CIRCUITOS

ADMINISTRATIVOS
GABRIELA

APUNTE DE CLASE
INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones, a través del tiempo desarrollan una estructura que responde a las
necesidades y estrategias para lograr sus objetivos.
La estructura refleja el flujo de autoridad, las relaciones de subordinación y coordinación, los
flujos de información formal, las secciones, departamentos etc. La estructura de una
organización se expresa en un organigrama y en un manual que describe lo que cada uno
debe realizar, denominado “Manual de organización”.

Pero cabe destacar que el problema básico de todo conductor de empresa es el de lograr
mantener una operatividad eficiente y eficaz. Este problema, de fácil enunciación pero no de
tan sencilla resolución, es común a todas las organizaciones de los países modernos y se ha
profundizado como consecuencia de los procesos de globalización e incremento de la
competitividad.

El éxito de una organización (es decir, cuando el funcionamiento económico le permite obtener
beneficios para sobrevivir en primer lugar y luego crecer en el transcurso del tiempo) se apoya
en diversos factores entre los que se destacan:
 Un “producto” o “Servicio” , entendiéndose por tal a la actividad principal a que se
dedique esa Organización; que pueda ser colocado en
 Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos productos o
servicios,
 Una “tecnología” utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el
mercado,
 Una “estructura financiera” o sea el Capital disponible necesario para acceder a la
tecnología que le permita producir eficientemente,
 Una “dirección” activa y dinámica que establezca objetivos, estrategias y controle su
cumplimiento. La gestión del conocimiento ( knowledge management ); este es un
factor quizás de más reciente aplicación pero que junto a los recursos humanos resulta
indispensable para sobrevivir en la competitividad.

Todos estos elementos son necesarios, pero en las organizaciones del presente, se necesita un
elemento más: LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los factores indicados más arriba son determinantes del éxito de una organización en un nivel
macro, pero si a ello no se agrega un desarrollo eficiente de las operaciones menores que
conforman los sistemas administrativos no se alcanzarán los resultados esperados.

El sistema administrativo cubre a toda la organización, es el encargado de las relaciones con el

medio, de fijar y promover los objetivos, de asignar los recursos, etc... Dicho de otra manera
“Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de
acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización”

Los sistemas administrativos a través de esta red de procedimientos tareas y operaciones:

 Producen información necesaria en todos los niveles de la organización
 Provee de archivos
 Originan registros

Para que en sistema administrativo sea eficiente debe cumplir con una serie de condiciones
entre las cuales podemos destacar
 debe ejecutarse en el momento que se necesita
 debe insumir la menor cantidad de recursos
 debe desarrollarse dentro de un grado de seguridad
 debe producir información
Estas condiciones son las que permiten que los objetivos y políticas de la empresa tengan
concreción real y se alcancen resultados
Los elementos que forman un Sistema Administrativo son:

1. personas y equipos en los niveles medios y bajos de la organización que captan transmiten
procesan y conservan información
2. soportes donde se sustentan esos datos (formularios registros etc)
3. canales que vinculan a las personas

Un sistema administrativo debe atender simultáneamente a la ejecución de las actividades en

función de los objetivos (eficacia), el costo de tales actividades (eficiencia), las necesidades de
información para la toma de decisiones (información gerencial) y la seguridad de los bienes y
valores así como la seguridad de la actividad en si misma (control interno).-

CONTROL INTERNO

El control interno como su nombre lo dice es interno al sistema que integra y tiene como
finalidad prevenir y evitar condiciones propicias para la comisión de errores, anomalías o
fraudes y ganar seguridad y confianza en la operatoria de la organización.

El control interno es preventivo y continuo y está indisolublemente unido a los sistemas

administrativos y contables de la organización. Esta incorporado al diseño de la estructura y de
los procedimientos e implica eficacia en los procedimientos, eficiencia operativa y seguridad en
materia de información.

Las normas de control interno generales son:

1. Formación de un ambiente de control: Es el requisito básico, fundamental y previo a

cualquier implementación de un sistema de control. Este ambiente consiste en la
certeza de que ninguna operación importante queda sin controlar y que este hecho sde
difunda y sea conocido por todos los integrantes de la organización. También es un
incentivo para que el personal cuide los aspectos en que esta implicado.
2. Evitar zonas grises: este inconveniente se ataca con la clara definición del sistema
estructural y las áreas de autoridad y responsabilidad asignadas a cada sector. Debe
estar perfectamente establecido las funciones que cada uno desempeña, las
características de su tarea y sus responsabilidades
3. Formalización de las operaciones por escrito: Se refiere a que todas las operaciones de
una organización deben formalizarse por escrito a través de distintos documentos o
formularios que contengan y describan adecuadamente dicha operación
4. Autorización de operaciones y niveles de autorización: debe quedar claramente
establecido quien autoriza cada operación y los rangos de importes para los cuales
dicha autorización es válida
5. Separación de funciones o control cruzado por oposición de intereses: pilar del sistema
de control interno apunta a que el procesamiento completo de una operación jamás
puede estar a cargo de una sola persona o sector teniendo la totalidad de las
decisiones y controles
6. Prenumeración de los formularios: recomienda que todos los formularios que se
utilicen estén prenumerados (por imprenta) para evitar por ejemplo la la sustitución de
un ejemplar por otro.
7. Control numérico de formularios en las áreas receptoras: los sectores receptores deben
asegurarse de haber recibido la totalidad de los comprobante que fueron emitidos,
asegurándose que no se ha perdido ningún ejemplar y que han llegado a su legitimo
receptor.
8. Control de correlatividad numérico- cronológica: asegura que ante la emisión de un
nuevo numero de un ejemplar su fecha es similar o posterior al del numero
precedente- este control evita la omisión o repetición de registración de operaciones
9. Análisis de riesgo: esta norma recomienda realizar el análisis de los riesgos a los que
puede estar expuesto el patrimonio de la organización y la conveniencia de la
contratación de seguros.
 10. Dependencia entre sectores: concretamente se refiere a que el sector que ejerce el
control de una operación se ubique en un nivel similar o superior al sector que
controla.
11. Revalorización de la función archivo: reconocer la importancia de los archivos porque
los mismos permiten la recuperación oportuna de los documentos y la información
12. Custodia de formularios sin utilizar: los talonarios de los diversos formularios con que
cuenta una organización (recibos, cheques, facturas) deben ser guardados en lugar
cerrado y bajo la responsabilidad de un funcionario ajeno al manejo de fondos. Este
funcionario deberá llevar un registro de los talonarios sin uso, así como de a quién y
cuándo entrega talonarios en blanco.
13. Rotación interna del personal afectado a áreas sensibles: se intenta prevenir los
efectos indeseables derivados de la permanencia durante periodos prolongados de la
misma persona en áreas sensible como compras, pagos o tesorería.
14. Registración clara, adecuada y al día: todas las operaciones deben registrarse en
forma cronológica y con el grado de detalle que requiera

