ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE UNIVERSIDADES

PROPUESTA DE LINEAMIENTOS PARA UNA NUEVA DIMENSIÓN DE LAS

REDES ASCÚN COMO ESTRATEGIA PARA FAVORECER ASOCIATIVIDAD

PARTE UNO

EL CONTEXTO DE LAS REDES EN ASCÚN

En el marco de la nueva política pública de educación superior es prioritario

favorecer la asociatividad entre las distintas instituciones para superar el
individualismo que caracteriza el actual sistema de educación superior. Para ello,
Ascún reforzará y reorientará el trabajo de las redes, de manera que se
constituyan en estrategia de aprendizaje colectivo y se genere sinergia en
perspectiva de fortalecer las capacidades institucionales y aprovechar el
potencial estratégico de la educación superior en la transformación social y en el
desarrollo humano.

La asociatividad se ha asumido como uno de los propósitos que Ascún promueve

y, como lo planteó Jorge Iván Bula, encuentra asidero en la teoría de redes e
implica diferenciar los agentes que componen el sistema de educación superior
que se asocian de acuerdo al grado de complejidad y que por otro lado,
interactúan con otros agentes con quienes comparten unos mismos intereses,
generando acciones recíprocas y flujos de información.1

Por tanto, al hablar de redes, es necesario considerar las relaciones entre los
agentes o actores que participan de dichas redes; es imperativo el enfoque
relacional que subyace a la dinámica de este tipo de ordenamiento. Las acciones
recíprocas son los elementos que confieren unidad a las formaciones sociales, y
para ello se requiere de influencias mutuas y de interacciones entre los distintos
componentes.2De manera general, las redes sociales se han definido como un
agregado de individuos o actores sociales que entran en relación debido a
múltiples motivaciones, las cuales están insertas en la estructura social y en
función de ella, pues forman parte de la misma y además la constituyen.3

La capacidad de actuar en redes es una condición propia de organizaciones

sociales que tejen interacciones en función de intereses comunes y rasgos
similares y ha sido uno de los pilares en los cuales Ascún ha generado estrategias
de comunicación y visibilización entre las universidades, en tanto han permitido

1 Bula J (2012). La asociatividad basada en el sistema de redes. Aportes a la Comisión Rectoral para la
construcción del documento “Desarrollo humano sostenible y transformación de la sociedad. Política
pública para la educación superior y agenda de la Universidad” (2012)
2 Autores como George Simmel y Carlos Lozares han aportado un marco de comprensión a las redes

sociales
3 Zúñiga, L.C (2011).Análisis de redes sociales como posibilidad teórico-metodológica para la investigación

educativa. Volumen 11, Número 3, p. 1-15

1
la presencia activa de la Asociación en diferentes espacios institucionales y en
todas las regiones del país con dinámicas propias articuladas a la agenda de
Ascún definida por los rectores, generando una mayor capacidad de interlocución
de la Asociación para cumplir con su función de ser vocera de las universidades
en diferentes escenarios regionales, nacionales e internacionales.

“La asociatividad se identifica como un fenómeno de naturaleza social y cultural

que permite canalizar o activar, de forma convergente, fuerzas que estaban
dispersas o latentes. Aunque existen diversas formas de asociatividad, por norma
general consiste en una organización voluntaria de personas, grupos u
organizaciones que establecen un vínculo explícito para sacar adelante un
propósito común. También, es una forma de cooperación que involucra a actores
de diferente naturaleza en torno a procesos de carácter colectivo…” La
asociatividad entre las Universidades, se entiende como complementariedad y
unión de esfuerzos comunes. (Presentación de Carlos Felipe Londoño en la
reunión del Consejo Nacional de Rectores, marzo de 2013)

La importancia del trabajo en red para Ascún

La estrategia de trabajo en redes ha sido promovida por Ascún como un medio

para cumplir con el compromiso de servir de espacio permanente de reflexión
sobre el presente y el futuro de la universidad colombiana.

