7 herramientas gratuitas para organizar una

empresa

Echamos un vistazo a la nube para repasar algunas herramientas

gratuitas que nos pueden servir de base para organizar una empresa sin
que tengamos que realizar grandes inversiones en servidores o
aplicaciones.

Servicios como Gmail, y por supuesto Google Apps, llevan años

demostrándonos que, hoy en día, no es necesario invertir en grandes
infraestructuras y sistemas para desplegar un servicio de correo
corporativo de calidad. Gracias a los servicios en la nube podemos
encontrar aplicaciones en modo servicio (SaaS), plataformas en modo
servicio (PaaS) e, incluso, infraestructuras en modo servicio (IaaS); un
cambio de paradigma que nos permite dar solución a nuestras
necesidades y requisitos sin tener que invertir en infraestructuras
dedicadas o destinar recursos a la gestión y mantenimiento de
aplicaciones o servidores.
Hoy en día son muchas las empresas que han externalizado sus sistemas
e infraestructuras y los han llevado a la nube; un cambio de visión que
permite a las empresas centrarse en la gestión de su negocio y cubren
sus necesidades con servicios que ofrecen terceros como Google o
Amazon. Amazon, además de ofrecernos una gran tienda online,
también es uno de los mayores proveedores de servicios en la nube que
podemos encontrar y, dentro de su cartera de servicios, podemos
contratarles infraestructuras y plataformas sobre las que apoyar
nuestros servicios.

https://aws.amazon.com/es/ (Servicios de Informática en la nube)

Al hablar de servicios en la nube, a veces se tiende a pensar en grandes

infraestructuras y servidores virtuales; sin embargo, la nube también
puede ser la base para construir los cimientos de una empresa. En
Internet podemos encontrar múltiples servicios que, combinados, nos
pueden ayudar a cimentar algunos procesos y servicios básicos que
cualquier empresa necesita para funcionar en su día a día.

Dejando a un lado Gmail y Google Apps (que en este caso es un servicio

de pago), la nube nos puede ofrecer servicios básicos con los que
sustentar las operaciones de nuestra empresa con dos grandes ventajas.
Por un lado, nos descarga de las tareas de mantenimiento y gestión de
las aplicaciones (hosting, housing, administración de sistemas, aplicación
de parches, etc) y, por otro lado, existen muchos servicios gratuitos (o a
un precio más que razonable) que nos pueden ayudar a abaratar los
costes operacionales.

¿Y es posible encontrar herramientas gratuitas para organizar una

empresa? Pues sí, aunque nos pueda parecer casi imposible, en la nube
podemos encontrar múltiples servicios que nos ayudarán a poner en
marcha nuestra empresa sin que los costes operacionales se nos
disparen y, como prueba de ello, vamos a repasar algunos servicios:
Trello
Independientemente de la actividad a la que se dedique una empresa,
todos tenemos tareas que acometer e hitos que cumplir. Organizar estas
tareas e hitos adecuadamente nos ayudarán a optimizar esfuerzos y
recursos además de evitarnos algún que otro disgusto o sobresalto
cuando se acerca un deadline, es decir, la fecha comprometida con un
cliente.

https://youtu.be/aaDf1RqeLfo

n el ámbito de la gestión de tareas podemos encontrar múltiples

recursos en la nube aunque uno de mis favoritos es Trello (que, por
cierto, es uno de los pilares sobre los que se apoya Hipertextual). Trello
es una herramienta online y gratuita (aunque también ofrece
servicio premium) que nos permite organizar el trabajo y planificar todas
las tareas e hitos que tenemos que acometer.

Uno de los factores clave de esta herramienta es su flexibilidad y

podremos usarla tanto para trabajar de manera individual
(aplicando GTD) como para trabajar en equipo y tener una visión
general de cómo van nuestros proyectos y a qué tareas están dedicados
nuestros compañeros de trabajo.