LOS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS

Si quisiéramos identificar los tipos de actividades que comprende un Sistema Administrativo

típico podríamos distinguir un mínimo de subsistemas básicos o circuitos administrativos.

Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y prácticas que comprenden tanto
la preparación, autorización, registración y por último archivo y seguimiento de toda la
documentación (física o electrónica) respaldatoria de una determinada operatoria

La palabra “circuito” implica fundamentalmente el seguimiento de un orden secuencial,

normalmente bajo la forma de procedimientos burocráticos (emparentados con la prolijidad
en el manejo de la documentación). También da noción de estar preestablecida la práctica
misma de la operatoria en sí. Por lo tanto, comúnmente se normalizan en manuales de
procedimientos y autorizaciones, que les confieren una “formalidad” muchas veces
necesaria para su posterior y correcta aplicación, confiriendo además la posibilidad de rotar
personal en cualquier puesto de la organización con mayor facilidad.

Cualquier circuito administrativo que se formule tiene en cuenta las áreas o puestos de trabajo
encargadas de llevar a cabo las tareas específicas que los mismos determinan, estableciendo
para cada agente de la organización funciones, responsabilidades y autoridad. Estos tres
últimos son los pilares sobre los que se basa la división de las tareas o descentralización de
funciones.

En síntesis, un buen conjunto de procedimientos administrativos diseñado a medida de la

operatoria de la organización en cuestión, debiera otorgar previsibilidad, orden secuencial y
brindar la posibilidad de identificar en que etapa se encuentra cada operación, desde su
comienzo hasta su final. Es decir, debería permitir que todas las operaciones que lleva a cabo la
empresa sean susceptibles de ser ubicadas dentro del circuito que corresponde en cualquier
momento.

Los circuitos básicos y primordiales que abarcan a la mayoría de las organizaciones se resumen
en lo que se conoce como rueda operativa

 Abastecimiento – Compras – Producción

 Almacenaje – Ventas – Expedición
 Pagos – Tesorería
 Gestión de Cobranzas – Cobros
 Contabilidad – Conciliación – Control
Existen diferentes circuitos según la organización que se trate, hay circuitos que son más largos
que otros y en los cuales intervienen más o menos sectores y agentes de la organización, pero
todos ellos son importantes pues cada uno aporta su “granito de arena” a la concreción de los
objetivos organizacionales.

Tenemos diferentes maneras de describir un procedimiento administrativo. La forma tradicional

es la narrativa o prosa (que se encuentra en los manuales de procedimientos) que se realiza
por escrito, en forma descriptiva y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan
en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto
tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada
dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operación. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la base jurídica, los órganos que
intervienen, las políticas y normas de operación. Esta narrativa debe manejar un vocabulario
claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo; si esto no ocurre, la
comprensión de lo escrito puede afectar o estar viciada de subjetividad, o no permitir detectar
si se ha omitido información

La otra forma de describir un procedimiento administrativo es gráficamente a través de un

Cursograma. La representación gráfica constituye un lenguaje abreviado o forma de
expresión sistematizada que permite la comprensión de un problema en períodos relativamente
cortos. Facilita la labor “de quién la lee” que puede, observando una planilla de dimensiones
limitadas, llegar a conocer todos los detalles que, le interesan de la organización que está
estudiando. El cursograma representa, por medio de diagramas, circuitos de información y flujo
de documentos. Representa al sistema administrativo no concentrado en un lugar o sector, sino
circulando por todos aquellos lugares donde la información ramifica y fijando los límites de
extensión sólo en función de la conveniencia de quien efectúa el análisis. (Este tema será
tratado próximamente).-
SUBSISTEMA O CIRCUITO DE COMPRAS

Este subsistema se encarga de la obtención de recursos (bienes y servicios) necesarios para el

desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos; esto es, al mínimo costo, en
la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Alcance

Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento, hasta la

recepción y contabilización de los bienes como límite superior, hecho que ocurre con
posterioridad a la entrega de las mercaderías solicitadas. En el caso de los bienes, Almacenes
suele ser quien detecta la necesidad. Pero cuando se trata de servicios, el pedido puede
originarse en distintos sectores de la empresa.

