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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NUCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA
MATURIN-MONAGAS-VENEZUELA

ANALISIS DEL CONTROL INTERNO APLICADO A LAS


CONCILIACIONES BANCARIAS DEL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACION DE LA EMPRESA C.N.A DE SEGUROS LA
PREVISORA, C.S MATURIN

Asesor Académico: Autor:


Prof. Yajaira Mendoza Br. Moreno Tuay, Ivana Yuliet
C.I: 20.898.873

Proyecto de trabajo de Grado de Modalidad Pasantias de grado,


Presentado Como Requisito Parcial para Optar Al Título De Licenciado en
Contaduría Pública.

Maturín, Junio 2017


INTRODUCCION
Es fundamental para que se establezca y se comprenda la
naturaleza de una ciencia, arte o técnica su importancia dentro del
contexto del saber por lo cual es necesario conocer su radio de acción y
objetivos en este sentido se requiere entender que es la contabilidad y
para que sirve. Es así como nos remontamos a los inicios de la
humanidad donde podemos observar como el hombre acrecentó su
interés ante los factores que afectaban su patrimonio y es ahí donde
empieza a ejercer el control sobre estos aspectos y a darse cuenta que no
es viable memorizarlos y opto por iniciar procesos de registros. Es así
como se nota la excipiente aparición de lo que mas adelante se constituye
como los procesos contables que se manejan hoy en día, es allí donde va
mi intención de reflexionar entorno a lo fácil que es observar el nivel de
importancia que presenta el tema de las conciliaciones bancarias entorno
a la representación de los hechos económicos de la empresa moderna.

En función de lo expresado anteriormente podemos observar que hoy


en día para las empresas el poseer una cuenta bancaria les ofrece
muchas ventajas, pero siempre y cuando exista un cuidadoso control
sobre su utilización por lo cual una conciliación bancaria les permite
confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una
cuenta de ahorros o corrientes, con los valores que el banco suministra
por medio del extracto bancario. Las empresas tienen un libro auxiliar de
bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una
cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas de
débito, notas de crédito, anulación de cheques, etc.

Las necesidades de control de una empresa, cualquiera que sea su


magnitud, aumentan en proporción directa a su crecimiento, por lo que es
preciso mejorar los sistemas de control que se aplican a los procesos
operativos de la organización.
La conciliación bancaria constituye un mecanismo de control que
permite sustentar las razones de las diferencias entre el saldo que se
muestra en el estado de cuenta bancario y el saldo que resulta según
libros contables. Se sugiere que se elabore al cierre de cada mes.

Asimismo permite verificar que se haya realizado una adecuada


anotación de los cobros y pagos efectuados durante un periodo, así como
gastos vinculados y que los importes que se consignan en el extracto
bancario como en la contabilidad sean correctos. Este proyecto de
investigación, estará estructurado de la siguiente manera:

FASE I: EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES: Comprende los


aspectos generales de la investigación, tales como: planteamiento y
delimitación del problema, objetivos general y específicos, justificación,
además de la metodología utilizada: tipo y nivel de investigación,
población objeto de estudio y las técnicas para la recolección de
información; así como una descripción global de la empresa, que abarca
tanto la reseña histórica, la misión y visión, objetivos y la estructura
organizacional.

FASE II: DESARROLLO DE ESTUDIO: Esta referida al análisis


cualitativo o cuantitativo de la información sustentado en la teoría, y en la
cual se dará respuesta a los objetivos planteados en la investigación. Aquí
se desarrollaron la descripción de los procedimientos administrativos y
contables para la elaboración de una conciliación bancaria en el control
interno del departamento de administración de la empresa C.N.A de
Seguros La previsora.

FASE III: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: Presenta las


conclusiones que se deriven en el desarrollo del estudio y las
recomendaciones a que haya lugar por los procedimientos administrativos
y contables para la elaboración de una conciliación bancaria. Por último,
incluye otras consideraciones finales: como las referencias bibliográficas,
glosario de términos y los anexos de la investigación.
FASE I

EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

C.N.A de Seguros la Previsora es una organización de la actividad


aseguradora venezolana, con más de 100 años de experiencia en el
mercado y además una de las más grandes en el país pues cuenta con
una gran red de oficinas a nivel nacional.

Por tal motivo en una organización tan grande y donde su sede


principal no maneja directamente la contabilidad de sus sucursales, es de
gran importancia saber cómo cada una de estas sucursales,
específicamente el Centro de Servicios Maturín, maneja sus
conciliaciones bancarias; siempre sabiendo que estas se rigen
estrictamente por la política administrativa de la sede principal, pues
aunque se encuentren en lugares distantes, la misma depende
económicamente de ella y por eso tienen que remitirle periódica y
oportunamente los detalles de dicha conciliación a la casa matriz.

No obstante, debido a que las cuentas de mayor bancarias son


utilizadas diariamente por todos los coordinadores administrativos de los
centros de servicios a nivel nacional, se dificulta realizar la compensación
de los ingresos obtenidos, asimismo se evidencian errores en el cálculo
de los cargos por comisiones abonados por el banco. De igual manera,
también incide la falta de experiencia del personal involucrado en el
proceso, así como la selección de recursos humanos no idóneos para la
elaboración de las conciliaciones; todo esto impacta negativamente en la
eficacia de este procedimiento. Es por ello que resulta necesario contar
con un conjunto de procedimientos efectivos orientados al correcto
funcionamiento del proceso de conciliación.