Controlar deadlines, asignar recursos a tareas, implementar "flujos de

trabajo" o tener una visión de las entregas comprometidas (incluyendo
conexión con Google Calendar) son algunas de las funcionalidades que
encontraremos en esta herramienta a la que podremos acceder
cómodamente usando una cuenta de Google o Google Apps y a la que
también podremos acceder desde aplicaciones móviles.

Drobpox
Dropbox es un servicio que, a estas alturas, no necesita presentación
porque se ha convertido en un must para muchos usuarios. Si bien es
cierto que Dropbox ofrece un servicio específico para las empresas, la
opción gratuita puede ser una buena idea para arrancar nuestras
operaciones.
Dropbox es un servicio de almacenamiento en la nube; dicho de otra
forma, es un repositorio de archivos que nos permite almacenar
información que consideramos de valor y compartirla con otros usuarios
del servicio. Tanto si trabajamos en equipo como de manera individual,
todos necesitamos un lugar en el que almacenar documentos y, a ser
posible, que este repositorio sea fiable y sea algo más robusto ante
accidentes o desastres que el disco duro de nuestro ordenador.

En principio contaremos con 2 GB de espacio gratuito pero, con el uso,

podemos ir consiguiendo espacio adicional al invitar a otros usuarios o
aprovechar algunas de las ofertas que se van lanzando. Usando
Dropbox podremos mantener sincronizados nuestros equipos para que
tengan siempre accesible la misma información y si alguien modifica un
archivo, los cambios se propagarán a todos los usuarios que compartan
las mismas carpetas de información.

A veces desplegar un almacenamiento compartido puede ser complejo

porque no contemos con los conocimientos o la infraestructura
necesaria; con Dropbox lo podremos hacer de una manera rápida,
simple y, sobre todo, barata.

Almacenamiento Compartido
Ideas para crear tu propia nube privada y
garantizar la privacidad de tus archivos
Tras el escándalo de PRISM y lo vulnerable que puede llegar a ser la
información que almacenamos en la nube, repasamos algunas ideas con
las que podemos implementar nuestra propia nube privada y mejorar
así la privacidad de nuestros datos.

Tras conocerse el escándalo de PRISM, el programa de espionaje de

Internet que ha prepetrado la NSA y reveló Edward Snowden a The
Washington Post y The Guardian, son muchos los usuarios que miran
con cierto recelo a los servicios en la nube. Si bien empresas como
Apple o Facebook han pedido más transparencia al Gobierno de Estados
Unidos y quieren publicar el número de peticiones de información que
contestan bajo el marco de la Patriot Act, Google podría dotar a Google
Drive de cifrado de archivos y la Unión Europea quiere revisar
sus acuerdos de intercambio de información con Estados Unidos; la
realidad es que son pocos los servicios que nos garantizan
confidencialidad de la información y cifrado de nuestros datos.
Tal y como comentamos hace algunas semanas en
nuestro podcast LST cuando hablamos de PRISM y la privacidad en la
red, quizás estemos en un contexto en el que tengamos que pararnos a
pensar si debemos subir algo a la nube o no o, por ejemplo, discriminar
si es algo que podemos almacenar en Google Drive o Dropbox
directamente, si va a requerir un cifrado previo o bien ha llegado el
momento de crear tu propia nube privada.

Construir nuestra propia nube privada? Puede sonar raro pero con todo
el contexto de PRISM o lo que pasó con el cierre de Megaupload (y la
posterior pérdida de información tras el borrarse el contenido de los
servidores), no parece una idea tan descabellada plantearse la opción de
montar nuestro propio sistema de almacenamiento de archivos y
tenerlo accesible desde cualquier lugar a través de Internet.

Opciones sobre la mesa, la verdad, podemos encontrar unas cuentas y

dependiendo de nuestro presupuesto, la infraestructura que contemos o
el objetivo que nos queramos marcar tendremos que optar por una
solución u otra. Con esta idea, y con el objetivo de mostrar varias
opciones, vamos a dedicar unos minutos a repasar algunas ideas y
recursos para desplegar nuestro propio sistema de almacenamiento en
la nube, es decir, nuestra nube privada.