*Mintzberg ubica la función de asegurar los insumos para la producción como una de las cuatro
actividades principales del núcleo operativo. Por otro lado P. Drucker considera que la gestión
de compra puede ser clasificada junto con la fabricación y distribución física como una actividad
que contribuye a resultados, buscando la minimización del costo de los productos y la
maximización de la calidad, la entrega y la satisfacción al cliente.

Modalidades

a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede
ser circunstancial.
b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposición permanente. Requieren
la autorización de los niveles de decisión más altos.
c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para
el desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción,
comercialización o administración y que, por estar vinculados con la futura producción y
comercialización, son susceptibles de presupuestación.
d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero, que poseen ciertas
particularidades como los seguros de cambios, transporte, procedimientos especiales para el
despacho de mercadería a plaza, derechos de importación, etc.

Normas Específicas de Control Interno

Separación de funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los
bienes y la registración de los mismos. Compras por lo tanto debe estar separada de los
sectores de Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad

Limites de autorización de compras: se deben especificar límites en los importes de compras

para los cuales la autorización es valida

Iniciación del trámite de compras: La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un
pedido formal por parte del funcionario responsable, que cuente con las especificaciones del
producto (Catálogos, características físicas del producto, etc.).

Obtención de un número determinado de cotizaciones: Los pedidos y las cotizaciones

requeridas (lo usual son tres) cuando la compra supera determinados montos se realizan por
escrito. En compras menores podría efectuarse la compra en forma directa.

Autorización de compra: Una vez tomada la decisión de compra, el responsable que la tomó
debe intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra.

Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar :

Punto de pedido: La cantidad en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un
articulo, se establece como un stock mínimo más un margen de seguridad, teniendo en cuenta
el daño que la falta podría causar.
Lote de compra: Determinados factores como el carácter perecedero, la incertidumbre acerca
de la demanda futura, la falta de espacio para el almacenamiento, etc., pueden hacer que no se
tenga en cuenta el lote más económico. Es conveniente su calculo, al menos para las materias
primas más importantes. En dicho calculo se consideran dos tipos de gastos: los de gestión y
los vinculados con el mantenimiento de los bienes en existencia

Control de la mercadería recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los

productos recibidos y la confección de reportes escritos.

Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito: Contratación de seguros para cubrir el

riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa.

Prenumeración de formularios: Los formularios que trascienden a terceros, obligando a la

organización, deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.

Circuito general del Subsistema de Compras

1. Detección de la necesidad de compra. Cuando se llega al punto de pedido o stock

mínimo, el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que consiste en el pedido
de compra de bienes o servicios efectuada por la persona autorizada al departamento de
Compras) y se la envía al departamento respectivo.

2. Selección de proveedores y pedido de cotizaciones. Compras verifica las firmas

autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores a fin de seleccionar
aquellos más afines al pedido y solicitarles cotización. El Pedido de cotización consiste en la
solicitud por escrito y en forma simultánea de cotización de precios y demás condiciones a
varios proveedores potenciales.

3. Adjudicación. Requiere el establecimiento de los parámetros para la evaluación de ofertas,

o designación de la persona que cumplirá tal función. Cuando se realizan varias cotizaciones, es
conveniente la confección de una Planilla de análisis de cotizaciones ; en la misma planilla, o por
separado, se indicará la adjudicación con la firma del funcionario responsable. Los parámetros a
considerar para la evaluación de las ofertas no solo toman en cuenta el precio, sino también la
calidad de los productos ofrecidos, las condiciones de pago y los plazos de entrega.

4. Colocación de la Orden de Compra. La adjudicación se formaliza con la emisión de la

Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor para que suministre los
materiales especificados en la misma). Se suele emitir por cuadruplicado:
I. ORIGINAL para el proveedor;
II. DUPLICADO para Compras: todo sector que emite un formulario debe conservar una
copia del mismo.
III. TRIPLICADO para Recepción: de forma tal que pueda programar y coordinar fecha de
entrega de la mercadería así como también saber que controlar cuando la recibe
IV. CUADRUPLICADO para Contaduría/Cuentas a pagar, para que confeccione el legajo de
compras, que primero se utiliza para el control de la compra y luego en el legajo que
amparará el correspondiente pago.

5. Recepción. Sector donde se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el

Original y copia del Remito del proveedor. Una vez contrastada con el triplicado de la Orden de
Compra, verificando que coincida con el Remito y la mercadería entrante, se rechaza o acepta,
conformándose en éste último caso el duplicado del remito para el proveedor. Aceptada la
mercadería, se emite un Informe de Recepción donde se deja constancia de la cantidad y
calidad recibida. El informe se realiza por cuadruplicado:
 I. ORIGINAL para Almacenes; que se encarga de guardar y conservar la mercadería y
procede a la registración en el stock
II. DUPLICADO para Compras; para que dé por concluida la gestión de compras. Dicha
situación se materializa dando de baja el cuadruplicado de la orden de compra (que
estaba archivada transitoriamente en compras pendientes) con la recepción del Informe
de recepción y archivando definitivamente ambos formularios en el archivo compras
concluidas.
III. TRIPLICADO para Contaduría junto con el Remito original, con este formulario permite
que el sector tenga la certeza de que la mercadería ingresó, conozca la cantidad de
unidades recibidas y cuente con la aprobación de calidad.
IV. CUADRUPLICADO queda archivado en Recepción, previa firma del sector almacenes
que da de esta manera conformidad de la entrega de la mercadería.