“Las redes, estructuradas y orientadas desde la Asociación, han

permitido mayor participación en proyectos y convenios de alta
significancia para la educación superior, dado que en ellas se propicia
el trabajo interinstitucional y colaborativo en temas especializados.La
cooperación a través de la conformación de redes se ha convertido por
lo tanto en una estrategia importante para la formulación de líneas de
política, las cuales han contribuido al mejoramiento de la gestión
institucional de las universidades en campos específicos y por
consiguiente al mejoramiento de la política pública. Han permitido una
mayor visibilización de la Asociación y de las Universidades
Colombianas en los contextos internacionales, y dado que es una forma
de trabajo transdisciplinar, acelera la curva de aprendizaje y articula el
conocimiento especializado de los responsables de la dirección
universitaria, propiciando una mejor gestión y un mayor desarrollo
académico de las IES.”4

A partir de 1978, con la creación de la Red de Bienestar, Ascún da los primeros

pasos para promover el trabajo colaborativo entre las instituciones asociadas,
dando cabida también a las que no lo están, con los avances que va logrando
esta red. A partir de los inicios de la década del 2000, Ascún los asume como
una estrategia de trabajo y es así como se inicia un esfuerzo deliberado para la
identificación delas redes como parte de Ascún.En la actualidad se reconocen 14

4http://www.ascun.org.co/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=91&Itemid=506

2
grupos con la denominación de “redes”. No solamente por el aumento
cuantitativo, sino por la exigencia de su adecuada orientación y gestión, en el
momento actual se avanza bajo la orientación del Consejo Directivo en un
examen paraque esta estrategia de trabajo se aproveche en toda su
potencialidad y no se desgaste en actividades rutinarias, sin dirección clara que
permita canalizar el esfuerzo de las instituciones que participan en ellas. Se ha
reconocido que cada uno de los catorce grupos identificado actualmente como
redes, no necesariamente se manifiesta un comportamiento relacional y como
tal, se ha desdibujado en algunos de estos grupos el sentido de trabajo en red.
Adicionalmente, se aprecia que algunas de ellas no reconocen la pertenencia a
Ascún y sólo utilizan su capacidad de convocatoria para los eventos que
organizan, sin mayor participación de la Asociación, la cual llega incluso a estar
limitada a la divulgación de las jornadas, recibir unos ingresos y efectuar los
pagos.

En las líneas estratégicas Ascún 2009-2014 se establece la “Gestión y análisis

de redes universitarias”, con el siguiente propósito, aún pendiente:

“El diseño, construcción y puesta en funcionamiento del sistema integrado

de educación superior, mediante la participación de los miembros de las
instituciones asociadas, por medio de establecimiento de procesos de
coordinación e integración entre dichas instituciones, esto mediante la
construcción de una oferta de servicios entre las asociadas y Ascún”. “El
objetivo final del trabajo de redes es la construcción de un sistema
científico, pertinente y competitivo de educación superior y la promoción
de políticas institucionales para la competitividad de las regiones y del
país.”5

Al respecto se hace notar que por el aumento del número de redes y por la gran
cantidad de temáticas y asuntos que se desarrollan como parte de sus planes de
trabajo, es apenas natural que cada red haya entendido su papel de manera
diferente y mientras algunas se han centrado en discusiones y análisis temáticos,
otras se han orientado al desarrollo de actividades y eventos.

Favorecer la asociatividad: Una nueva perspectiva para el trabajo de las

redes Ascún.

Para avanzar en una nueva dimensión de las redes, es necesario retomar los
esfuerzos realizados en estos grupos y desde Ascún en su coordinación e
impulso, y responder al compromiso de la universidad en el momento actual en
el cual se debate en el país una nueva política pública para la educación superior;
para garantizar estos propósitos es pertinente definir los criterios que además de
permitir la reorganización de las redes actuales, permitirán orientar sus
perspectivas de trabajo hacia la dimensión propuesta. Esto exige en principio

5Ascún 50 años. Pg. 89

3
redefinir las redes en armonía con la Misión de Ascún que favorezca la diversidad
y la diferenciación de las instituciones asociadas y sus intereses comunes

En consonancia con esta misión de Ascún, que es “Promover los principios de

calidad académica, autonomía y responsabilidad social sobre los cuales se
sustenta la universidad; propiciar la interacción e integración de la comunidad
académica; y representar y servir de interlocutora a la universidad colombiana”,
se logran identificar elementos que son determinantes para la orientación del
trabajo de las redes.

