SCOALA POSTLICEALA

EVENIMENTE IN ACTIVITATEA DE TURISM

PROFESOR: SUCEAVA CRISTINA MARIA

 1. SEGMENTELE PIETEI EVENIMENTELOR

1.1.Turism evenimențial – motivații si aspecte specifice

Pentru inceput se impune definirea noȚiunii de eveniment in contextul activităților de turism si

implicit importanța organizării de evenimente pentru sectorul de turism. In literatura de specialitate
turistică termenul eveniment apare utilizat in contexte diferite, putand desemna fie o intamplare sau
o manifestare importantă de natură socială, culturală, sportivă (o reuniune, un congres, un festival,
o olimpiadă sportivă, un campionat de fotbal etc.), fie o intamplare iesită din comun, unică si cu
mare potențial de a oferi trăiri deosebite, emoții sau o experiență de viață de neuitat.
Organizarea de evenimentele din prima categorie este o activitate ce capătă o importanță tot mai
mare in cadrul turismului de afaceri, alte evenimente ținand mai mult de turismul cultural.
Cea de-a doua categorie de evenimente a generat in ultimii ani o adevărată modă a turismului
evenimențial sau special, unele agenții de turism (numite event agencies) specializandu-se in a
oferta programe / pachete sau călătorii turistice centrate pe anumite evenimente unice naturale
(eclipsa totală de soare, erupția unui vulcan etc.) sau tematice / puse in scenă (Dracula, festivaluri
medievale) care să permită turistilor experiențe deosebite, de neuitat. Acest tip de turism este
asociat adesea si cu cel de aventură, de asemenea foarte gustat de un important segment de turisti.
Motivațiile si tendințele de dezvoltare a acestor forme de turism țin de evoluția generală a
sectorului de turism, determinată de prefacerile sociale si economice din ultimii ani, caracterizată
prin:
• Globalizarea economică, socială, politică, dar si a riscurilor – pentru turism inseamnă
adaptare la standarde de nivel internațional, flexibilitate in oferte, decelarea riscurilor, evaluarea
rapidă a tendințelor noi.
• Constientizarea efectelor turismului asupra mediului si intoarcerea spre natură, manifestată
prin variate forme de turism ecologic, destinaȚiile care au aderat la acest concept fiind agreate si in
cazul celorlalte forme de turism practicate.
• Computerizarea si informatizarea societăȚii - pentru turism inseamnă utilizarea preponderentă
a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a oferi informaȚii, consiliere si servicii, ele
determinand o mai mare viteză de derulare a activităȚii, precum si participarea pe piaȚa globală a
turismului in timp real.
• Comunicarea este cuvantul cheie al societăȚii postmoderne. avand nenumărate faȚete, putand
fi realizată prin cele mai sofisticate medii de comunicare, dar, in mod surprinzător, chiar in
domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni, simpozioane, seminarii, teambuilding,
evenimente care au o pondere tot mai mare in segmentul turismului de afaceri, tinzand să devină o
adevărată industrie. Astfel de evenimente se organizează, de obicei, in Țara in care sunt iniȚiate,
dar participarea este adesea internaȚională, iar tendinȚa este de a le organiza tot mai frecvent in
destinaȚii din afara Țării respective, ceea ce dovedeste globalizarea si in acest domeniu.
• Cresterea ponderii timpului liber, disponibil in mod individual, si a dorinȚei de petrecere a
acestuia in conformitate cu valori stabilite personal - ceea ce pentru turism inseamnă, contrar
punctului anterior, acordarea unei atenȚii sporite clientului, individului, numit in limbaj de
specialitate, managementul relaȚiei cu clientul (CRM - customer relationship management), avand
ca moto ,,este mai important de a păstra un client, nu de a castiga unul nou.

1.2. Tipologia evenimentelor

Evenimentele sunt de o mare diversitate, motiv pentru care prezentarea acestora este
extrem de dificilă dacă nu chiar imposibil de realizat. Din acest motiv în literatura de specialitate au
apărut o serie de clasificări realizate după anumite criterii pe baza cărora sunt structurate
evenimentele în grupe care permit o mai bună înţelegere a elementelor comune, dar şi a celor
specifice fiecărui grup în parte. În literatura de specialitate evenimentele se pot împărţi în funcţie de
mai multe criterii, precum:

 stadiul în care se află procesul de vânzare

  scopul urmărit
 tipul de piaţă căruia i se adresează
 modul de organizare şi desfăşurare
 categoria de public căreia i se adresează.

Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri evenimente care au în comun faptul că se
călătoreşte în scopuri legate de afaceri:

• Întâlniri / reuniuni de afaceri (Meetings)

• Programe şi călătorii incentive (Incentives)
• Congrese, conferinȚe, convenȚii (Congresses)
• ExpoziȚii - târguri de comerȚ (Expositions)