6. Contabilización. El sector Contabilidad hará el registro contable de la mercadería

ingresada, conforme a lo indicado en la Orden de compra, el Informe de recepción y el remito.
Al recibirse la Factura del proveedor procederá a su control con la documentación existente
(cantidades que concuerden con la orden de compra e informe de recepción, que los precios
unitarios coincidan con los de la orden de compra, que los cálculos estén correctamente
realizados, que el IVA y otros impuestos estén adecuadamente aplicados, que las condiciones
de pago concuerden con las fijadas, etc) Solo una vez que se hayan cumplido todo los
requisitos de control se procederá a la registración definitiva de la deuda, liberando el legajo de
compras a cuentas a pagar, que procederá al pago en la fecha de vencimiento.

Informe Gerencial

Los datos referidos a las operaciones de compras y que se encuentran disponibles en registro y
archivos constituyen la base de la información para el control de los resultados alcanzados. Con
ellos se prepara para uso de la gerencia el informe gerencial, que contiene entre otras que
podemos mencionar:

 Tiempo promedio de la gestión de compra.

 Solicitudes de compra de más de... días.
 Ordenes de compras pendientes vencidas.
 Inmovilización de artículos en stock.
 Ingreso de materiales en stock por tipo de producto.
 Monto de compras real vs. presupuestado.
 Monto de compras comparativo de los últimos 12 meses.
 Cinco principales proveedores por montos de compra.
 Cuentas a pagar por mercaderías recibidas.
 Proyección de deuda por órdenes de compras colocadas y pendientes de recepción.
SUBSISTEMA O CIRCUITO DE VENTAS

Comprende una serie de operaciones mediante las cuales la organizacion llega a sus
compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y
servicios.

Alance

El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, pasando
por el control de pedidos y crédito, la facturación, hasta la entrega del bien o la prestación del
servicio y la registración en los libros de la empresa.

*Drucker, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecutar una labor comercial
sistemática y organizada como actividades que aportan directamente ingresos, entre las
actividades que producen resultados. Mintzberg por su parte ubica las ventas en el núcleo
operativo de la organización viéndolo como el centro de toda la organización, la parte que
produce los ingresos para mantenerla “viva”.

Modalidades:

a) Según las características del cliente: Se distinguen las ventas locales y las exportaciones.
Éstas últimas tienen características propias por estar sujetas a las reglamentaciones específicas,
intermediación bancaria, derechos de exportación, despacho aduanero, etc. También podríamos
distinguir ventas mayoristas de minoristas, según se trate de la venta a una empresa que
actuará como intermediaria o distribuidora o de venta al público en general.

b) Según la recepción del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en salón (cuando el
vendedor atiende a los clientes en su local de ventas), Ventas por corredores (vendedores de la
empresa visitan directamente al cliente o a potenciales adquirientes) y Ventas por teléfono o
correo (el comprador se dirige directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y
luego concretar la operación). Hoy en día, internet presenta otra posibilidad de recepción.

c) Según las condiciones de pago convenidas : Ventas al contado o Ventas a crédito

(pudiéndose desglosar en Ventas por cuenta corriente, cuotas con o sin garantía, con pagarés,
con tarjeta de crédito, etc.)

d) Otras modalidades: Se pueden crear otras categorías en base, por ejemplo, a las
condiciones de entrega (Entrega directa del producto/servicio o por intermediarios, etc.)

Normas Específicas de Control Interno

Separación de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y
de cuentas de los clientes, para evitar que la persona que realiza las operaciones de ventas
intervenga también en el circuito de control. La venta debe separarse de la concesión del
crédito. Ventas tiene que estar separada de facturación, para poder controlar los precios que
Ventas coloca en la nota de pedido y aplicar los precios oficiales al confeccionar la factura.

Aprobación de la venta: Fijar políticas (por escrito) de condiciones de venta, otorgamiento de

créditos, determinación de precios, a utilizar por los responsables de cada área, siendo
específico del responsable de créditos la aprobación de la venta, según el historial crediticio del
cliente.

Bonificaciones: Autorizadas por un funcionarios que tengas las atribuciones necesarias según su
nivel jerárquico. Aunque, en montos determinados, puede delegarse la responsabilidad en el
vendedor de aplicar dichas bonificaciones.
Movimiento de bienes: La circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por
comprobante firmado por el responsable del sector que recibe. Otro aspecto a considerar es la
cobertura por riesgo de traslado de la mercadería fuera de la empresa.

Documentación: Las notas de pedido, remitos y facturas deben estar pre-numeradas para
archivarse por orden numérico. Los ejemplares de los documentos anulados deben conservarse
todos juntos.

Control de facturación: Un sector ajeno a los intervinientes (almacenes y facturación) debe

hacer un control cruzado de remitos y facturas y, a su vez, realizar comprobaciones selectivas
sobre cálculos y precios. Contaduría sería el sector más apropiado

Información gerencial.

Los datos referidos a las operaciones de venta se encuentran en los registros y archivos y son
la base de la información que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establece los periodos que abarcará la información (semanas, meses, etc.) y lo
referido a la forma de presentación (diagramas de barras, estadísticas, gráficos, etc.). Como
ejemplos de informes pueden citarse

 Monto de ventas real en comparación con las ventas presupuestadas.

 Monto de ventas comparativo de los últimos 12 meses.
 Los 5 principales clientes por monto facturado.
 Totales de ventas del mes por tipo de producto.
 Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor.
 Lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente.
 Listado de los clientes habituales y que no han comprado en el último mes.
 Listado de los 10 créditos más importantes y condiciones en que fueron otorgados.
 Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega.
 Notas de pedido pendientes de entrega.