En consecuencia, de acuerdo a lo expuesto resulta necesario hacer


un análisis y verificación de los procedimientos administrativos y
contables para la elaboración de una conciliación bancaria en el control
interno del departamento de Administración de la empresa C.N.A de
Seguros La Previsora. De acuerdo a la problemática planteada se
suscitaron las siguientes interrogantes:

¿Es la conciliación bancaria una herramienta significativa de control


interno en la salvaguarda del Efectivo?
¿Existe compromiso de la alta gerencia o de las máximas autoridades
para que el procedimiento de la conciliación bancaria sea efectivo?

1.2 DELIMITACION

La investigación se llevara a cabo en la empresa C.N.A de Seguros


la Previsora, Centro de Servicios Maturín ubicada en la Av. Fuerzas
Armadas calle 5 Quinta 57, Maturín Edo Monagas, se analizara los
procedimientos administrativos y contables de las conciliaciones
bancarias para el control interno del departamento de Administración de la
empresa.

1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

1.3.1 Objetivo General

Analizar el control interno aplicado a las conciliaciones bancarias del


Departamento de Administración de la empresa C.N.A de Seguros la
Previsora, Centro de Servicios Maturín.
1.3.2 Objetivos Específicos

 Identificar las políticas de control interno aplicadas al proceso de


elaboración de las conciliaciones bancarias.

 Describir los procedimientos administrativos y contables que se


realizan en las conciliaciones bancarias del departamento de
Administración.

 Establecer un diagrama de flujo del proceso de la conciliación


bancaria.

 Analizar la importancia de las conciliaciones bancarias como


herramienta de control interno en el área de administración de
C.N.A de Seguros la Previsora, C.S Maturín.

1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

En la actualidad se ha comprobado que las empresas que formulan


oportunamente las conciliaciones bancarias siguiendo los procedimientos
para tal fin, proporcionan a la Gerencia, un mayor grado de confianza, y
exactitud. Si los registros contables de la entidad, concretamente, las
cuentas de bancos, están adecuadamente conciliados, se disminuye
considerablemente el riesgo de que se omitan ingresos o egresos
importantes que puedan tener efectos materiales en los Estados
Financieros de la misma.

De igual manera, el estudio contribuye como orientación para C.N.A


de Seguros la Previsora, en su Centro de Servicios Maturín, a fin de
proponer alternativas de solución eficaces con miras a optimizar el
proceso de conciliación bancaria.
Por otra parte, este trabajo de investigación constituye una fuente de
información y un logro profesional tanto personal como para futuros
profesionales en el área contable, puesto que es fundamental tener un
marco de referencia lo suficientemente amplio en esta materia que tantas
expectativas generan y de alguna manera mejora la práctica profesional.
Siendo de gran utilidad no solo para empresarios sino también para
contadores, administradores y demás personas interesadas, y a su vez,
representa un valor agregado para la Universidad de Oriente.

Para finalizar, en lo personal, el desarrollo de este tema


proporcionara un enriquecimiento para el crecimiento y desarrollo del
intelectual de la investigadora que le será de apoyo en el ejercicio
profesional de la carrera.

1.5 MARCO METODOLOGICO

El marco metodológico está referido al conjunto de procedimientos


lógicos y operacionales implícitos en un proceso de investigación. El fin
esencial del marco metodológico es situar, a través de un lenguaje claro y
sencillo, los métodos, técnicas, estrategias, procedimientos e
instrumentos utilizados por el investigador para lograr los objetivos.

Tamayo y Tamayo (2003) define al marco metodológico como “Un


proceso que, mediante el método científico, procura obtener
información relevante para entender, verificar, corregir o aplicar el
conocimiento” (p. 37) dicho conocimiento se adquiere para relacionarlo
con las hipótesis presentadas ante los problemas planteados.
1.5.1 Tipo de la Investigación

Toda investigación de acuerdo a su naturaleza y metodología


empleada responde a un tipo determinado de estudio, el cual permitirá
obtener el logro de los objetivos previstos. Este estudio requirió de una
investigación de campo, por cuanto permitió mantener el contacto directo
con la misma realidad del objeto de estudio.

Al respecto la Universidad Pedagógica Experimental Libertador


(2006) señala:

Se entiende por investigación de campo, el análisis


sistemático de problemas en la realidad, con el propósito
bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su
naturaleza y factores constituyentes (…), haciendo uso de
métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o
enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los
datos de interés son recogidos en forma directa de la
realidad. (p.18)

Bajo esta perspectiva, los datos fueron recolectados directamente de


la realidad estudiada, es decir, el área de administración de la empresa
C.N.A de Seguros la Previsora, C.S Maturín.

1.5.2 Nivel de Investigación

El nivel de una investigación viene dado por el grado de profundidad


y alcance que se pretende con la misma. Afirma que el nivel de
investigación, “se refiere al grado de profundidad con que se aborda
un objeto o fenómeno, y esta puede ser; exploratoria, descriptiva y
explicativa” (Arias 2006).
En relación con lo antes mencionado, el nivel de esta investigación
es descriptivo, debido a que permitirá describir, analizar y registrar las
características reales más resaltantes del tema objeto de estudio.

1.5.3 Población

Según Balestrini (2006) la población está referida a “cualquier tipo


de conjunto de elementos de los cuales pretendemos indagar y
conocer sus características, o una de ellas, y para el cual serán
válidas las conclusiones obtenidas en la investigación” (p. 137).

