividades que no han sido implementadas y que se deben
implementar para garantizar el cumplimiento total del requisito.
- Observaciones: Información relevante o aclaratoria del requisito.

Cada vez que CODESS decide acoger voluntariamente acuerdos, normas técnicas,
regulaciones internacionales, códigos de prácticas u otros requisitos, también son identificados
claramente.

Cuando un proceso identifica un requisito normativo en estudio que eventualmente pudiese

afectar las actividades de la Corporación, lo reporta al proceso de Gestión Integral para que se
relacione en la SGI-P13-F02 Matriz de Proyectos Normativos. Al interior de cada proceso se
hace el análisis de su posible aplicación e impacto.

Para consultar los requisitos legales y otros, la Corporación dispone de las siguientes fuentes
de información, entre otras:
- Portal y reportes diarios de LEGISMÓVIL: www.legismovil.com.co
- Página Web del Ministerio de Trabajo (www.mintrabajo.gov.co)
- Página Web de la Presidencia de la República
- (www.presidencia.gov.co)
- Páginas Web del Congreso de la República (www.senado.gov.co y
www.camara.gov.co)
- Página del Ministerio de Salud y Protección Social (www.minsalud.gov.co)
- Página Web de la Alcaldía Local de Bogotá (www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/index.jsp)
- Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible (www.minambiente.gov.co)
- Sistema Colombiano de Legislación en Salud
- (http://e-legis-col.bvs.br/leisref/public/home.php)
- Comunicados y reportes de las Administradoras de Riesgos Laborales ARL.
- Consultas con expertos.
- Cualquier otro medio adicional que provea información confiable y verídica.

Los reportes diarios de LEGISMÓVIL se reciben a través de un correo electrónico administrado

por el proceso de Desarrollo y Fortalecimiento del SISS (elizabeth.ramirez@codess.org.co).
Cada uno de estos reportes es reenviado a los correos electrónicos de todos los líderes de
procesos, proyectos y demás personas que ellos designen, quienes los revisan para identificar
requisitos aplicables.

4.2. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Para garantizar la actualización, cada proceso y proyecto realiza una revisión de los Requisitos
Legales y Otros Aplicables por lo menos una vez al año. Además, la matriz se actualiza en los
siguientes casos:

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- Cada vez que se identifica un nuevo requisito legal u otro requisito que la Corporación
suscriba.
- Cada vez que se trabaje en un contrato el cual sus actividades y su respectivo marco
legal no han sido evaluados por la Corporación.
- Cuando un requisito legal específico así lo requiera, para evaluar su estado de
cumplimiento.

A través del procedimiento SGI-P05 Auditoría Interna también se realiza revisión del
cumplimiento de los requisitos legales y otros, exigibles y aplicables a la Corporación.

Al evidenciar algún incumplimiento a los requisitos legales y otros aplicables que ya han
sobrepasado la fecha límite de implementación reglamentaria, se constituye una no
conformidad. Las No Conformidades detectadas se reportan y tratan aplicando el
procedimiento SGI-P04 Acciones Preventivas y Correctivas.

4.3. COMUNICACIÓN
De acuerdo a la temática del requisito y el acceso a las partes interesadas que requieren
conocerlo, el proceso encargado realiza la divulgación utilizando medios como correos
electrónicos, capacitaciones, actas, circulares, boletines, entre otros. En caso de ser necesario,
el Subproceso de Comunicaciones apoyará esta divulgación.

Así mismo, la SGI-P13-F01 Matriz de Requisitos Legales y Otros Aplicables y la SGI-P13-F02

Matriz de Proyectos Normativos están disponibles para su consulta en la Plataforma Seguir.

5. DESARROLLO
Registro y/o
N° Descripción Responsable
Documento
Líderes de
1 Consultar periódicamente las fuentes de
Procesos y Ninguno
información dispuestas por la Corporación.
Proyectos
Líderes de
2 Identificar requisitos legales y otros aplicables a
Procesos y Ninguno
la actividad propia del proceso y proyecto
Proyectos
Líderes de Texto del
3 Obtener y compilar los textos completos de los
Procesos y requisito en
requisitos aplicables, sea en físicos y/o digital.
Proyectos físico y/o digital
Hacer la interpretación y análisis de aplicabilidad
de las obligaciones contenidas en cada
Líderes de Opcional:
4 requisito.
Procesos y DFS-M01-F02
Proyectos Acta
Acompañarse de personal competente en la
materia, en caso de ser necesario.
SGI-P13-F01
Reportar al proceso de Gestión Integral la Líderes de Matriz de
5 actualización de las disposiciones legales Procesos y Requisitos
aplicables. Proyectos Legales y
Otros
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Aplicables
Evidencia
Definir e implementar los planes de acción
Objetiva
necesarios para el cumplimiento a los requisitos
Líderes de
6 legales y otros aplicables, desarrollando además
Procesos y SGI-P04
actividades que permitan establecer medidas de
Proyectos Acciones,
prevención y mitigación de impactos que
Preventivas y
conlleven su cumplimiento.
Correctivas
Correos
electrónicos,
Líderes de capacitaciones,
7 Divulgar a las partes interesadas e involucradas
Procesos y actas,
en el cumplimiento del requisito.
Proyectos circulares,
boletines, entre
otros
SGI-P13-F01
Matriz de
Requisitos
Recibir el reporte de la actualización de
Legales y
disposiciones legales y consolidar la información Otros
8 en la SGI-P13-F01 Matriz de Requisitos Legales y Proceso Gestión
Aplicables
Otros Aplicables o en la SGI-P13-F02 Matriz de Integral
Proyectos Normativos. SGI-P13-F02
Matriz de
Proyectos
Normativos
Publicar la SGI-P13-F01 Matriz de Requisitos
Legales y Otros Aplicables y la SGI-P13-F02 Proceso Gestión Plataforma
9 Matriz de Proyectos Normativos actualizadas en la Integral Seguir
plataforma Seguir.

Evidencias
Objetivas

SGI-P13-F01
Matriz de
Requisitos
Revisar mínimo una vez al año, el cumplimiento Líderes de
10 Legales y
de los requisitos aplicables al proceso y/o Procesos y
Otros
proyecto. Proyectos
Aplicables

SGI-P04
Acciones
Preventivas y
Correctivas,
Realizar dentro de las auditorías internas, SGI-P05
11 revisión del cumplimiento de los Requisitos Auditores Internos Auditoría
Legales y otros aplicables a la Corporación. Interna

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