PARTE DOS

LINEAMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS REDES ASCÚN

Los presentes lineamientos tienen la finalidad de promover una nueva dimensión

del trabajo de las redes en Ascún, además del papel que ya están cumpliendo,
para favorecer los mecanismos de asociatividad entre las instituciones, fortalecer
sus capacidades y hacer visible la presencia e impacto de la universidad
colombiana en los diversos contextos en los cuales pueden aportar a los
procesos de transformación social y se constituyan en referentes nacionales e
internacionales en los temas de la respectiva red.

Estos lineamientos responden a la necesidad de avanzar en su

perfeccionamiento como estrategia de trabajo colaborativo entre las instituciones
para que, además de contribuir al fortalecimiento de cada una de ellas como
agentes y actores, permita también mayor sinergia en acciones que pueda
emprender la universidad colombiana.

1. Definición

Las redes son una estrategia de trabajo asociativo que, en coherencia con la
Misión de Ascún aporta a las instituciones asociadas en distintos campos, con la
finalidad de promover los principios de calidad académica, autonomía y
responsabilidad social sobre los cuales se sustenta la universidad y propician la
interacción e integración de la comunidad académica.

2. Objetivos

De acuerdo con el campo específico de trabajo de cada red,sus objetivos se

orientarán a:

 Contribuir a evaluar, proponer y concertar políticas públicas para la

planeación, fomento, aseguramiento de la calidad y desarrollo de la
educación superior colombiana;

4
  Promover y apoyar los procesos de cambio institucional orientados al
aseguramiento de la calidad, la alta formación profesoral, el desarrollo de la
investigación y en general la modernización de la educación superior.
 Contribuir al desarrollo de actividades y proyectos de las instituciones de
educación superior, y desarrollar actividades con participación de las
distintas instituciones, tendientes al logro de la excelencia académica.
 Favorecer el intercambio de conocimientos, recursos y servicios entre las
instituciones asociadas.

3. Funciones de las redes Ascún:

 Ser espacio de reflexión para la creación del pensamiento universitario

colectivo y para la formulación de política pública y políticas institucionales.
 Aportar a la Asociación elementos derivados de estudios y análisis sobre
las temáticas de interés común, para que esta pueda ser un mecanismo
efectivo de interlocución con los distintos organismos del Estado y demás
instituciones nacionales e internacionales.
 Actuar como una estrategia de coordinación e integración entre las
diferentes instituciones que conforman la Asociación, así como facilitar el
mismo proceso con otras instituciones académicas nacionales e
internacionales.
 Contribuir con sus desarrollos al mejoramiento al fortalecimiento de las
capacidades institucionales mediante la promoción de políticas
institucionales y de nuevos modelos de gestión.

4. Criterios para el funcionamiento

4.1. Los agentes o actores que participan en las redes Ascún serán,
preferentemente, las instituciones asociadas
Implica concentrar esfuerzos e integrar las redes con las instituciones
asociadas, lo cual no excluye los aportes que desde las redes se puedan
hacer a otras instituciones de educación superior e instituciones sociales,
especialmente compartiendo documentos, eventos, proyectos.

La coordinación de las redes la realizarán instituciones asociadas y para su

designación, deberán contar con el aval del Rector de la institución, de
manera que se entienda que el compromiso es institucional.

En las redes existentes en las cuales están participando instituciones no

asociadas, éstas tendrán carácter de invitadas y podrán participar en todas
las actividades de la red con elementos diferenciadores que deberán ser
conocidos y aceptados de manera explícita.

Como un estímulo a las instituciones asociadas, las cuotas que se fijen en la

red para la realización de sus actividades y los valores de inscripción a los

5
eventos, seminarios, encuentros y demás actividades académicas, tendrán
un descuento entre el 20% y el 25% de las cifras acordadas.

En las redes en las cuales se encuentren instituciones no asociadas en la

coordinación de los nodos, estas deberán culminar el período para el cual
fueron designados. Una vez finalice el tiempo para el cual fueron delegados,
se procederá a una nueva designación cumpliendo con este criterio. Los
aspirantes deberán presentar nota de aval del respectivo Rector de la
Universidad para garantizar el apoyo a la gestión. En caso de retiro del
funcionario designado, se deberá proceder a designar a una nueva institución
para evitar la parálisis en el trabajo de la red.