En este caso la población objeto de estudio se fundamentó en dos


poblaciones. La primera población, estuvo conformada por el conjunto de
procedimientos administrativos y contables aplicados a las conciliaciones
bancarias, tales como cuenta en transito, depósitos bancarios, así como
todos los elementos que de ellas se desprenden como trasferencias,
cheques de gerencia, tarjetas de debito y crédito, entre otros. La segunda
población, estará comprendida por cuatro (4) personas adscritas al
Departamento de Administración. De igual forma, debido a lo pequeño de
la población no aplica la extracción de muestra y se tomará el total de la
población.

1.5.4 Técnicas de Recolección de Información

Las técnicas de recolección de datos de la información pueden


considerarse como las formas o procedimientos que utiliza el investigador
para recabar la información necesaria, prevista en el tipo de investigación.

Según Hurtado (2008) “Las técnicas de recolección de datos


comprenden procedimientos y actividades que le permiten al investigador
obtener la información necesaria para dar respuesta a su pregunta de
investigación” (p. 153).
Estas técnicas están orientadas a alcanzar los fines propuestos,
además de explicar el procedimiento, lugar y condiciones para la
recolección de los mismos. Para la realización de este trabajo de
investigación se utilizaran las siguientes técnicas de recolección de
información:

1. Observación Directa: Es una técnica que consiste en observar


directamente los datos de la realidad en la cual estará inserto el problema,
para tomar información y registrarla para su posterior estudio.

Al respecto, Tamayo y Tamayo (2007) definen la observación directa


como: “Es aquella en la cual el investigador puede observar y
recoger datos mediante su propia observación” (p. 193).

Este procedimiento permitirá captar datos relevantes de la entidad, y


tener una interacción directa con los procedimientos llevados a cabo en la
elaboración de los estados financieros.

2. Entrevista no Estructurada: Según U.N.A (2002) define la


entrevista no Estructurada como: “aquella que no se impone por la
naturaleza de la investigación, pautas definidas e inflexibles en su
estructura”. (p. 333).

La entrevista es una técnica que se basa en una conversación y le


permite al investigador obtener la información que precisa. Cuando se
realiza de manera no estructurada, el investigador no posee una guía de
preguntas, sin embargo debe poseer una secuencia y cohesión de ideas.
Se implementará esta técnica con los empleados que laboran en el
área de Administración, ya que son las personas que manejan toda la
información sobre el objeto de estudio.

3. Revisión Documental: Esta técnica permite obtener información


relacionada con el tema de investigación, a través de leyes, tesis,
proyectos, libros, entre otros; con el fin de lograr el sustento documental y
legal necesario para el desarrollo del estudio.

En relación, Arias (2006) plantea que la revisión documental “es


una etapa ineludible en todo proceso investigativo, a través de la
cual se obtendrán las fuentes y los datos para abordar el tema
planteado” (p. 202).

4. Asesorías: La asesoría consiste en brindar apoyo para la


realización de una acción. En este caso la asesoría se obtiene por parte
del asesor empresarial; el cual es una guía para la obtención de la
información necesaria para realizar la investigación; y la asesoría
académica, que se encarga de encaminar al estudiante para que realice
una excelente investigación, en cuanto a estructura, redacción, pautas,
normas, entre otros. De acuerdo al diccionario definición ABC: La
asesoría es una actividad muy común por estos días, pero informalmente
utilizada desde tiempos inmemoriales por el hombre, mediante la cual se
le brindará el apoyo necesario a las personas que así lo requiriesen para
que puedan desarrollar diferentes actividades, motivos de la consulta y
finalmente, a través del trabajo que la asesoría en cuestión le brinde,
poder lograr la comprensión de diferentes situaciones en las cuales se
halla la persona o institución que solicita asesoría, judiciales, económicas,
políticas, financieras, inmobiliarias, entre otras.
A efectos del estudio, se hizo necesario revisar las bases
bibliográficas en relación a las conciliaciones bancarias, así como las
leyes, reglamentos, providencias y decretos que regulen la materia; con el
propósito de fundamentar la investigación.

1.6 IDENTIFICACIÓN EMPRESARIAL

1.6.1 UBICACIÓN
Se ubica Av. Fuerzas Armadas con calle N° 5, Quinta N° 57 Seguros
La Previsora, Maturín Estado Monagas. Telf.: 0291-641.13.93 Fax: 0291-
642.66.75.

1.6.2 RESEÑA HISTORICA DE LA INSTITUCION

Seguros La Previsora fue fundada originalmente bajo el nombre de


La Equitativa, el 12 de marzo de 1914, con un capital de 6.000 bolívares
depositado en el Banco Caracas. Al poco tiempo cambia a su nombre a
Compañía Nacional Aseguradora, C.N.A. Seguros La Previsora, trayendo
consigo la cartera de la Compañía Venezolana de Seguros fundada en
1893.

El 8 de julio de 1936 fue inscrita en el Registro de Empresas de


Seguros de la Fiscalía de Seguros del Ministerio de Fomento, bajo el N° 2
(actualmente Superintendencia de la Actividad Aseguradora).

Fue en febrero de 1970 cuando su junta directiva adquiere el


inmueble que hoy es la sede y emblema de Seguros La Previsora, y
contrata para su diseño a la oficina de arquitectura BPK con la
participación del arquitecto Pablo Lasala y para la edificación al Consorcio
Integral Fertec.
La construcción de la torre de Seguros La Previsora en Plaza
Venezuela, demoró dos años y medio. La estructura piramidal que se hizo
merecedora del Premio Nacional de Arquitectura, cuenta con 27 pisos,
cuatro de los cuales son ocupados por el famoso reloj luminoso visible
desde varios puntos de la ciudad, que demoró entre seis y ocho meses
para instalarlo y cuyo sistema Patek Phillippe, fue traído especialmente de
Suiza.

