ECHIPA DE PROIECT

Membrii echipei de proiect sunt selectionati in functie de sarcina de proiect. Ei provin din
diferite domenii de specialitate. Ei sunt, in functie de modul de organizare al managementului
proiectelor direct subordonati fie conducatorului de proiect. Fie cadrelor de conducere din directia
de unde provin. Membrii echipei de proiect trebuie sa fie motivati si implicati in proiect pentru a
obtine rezultate performante. Pe langa competentele lor de specialitate, ei trebuie sa aiba
aptitudini pentru munca in echipa, competente comunicationale deosebite si sa fie creativi,
datorita sarcinilor de proiect, sa aiba o personalitate puternica pentru a-si sustine punctele de
vedere si in situatii conflictuale, dar si sa accepte compromisul in cadrul principiului solidaritatii
decizionale.
Secretariatul proiectului
Secretariatul proiectului ocupa o parte centrala in organizarea unui proiect. Secretariatul
este direct subordonat managerului de proiect sau, in cazul in cazul in care acesta exista,
compartimentului de urmarire a derularii proiectului.
Prin secretariat se intelege atat spatiul fizic ocupat, dotarea tehnica – PC, telefon, fax,
copiator, cat si personalul de secretariat.
Secretariatul reprezinta centrul de comunicatii al proiectului. De aceea, organizarea
spatiului si dotarea acestuia, precum si calitatea personalului au o importanta deosebita.
Existenta unui secretariat eficient degreveaza membrii echipei de proiect de aceste
activitati, permitandu-le sa se concentreze asupra activitatilor de specialitate.
Secretariatul de proiect are urmatoarele sarcini generale:
- administrarea centralizata a documentelor
- urmarirea centralizata a costurilor
- elaborarea rapoartelor
Totodata secretariatul are si sarcini specifice:
- managementul comunicatiei si al documentelor de proiect (stabilirea si organizarea
intalnirilor, pastrarea si arhivarea de documente, organizarea de intruniri si prezentari);
- managementul bugetelor (urmarirea si evidenta cheltuielilor)
- activitate de birotica (dactilografie, copiere documente etc.)
- asigurarea asistentei tehnice pentru conducatorul si echipa de proiect (asistenta la
elaborarea si pregatirea materialelor pentru sedinte, pregatirea de rapoarte)
- alte activitati de secretariat curente.
5.Sarcini de conducere in derularea proiectelor
Conducerea unei echipe de proiect este una dintre cele mai dificile sarcini in munca de
proiect. Relatiile dintre conducatorul de proiect si membrii echipei, relatiile dintre membrii echipei
si relatiile echipei de proiect cu celelalte persoane implicate, decid asupra realizarii cu succes a
obiectivelor proiectului.
 Conducatorul de proiect are sarcina de conducere a echipei in vederea realizarii sarcinilor
de proiect. El trebuie sa planifice proiectul, sa organizeze, sa coordoneze si sa controleze
activitatile echipei de proiect. El are in acelasi timp functie de moderator si motivator al echipei
de proiect si asigura o comunicare performanta.
Managerul de proiect are la dispozitie urmatoarele resurse:
- bani
- personal
- echipamente
- facilitati
- materiale
- informatie/tehnologie
Managerul de proiect are pe langa functiile specifice de proiect si functii generale de
conducere. In functie de membrii echipei de proiect si de mediul in care isi desfasoara
activitatea, managerul de proiect va adopta un stil de conducere specific. Pentru a-si gasi stilul
de conducere adecvat si a constientiza consecintele acestuia managerul de proiect trebuie sa
cunoasca particularitatile persoanelor implicate, simpatiile si antipatiile, experientele, atitudinile,
si interesele personale diferite care duc la conflict, sa fie un bun cunoscator al membrilor echipei,
sa dezamorseze conflictele si frustrarile existente si sa motiveze echipa.
Sarcina de proiect are si ea o influenta importanta asupra selectionarii si calificarii
membrilor de proiect, asupra profilului acestora.
Mediul ambiant este de multe ori hotarator pentru succesul sau insuccesul proiectelor.
Datorita caracterului de noutate a rezultatelor de proiect, mai ales in faza de implementare, apar
conflicte si atitudini de refuz din partea celor vizati, pe care conducatorul de proiect trebuie sa le
aiba in vedere pe parcursul derularii proiectului.
Fata de munca de conducere obisnuita, conducerea echipei de proiect are cateva
particularitati:
- membrii echipei de proiect nu sunt de obicei direct subordonati conducatorului de proiect,
deci conducatorul de proiect nu are competente decizionale in problemele de personal
- membrii echipei de proiect sunt specialisti in domeniile lor de activitate. Din acest punct de
vedere sunt superiori managerului de proiect
- de asemenea, o parte din membrii echipei de proiect pot fi ierarhic superiori managerului
de proiect. Aceasta situatie poate genera conflicte
- membrii echipei de proiect fiind puternic ancorati in activitatea primara, de specialitate,
sunt exponentii intereselor directiilor de specialitate din care provin
- munca de proiect este o munca pe termen limitat, deci membrii echipei de proiect nu se
vor implica, decat intr-o masura mai mica in proiect.
In practica organizatiilor se cunosc multe variante ale stilului de conducere.
 Stilul de conducere adecvat este intotdeauna cel adaptat situatiei si persoanei care este
condusa. Performanta managerului de proiect se masoara in
primul rand in functie de realizarea obiectivelor. De aceea, el trebuie sa decida ce stil de
conducere duce cel mai adecvat la indeplinirea sarcinilor.