Acestea sunt prezentate în lucrările de specialitate (broşuri, site-uri etc.) sub sigla MICE,
incluzând toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici - seminarii, simpozioane, activităȚi
de training sub formă de cursuri tradiȚionale sau în aer liber, teambuilding în variate
forme etc., până la conferinȚe şi congrese sau târguri de anvergură, numit alteori turism de
reuniuni şi congrese sau, pe scurt, turism de congrese.
Trebuie remarcat că adesea călătoriile incentive sunt evidenȚiate separat, fiind o formă de
călătorii organizate de către firme, adesea nedeosebindu-se de alte excursii şi călătorii şi nu
necesită aceeaşi logistică ca reuniunile şi congresele. Din acest motiv le vom prezenta, pe scurt,
chiar de la început.
A. Călătoriile incentive
Incentivele sunt stimulente oferite sub diferite forme angajaȚilor de către firme
(premii, cadouri) acestea fiind practicate mai ales de companiile cu cifre mari de afaceri, care au
suficientă putere economică. În majoritatea întreprinderilor, aceste bonusuri sunt oferite conform
unor reguli clar stabilite, de ele beneficiind mai ales lucrătorii din departamentele de vânzări şi
distribuȚie, precum şi lucrătorii comerciali.
Conform unor studii internaȚionale, cele mai apreciate sunt călătoriile incentive, cu toate că
acestea implică cheltuieli mai mari, dar întrucât au ceva „deosebit”, ele lasă o impresie mai
puternică şi rămân mai mult timp în memoria celor care au beneficiat de ele, de aceea, din totalul
de cheltuieli alocate pentru incentive, aproximativ jumătate se alocă pentru călătorii incentive.
Aceste călătorii sunt considerate turism de afaceri deoarece implică oameni ce călătoresc
împreună datorită specificului muncii lor.
Ele pot fi scurte excursii sau vacanȚe oferite de către o companie salariaȚilor săi, ca
stimulent pentru realizări deosebite sau pentru rezultate bune în muncă, dar pot fi oferite şi
clienȚilor fideli sau sub forma de câştiguri la anumite concursuri, prin programele de atragere de
clienȚi sau cele de fidelizare.
Din datele OMT se arată că circa 11 milioane de oameni călătoresc în această formă de turism.
Programele oferite sunt packages, precum şi vacanȚele tradiȚionale, cu deosebirea că pachetul de
servicii cuprinde şi vizite la locuri de interes profesional, banchete, participarea la manifestări
culturale etc.
Principalele pieȚe pentru acest tip de turism sunt SUA, apoi Europa, principalele
destinaȚii fiind Paris şi Londra.
Pentru turism, din aceste călătorii au de profitat hotelierii cărora le revine cam 40% din
cheltuielile alocate pentru călătorii incentive, iar pentru transport 26%.
Doar 32% dintre firme fac rezervări în hoteluri de 5 stele, 55% în hoteluri de 4 stele, 59% dintre
aceste călătorii au destinaȚii străine, 41% se fac în Țara respectivă.