La forma piramidal de la torre de 117 metros, es única en la ciudad


capital y desde el momento de su diseño, se buscaba plasmarla como
símbolo de la compañía, a través de una figura que sugiriera el constante
ascenso y las ventajas que la corporación aseguradora transmite.

A lo largo de su historia, Seguros La Previsora ha orientado sus


esfuerzos en la mejora sustancial del servicio a los asegurados e
intermediarios, desarrollando tecnología, procesos y un modelo gerencial
motor de la empresa.
Ha sido concepto de confianza, respaldo, protección y compromiso en el
negocio asegurador venezolano, al superar ya 100 años de retos
determinados por el esfuerzo y profesionalismo para ofrecer los mejores
planes que aseguren la tranquilidad de todo un pueblo.

El 17 agosto de 2010 en reunión del Consejo de Ministros el


Comandante Eterno, Hugo Chávez, decretó a Seguros La Previsora,
como empresa de utilidad pública para ser un modelo de organización del
Estado, con visión socialista y base principal de operaciones, para un
nuevo sector de seguros.
Este acuerdo, fue aprobado por la Asamblea Nacional, según Gaceta
Oficial Nº 39.490 el 18 agosto del mismo año y publicado en Gaceta
Oficial Nº 39.494 el 24 de agosto de 2010, donde se señala textualmente
que “se acordó declarar como utilidad pública y social las acciones,
bienes, muebles e inmuebles y bienhechurías que conforman C.N.A de
Seguros La Previsora, necesarios para la inclusión de los sectores menos
favorecidos y tradicionalmente excluidos en la prestación del servicio de
seguros, reaseguros, medicina pre pagada y actividades conexas”.

A partir de ese momento, se comenzaron a emprender las reformas


legales necesarias, para lograr la transformación como institución del
Estado, convirtiéndose en patrimonio nacional.

Actualmente somos un ente adscrito al Ministerio del Poder Popular de


Economía y Finanzas, con las competencias propias que establece la ley
y seguimos trabajando con ahínco, para brindar la mejor calidad de
servicio al pueblo venezolano, inspirados en las razones que motivaron al
Comandante Eterno, Hugo Chávez, a tomar la sabia decisión de decretar
la adquisición forzosa de C.N.A de Seguros La Previsora.

1.6.3 MISION

Somos una empresa pionera en el mercado asegurador venezolano,


comprometida socialmente con nuestros asegurados, ofreciéndoles
productos y servicios adecuados a las necesidades de la población,
orientados a promover una cultura de excelente calidad de servicio, que
permite fortalecer y contribuir al desarrollo del país.
1.6.4 VISION

Ser la empresa aseguradora número uno en Venezuela, reconocida


y aceptada por nuestros clientes por la eficiencia, eficacia, calidad de
servicio y confianza; generando día a día la seguridad y bienestar social
que requieren nuestros asegurados.
1.6.5 VALORES

 Compromiso
 Sentido de Pertenencia
 Respeto
 Trabajo en equipo
 Transparencia
 Ética
 Responsabilidad
 Solidaridad
 Honestidad
1.6.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CENTRO DE
SERVICIOS MATURIN -C.N.A DE SEGUROS LA PREVISORA.

Gerente

Coordinador Coordinador de Coordinador de Coordinador de


Administrativo Reclamos Suscripción Calidad de Servicios

Ejecutivos Integrales Ejecutivos Back y


Recepcionista
Back y Front Peritos Front

Auxiliares de
Archivista
Mantenimiento

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

Coord. Admin.
Ejecutivo Ejecutivo Ejecutivo
Integral II Integral II Integral I

Archivista I

Aux. Mantenimiento Aux. Mantenimiento

Aux. Mantenimiento Aux. Mantenimiento

Fuente: Departamento Administrativo (2017)


Cronograma de Actividades

SEMANAS

OBJETIVOS ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Incorporación al X
área de trabajó
Identificar las Inducción sobre las
políticas de control políticas y

interno aplicadas al procedimientos que


X
maneja la
proceso de
empresa,
elaboración de las
Manejo del
conciliaciones
Sistema Sap y
bancarias verificación de los
X X X
diferentes tipos de
pagos.

Desarrollo de
formulas para el
Describir los calculo de Tarjeta
X X
de Crédito y
procedimientos
debido.
administrativos y
Conocimiento de
contables que se
las cuentas
realizan en las
contables
X X X X
conciliaciones mayores y su
bancarias del utilización en las
departamento de conciliaciones

Administración. bancarias.

Establecer un Análisis y
X X
diagrama de flujo del manejo de la

proceso de la información

conciliación bancaria obtenida


Analizar la
X X
importancia de las
conciliaciones
bancarias como Observación,

herramienta de análisis y

control interno en el manejo de la

área de información

administración de obtenida

C.N.A de Seguros la
Previsora, C.S
Maturín

Revisión del
Informe Final y
presentación. X
Plan de Trabajo

Primer objetivo: Basado en Identificar las políticas de control interno


aplicadas al proceso de elaboración de las conciliaciones bancarias.se
desarrollo de la siguiente manera:
- Semana 01: Se hará la Incorporación al área de trabajó donde se
conoció el entorno de trabajo. (desde el 13-03-17 al 17-03-2017).
- Semana 02: Se hará la Inducción sobre las políticas y
procedimientos que maneja la empresa. (desde el 20-03-17 al 24-
03-2017).
- Semana 03,04 y 05: Se aprenderá a utilizar el Sistema Sap y a
verificar los diferentes tipos de pagos. (desde el 27-03-2017 al 12-
04-2017).