Libertatea de decizie a
persoanei de conducere a managementului
Libertatea de decizie a echipei
autoritar patriarhal consultativ cooperativ participativ democratic
Persoana de Persoana de Persoana de Persoana de Echipa face Echipa decide
conducere conducere conducere conducere propuneri, dupa ce s-au
decide totul decide totul; decide; se informeaza persoana de stabilit
incearca sa consulta, echipa, conducere se limitele
convinga inainte de echipa isi decide in decizionale;
angajatii luarea spune punctul privinta persoana de
inainte de deciziilor, cu de vedere propunerilor si conducere este
luarea angajatii inainte de o alege pe cea coordonator
deciziilor luarea mai buna
deciziei
Stilul de conducere (Staehle)

6. Conducerea si formarea echipei de proiect

Sunt putine proiectele in care o singura persoana deruleaza intreaga activitate. Prin stabilirea unei echipe de
proiect pentru rezolvarea unei anumite sarcini se doreste depasirea neajunsurilor organizatiei primare, care nu permite
rezolvarea interdisciplinara a unor sarcini de proiect decat intr-o masura redusa. De aceea se constituie o echipa, care
sub conducerea managerului de proiect, indeplineste obiectivele stabilite. Principiul de baza care sta la baza lucrului in
echipa este: „efortul colectiv al unui grup duce la un efect superior celui obtinut prin insumarea efectelor pe care le-ar
obtine fiecare membru lucrand separat”.
Echipa are un ciclu de viata asemanator cu cel al proiectului:
- formarea echipei
- derularea activitatii
- modificarea componentei echipei in functie de fazele de proiect si sarcinile de lucru
- dizolvarea echipei.
La alegerea membrilor echipei se vor avea in vedere urmatoarele criterii principale:
Criterii de specialitate
Fiecare membru al echipei trebuie sa fie profesional capabil sa rezolve problemele de specialitate in cadrul
proiectelor.
 Criterii social-integrative
Membrii echipei trebuie sa fie capabili sa lucreze in echipe. Aceasta presupune deschidere, respect,
toleranta fata de persoanele implicate in munca de echipa si fata de ideile si pozitiile acestora; presupune
comunicativitate si receptivitate, suportarea conflictelor si frustrarilor, acceptarea si compromisul.
Criterii de marketing
Membrii echipei trebuie sa sustina pe de o parte organizatia din care provin, iar pe de alta parte, trebuie sa fie
cei mai ferventi sustinatori ai proiectului in afara echipei. Ei trebuie sa dezvolte un dialog permanent cu mediul
ambiant, astfel incat rezultatele proiectului sa fie intelese si sa aiba o sustinere larga.
Criteriul timp
Membrii echipei de proiect trebuie sa aiba suficient timp la dispozitie pentru munca de proiect. indiferent de
marimea proiectului trebuie stabilit clar cat timp ii este necesar fiecarui membru al echipei in parte pentru implicarea sa
in munca de proiect.
Criteriul flexibilitate
Diversele faze de proiect pot implica aptitudini si cunostinte diferite din partea membrilor echipei de proiect. ei
trebuie sa fie suficient de flexibili, pentru a prelua sarcini de proiect care nu sunt neaparat de stricta specialitate.
Pentru a avea o baza de pornire si pentru a obtine rezultatele optime de la fiecare participant in derularea
proiectului este necesar ca, pe langa stabilirea responsabilitatilor acestora, sa se defineasca clar si competentele pe
care le are fiecare in cadrul proiectului.