Plug
Plug es un servicio del que nos hablaron hace unos días nuestros
compañeros de Gizmología; un servicio que nos plantea un
pequeño gadget con un conector USB y un puerto de red que nos
permite transformar un pendrive USB o un disco duro externo en un
almacenamiento en línea totalmente privado.

https://ksr-video.imgix.net/projects/468497/video-275742-
h264_high.mp4

Plug, por ahora, es un proyecto que ha buscado financiación en

Kickstarter y ha recibido casi medio millón de dólares (una gran
inyección de capital si tenemos en cuenta que buscaban 69.000 dólares)
con los que poder financiar el producto y desarrollar este sistema que
nos permitirá sincronizar información entre nuestros dispositivos,
concentrar la información que manejamos en un único lugar de
referencia y, además, mantener la privacidad de nuestros datos porque
el almacenamiento físico estará en nuestra casa (a salvo de
intervenciones o incursiones de terceros).

Entre las medidas de seguridad que implementa el dispositivo, Plug

establece una conexión VPN entre nuestro almacenamiento y nuestros
dispositivos cliente así que, si realmente consiguen lanzarlo al mercado,
va a ser un proyecto a seguir bien de cerca.

ownCloud
ownCloud es una opción para aquellos que disponen de un espacio
de hosting o un servidor propio (ya sea físico o virtual) en un ISP.
ownCloud es una solución que nos permite implementar nuestro propio
servicio de almacenamiento en la nube con el que poder almacenar
archivos, acceder a ellos de manera remota (tanto en escritorio
Windows, OS X y Linux como desde dispositivos móviles iOS y Android)
o compartirlos con otros usuarios a los que demos permisos en nuestro
servidor.

https://youtu.be/l0oa_YtVLOc

Además de poder montar nuestro "propio Dropbox" en versión nube

privada, ownCloud puede ser una interesante plataforma para trabajar
en grupo porque nos permite compartir calendarios (incluye un
calendario en línea con el que desvincularnos, por ejemplo, de Google
Calendar), permite versionar los archivos que almacenamos (ideal para
restaurar archivos o cambios realizados), incluye un gestor de tareas, un
visor de documentos y se puede integrar con directorios LDAP y Active
Directory de Microsoft (para entornos basados en controladores de
dominio Windows).

Un proyecto libre que está abierto a los desarrolladores de plugins y

complementos que también se ofrece en algunos servicios de hosting ya
instalado (aunque desplegarlo es muy sencillo y no es una tarea
compleja).
Openstack
Openstack es un proyecto de gran proyección que tiene como objetivo
sentar las bases sobre las que desplegar infraestructuras en la nube
sobre arquitecturas abiertas. Dicho de otra forma, Openstack nos
permite desplegar un servicio de IaaS (infrastructure as a service), como
lo que nos ofrece Azure de Microsoft pero, eso sí, en software libre. Este
proyecto está impulsado por grandes pesos pesados del sector como
AMD, Cisco, Dell, HP, IBM, Yahoo!, Red Hat o VMware y tuvo su origen
en un proyecto conjunto entre RackSpace (que también sigue vinculada
al proyecto) y la NASA como continuación al proyecto Nebula que la
Agencia Espacial de Estados Unidos desarrolló en 2010.

https://youtu.be/1cs_thhzvqo

Con esta tarjeta de presentación, este proyecto libre que se distribuye

bajo Licencia de Apache, nos ofrece la plataforma sobre la que
desplegar un servicio IaaS totalmente flexible y en 3 bloques:
almacenamiento, computación y networking. Evidentemente, estamos
hablando de "palabras mayores" y el escenario que plantea Openstack
es el de un data center en el que se manejan petabytes de información
pero, aún así, si contamos con servidores en un ISP podemos probar
este servicio y desplegar nuestro sistema de almacenamiento flexible e
implamentar nuestro propio clúster de almacenamiento o de servidores
sin depender de un tercero como Amazon o Microsoft.