4.2. Clasificación de las redes

Se identifican dos grandes grupos de redes:

4.2.1. De dirección universitaria:

Su motivación central es el fortalecimiento de funciones o procesos que
caracterizan la dirección universitaria. Corresponden a estas redes la de
Vicerrectores y Directores Académicos y/o de Docencia, Vicerrectores o
Directores de Investigación, Vicerrectores y Directores de Bienestar
Universitario, Vicerrectores y Directores de Extensión.

4.2.2. Redes temáticas:

Son las que se organizan sobre diversos temas específicos de interés para
las instituciones como son: internacionalización, gestión tecnológica,
responsabilidad social universitaria, lectura y escritura en educación superior,
desarrollo del español como lengua extranjera, emprendimiento, seguimiento
de egresados. Estas redes aportan concentrando esfuerzos hacia asuntos
que son prioritarios para el fortalecimiento de las instituciones y de la
educación superior. En el futuro podrán organizarse nuevas redes temáticas
a partir de las necesidades de los lineamientos de política y los planes de
trabajo que aprueben los Rectores del Consejo Nacional de Rectores y del
Consejo Directivo.

4.3. Voluntariedad de las instituciones para participar en las redes

A partir de conocer los alcances, compromisos y posibles aportes de las
redes, las instituciones asociadas definirán su participación para integrar las
redes temáticas y de dirección y asumirán los compromisos que de ello se
derivan. Las redes estarán abiertas a nuevos integrantes, quienes se
incorporarán a planes de trabajo establecidos en cada grupo.

4.4. Seguimiento de las políticas y lineamientos rectorales.

Tanto las que de manera general se orientan hacia el fortalecimiento de la
educación superior, como en especial para aquellos asuntos que por la(s)
temática(s) o campo de acción de la red le sean pertinentes; cada red
focalizará esfuerzos hacia asuntos en los cuales su trabajo redunde en

6
beneficios concretos para las instituciones asociadas y por ende en el logro
de una educación superior pertinente y de calidad

4.5. Aportar al fortalecimiento de las instituciones.

Los propósitos y objetivos definidos en las redes, así como sus planes de
trabajo, deben apuntar a fortalecer las instituciones que participan en la red;
las instituciones asociadas, que aunque no formen parte de la red deberían
beneficiarse de sus desarrollos y avances.

4.6. Enfoque de planeación y evaluación

Cada red contará con un plan general, conocido y compartido en las
instituciones que componen la red, a su vez, en cada institución se decidirá
sobre los asuntos de directo interés y aplicabilidad. Se trata de aportar en un
nivel general y en el nivel institucional y de incorporar mecanismos de ajuste
a los planes según su avance y sus posibilidades. Se propenderá por pasar
de los planes de acción anuales a los planes estratégicos de los cuales se
deriven las actividades de cada año, en un horizonte estratégico para
trascender el activismo y dar sentido a las acciones.

4.7. Gestión documental y trazabilidad de las acciones

Deberá llevar registros del seguimiento de su plan de trabajo: memorias de
reuniones, compromisos, comunicaciones en el interior de la red y con las
instituciones, informes de avance, proyectos. Estos documentos serán de
carácter abierto para las instituciones asociadas y se establecerá cuáles de
ellos son de utilidad general.

4.8. Visibilidad
Cada red se soportará en tecnologías de la información y comunicación,
articuladas a la página web de Ascún y a las páginas de las instituciones
participantes en la red, con los criterios que para tal fin se definan
institucionalmente: logos, colores institucionales, tipos generales de
interacción. Se potenciarán las comunicaciones apoyadas por medios
virtuales: repositorios, conferencias, grupos de discusión.