B. Turismul de reuniuni, privit sub toate componentele sale, reprezintă un segment

important al industriei ospitalităȚii, generatoare de venituri substanȚiale, mai ales în perioadele de
extrasezon, dar şi de imagine pozitivă pentru destinaȚiile implicate şi chiar pentru imaginea
turistică de ansamblu a unei Țări.
Din datele statistice reiese că acest segment poate fi considerat ca fiind componenta cea mai
eficientă şi mai profitabilă din turism, tinzând să devină chiar o industrie independentă.
 Prin urmare, turismul de reuniuni este componenta eficientă şi dinamică din economia
turismului unei Țări / regiuni / localităȚi care înglobează nu doar activităȚi turistice comune
(cazare, restauraȚie, transport), ci şi o serie complexă de servicii organizatorice profesioniste de
întruniri, conferinȚe, expoziȚii, seminarii, programe incentive sau de training, găzduite de
destinaȚia respectivă (închirierea locaȚiilor, dotări şi servicii audio-video, traducere simultană,
mijloace promoȚionale pentru eveniment, hosting, asistenȚă etc.).
C. Întâlnirile de afaceri (reuniuni) reprezintă activităȚi în care oamenii călătoresc pentru a se
întâlni şi a discuta afaceri sau pentru schimburi de informaȚii între cei de aceeaşi profesie sau
din aceeaşi asociaȚie:
- întâlniri de breaslă, cu scopul de a favoriza afacerile între participanȚi;
- întâlniri ale unor asociaȚii, în care oamenii cu aceleaşi interese sau aparȚinând unei asociaȚii
locale, naȚionale sau internaȚionale, se întâlnesc pentru schimburi de idei şi informaȚii.
D. ConferinȚele, congresele şi convenȚiile au un deosebit potenȚial de a atrage
participanȚi în număr mare şi reprezintă o bună afacere pentru destinaȚiile unde se
organizează. Lunile de vârf ale acestor manifestări internaȚionale şi naȚionale sunt septembrie,
octombrie şi mai, iunie.
Pe plan mondial, oraşe recunoscute ca organizatoare pentru astfel de manifestări sunt: Londra,
Madrid, Paris, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg, Roma (90) ş.a.
Durata acestor manifestări este de 3 - 7 zile.
La aceste manifestări 2/3 din participanȚi vin cu soȚia / soȚul sau o persoană însoȚitoare, iar
rezervările pentru asemenea manifestări se fac chiar şi cu 2 ani înainte.
• Conferinţele care se adresează în special clienților, poate avea pauze de cafea, sală de
expunere, întâlniri cu agenții de vânzări, evenimente sportive precum un mic turneu de golf, o
petrecere în cinstea clienţilor şi a reuşitei conferinţei şi diferite tipuri de distracţie. Acest tip de
conferinţă este destinat în special managementului de mijloc sau de top, care dezbat probleme
strategice, de vânzări, etc.
• Conferinţele care se adresează partenerilor de afaceri reprezintă o bună modalitate de a
vinde, fiind atraşi distribuitori, intermediari, agenţi sau alte tipuri de companii cu care organizaţia
cooperează în vânzări şi marketing, precum şi unii concurenţi, care nu se adresează aceloraşi
segmente de piaţă. Pentru a avea succes trebuie ca încă de la început să se ştie obiectivele şi
preferinţele partenerilor, ca obiectivele conferinţei să fie aceleaşi cu ale partenerilor, iar aceştia să
fie implicaţi încă din faza de proiect a conferinţei; selectarea zilelor să fie făcută atunci când
gradul de participare poate fi cât mai mare.
• Conferinţa de presă se utilizează pentru comunicarea unor ştiri extrem de importante, sau în
cazurile de urgenţă. De asemenea, este folosită în toate situaţiile în care informaţia pentru presă
nu poate acoperi toate aspectele unei probleme, sau când este necesară prevenirea posibilităţii de
formare în rândul publicului a unei imagini negative despre firmă. Momentul desfăşurării unei
conferinţe de presă trebuie ales în aşa fel încât să coincidă cu cel al închiderii ediţiilor de ştiri ale
diverselor suporturi media.
E. ExpoziȚiile şi târgurile de comerȚ reprezintă un sector important al turismului de
afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranzacȚii între vânzători şi cumpărători, se
plasează comenzi, se fac contracte de durată etc. Un exemplu clasic este salonul de aviaȚie de la
Paris, iar în turism, Târgul InternaȚional de la Berlin (ITB), care atrage anual între 20.000 -
50.000 de specialişti la fiecare manifestare şi peste 100.000 persoane / manifestare din cadrul
publicului larg.
De multe ori, expoziȚiile sunt combinate cu conferinȚe care atrag un număr mai mare de
participanȚi la acest gen de turism de afaceri.
F. Seminariile
Reprezintă întâlniri realizate şi organizate de către diferite companii, ce vor să se adreseze
stakeholderilor unde sunt abordate diverse teme de discuţie. De regulă participarea la aceste
seminarii este gratuită, costul fiind suportat de compania organizatoare în totalitate. În cadrul
seminarilor există speakeri care abordează diferite tipuri de subiecte precum tendinţele în
industriile financiare, tehnologice, servicii, sănătate, etc., unde se discută despre noi descoperiri
ştiinţifice şi diferite teorii. Topicul discuţiei şi beneficiile pe care le pot obţine participanţii trebuie
comunicat în prealabil. Un seminar poate ţine de la câteva ore până la maxim 1-2 zile.
 Segmentele pieȚei turistice sunt afectate în dezvoltarea lor de aceste noi condiȚii
sociale, diferite de cele ale societăȚii de consum în masă, studiile de marketing oferind
următoarea ierarhizare:
 turismul de afaceri, se situează pe primul loc, urmat de
 călătorii la distanȚe mari (destinaȚii exotice),
 vacanȚe club,
 turism de sănătate şi fitness,
 călătorii de lux,
 turism evenimenȚial şi de aventură,
 călătorii de studii şi educaȚie,
 vacanȚe creative şi de practicare a unui hobby,
 vacanȚe active şi practicarea sportului,
 turism ecologic.
Se observă, în principal, creşterea călătoriilor sau vacanȚelor scurte, dar mai frecvente
pe parcursul anului (week-end, zile de sărbătoare), călătorii pentru participarea la evenimente
culturale sau „speciale”, la data la care aceste sunt planificate, dar mai ales o puternică
individualizare a pachetelor de servicii turistice.

1.3. Tendinte in turismul de evenimente

TendinȚele (trend-urile) decelate implică, desigur, schimbarea atitudinii agenȚiilor de

turism, în sensul adaptării ofertei la aceste tendinȚe, şi anume:
TendinȚa de petrecere a vacanȚei în mediu sau peisaj natural intact, creşterea sensibilităȚii
turiştilor pentru mediu - impune oferte adecvate din partea ofertanȚilor din turism, cunoaşterea
şi implicarea lor privind problemele de mediu, promovarea turismului ecologic.

TendinȚa de individualizare a formelor de turism - oferte flexibile în sistem de module

combinabile, „pachete IT individuale”, fiecare turist devine creatorul propriului program de
călătorie / vacanȚă.

TendinȚa de a dispune de „propria” casă de vacanȚă" - cumpărarea de case de vacanȚă în

staȚiuni internaȚionale sau închirierea de case sau apartamente de vacanȚă, pe anumite perioade
stabilite din an sau de lungă durată.

TendinȚa către destinaȚii însorite, dorinȚa de soare, plajă, căldură în orice anotimp - ofertă de
destinaȚii în Țările care corespund acestor criterii, dar implică şi riscuri legate de anumite
destinaȚii exotice şi nesigure, fiind necesară existenȚa unor oferte variate, întrucât tendinȚa este
de rezervare în ultimul moment (last minute), după aflarea datelor meteo sau avertizările de risc
privind anumite destinaȚii.
TendinȚa către oferte cu standard înalt de confort şi calitate - ofertele trebuie să corespundă
tuturor cerinȚelor şi dorinȚelor unei clientele tot mai pretenȚioase, să asigure prin ambient şi
facilităȚi o stare de confort sufletesc, de îndeplinire a unor ritualuri personale şi să ofere o
animaȚie discretă, aproape neobservabilă.
TendinȚa către un mix de relaxare şi acȚiune/aventură în comportamentul turiştilor - implică
oferte de evenimente cu potenȚial de stimulare, de distracȚie relaxantă, de socializare
informală.