Segundo Objetivo: Basado en describir los procedimientos


administrativos y contables que se realizan en las conciliaciones
bancarias para el control interno del departamento de administración. Se
desarrollo de la siguiente manera:
- Semana 06 y 07: Se aprenderá a desarrollar las formulas para el
calculo de Tarjeta de Crédito y debido. (desde el 17-04-2017 al 28-
04-2017).
- Semana 08, 09,10 y 11: Se adquirirá el conocimiento acerca de
cuales son las cuentas contables mayores y su utilización en las
conciliaciones bancarias. (desde el 02-05-2017 al 26-05-2017)

Tercer Objetivo: Basado en establecer un diagrama de flujo del proceso


de la conciliación bancaria. Se desarrollo de la siguiente manera:
- Semana 12 y 13: Se analizara y manejara la información obtenida
para desde allí realizar el diagrama de flujo. (desde el 29-05-2017
al 02-06-2017).
Cuarto Objetivo: Basado en analizar la importancia de las conciliaciones
bancarias como herramienta de control interno en el área de
administración de C.N.A de Seguros la Previsora, C.S Maturín. Se
desarrollo de la siguiente manera:

- Semana 14,15 y 16: Luego de observar la información obtenida se


analizara la importancia de dichas conciliaciones y así elaborar el
informe final y presentarlo.
FASE II
DESARROLLO DEL ESTUDIO

Esta fase comprende el análisis cualitativo o cuantitativo de la


información sustentado en la teoría, y en la cual se da respuesta a los
objetivos planteados en la presente investigación denominada: Análisis de
los procedimientos Administrativos y Contables para realizar las
conciliaciones bancarias en el control interno del Departamento de
Administración de la empresa C.N.A de Seguros la Previsora.

2.1 IDENTIFICAR LAS POLITICAS DE CONTROL INTERNO


APLICADAS AL PROCESO DE ELABORACION DE LAS
CONCILIACIONES BANCARIAS.

Las políticas de control interno utilizadas en la empresa C.N.A de


Seguros la Previsora son implementadas con el fin de procurar que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de
la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección
y en atención a las metas u objetivos previstos.

Algunas de las políticas implementadas son las siguientes:

 Cotejar que los depósitos y las transferencias bancarias contengan


todos los datos correspondientes a la cuenta de la empresa. Por
ejemplo: fecha, numero completo de la cuenta, referencia y monto.

 Verificar que el cheque depositado en banco no esté devuelto, es


decir, que no se encuentre en las notas de debito según estado de
cuenta.

 Revisar que estén actualizadas las partidas de banco hasta el día


en que fue depositado o transferido el monto.

 Comprobar que la referencia bancaria corresponda con la


suministrada en el estado de cuenta.

 Realizar diariamente el cierre del punto de venta y revisar que todos


los montos correspondan con lo cobrado.

 Así mismo, revisar si los cargos por servicio que el banco le imputa,
son correctos y están dentro de los movimientos normales de la
empresa o entidad, de lo contrario y luego de indagaciones que
corroboren el error del banco, debe elaborar comunicación escrita al
banco solicitando la reversión de dicho cargo.

 Si no realiza los reclamos al banco oportunamente, aunque la


empresa tenga la razón, será dificultoso que el banco rectifique, ya
que en estos casos, si no hay reclamos dentro de los quince días
posteriores a la fecha de emisión del estado de cuenta, el banco da
por aprobados los movimientos por él mostrados. En caso de que
hubiera algún error por parte del banco, algo que es poco usual,
debemos informarlo a fin de que se corrija dicha situación. Ajustar
nuestros registros únicamente si el error es de la empresa.
2.3 DESCRIBIR LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES QUE SE REALIZAN EN LAS CONCILIACIONES
BANCARIAS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

 Procedimientos Administrativos

Una vez emitida la póliza, se procede a realizar el pago por el área


de caja, la misma requiere de la documentación exigida de acuerdo a las
normas internas de la empresa y entes reguladores.

Si la póliza es financiada se necesita la siguiente documentación:

 Solicitud de financiamiento de primas donde se indica la


información de las pólizas a financiar y cuanto se desea pagar; el
cual debe estar firmado y con huella dactilar.

 El contrato de financiamiento ya formalizado bajo las condiciones


antes mencionadas en la solicitud de financiamiento debe estar
firmado y con huella dactilar por el tomador de la póliza quien es la
persona que paga.

 Si el contrato de financiamiento es con la condición domiciliado


puede ser en cuenta bancaria: sea corriente o de ahorro de los
bancos: Venezuela, Mercantil, Banesco y Provincial o también en
tarjeta de crédito Visa o Master Card de cualquier banco, para ello
debe llenar, firmar y colocar huella dactilar en la planilla de
autorización cargo en cuenta o en tarjeta de crédito donde se
autoriza el descuento de las cuotas.
 Si la póliza a cancelar es nueva debe presentar el cuadro póliza de
cobranza y si es renovación debe presentar la declaración de origen
y destinos de los fondos donde se indica que el dinero que será
utilizado para el pago de la prima, proviene de una fuente lícita.

Si la póliza es de contado se necesita la siguiente documentación:

 Cuando la póliza a cancelar es nueva, es decir que este es su


primer año de vigencia, debe presentar el cuadro póliza de cobranza
y si es renovación de presentar la declaración de origen y destinos
de los fondos donde se indica que el dinero que será utilizado para
el pago de la prima, proviene de una fuente licita.