4.9. Estructura y gestión de las redes

Todas las redes compartirán un esquema básico de organización; se buscará
una estructura que permita mayor eficiencia mediante mecanismos de
comunicación y de interrelación para atender necesidades regionales y
articular procesos. Las redes existentes tanto las del grupo de Dirección
universitaria como las redes temáticas, se enmarcan dentro de los seis ejes
prioritarios de la vida de las instituciones, vistas desde las tres tareas
misionales (Investigación, Formación o docencia y Extensión) como de los
demás campos que son estratégicos: Bienestar, el gobierno y la gestión
universitaria y la Internacionalización.

De manera general, se potenciarán los nodos regionales y una articulación

central constituida por los coordinadores de los nodos. En cada nodo los
7
coordinadores tendrán además la responsabilidad de motivar la participación
de todos los integrantes del nodo, mantener las comunicaciones entre todos,
hacer seguimiento del desarrollo de las actividades acordadas en la región y
mantener actualizados los registros de los integrantes en los directorios del
nodo e informar los cambios a la red nacional y a la sede de Ascún.

La orientación general y coordinación de las redes se llevará desde las

instancias administrativas y académicas de Ascún.

En la siguiente gráfica se muestra esta estructura básica:

Gráfica 1. Estructura de las redes en Ascún

4.10. Sostenibilidad financiera:

Cada red al definir los planes de acción, se estimarán los costos en los que
incurre Ascún como ente articulador y las instituciones con la participación de
los integrantes, especialmente cuando se trata de eventos, asistencia a
reuniones que exigen desplazamientos, y demás costos de publicidad,
comunicaciones y otros. Los presupuestos y demás estrategias de planeación
serán presentados a consideración de la Secretaría General de Ascún. Los
requerimientos se presentarán previamente a las instituciones y se
formalizarán los compromisos.

El establecimiento de cuotas para el funcionamiento deberá hacerse contando

con la autorización del Rector de la institución para tomar este tipo de
decisiones que comprometen los recursos de la entidad.

8
La ejecución de los recursos deberá realizarse cumpliendo los requisitos de
transparencia, eficiencia y economía recordando que estos son recursos de
las instituciones, por tanto, deberá rendirse cuenta sobre su uso adecuado y
exclusivamente para los fines a los cuales fueron destinados.

5. Aspectos administrativos y financieros

La Red deberá llevar registro de las comunicaciones, reuniones y demás

actividades realizadas en archivos organizados, sistematizados y
digitalizados. Debe llevarse control sobre la asistencia a reuniones y reportar
al responsable en Ascún, quien mantendrá informados a los rectores sobre el
cumplimiento de los compromisos.

La organización será establecida por cada red, no obstante, es necesario

identificar compromisos mediante planes de acción anuales, enmarcados en
planes estratégicos, donde se incluyan los objetivos, las líneas estratégicas a
las que responde, las actividades en cada línea o eje del plan estratégico,
impactos esperados, fechas y responsables. Quien coordine el nodo o el
comité nacional, revisará permanentemente el cumplimiento de dichos
planes.

Cada mes, los nodos elaborarán un informe de avances que no sólo relacione
las actividades realizadas; deberá incluirse un análisis en términos del logro
de los objetivos propuestos y los resultados alcanzados.

En cuanto al presupuesto, que es complemento del plan de acción, debe ser

elaborado y aprobado por el respectivo nodo en el mes de agosto de cada
año. A más tardar, en la última semana del mismo mes debe ser enviado a
Ascún para su revisión y llevarlo a aprobación del Consejo Directivo en
septiembre y posteriormente por el Consejo Nacional de Rectores en el mes
de octubre. Las solicitudes de modificación, deberán seguir el mismo trámite
de aprobación por el nodo respectivo y por Ascún, antes de ser sometidos a
consideración del Consejo Directivo. Los recursos generados por la Red
serán manejados centralizadamente por Ascún en cuentas contables
independientes para cada red. Los egresos serán solicitados desde las redes
indicando el respectivo rubro en el presupuesto y habrá un solo conducto para
estas solicitudes, las cuales deberán acompañarse de la respectiva acta en
que fue aprobado por el respectivo comité.

Para el área temática de Ascún-Deportes, aplican las directrices enviadas en

el segundo semestre de 2014.

6. Lineamientos para la preparación y convocatorias de eventos

académicos de las redes que lleven el sello Ascún.