TendinȚa către călătorii / vacanȚe mai scurte, conform principiului mai bine mai scurt, dar
mai des - oferte de excursii de o zi, călătorii scurte, vizitarea unor oraşe şi shopping, vizitarea
unor obiective importante dintr-o Țară sau participarea la evenimente la anumite date, spre
deosebire de lungi şi obositoare circuite.
TendinȚa către rezervări în ultimul moment (last minute), decizii luate spontan şi în ultima
clipă, mobilitate mai mare în vacanȚe (excursii, vizite), alegerea unor destinaȚii multiple
pentru o singură vacanȚă de mai lungă durată - oferte adecvate din partea agenȚiilor.

TendinȚa către vacanȚe de club / programe speciale - club pentru familii, persoane singure,
seniori, gourmet, de sănătate, fani computer, cunoaşterea unei „Țări şi a locuitorilor săi”,
natură (observare floră, faună) etc.

TendinȚa către vacanȚe oferite unor grupuri-Țintă - prieteni, grupuri de interese, specialişti
din anumite domenii, cursuri de limbă a Țării respective pentru elevi şi studenȚi etc.

Analizând aceste tendinȚe, se observă că această nouă atitudine a clientelei privind

petrecerea timpului liber prin călătorii şi vacanȚe, implică luarea în considerare de către
agenȚiile de turism a dorinȚelor puternic individualizate ale noii clientele şi adaptarea atitudinii
şi a ofertei agenȚiei la aceste cerinȚe. În centrul atenȚiei nu trebuie să stea produsul,
superstandardizat sau superatractiv ca preȚ, ci gradul în care produsul poate satisface dorinȚa
clientului de a trăi ceva „deosebit”, adică gradul în care acesta poate genera „un eveniment”,
cu alte cuvinte, clientul doreşte să i se ofere un eveniment, dacă se poate doar pentru el, nu un
produs standard, acelaşi pentru toată lumea.
De ce există aceste tendinȚe?

Superoferta de produse, dar şi de posibilităȚi de distracȚie creează în toate domeniile,

deci şi în turism, o imensă presiune concurenȚială.
Întrucât în Țările dezvoltate din punct de vedere economic, majoritatea populaȚiei are
asigurate trebuinȚele fizice de bază, consumatorii având la dispoziȚie produse şi servicii în
nenumărate variante care se concurează reciproc pe piaȚă, nu mai sunt importante aspectele de
bază ale acestora, ci cele care oferă ceva în plus, permiȚând o alegere după gustul personal al
consumatorului.
EmoȚiile, trăirile, întâmplările, experienȚa sau experimentul ocupă acum un loc central
în viaȚă.
Se profilează astfel o nouă ramură economică, aceea a economiei sau industriei event-
ului (evenimentului). Consumatorul din această nouă ramură în devenire nu va mai cheltui bani
pentru un produs, ci în primul rând pentru evenimentul şi sentimentul care însoȚeşte
cumpărarea şi consumul acestui produs.
Ceea ce înseamnă că tendinȚa spre eveniment se va accentua, diferitele manifestări în
acest sens vor fi tot mai variate şi în direcȚii noi, nu doar de aventură extremă sau anumite
evenimente exagerat înscenate.
Moto: Evenimentul sunt EU!
Noii consumatori doresc să-şi aranjeze singuri evenimentele, organizatorii trebuie doar
să le ofere ocazia, eventual locaȚia.
În viitor nu vor mai fi gustate manifestările organizate perfect după un plan sau
scenariu bine stabilit. Trebuie doar oferit un cadru în care oamenii să-şi însceneze singuri
evenimentele sau să le deruleze după propriul plac.
Pentru organizatori, înseamnă să descopere valenȚele unor locaȚii, produse sau servicii,
în concordanȚă cu dorinȚele clientelei-Țintă.
Principiul este: mai mult conȚinut decât abundenȚă cantitativă. Predomină deci
calitatea.
Teoria economică decizională spune: cu cât se consumă mai mult dintr-un bun, cu atât
valoarea adăugată scade dacă se consumă o unitate în plus din acest bun. Iar dacă se depăşeşte
chiar o anume cantitate, această valoare devine negativă. Cel mai bun exemplu este o instalaȚie
de muzică şi lumini care, dacă i se dublează puterea, îi asurzeşte şi orbeşte pe
participanȚi.
Cu alte cuvinte, chiar dacă se organizează tot mai multe evenimente, tot mai
exagerate, ele nu pot deveni decât obositoare sau plictisitoare.
Contează doar adecvarea lor la aşteptările clienȚilor, în general, a turiştilor, în special.
 În turism acest fapt se observă în supralicitarea turismului de aventură sau cel
evenimenȚial în care abundă oferte de activităȚi precum sporturi extreme, excursii în locuri
sălbatice etc. promiȚând întâmplări şi trăiri ieşite din comun.
TendinȚa este însă, de a analiza corect cerinȚele clientelei, de a crea programe turistice
cu o paletă cât mai largă de evenimente din care potenȚialii turişti să-şi aleagă călătoriile şi
vacanȚele potrivite.
ConcurenȚa este foarte mare, de aceea imaginaȚia şi creativitatea ofertanȚilor din turism
va fi pusă la grea încercare.
Să dăm doar un exemplu: Galeries Lafayette din Paris pune la dispoziȚie clienȚilor
veniȚi la cumpărături, pe lângă coşurile obişnuite, în fiecare joi între orele 18.30 şi 20.30
coşuri de culoare lila. Cine alege un coş lila semnalizează că este dispus la un flirt, astfel că,
după efectuarea cumpărăturilor, la barul casei poate sta de vorbă la un pahar de vin pentru a face
cunoştinȚă.
În acest caz, magazinul oferă infrastructura şi cadrul, decizia de a provoca întâmplarea
şi amintirea ce o va lăsa, rămâne la latitudinea fiecăruia.
Pentru agenȚiile de turism ceea ce înseamnă că „pachetele prefabricate” de programe
turistice sunt tot mai puȚin cerute, deci greu vandabile, fiind în trend călătoriile scurte,
individuale sau cele de grup „la comandă” sau „în regie proprie”, fapt pentru care paleta de
oferte trebuie să conȚină sau să găsească ceea ce doreşte potenȚialul client.