Una vez se tiene todos estos recaudos se hace el ingreso a nivel de


sistema SAP donde se ingresa sea el numero de contrato si es financiado
o el numero de Recibo de la Póliza si es de contado. Los asegurados
pueden hacer el pago mediante las siguientes formas:

 Deposito en Efectivo o en cheque.


 Transferencias bancarias.
 Tarjeta de debito.
 Tarjeta de crédito visa o Master.

Al finalizar la tarde el departamento de caja hace su cierre diario de


todo lo que fue cobrado, por lo cual arma dos carpetas: una con los
ingresos financiados y otra con los ingresos de contado. Luego hace el
cierre de los puntos de venta por cada puesto de trabajo (02 puestos) y
por ultimo imprime los reportes detallados de cobranza y primas
generadas en el día. Luego de ser armadas estas carpetas por los
ejecutivos de caja son trasferidas y resguardas en el back de
administración para su debida conciliación bancaria.
 Procedimientos Contables

Todos los ingresos realizados por los puntos de ventas, depósitos o


transferencias efectuadas por motivo del cobro de pólizas emigran a una
Cuenta Mayor llamada Transitoria como se muestra en la figura Nº 2.

Figura 2: Cuenta Mayor transitoria.


Fuente: Departamento Administrativo 2017.

PASO Nº1
Luego en un formato de Excel se coloca el monto bruto del cierre del
punto de venta de cada día, tanto para las tarjetas de debito como para
las de crédito, para así buscar la liquidación neta luego del descuento por
comisión en tarjeta de débito y en tarjeta de crédito de su respectiva
comisión y de I.S.L.R según figura 3.
Figura 3: Tabla Excel de cálculo de comisión.
Fuente: Departamento Administrativo 2017.

PASO Nº 2
Una vez que se obtenga el monto, nos dirigimos a la función FBL3N
en el Sistema SAP, donde se coloca la cuenta mayor del banco respectivo
(al cual se le está realizando la conciliación) y se busca la referencia que
coincida con el monto. Según figura Nº 4.

Figura 4: Cuenta Mayor para consultar disponibilidad Bancaria.


Fuente: Departamento Administrativo 2017
Figura 5: Cuenta Mayor abierta.
Fuente: Departamento Administrativo 2017

PASO Nº 3
En el Sistema SAP F-03 se coloca la cuenta Mayor Transitoria y la
fecha del día que se quiere realizar la conciliación. Según Figura Nª6.

Figura 5: Cuenta Mayor Datos Cabecera


Fuente: Departamento Administrativo 2017
PASO Nº4
Enseguida se coloca la cuenta Mayor de la cuenta bancaria que se
desee conciliar y se tilda el ítem de asignación donde se inserta la
referencia buscada en el paso numero 1. Según figura Nº 7

Figura 7: Cuenta Mayor para seleccionar partidas abiertas


Fuente: Departamento Administrativo 2017

Figura 5: Cuenta Mayor para seleccionar condiciones.


Fuente: Departamento Administrativo 2017
PASO Nº5
Al haber vaciado todas las referencias requeridas nos dirigimos a la
pantalla final donde se cruza las partidas de banco reflejadas en el
sistema Sap siempre empezando con la numeración 52 contra los
ingresos realizados por el cobro de las pólizas siempre empezando con la
numeración 14. Una vez estén saldados ambos montos y la conciliación
da cero se guarda y genera un numero de documento el cual se anota
para futuras revisiones.

Figura 5: Cuenta Mayor Procesar partidas Abiertas.


Fuente: Departamento Administrativo 2017

2.3. ESTABLECER UN DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE LA


CONCILIACIÓN BANCARIA

Con el objeto de poder expresar de manera sencilla y comprensible


el proceso de conciliación bancaria, se procedió a la utilización de la
herramienta denominada diagrama de flujo, la cual describe un proceso,
sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos
campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar
procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de
comprender. (Ver figura 6)

Figura 6: Diagrama de flujo del proceso de conciliación bancaria. (a)


Figura 7: Diagrama de flujo del proceso de conciliación bancaria. (b)

Tomando en consideración lo mostrado en las figura 6 y 7


respectivamente, sobre el proceso de conciliación bancaria aplicado en el
área de Administración de C.N.A de Seguros La Previsora, C.S Maturín,
se muestra a continuación una breve descripción del mismo, que da
sustento a cada actividad que se plantea en el diagrama de flujo
elaborado.

 Recopilar la documentación necesaria. Se necesita extraer del


banco un extracto de todos los movimientos del período de tiempo a
conciliar, así como tener acceso a un mayor de esa cuenta de
bancos.

 Comprobar entre los apuntes contables y la información


bancaria. Se debe tener el extracto bancario del mes, así como el
registro de ingresos y gastos de la empresa correspondiente a ese
mismo mes, a fin de comprobar línea por línea, concepto por
concepto y cantidad por cantidad.

 Informes. Lo ideal es que toda la información cotejada en este


proceso quede en un informe de conciliación, que se archivará para
poder hacer un seguimiento mes a mes. Con este informe es posible
que una diferencia en los saldos se termine solucionando al cabo de
uno o varios meses.