Circuito General Del Subsistema De Ventas

1. Recepción del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos
o servicios comercializados por la organización. Es captado por el vendedor mediante una Nota
de Pedido (NP), que luego será valorizado en Administración de Ventas (si no lo hizo el
vendedor).
La NP es un comprobante que emite el vendedor al recibir los pedidos verbales de calidad,
cantidad, precio de venta y condiciones de pago por parte del cliente. Generalmente: original,
para el cliente; duplicado y triplicado para la empresa; y el cuadruplicado para el vendedor
como control.
En la empresa, el sector Administración de ventas con las NP realiza el control formal del
pedido ( verificación del cliente, artículos y códigos, condiciones de pago, plazos de entrega,
correcciones de precios, datos del vendedor) si todo esta correcto, firma los ejemplares para
dejar constancia de su intervención y envía el triplicado de la NP a Creditos, archivando el
duplicado en el legajo del cliente.

2. Aprobación del crédito: tiene lugar cuando el departamento Créditos recibe la NP, con el
objeto de determinar el otorgamiento o no del crédito al cliente. Para las decisiones previas
deben considerarse distintos factores: informes bancarios, último balance, etc. Para determinar
el crédito disponible, hay que comparar el límite de crédito asignado contra saldos impagos a la
fecha, más pedidos pendientes de facturación – cobranzas recibidas pendientes de registración

3. Preparación del pedido: en el departamento Almacenes reciben la NP del módulo anterior,

con el objeto de controlar si hay existencia para prepara las mercaderías y los remitos (por
cuadruplicado) que se enviarán a Expedición. Por otro lado da de baja en el stock la
mercadería y se queda con la NP.
El REMITO ® es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el
domicilio indicado por el comprador. Se lo utiliza para detallar y acompañar las mercaderías y
para comprobar su entrega. La parte vendedora puede controlar las salidas de mercaderías de
almacén, el encargado de transporte puede organizar y controlar las entrega y una vez
conformado, es la prueba de haber entregado lo vendido y del derecho de cobrarlo, mediante la
emisión de la factura. El comprador puede controlar lo recibido con la nota de pedido o con su
orden de compra y con la factura que luego recibirá. Usualmente: original y duplicado para la
persona encargada del transporte, que al entregar la mercadería entrega el original del remito,
haciendo firmar el duplicado para devolverlo a Expedición.

4. Despacho: tiene lugar cuando el departamento de Expedición recibe las mercaderías

pendientes de entrega junto con los remitos correspondiente y proceder a efectuar las entregas
de las mercaderías a los clientes. Para ello confecciona un formulario denominado “Hoja de
Ruta” (HR) por duplicado donde consta dirección de entrega, numero de bultos, numero de
remito, etc.
El repartidor recibe los bultos, original de HR y original y duplicado del remito, da conformidad
al duplicado de la HR luego de verificar todo y procede a realizar las entregas. Cuando esto
ocurre el cliente firma el original del remito y se queda con el duplicado del mismo. Triplicado y
cuadruplicado del remito quedan retenidos provisoriamente en expedición.
Al regresar, el repartidor entrega a expedición el remito firmado, junto con la HR original y le
devuelven el duplicado de la misma.
Expedición procede a entregar el original del remito firmado por el cliente a Contaduría, el
triplicado a Facturación y el cuadruplicado a administración de ventas para que conozca la
entrega, actualice la ficha de Cta. Corriente del cliente y lo adjunte al legajo del cliente junto con
la NP.

5. Facturación: procede a confeccionar las facturas a partir de la copia del remito. La

FACTURA (FC) es el comprobante de la venta que emite la parte vendedora cuando entrega
las mercaderías o luego de su envío con el remito. Sirve como detalle de lo vendido, para
notificar o comunicar la deuda y el plazo en que debe pagarse, según lo antes pactado. En las
ventas al contado, se puede entregar un simple ticket de la caja registradora. La emisión de la
factura es por cuatro ejemplares que se distribuyen de la siguiente forma, original para el
cliente, duplicado para contaduría, triplicado a cobranzas y cuadruplicado queda en el sector.

6. Registración: la tarea de registración está a cargo de Contaduría. Comprende dos

procesos: uno diario de pase de las operaciones al subsidiario de ventas y de actualización de
la CC del cliente, y otro mensual consiste en el asiento resumen de ventas.
SUBSISTEMA FINANCIERO

El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y
los flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las actividades de la organización.
Está conformado por los circuitos de Pagos y Cobranzas.

Normas Generales De Control Interno Para El Movimiento De Fondos

Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona
que realiza la registración. No es conveniente que el cajero realice la registración contable de
donde surge el saldo por el cual es responsable, aunque es posible que para su control y para
confeccionar las rendiciones que eleva al área contable tenga que efectuar algunas
anotaciones. En el caso particular de los Pagos, la liquidación y autorización debe ser realizada
por una persona responsable ajena a Tesorería. En el caso de cobranzas quien cobra no vende,
no aprueba créditos, no despacha, no factura y no registra.

Concentración de la responsabilidad: Una sola persona será responsable de la custodia y del

manejo de fondos, esa persona suele ser el Tesorero.

Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los
provenientes de cobranzas estén separados de los destinados a pagos, por lo tanto, los valores
que tienen origen en las cobranzas se depositaran en su total en la cuenta corriente bancaria y
los pagos se efectuaran mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria.

Rotación del personal: De manera que se puedan detectar posibles errores en el sistema.
Además, es aconsejable que este personal tome sus vacaciones anuales y que otra persona de
la organización esté capacitada para realizar su reemplazo, como así también en casos de
enfermedad o egreso del personal. Los reemplazos se realizaran con personal ajeno al sector y
que no tenga amistad o subordinación directa con el reemplazado.

Contabilización de las operaciones: De manera que permitan el control de las mismas y la

consistencia con la información de otros sectores, por ejemplo, total de débitos o créditos en
cuentas de terceros. La registración estará respaldada por la documentación correspondiente.

Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que
surgen de la registración contable.

Conciliación bancaria

CIRCUITO DE COBRANZAS

Tienen su origen en las ventas efectuadas y están representados por una cuenta o documento
a cobrar, según se trate de una venta en cuenta corriente o documentación.

Alcance

Comprende desde el momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser
cobrado (a partir del vencimiento de la factura) y hasta que los valores percibidos ingresan en
la empresa, por los cuales se entrega al cliente el comprobante respectivo. Luego se efectúa la
contabilización correspondiente

El sector Cobranzas es quien detecta que un crédito se encuentra en condiciones de ser

cobrado a partir del vencimiento de la factura. El sector Tesorería es quien custodia y maneja
los recursos financieros de la organización, y es quien recibe los valores percibidos producto de
la gestión de cobro y tiene en su responsabilidad la custodia de los mismos y su depósito en
una cuenta bancaria. La gestión de COBRANZAS, según la clasificación de las actividades que
realiza DRUCKER, es una actividad productora de ingresos que transforma un activo exigible
(crédito) en un activo líquido (caja y bancos).

Modalidades

a) Cobranza en caja: el cliente se traslada para realizar el pago de su deuda (comercios

minoristas, efectivo o cheque).

b) Cobranza por cobradores: un empleado de la empresa efectúa el cobro directamente en el

domicilio del cliente. (Cobertura del dinero en tránsito).

c) Cobranza por repartidores o prestadores de servicio: puede ser el mismo repartidor o

prestador de servicio quien efectúa la cobranza en el momento de entregar las mercaderías o
prestar el servicio.

d) Cobranza a través de un banco: en la cuenta bancaria de la empresa se recauda el importe

adeudado. El deudor deposita y le queda una copia como constancia de haber efectuado el
pago.

e) Descuento de documentos: permite a la empresa transferir el crédito a un tercero (banco) y,

de esta manera, disponer anticipadamente de dinero a cobrar.

f) Cobro de exportaciones: en el caso de exportaciones también participa una entidad bancaria

donde el comprador efectúa la apertura de un crédito documentario a favor del vendedor y que
oportunamente será cancelado a través del banco.

Normas Específicas Del Subsistema De Cobranzas.

Normas generales para el movimiento de fondos: Igual que las del subsistema de Pagos.

Control de los recibos. El recibo es la constancia otorgada por los valores percibidos. Pre
numerados, usados en forma correlativa, debe existir un control de los talonarios recibidos. Al
concluirse la utilización de un talonario, debe verificarse la correlatividad de los recibos o
constatar la misma automáticamente al registrar las cobranzas rendidas. Cabe aclarar que, de
existir recibos anulados, todas sus copias deben quedar adheridas al talonario de modo de
evitar la utilización de alguna de ellas indebidamente.
También es importante el control de los talonarios recibidos de la imprenta y que se encuentren
bajo custodia de un responsable, que podría ser el Tesorero. Toda entrega de talonarios a
quienes los utilizan debe hacerse mediante constancia escrita con el objeto de deslindar
responsabilidades y toda vez que se demuestre que el talonario en uso se encuentra próximo a
concluir.

Rendición diaria de la cobranza. Cuando las cobranzas son realizadas mediante una gestión
externa, esta norma tiene por objeto evitar que los valores recaudados sean usados para fines
ajenos a los de la empresa y para permitir la rápida disponibilidad de los fondos. Los cobradores
deben rendir diariamente sus cobranzas o, en su defecto, depositar directamente en la cuenta
bancaria de la empresa el producto de las mismas.

Control sobre los valores recibidos. Para evitar que alguien pueda apoderarse de un cheque es
importante que al momento de su recepción se le coloque al dorso una leyenda que restrinja su
utilización. También es conveniente que se organice un adecuado registro y seguimiento sobre
los cheque de pago diferido. Las trasferencias de dinero o valores deben respaldarse mediante
un comprobante que permita deslindar responsabilidades con respecto a su custodia y debe
realizarse entre la menor cantidad de sectores posibles. Resulta imprescindible depositar
diariamente los valores recibidos.
Concesión de descuentos por pronto pago: debe estar autorizado por un funcionario
responsable que pueda hacer uso de esta atribución. En caso de que la cobranza sea realizada
fuera de la empresa, se puede autorizar al cobrador a aplicar y calcular los descuentes
correspondientes.

Informe Gerencial

Los registros de cobranzas y los archivos respectivos constituyen la base de la información de

Cobranzas que se eleva al nivel gerencial:
 Resumen del total de cobranzas realizadas, detallando efectivo, cheques a 24 y 48 hs.,
documentos, etc.
 Listado de los principales deudores con sus saldos.
 Cuadro comparativo de cobranzas reales vs. presupuestadas.
 Cuadro comparativo entre totales de ventas y de cobranzas.
 Listado de cuentas a cobrar vencidas con fundamentación de las misma.
 Totales de descuento concebidos.
 Cuadro de documentos en cartera y descontados.

Descripción Del Subsistema Cobranzas

1. Organización de la cobranza: tiene lugar cuando el departamento de Cobranzas ( sector

de contaduría) que con el triplicado de la factura registra los vencimientos en una base de
datos para tal fin. Diariamente realiza, el control de vencimiento de las facturas pendientes de
cobro y de los documentos a cobrar, o recibe un detalle de los vencimientos del día siguiente. El
listado de Cobranzas (LC) es el formulario en el cual el departamento de Cobranzas detalla a los
cobradores las cobranzas que deben gestionar. Su emisión es diaria e incluye: datos del cliente,
número de la factura, importe, descuentos concedidos, importe neto a cobrar, más datos a
cumplimentar por el cobrador: descripción de los valores recibidos, número de recibo y
observaciones. Suele emitirse: original, para el cobrador; y duplicado, para el departamento de
Cobranzas.