Un NAS comercial
Además de las infraestructuras en la nube, un servidor NAS nos puede
servir como servicio de almacenamiento de archivos privado con la
posibilidad de acceder de manera remota a toda nuestra información.
Cada vez son más los NAS comerciales que nos ofrecen este tipo de
funcionalidades ya sea de manera nativa o mediante plugins realizados
por la comunidad de desarrolladores.

FreeNAS
FreeNAS es una distribución FreeBSD que nos permite desplegar
nuestro propio NAS low cost usando un viejo PC que tengamos en casa
y que, de esta forma, podremos rescatar del olvido. Además de ser un
proyecto en software libre, FreeNAS es especialmente interesante
porque nos permite desplegar en nuestras propias infraestructuras un
servicio de almacenamiento en línea.

https://youtu.be/-7iqHnKd690

Si bien instalar FreeNAS no es complicado y su uso en la red de nuestra

casa es bastante sencillo, hay que reconocer que hacer que nuestros
archivos estén disponibles en remoto requiere algo de tiempo pero vale
la pena intentarlo y así garantizar que tenemos el control de nuestros
archivos. Si no queremos "emular" a Dropbox siempre nos quedará la
opción usar el clásico servidor de FTP que también se incluye en esta
distribución.

Google Drive
Google Drive es otra herramienta interesante que debemos tener en
cuenta. Cierto es que, al igual que Dropbox, nos ofrece un espacio de
almacenamiento en la nube para almacenar ficheros pero, en mi
opinión, el gran valor de este servicio está en las Google Drive Apps.

https://youtu.be/1WTE6pa-EY4

Dicho de otra forma, Google Drive (el gran heredero de Google Docs)
nos ofrece aplicaciones ofimáticas en la nube; por tanto, contaremos con
procesador de texto, hojas de cálculo e, incluso, una aplicación para
preparar presentaciones y todo ello accesible desde nuestro navegador.
Además, para que podamos trabajar de manera colaborativa, todos los
proyectos pueden ser accedidos por múltiples usuarios y todos podemos
trabajar sobre los documentos sin que exista conflicto (además de
realizar comentarios ad-hoc mientras escribimos).

Expensify
Llevar el control de los gastos no es algo que debamos llevar mediante
una hoja de cálculo, es un asunto serio que requiere que busquemos
soluciones robustas. En la red podemos encontrar servicios
como Wave que nos permiten llevar al día la contabilidad y
confeccionar facturas aunque, eso sí, es bastante complicado encontrar
una herramienta que se adapte a todos los países y las distintas tasas e
impuestos.

Lo que sí que podemos simplificar es el control de gastos internos de la

empresa sin pasar por los libros contables y apoyarnos en servicios
como Expensify para gestionar los informes de gastos de nuestros
empleados.

Cuando salimos en un viaje de trabajo, lo más normal es guardar los

recibos de compras y tickets para justificar nuestros gastos de viaje; una
tarea que se puede automatizar y digitalizar gracias a este servicio en la
nube con el que ir escaneando los recibos de gastos, apuntar el
concepto o cuándo ejecutamos el gasto y, poco a poco, elaborar el
informe que procesaremos en nuestra empresa.

https://youtu.be/2oFvNs8YWzc

Ideal si, dentro de nuestro equipo, hay gente que viaja mucho y es algo
laxa a la hora de justificar los gastos realizados.

LiveMinutes
Si contamos con un equipo de trabajo que se encuentra disperso
geográficamente y trabaja de manera remota, ni el chat ni el correo
electrónico son siempre las mejores formas de mantener el contacto o
mantener una reunión de trabajo. Los hangouts que nos ofrece Google+
pueden ser un recurso a tener en cuenta si, por ejemplo, queremos
mantener reuniones virtuales sin necesidad de invertir en una cuenta
profesional de Skype; sin embargo, creo existen herramientas mucho
mejores y que, además, nos van a ayudar a ser más productivos y ágiles.

https://youtu.be/VmVzChIGS90

LiveMinutes es, en mi opinión, una de las mejores opciones que podemos

encontrar en la red; un servicio que, por cierto, es utilizado por compañías como
Evernote, StarBucks o Apple. ¿Y qué es LiveMinutes? En este servicio
encontraremos un entorno de colaborativo de trabajo que nos permite
interactuar con nuestros compañeros de trabajo para mantener reuniones
virtuales, editar un documento en línea, realizar aportaciones o revisiones a un
diseño o, incluso, realizar una presentación en remoto al compartir nuestra
pantalla.