 Realizar los ajustes necesarios. Una vez detectados los


descuadres, se deberán realizar los apuntes contables necesarios
para que los saldos bancarios coincidan con los de
contabilidad: desde nuevos asientos hasta eliminar apuntes
duplicados o rectificar importes o conceptos.
2.4. ANALIZAR LA IMPORTANCIA DE LAS CONCILIACIONES
BANCARIAS COMO HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO EN EL
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DE C.N.A DE SEGUROS LA
PREVISORA, C.S MATURÍN

La conciliación bancaria es un proceso que debe llevarse a cabo en


cualquier empresa, sin importar que tan grande sea, sin importar los
procesos internos ejecutados, o si ofrece servicios o productos. Se trata
de un proceso no obligatorio, pero sí muy aconsejable para cualquier
empresa. Por lo tanto, la misma es inevitable, ya que a través de ella se
evitan errores asociados a la carga de gatos en las cuentas bancarias.
Por lo general, es normal que el extracto del banco y el registro de
cuentas no coincidan, para esto se utiliza la conciliación bancaria, ya que
a través de ella se averigua por qué se da esa diferencia, si hay algún
error, qué tipo de error y encontrar una explicación razonable. Hacer este
ejercicio contable permite tener una mejor visión del estado financiero de
la empresa.

En este sentido, facilita la comprobación de las transacciones


efectuadas entre la compañía y sus clientes, las cuales deben ser
contabilizadas. Aunado a esto, ayuda con el proceso de control en cuento
al rendimiento económico de la organización, debido a que expone una
panorámica perfecta para entender la evolución y estado de ingresos y
gastos, facilitando así, la toma de decisiones y la aplicación de estrategias
para orientar la acción empresarial. Otro aspecto importante de la
conciliación bancaria es que su aplicación ayuda a prevenir pérdidas, ya
que muestra el rumbo financiero, a fin de poder actuar a tiempo y
solventar las debilidades que puedan afectar la rentabilidad de la misma.

Sumado a esto, al realizar un seguimiento de todas las


transacciones se detectan las facturas que se hayan podido perder, a fin
de solicitarlas nuevamente si fuera necesario, con el objeto de tener los
soportes necesarios en caso de auditorías y evaluaciones de desempeño.
Por lo tanto, tomando en consideración lo descrito, el área de
Administración de C.N.A de Seguros La Previsora, C.S Maturín, deberá
estar al pendiente de las causas más comunes que conllevan a que los
valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan,
estando entre ellas las siguientes:

 Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el


beneficiario del cheque.

 Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el


banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

 Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la


empresa no ha registrado en su auxiliar.

 Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y


que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

 Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y


valores en el libro auxiliar.

 Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar


tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto
bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los
movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más
confiables que los que tiene la empresa. En base a esto, la conciliación no
busca que ningún momento legalizar los errores, es un mecanismo que
permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a
realizar los respectivos ajustes y correcciones. Asimismo, se muestran en
el cuadro 2 propuestas para mejorar los procedimientos asociados a esta
actividad.

Cuadro 2
Propuesta de mejora para el proceso de conciliación bancaria

Error Procedimiento propuesto


Trasladar saldos Revisar correctamente el movimiento del libro
errados a las por cada subcuenta bancaria, para que los
conciliaciones montos considerados a la fecha establecida de
bancarias del libro la elaboración de las conciliaciones sea la
banco correcta.
Revisar los montos de los extractos bancarios
Error al considerar un
electrónicos de las cuentas bancarias teniendo
monto diferente del
en cuenta los montos, conceptos y fechas, para
extracto bancario en la
el correcto registro en las conciliaciones
conciliación bancaria
bancarias.
Llevar un control de la lista de cheques que se
Error al registrar las
encuentran en cartera y tránsito para que una
anulaciones de
vez vencido, poder anular el documento de
cheques por parte de
manera oportuna, de acuerdo a las directivas y
la Administración
no generar errores.
Notas de cargo Llevar un control de las notas de cargo que
registradas genera la cuenta bancaria, considerando el
erróneamente en las monto y fecha en que se generó, para evitar
conciliaciones duplicidad o registro erróneo en la conciliación
bancarias bancaria.
Registrar montos en la
Observar y analizar bien el nombre y número de
conciliación bancaria
la cuenta bancaria, con qué entidad se realiza la
de una cuenta
conciliación, y el movimiento de los montos
corriente diferente
No se lleva los libros
Se debe revisar y realizar la actualización de los
en forma periódica
libros, por lo menos dos veces al mes, para
mes a mes, faltan
contar con la información adecuada, y detectar
registros o están
posibles errores.
desactualizados
FASE III
CONSIDERACIONES FINALES

3.1 CONCLUSIONES

Luego de efectuar el análisis de la información concerniente al


control interno aplicado a las conciliaciones bancarias del departamento
de Administración de la empresa C.N.A de Seguros la Previsora, se pudo
concluir lo siguiente:

 El sistema SAP tiene un impacto favorable en el proceso de control


interno ya que facilita la conciliación bancaria porque desglosa.

 Se observa la inexistencia de un manual de normas y


procedimientos que indique el proceso administrativo y contable para
la correcta aplicación del mismo.

 Con respecto a las políticas de control interno que aplica la empresa,


se pudo identificar que se lleva a cabo un cotejo de los depósitos y
transferencias bancarias, así como el control en la devolución de
cheques, a fin de hacer notificaciones a los clientes. También se
realiza una revisión en la actualización de las partidas y se efectúa el
cierre diario de los puntos de venta, con el objeto de revisar los
montos y corroborar su correspondencia.