2. Cobro: tiene lugar cuando el cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las
facturas y/o documentos. Si se trata de la cobranza de un documento, no es necesaria la
emisión del recibo porque el propio documento es entregado al cliente como constancia de su
pago, pero también es usual para mayor control, entregar el recibo y luego de acreditados los
valores, emitir el documento.
El RECIBO (Rbo.) es el comprobante mediante el cual se deja constancia de la cobranza
realizada. El recibo provisorio es el que utiliza el cobrador y después el depto. De Cobranzas
emite el recibo definitivo. El número de copias se emite de acuerdo con las características de
cada empresa, generalmente: original, para el cliente; duplicado, para Tesorería; triplicado,
para Cobranzas; y cuadruplicado, queda adherido en el talonario del cobrador a entregar a
Cobranzas.

3. Rendición de la cobranza: luego del cobro, el cobrador emite un listado de cobranzas

(generalmente por triplicado) donde asienta los documentos recibidos, las retenciones
impositivas y los recibos según la forma de pago (efectivo o efectivo parcial o cheque ) y si no
pagó, especifica los motivos
Luego, entregará los valores recibidos a Tesorería, junto con el duplicado del recibo, donde un
cajero procederá a verificar que los valores entregados por el cobrador coincidan con lo
asentado en el listado. Si todo es correcto, se sella el listado de cobranzas triplicado, como
constancia de la recepción de los valores.
Tesorería con el duplicado de cobranzas y del recibo mas los valores recibidos, confeccionará
posteriormente una Planilla de ingreso, indicando los ingresos habidos. Deposita los valores
archivando la boleta de depósito junto con el resto de la documentación y envía a contaduría la
él duplicado del parte de ingresos que contiene los datos del cliente, y los montos pagados
El cobrador por su parte, rinde su gestión en Cobranzas con el original del listado de cobranzas
y el recibo triplicado, liberándose de esta forma de la responsabilidad. Cobranzas archiva la
planilla de cobranzas junto con las facturas cobradas y envía el triplicado del recibo a cuentas
corrientes en contaduría

4. Registración y Control: sobre la base del triplicado del recibo, la planilla de ingresos y el
duplicado de la factura que tiene archivada, Contaduría acredita el importe de la cuenta
corriente del cliente. Finalmente, este sector controlará que el saldo de su cuenta cobranzas
sea cero y efectivizará el seguimiento de los depósitos contra la cuenta valores a depositar y
confecciona los asientos en la contabilidad general.

SUBSISTEMA DE PAGOS

Se encarga de la cancelación de las obligaciones contraídas por la empresa, ya sea de bienes o

servicios, de los sueldos y jornales del personal, impuestos, obligaciones financieras, etc.

Alcance

Comprende desde el momento en que se controla la obligación pendiente de cancelación hasta

que el pago se hace efectivo mediante la entrega de los valores al acreedor, se recibe la
constancia del pago y se efectúa la contabilización correspondiente.

Interviene el Sector de Cuentas a Pagar: Es quien reúne la documentación referida a las

compras u otras obligaciones de la empresa, la controla y conforma para su pago en término.
Sector Tesorería: Custodia y maneja los recursos financieros de la organización, es quien
confecciona el instrumento de pago y efectúa la cancelación.

Modalidades

a) Pago en sede del acreedor: En el mismo momento se obtiene el recibo correspondiente, es

conveniente que la empresa cuente con un seguro de valores en transito para la cobertura de
posibles riesgos por el traslado de fondos por parte de los empleados.

b) Pago a un cobrador: Se le avisa al acreedor cuando esta el cheque disponible y se lo retiene

en Tesorería; por lo tanto el acreedor se ocupa del cobro directamente en el domicilio del
deudor, recibe los valores y le extiende un recibo.

c) Pago a repartidores: En el momento que se reciben los productos, el repartidor efectúa la

cobranza y extiende el recibo.

d) Pago a través de un banco.

e) Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica.

f) Pago de sueldos y jornales: Puede efectuarse en efectivo, previa extracción de fondos del
banco o a través del banco, ya sea mediante la entrega del cheque al personal para que lo
haga efectivo en la entidad bancaria o mediante la apertura de una cuenta bancaria a cada
empleado donde se le deposita el importe del sueldo. Además de las modalidades expuestas
puede ser complementado con la entrega de ticket para compra de combustibles, restaurante,
etc.

Normas Especificas De Control Interno

Uso del Cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheque, firmados
por dos responsables de la organización. Permite disminuir el riesgo que implica la tenencia de
dinero en efectivo. Ejerce un mejor control sobre los pagos debido a que se podrán conciliar
con el resumen bancario. Deben tomarse en cuenta las distintas modalidades que permite la
legislación vigente: Ley 24.452 (Ley de Cheques). Los cheques que se anulen deben quedar
adheridos a la libreta de cheques o destruirse el ángulo inferior derecho donde se firma o en
la parte donde figura su numeración. Los cheques deberían emitirse incluyendo la clausula “ no
a la orden” seguida del nombre del beneficiario.

Con todo esto se persiguen tres finalidades:

- Que exista un control reciproco entre los firmantes y de esta manera detectar errores
antes de que el pago se haga efectivo. Esto implica que los dos responsables que
firman el cheque efectúen una revisión de la documentación respaldatoria y la
inicialicen, puesto que de lo contrario esta norma no tendrá sentido.
- Se evita que una sola persona pueda disponer del uso indiscriminado de los fondos,
con el consecuente riesgo que ello implica.
- que el cheque sea cobrado únicamente por el beneficiario ya que la clausula no a la
orden impide el endoso.

Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos: Al emitirse el
cheque, la persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoria que le da
origen a la obligación y se le colocará el sello de “Pagado” y el numero del cheque con el que se
efectúo el pago con el objeto de que no vuelva a ser presentada para justificar o respaldar otro
pago. Quienes firmen el cheque deberán controlar que se cumpla con estos aspectos.

Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendrá un monto estipulado previamente para realizar los
pagos menores en efectivo, estará a cargo de una persona responsable y su reposición se
efectuara periódicamente mediante la emisión de un cheque previa presentación de los
comprobantes que respalden los pagos efectuados.

Pagos de sueldos y jornales: Es importante que exista una separación de tareas entre quien
controla la asistencia, quien prepara la liquidación de los haberes y quienes efectúa el pago. En
este caso, es de especial interés la seguridad del movimiento de fondos para el pago (seguros
de dinero en tránsito, traslado por empresas especializadas, etc.). El pago al empleado se
realiza previa identificación y contra la entrega del recibo firmado.

Información Gerencial

Los registros y archivos utilizados en el Subsistema de Pagos (cuentas a pagar, saldos de

bancos, órdenes de pago, etc.) contienen los datos referidos a la operación de pagos y
constituyen la base de la información que se prepara para uso gerencial. A título de ejemplo
podemos mencionar los siguientes informes:

 Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer.

 Detalle de los diez principales acreedores.
 Proyección de pagos de la próxima semana.
 Saldos disponibles en bancos.
 Monto de cheques emitidos y no entregados.
 Monto pagado vs. presupuestado.
 Totales de intereses pagados por pago fuera de término.
 Totales de descuentos obtenidos.
 Saldo descubierto en banco no utilizado.
 Índice de liquidez (Disponibilidades vs. deuda a corto plazo).

Descripción Del Subsistema Pagos

1. Recepción de la factura del proveedor. El sector Cuentas a pagar (del área contaduría)
recibe la Factura del proveedor y procede a su verificación con el Remito (que debe estar
conformado por Recepción), el Informe de recepción y la Orden de compra (viendo que la
mercadería recibida coincida con el pedido realizado por la empresa) y procede a volcar en el
libro de vencimientos la fecha de pago.

2. Liquidación del pago. Cuentas a pagar, detectando en el libro de vencimientos el

vencimiento de las Facturas, envía a gerencia financiera el legajo que luego de verificar la la
inexistencia de dificultades financieras autoriza el pago sellando el legajo con la leyenda
“pagar”.
Cuentas a pagar procede entonces a emitir la Orden de pago (mediante el cual se informa a
Tesorería que prepare el pago correspondiente) y, de ser necesario, a efectuar las retenciones
impositivas pertinentes. La Orden de pago se emite por triplicado: Original y duplicado para
Tesorería junto con el legajo del cliente; triplicado queda archivado en Cuentas a pagar a la
espera de que la operación finalice.

3. Emisión del cheque. Tesorería, en función a la Orden de pago autorizada y la

documentación respaldatoria (legajo), procede a emitir el Cheque correspondiente, indicando
en las Orden de pago los datos del Cheque. Tesorería firma el cheque confeccionado anula la
documentación con el sello “pagado” para evitar el doble pago.
Remite original de orden de pago y cheque al responsable de controlarlo (gerente
administrativo o gerente financiero) y guarda duplicado de orden de pago.
Gerencia que coloca la segunda firma luego de controlar la documentación colocando alguna
marca (tilde) sobre el sello pagado, devolviéndolo autorizado a Tesorería.
Tesorería con la documentación archiva definitivamente la OP como constancia del cheque
emitido y registra en el subdiario bancos.

4. Pago. Tesorería entrega o remite los valores al proveedor y, de corresponder, los

comprobantes de retención de impuestos. El proveedor emite y entrega el Recibo de pago
pertinente. Se envía a legajo, orden de pago original y recibo a cuentas a pagar.
Cuentas a pagar envía el original de la orden de pago a contaduría y archiva el legajo del
cliente.

5. Registración. En base a la orden de pago, Contaduría hace los registros del pago en las
cuentas del proveedor y en los subdiarios de caja y bancos
Bibliografía
FERNANDO MADGALENA, Sistemas Administrativos, Macchi, 1996

HENRY MINTZBERG, Diseño de organizaciones eficientes, El Ateneo, 1996

ALBERTO LARDENT, MANUEL GOMEZ ECHARREN, ALBERTO LORO,

Técnicas de organización sistemas y métodos, Macchi, 1993

JORGE ROBERTO VOLPENTESTA, Sistemas Administrativos y Sistemas de

Información, Ed.Osmar Buyatti 2004

LARDENT, ALBERTO R “Sistemas De Información Para La Gestión Empresaria

Procedimientos, Seguridad, Auditoría”.: Prentice Hall/ Pearson Educations Set/2001
Bs.As.

LARDENT,ALBERTO R "Metodología De Análisis Y Diseño De Sistemas De

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ALBERTO LARDENT, “Sistemas de información para la gestión empresarial:

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KENNETH KENDALL Análisis y Diseño de Sistemas, 8°Edición, Pearson, México

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PUNGITORE JOSE LUIS Sistemas Administrativos y Control Interno, Osmar Buyatti,

Argentina 2007

JUAN JOSE GULLI, SCHULMA DIANA Y OTROS Diseño Organizativo, estructuras

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