2. ACTIVITATI SPECIFICE

2.1. CerinȚe şi servicii pe piaȚa turismului de reuniuni şi congrese

Turismul de reuniuni, incluzând aici toate componentele sale precum conferinȚe,

congrese, târguri şi expoziȚii, incentive şi alte activităȚi pe grupuri profesionale, este un
domeniu prin excelenȚă dinamic la nivelul întregii lumi. În ultimii 15-20 de ani, circulaȚia
turistică mondială are din ce în ce mai frecvent drept motivaȚie deplasarea individuală sau de
grup în scopul participării la reuniuni sau forumuri de afaceri, congrese internaȚionale,
expoziȚii şi târguri specializate, călătorii incentive sau activităȚi de training (programe de
instruire, de perfecȚionare şi specializare, educaȚie profesională) şi de teambuilding. În acest
context, aranjamentele de călătorie în scop profesional şi de atacuri presupun o serie întreagă
de alte servicii pe lângă cele specifice turismului clasic.
Pentru a intra pe această piaȚa se impune:

 existenȚa unor structuri de primire turistice şi a unor centre de conferinȚe, târguri şi

expoziȚii;
 gamă largă de facilităȚi de cazare, masă, transferuri rapide şi posibilităȚi de distracȚie
şi agrement;
 personal de turism specializat pe turismul de afaceri;
 promovarea şi publicitatea turismului de afaceri prin asociaȚii specializate în
turismul de afaceri, prin broşuri speciale etc.
Organizarea de reuniuni şi congrese implică numeroase activităȚi comune cu turismul
de afaceri, precum cazare, catering, transferuri şi transport local, tururi pre- şi post-eveniment,
dar şi activităȚi specifice: calcularea şi procurarea bugetului necesar, stabilirea, invitarea,
înregistrarea participanȚilor, selecȚia şi închirierea locaȚiilor şi a spaȚiilor, hostess, selecȚia şi
organizarea programelor sociale adiacente, producȚia de obiecte şi mijloace promoȚionale
personalizate pentru eveniment, tipărirea broşurilor, cataloagelor, mapelor şi lucrărilor necesare
evenimentului (conferinȚă, congres, seminar etc.).
 2.2. Componentele ofertei de evenimente
DestinaȚii: mari metropole, localităȚi cu obiective turistice atractive
Evenimente speciale: sărbători folclorice, tradiȚii şi obiceiuri locale, festivaluri tradiȚionale
(ale berii, ale vinului etc.), aniversări istorice (...ani de la fondarea unei localităȚi, de Ia
naşterea unei personalităȚi etc.), memoriale, evenimente sportive internaȚionale sau de mare
rezonanȚă, festivaluri culturale, carnavaluri, expoziȚii de artă, reuniuni ale unor grupuri
determinate de un anumit hobby sau înclinaȚii.
Mijloace de transport în comun: tren, avion de linie sau charter, vase de croazieră,
ferry-boat, vapor de excursie.

Mijloace de transport special pentru turism: trenuri speciale de vacanȚă, trenuri

turistice (cu locomotive cu aburi, mocăniȚe, trenuri istorice), autocare sau tramvaie
transformate în bistro, pentru party sau altă temă, excursii cu pluta, rafting cu plute
pneumatice.
RestauraȚie: bufet cu autoservire, dineuri de gală, mese speciale precum grătar în aer
liber, foc de tabără cu picnic, mese în stil medieval, cu specific naȚional sau local etc.
Programe de animaȚie: folclor, show, dans, tur de oraş, excursii, concursuri cu premii
sau pentru amuzament, degustări de vinuri sau bere, spectacole în hale industriale dezafectate,
cu alte cuvinte tot ceea ce implică eveniment.
Cazare: hoteluri, parcuri de vacanȚă, pensiuni particulare, case de oaspeȚi ale unor
organizaȚii non-profit.
Servicii de agenȚie: mape de informare pentru (toȚi) participanȚi, pachet de asigurare
individual sau de grup, locuri gratuite proporȚional cu numărul de participanȚi, cocteil de bun
venit la destinaȚie.