 Sobre los procedimientos administrativos y contables asociados a la


conciliación bancaria, la empresa objeto de estudio basa los mismos
en la venta de pólizas de seguro, las cuales pueden ser canceladas
de contado o financiadas, según el banco de preferencia del cliente.
Para esto se elabora un contrato en el cual se establecen las primas
a pagar y demás aspectos legales. Con los datos arrojados de este
contrato y cancelación del servicio, se procede a iniciar la
conciliación bancaria, con el propósito de controlar los ingresos y
egresos de las cuentas de la compañía.

 A través del diagrama de flujo asociado al proceso de conciliación


bancaria, se mostraron los pasos a ejecutar para cumplir con el
mismo, en el cual se debe considerar inicialmente si la póliza emitida
es financiada o pago de contado, debido a que los requisitos a
solicitar son distintos. Posterior a esto, se lleva a cabo el cierre de
los puntos de venta y se elaboran las carpetas vinculadas a los
ingresos financiados y de contado. De allí, se procede a la
verificación de los montos, vaciando las referencias en el sistema
SAP, para luego saldar ambos montos y así obtener una conciliación
igual a 0.

 La conciliación bancaria es de suma importancia para el área objeto


de estudio, esto motivado a que ayuda a la detección de errores en
el registro de los movimientos contables. Asimismo permite llevar un
control interno periódico y exacto de la información que manejan las
instituciones bancarias, quienes se encargan de proteger los activos,
manteniendo registros detallados de sus operaciones en efectivo.

3.2 RECOMENDACIONES

 Se recomienda efectuar en cheques todos los desembolsos


significativos, de modo que se lleva un registro (es decir, haya
comprobantes escritos) de estos pagos.

 Se debe efectuar comparaciones periódicas de la cuenta de efectivo


de la empresa en el diario general con el saldo bancario.
 Se recomienda utilizar el sistema de caja chica para efectuar todos
aquellos pagos de poca cuantía o monto.

 Se propone la verificación y aprobación de los gastos antes de girar


los cheques o extraer fondos de la caja chica. La verificación suele
consistir en el análisis de facturas e informes de recepción.

 Aplicar auditorias periódicamente con el objeto de velar por el buen


funcionamiento y cumplimiento de las normas y políticas de control
interno.

 Comunicar al personal con qué grado de eficacia se están enlazando


las metas y objetivos establecidos.
GLOSARIO DE TÉRMINOS

Conciliación Bancaria: Es una comparación que se hace entre los


apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o
cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la
misma cuenta.

Cuenta Bancaria: Es un contrato financiero con una entidad


bancaria en virtud del cual, se registran el balance y los subsiguientes
movimientos de dinero del cliente.

Depósitos: se afecta contablemente cuando se reciben las


cobranzas generadas por los depósitos registrados en la caja principal y a
través del registro de asientos contables. Clase de documento: DZ.

Notas de Débito: ésta cuenta se afecta manualmente al registrar en


la contabilidad de la empresa las notas de débito que en un futuro serán
debitadas en el banco, como por ejemplo, los cheques de gerencia. Clase
de documento: KD

Notas de Crédito: cuenta que se afecta manualmente al registrar en


la contabilidad de la empresa las notas de crédito que en un futuro serán
acreditadas en el banco, como por ejemplo, las cobranzas realizadas por
medio de puntos de venta. Clase de documento: KG.

Cuenta Corriente: Es un contrato bancario donde el titular efectúa


ingresos de fondos. Con una cuenta corriente se puede disponer de los
depósitos ingresados de forma inmediata a través de talonarios, cajeros
automáticos o la ventanilla de la caja o banco. Una cuenta que no genera
intereses a favor del titular.
Cuenta de Ahorro: Las cuentas de ahorro son productos que te
ofrecen los bancos, en los que puedes guardar tu dinero, recibir intereses
establecidos por tu entidad bancaria y disponer de tus ahorros en
cualquier momento mediante retiros en cualquiera de las sucursales de tu
banco con libreta o tarjeta débito, de igual manera puedes hacer retiros
con tu tarjeta débito en cajeros electrónicos.

Control Interno: Se entiende como el sistema integrado por el


esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación
adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección
y en atención a las metas u objetivos previstos.

Procedimientos Administrativos: Es el cauce formal de la serie de


actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de
un fin; no se confunda con proceso administrativo el cual es una instancia
jurisdiccional bajo el fuero contencioso-administrativo. El procedimiento
tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo al servicio
de los intereses generales y no necesariamente la resolución sobre una
pretensión ajena, como ocurre en los procesos.

A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere


seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la
garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es
conforme con el ordenamiento jurídico y que ésta puede ser conocida y
fiscalizada por los ciudadanos.

El procedimiento administrativo se configura como una garantía que


tiene el ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo
arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento
administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado puede
conocer y que por tanto no va a generar indefensión.
BIBLIOGRAFÍA

Arias, Fidias G. (2006). El Proyecto de Investigación. Introducción a la


Metodología Científica. (5ta edición). Caracas. Editorial Episteme.

Balestrini, M. 2006. Cómo se elabora el proyecto de investigación. 6ta


Hurtado de Barrera, J. (2008). Cómoformular objetivos de
investigación: un acercamiento desde la investigación holística.
2da Edición. Ediciones Quirón. Caracas-Venezuela.

Tamayo, M. y Tamayo (2003). Metodología de la Investigación. México.


Mc Graw Hill Editores.

Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2006). Manual de


Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis
Doctorales. Caracas: FEDUPEL.

Tamayo y Tamayo, M. (2007). El proceso de investigación científica.


México. Editorial Limusa.

U.N.A. (2002). Técnica de documentación e investigación II. 8va Edición.


Venezuela.

LINKOGRAFIA

http://www.previsora.com/

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