La versión gratuita nos ofrece hasta 5 espacios de trabajo (es decir, 5 proyectos o
5 salas de trabajo) aunque, eso sí, en la versión de pago podremos contar con
espacios ilimitados y si "evangelizamos a otros usuarios" también podremos
ampliar nuestros recursos de manera gratuita.

Podremos mantener sesiones de videoconferencia multiusuario, usar una

pizarra virtual para tomar notas o realizar exposiciones, elaborar el acta de la
reunión y subirla a Evernote directamente (se integra este servicio); funciones
muy interesantes con las que potenciar las reuniones virtuales y, de esta forma,
ahorrarnos desplazamientos y viajes.

MailChimp
Aunque las empresas suelan enfocarse últimamente en las redes sociales,
las newsletters siguen siendo un recurso muy útil y, de hecho, aún se usan los
correos electrónicos en campañas de marketing. Mantener la comunicación con
nuestros clientes es algo más que recomendable; hacerles llegar nuestras ofertas
o novedades (sin llegar al spam) es una buena manera de conseguir que no se
olviden de nosotros y que tengan nuestro nombre presente, por ejemplo, a la
hora de localizar un proveedor de servicios.
Para listas de correo con menos de 2.000 de suscriptores y una tasa de envío de
mensajes inferior a 12.000 al mes, MailChimp es una solución que debemos
tener en cuenta porque, cumpliendo estos dos requisitos, el servicio es gratuito.

El objetivo creo que, más o menos, todo el mundo lo debe tener claro: enviar
mensajes de correo a los usuarios suscritos a una lista; un proceso que podemos
hacer simple gracias a este servicio y, de esta forma, ahorrarnos el tedioso
proceso de enviar un correo añadiendo destinatarios en copia oculta (Bcc). Entre
otras cosas, podremos trabajar con plantillas (controlando la imagen corporativa
de nuestro *newsletter), insertar imágenes, vincular nuestros perfiles sociales o,
incluso, obtener algunos datos sobre las campañas que pongamos en marcha
(quién abrió el mensaje, quién hace clic en los enlaces, etc.).

Insightly
Si gestionar la comunicación con un cliente puede llegar a ser complicado,
gestionar una cartera con múltiples clientes es muchísimo más complejo.
Mantener al día una ficha con sus datos de contacto, las reuniones periódicas que
debemos mantener, posibles visitas comerciales y, sobre todo, centralizar toda
esta información para que nuestro personal funcione como una maquinaria bien
engrasada y ninguno haga "la guerra por su cuenta".

Para dar respuesta a este tipo de requisitos, las empresas suelen poner el foco en
las herramientas de CRM (Customer Relationship Management); herramientas
que nos ayudan a centralizar la información de nuestra cartera de clientes para
que trabajemos de manera coordinada.

Cuando entramos en el segmento de las herramientas empresariales, en el campo

del CRM (y también en el del ERP) uno encuentra un amplio abanico de
soluciones, por supuesto, de todo rango de precios. Si buscamos una
solución low-cost, Insightly es una opción a tener en cuenta porque, en su
versión gratuita, nos ofrece recursos con los que poder arrancar nuestra gestión
centralizada de clientes.

200 MB de espacio de almacenamiento, 3 usuarios simultáneos y hasta 2.500

clientes que podremos catalogar; quizás sean unos recursos limitados pero, para
pequeñas y medianas empresas, puede ser más que suficiente.

https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk

Por cierto, para los fanáticos de Gmail, soluciones como Streak son también un
recurso a tener en cuenta porque podemos transformar nuestra bandeja de
entrada de Gmail en un completo y funcional CRM. Y si buscamos algo que
podamos hospedar nosotros mismos, SugarCRM es otro recurso con el que
podemos contar.

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