AgenȚie de turism specializată pe evenimente

Analog cu tendinȚa de dezvoltare de la un „comerȚ de aprovizionare” la un „comerȚ
axat pe evenimente”, o comparaȚie între o „agenȚie de turism de aprovizionare” cu una „de
eveniment” relevă următoarele aspecte:

AgenȚie de turism AgenȚie de evenimente

Tip de agenȚie agenȚie de zboruri ieftine, discount agenȚie integrată, specializată
Strategie de marketing strategie de preȚ / volum strategie preferenȚială
Focusare pe piaȚă Cumpărare / preȚ Client / individ
ConcepȚie de bază „trading down” „trading up”
Satisfacere cerinȚe cerinȚe de bază cerinȚe speciale
Paletă sortimentală mică mare
Produse turistice grad mare de standardizare puternic diferenȚiate
Nivel de preȚ mic-mediu mediu - mare
PreȚ mediu mic - mediu mediu - mare
Personal personal de înregistrare personal de consiliere
Intensitate consiliere mică mare
Intensitate servire mică mare
Comunicare telecomunicaȚii directă „face to face”
Dotarea agenȚiei funcȚional-tehnică ambientală
 2.3. Partenerii de afaceri pe piaȚa de reuniuni
IniȚiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi:

 companii de stat sau private, româneşti sau mixte;

 instituȚii publice sau guvernamentale;
 asociaȚii profesionale naȚionale sau internaȚionale;
 institute de cercetare în diverse domenii (ştiinȚific, tehnologic etc.) având sediul fie
în Bucureşti sau în Țară, fie oriunde în lume.
Beneficiarul este cel care iniȚiază, de obicei, evenimentul (o conferinȚă, un congres, un
seminar, o sesiune de training etc.) fie pe principiul periodicităȚii, majoritatea reuniunilor
având mai mult de o singură ediȚie şi o cadenȚă în general anuală, fie este vorba de
evenimente singulare sau unice în felul lor.
De multe ori, beneficiarul caută pentru fiecare ediȚie o nouă destinaȚie, spre a oferi
diversitate şi o notă spectaculoasă evenimentului, dar şi din motive concrete (tematica, originea
majorităȚii participanȚilor etc.).
Beneficiarul este cel mai adesea din afara domeniului turismului, în general, şi al
organizării profesioniste de reuniuni, în special. Din punct de vedere comercial, atribuȚiile sale
se referă Ia iniȚierea evenimentului propriu-zis, la constituirea listelor potenȚialilor
conferenȚiari şi participanȚi, precum şi la supervizarea administrării bugetului manifestării şi
atragerea de surse adiacente de venituri, care pot fi pe lângă taxele de participare, sponsorizări,
finanȚări guvernamentale nerambursabile etc.
ParticipanȚii la eveniment sunt fie persoane fizice, fie companii şi instituȚii care îşi
trimit delegaȚii la reuniune, precum şi personalităȚi din domeniul de referinȚă al
evenimentului, specialişti, cercetători, conferenȚiari, respectiv invitaȚi oficiali. Acestora li se
adaugă reprezentanȚi ai autorităȚilor centrale şi locale care, conform uzanȚelor consacrate în
lume, reprezintă patronajul onorific sau acordă facilităȚi pentru evenimentele locale sau
internaȚionale de importanȚă majoră pentru interesele unei Țări, regiuni sau localităȚi.
Organizatorii şi / sau intermediarii de servicii pentru reuniuni sunt companii care
au capacitatea profesională dovedită şi abilitatea să identifice, să planifice, să gestioneze şi să
opereze integral segmentul de servicii necesare derulării profesioniste a unui eveniment în acord
cu caracteristicile şi anvergura evenimentului, bugetul şi cerinȚele beneficiarului.
Companiile implicate în organizarea de evenimente sunt:
CB (Convention Bureau) naȚional (în România RCB - Romanian Convention
Bureau) sau municipal (în alte Țări există astfel de birouri la nivelul localităȚilor implicate în
organizarea de evenimente) care oferă gratuit şi nepărtinitor informaȚii şi consultanȚă pentru
găsirea unei locaȚii adecvate reuniunii.
Crearea unui bidbook (pachet de oferte) este gratuită, dar multe birouri municipale oferă
în plus servicii cu plată, ca de exemplu găsirea de spaȚii hoteliere pentru conferinȚe,
înregistrarea invitaȚilor etc. aceste birouri fiind finanȚate de municipalitate sau de către
sponsori.
Ele poartă aceeaşi denumire internaȚională, diferenȚiată printr-o literă ce indică numele
Țării (de ex. GCB German Convention Bureau), şi au rol de integrator între beneficiari şi
furnizorii de servicii pentru reuniuni, oferind prin website-uri accesibile şi broşuri difuzate
gratuit informaȚii detaliate şi la zi privind PCOs (organizatorii profesionişti de congrese),
furnizorii de servicii individualizate, companii de transport, DMCs (agenȚii touroperatoare),
oficii de turism naȚionale în străinătate, agenȚii de turism locale, prestatori de servicii pentru
târguri etc.
Organizatori profesionişti de congrese (PCOs - Professional Congress Organisers),
companii specializate în furnizarea „la cheie” a structurii integrale de servicii necesare pentru
orice tip de reuniune, respectiv congres, conferinȚă, târguri şi expoziȚii integrate acestora sau
de sine stătătoare etc.; aceştia aui capacitate profesională atestată şi recunoscută să identifice,
să planifice, să gestioneze şi să opereze integral segmentele de servicii necesare organizării
profesioniste a unui eveniment (conferinȚă, congres, seminar sau târg expoziȚie specializată),
în acord cu caracteristicile şi anvergura evenimentului, cu bugetul şi cerinȚele beneficiarului.
 Furnizori de servicii individualizate - furnizori de echipamente specifice pentru
reuniuni, de servicii de translaȚie şi traducere, de servicii de hostess, centrele de conferinȚe şi
hotelurile specializate având adesea furnizori de servicii agreaȚi, pe care îi indică în ofertele
lor.
Transportatori oficiali - cel mai adesea marile companii aeriene, dar care oferă
contracte atractive de „transportator oficial” doar pentru evenimente de anvergură, de cel puȚin
500 participanȚi şi cu anumite condiȚii (reuniunea să fie organizată în Țara respectivă, un număr
mare de participanȚi să fie din Țările învecinate etc.).
AgenȚii touroperatoare / Companii de management al destinaȚiei (DMC -
Incoming-Agenty / Destination Management Company), agenȚii de turism care au abilităȚi de
PCO, fiind competente şi experimentate în integrarea de servicii profesioniste specializate de
turism pentru evenimente, de afaceri şi incentive la destinaȚie, preluând sarcini la nivel local,
precum găsirea hotelului adecvat, organizarea transferului cu autocarul, programe sociale etc.

2.4. Resursele umane implicate in activitatea turistica evenimentiala

2.4.1. Ghid interpret (pentru congrese şi manifestări internaȚionale)

 AtribuȚiile postului
 Preia turiştii şi le oferă asistenȚă turistică de specialitate pe tot parcursul programului
turistic;
 Oferă informaȚii turistice;
 Asigură securitatea delegaȚiei;
 Rezolvă prompt reclamaȚiile turiştilor;
 Se adaptează la orice situaȚie apărută şi acȚionează în consecinȚă;
 Dovedeşte stăpânire de sine şi calm în cazul unor situaȚii de criză;
 ÎntreȚine un dialog viu cu turiştii;
 Realizează muncă de interpretare pentru delegaȚia de care se ocupă;
 Preia de la agenȚie materiale publicitare şi le pune la dispoziȚia turiştilor;
 Oferă informaȚii cu privire la obiectivele turistice locale şi la magazine;
 Se ocupă de finalizarea acȚiunii turistice (raport asupra desfăşurării programului,
decontul acȚiunii).
 Integrarea postului în structura organizaȚională
 PoziȚia postului în cadrul structurii organizaȚionale: operativ;
 RelaȚii:
– ierarhice: se subordonează directorului de agenȚie;
– de colaborare: cu agenȚii de turism;
– funcȚionale: cu toȚi lucrătorii agenȚiei;
– de reprezentare: cu clienȚii.
 CondiȚiile postului de muncă
 Generale:
– durata perioadei de probă: 90 zile
– durata normală a muncii: cât este nevoie
– caracterul muncii: intelectual
– salarizarea:
▫ salariu fix + diurna stabilită de agenȚia angajatoare;
▫ prime ocazionale.
 Generale:
– Clauză de confidenȚialitate: conform contractului de confidenȚialitate;
– Clauză de mobilitate: stipulată în contractul individual de muncă;
– Clauză de neconcurenȚă: numai dacă este stipulată în contractul individual de
muncă.
 Formare profesională
  De bază: studii superioare de specialitate;
 De specialitate: calificare de ghid.
 Aptitudini profesionale şi personale
 CerinȚe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, acuitate vizuală şi auditivă,
vorbire clară;
 CerinȚe intelectuale: capacitate de înȚelegere, capacitate de ascultare activă, memorie
auditivă şi vizuală, intuiȚie, ordine, metodă, capacitate de analiză şi sinteză, capacitate
de comunicare;
 CerinȚe psihice: atenȚie distributivă şi concentrată, calm, echilibru, consecvenȚă, spirit
organizatoric;
 CerinȚe morale: corectitudine, politeȚe discreȚie, solicitudine, punctualitate;
 Trăsături de personalitate: capacitate de muncă în program prelungit în zile
nelucrătoare, conştiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism;
 CerinȚe profesionale: cunoştinȚe de cultură generală, 1-2 limbi străine de circulaȚie
internaȚională;
 CerinȚe speciale: fără antecedente penale.
 Riscurile specifice meseriei: afecȚiuni ale coardelor vocale.
 Sistemul de evaluare a performanȚei postului: pe baza a 5 nivele de performanȚă,
măsurabile între 1 şi 5 puncte; vizând următoarele criterii:
 calitatea lucrărilor;
 randamentul în muncă;
 cunoştinȚele şi aptitudinile;
 adaptarea profesională;
 autoperfecȚionarea;
 spiritul de iniȚiativă;
 disciplina;
 integrarea în echipă;
 comportamentul.

2.4.2. Organizator de evenimente (event organiser / PEO – professional event organiser)

Organizatorul de evenimente are capacitatea de a organiza o paletă variată de
evenimente: expoziȚii, promovări de produse, dineuri de afaceri etc.
El identifică acȚiunile potenȚiale, cercetează piaȚa, planifică şi derulează evenimente la
cererea unui client sau pentru organizaȚia (agenȚie, hotel, centru de conferinȚe etc.) proprie.
În organizaȚii mari, aceste sarcini sunt divizate în cadrul departamentelor de
marketing, vânzare, operative, fiind vorba de echipe de lucru cu atribuȚii specifice.
Departamentul de marketing cercetează segmentele de piaȚă, identifică cerinȚele şi
organizează campanii de promovare a evenimentului către public.
Departamentul de vânzare este responsabil cu atragerea potenȚialilor coparticipanȚi la
eveniment (de ex. expozanȚii) şi a sponsorilor.
Departamentele operaȚionale se ocupă de detaliile practice, începând cu rezervarea
locaȚiei, catering, închirieri de echipamente etc.
 AtribuȚii
AtribuȚiile sale sunt foarte variate, depinzând de amploarea evenimentului ce trebuie
organizat, ele putând fi îndeplinite de o singură persoană, pentru evenimente mărunte, sau de
echipe de lucru specializate, sub conducerea managerului de evenimente, în cazul unuia de
anvergură:
 cercetarea pieȚei şi identificarea potenȚialului de no evenimente;
 cooperare cu clientul pentru identificarea precisă a cerinȚelor sale;
 elaborarea de oferte pentru evenimente, incluzând program-orar, sugestii de locaȚii şi
buget;
 închiriere de standuri / spaȚii pentru expoziȚii / expozanȚi;
 crearea unei campanii de publicitate pentru promovarea evenimentului către public;
  cooperare cu presa, TV, radio şi realizarea de comunicate şi conferinȚe de presă pentru
a asigura un maxim de reclamă evenimentului;
 cooperare cu furnizorii / prestatori şi designeri pentru a crea un brand şi o imagine
pentru eveniment;
 asigurarea şi rezervarea unei locaȚii pentru eveniment;
 rezervare de spaȚii de cazare pentru expozanȚi sau delegaȚi;
 coordonarea activităȚilor prestatorilor de servicii: locaȚie, catering, standuri, furnizori
de echipamente, etc.;
 înregistrarea riguroasă cerinȚelor clienȚilor, rezervări etc.;
 asigurarea de bilete, afişe, cataloage, broşuri etc.;
 pregătirea documentelor pentru delegaȚi;
 coordonarea activităȚilor din ziua evenimentului, astfel ca totul să decurgă în cele mai
bune condiȚii;
 asigurarea siguranȚei şi securităȚii la locul desfăşurării evenimentului pentru toȚi cei
implicaȚi;
 asigurarea derulării evenimentului în timpul stabilit, inclusiv dezafectarea locaȚiei
după eveniment;
 evaluare şi activităȚi post-eveniment specifice.
 Integrarea postului în structura organizaȚională
 PoziȚia postului în cadrul structurii organizaȚionale: conducere.
 RelaȚii:
– ierarhice: se poate subordona directorului de agenȚie (event agency);
– funcȚionale: cu toȚi lucrătorii agenȚiei;
– de reprezentare: cu clienȚii, furnizorii, prestatorii de servicii.
 CondiȚiile postului de muncă
 Generale:
– durata perioadei de probă: 30 zile
– durata normală a muncii: cât este nevoie
– caracterul muncii: intelectual
– salarizarea:
▫ salariu fix + diurna stabilită de agenȚia angajatoare;
▫ prime ocazionale.
 Generale:
– Clauză de confidenȚialitate: conform contractului de confidenȚialitate;
– Clauză de mobilitate: stipulată în contractul individual de muncă;
 – Clauză de neconcurenȚă: numai dacă este stipulată în contractul individual de
muncă.
 Formare profesională
 Aptitudini profesionale şi personale
 CerinȚe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, acuitate vizuală şi auditivă,
vorbire clară;
 CerinȚe intelectuale: capacitate de înȚelegere, capacitate de ascultare activă, memorie
auditivă şi vizuală, intuiȚie, ordine, metodă, capacitate de analiză şi sinteză, capacitate
de comunicare;
 CerinȚe psihice: atenȚie distributivă şi concentrată, calm, echilibru, consecvenȚă, spirit
organizatoric;
 CerinȚe morale: corectitudine, politeȚe discreȚie, solicitudine, punctualitate;
 Trăsături de personalitate: capacitate de muncă în program prelungit / în zile
nelucrătoare, conştiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism;
 CerinȚe profesionale: cunoştinȚe de cultură generală, 1-2 limbi străine de circulaȚie
internaȚională;
 CerinȚe speciale: fără antecedente penale.
 Riscurile specifice meseriei: stres, oboseală.
 Sistemul de evaluare a performanȚei postului: pe baza a 5 nivele de performanȚă,
măsurabile între 1 şi 5 puncte; vizând următoarele criterii:
 calitatea lucrărilor;
 randamentul în muncă;
 cunoştinȚe şi aptitudinile;
 adaptarea profesională;
 autoperfecȚionarea;
 spiritul de iniȚiativă;
 disciplina;
 integrarea în echipă;
 comportame
17