Las redes podrán organizar eventos para tratar los temas de interés, para
compartir experiencias, socializar documentos, etc... En los que lleven el sello
9
Ascún, las convocatorias se oficializarán a través de la Dirección Ejecutiva o
la Secretaría General.

La preparación de estos eventos debe hacerse con suficiente antelación para

permitir una adecuada divulgación del mismo. Las jornadas académicas que
se organizan con las Redes requieren al menos cuatro a seis meses de
trabajo previo una vez decidido el tema, pues requiere construir acuerdos y
consensos entre los diferentes integrantes de la red y coordinar la
participación de todos los involucrados.

La publicación del evento en la página web, se hará con autorización de la

Secretaría General. Las comunicaciones para el envío de impresos y la
promoción del evento se realizarán mediante un plan de divulgación que se
elaborará con la Coordinación de Comunicaciones.

Las convocatorias a los eventos:

El documento que servirá para la convocatoria, contendrá al menos, los

siguientes aspectos, los cuales deben entregarse previamente a la
Coordinación Académica:

Título: Indicar el tipo del evento y la red con la cual se diseña la propuesta.
En el título también se debe especificar la temática que se abordará en el
Encuentro, Seminario, Foro etc. Si el evento no responde al trabajo con las
redes, sólo indicará el tipo de evento (Seminario, Taller, Foro, etc.) y puede
ir antes o después del título.

Justificación: Se explicará en forma breve y concisa, pero lo más

completamente posible, el por qué y para qué del evento. Debe incluir un
resumen del tema en el contexto nacional e internacional que exprese la
justificación académica, como también explicitar el aporte a las políticas y el
plan de acción de Ascún que haya sido aprobado por los Rectores.

Objetivo general: Hace referencia los logros esperados en términos de

conocimientos sobre la temática a tratar y las experiencias a compartir.

Objetivos específicos: Se refieren a los resultados esperados en cada uno

de los temas específicos.

Beneficiarios: Se debe especificar el público objetivo. Aunque sean eventos

organizados y de preferencia sobre temáticas directamente atinentes a los
intereses concretos y necesidades específicas de una Red, preferiblemente
también se convocará a otros actores interesados. Con lo anterior, se busca
promover el trabajo interdisciplinario.

10
 Temas: Se especificarán los temas que se tratarán dentro de la temática
prevista. De preferencia, el tema central se recomienda que sea definido
mediante consulta abierta con todos los miembros de la Red.

Conferencistas: Se listarán tanto los colombianos como los extranjeros

invitados, incluyendo una breve reseña de su currículo. Se indicará en las
publicaciones preliminares si está pendiente la confirmación de algunos. Para
la publicación, deberá estar cursada la invitación a los ponentes.

Costos: Se definirán a partir de un presupuesto previamente elaborado

Agenda: Contendrá el horario, la temática y el responsable de cada tema

durante cada uno de los días de duración del evento.

Inscripciones: Se darán todas las indicaciones para la ubicación del espacio

de inscripciones en la página de Ascún, fechas para inscripciones ordinarias
y extraordinarias, si se establecen. Para los eventos con pago de
inscripciones, se identificará la cuenta para hacer los pagos correspondientes
con instrucciones precisas de manera que el proceso se realice de manera
oportuna, organizada y confiable. Los datos de las cuentas deberán
solicitarse a la Coordinación Administrativa y Financiera.

La facturación debe hacerse con anterioridad al evento, para lo cual es

necesaria la inscripción. Es importante tener en cuenta las fechas de cierre
contable de las Universidades.

Las inscripciones se realizarán únicamente por la página de Ascún. En la

programación deben establecerse claramente las fechas de cierre de
inscripción y cumplirlas sin excepción. Sería deseable no recibir nuevos
inscritos el día del evento; si se reciben, deberán pagar el valor de inscripción
en ese mismo momento. Dos veces al mes, la red recibirá un listado
actualizado de los inscritos.

La propuesta de convocatoria deberá entregarse acompañarse de los siguientes

documentos:

 Plan de trabajo que contenga el cronograma de actividades y que cubra

desde el momento de preparación de la propuesta hasta su culminación,
considerando tiempos para la preparación de los informes de evaluación e
indicando los responsables de cada actividad y las fechas. El informe de
ingresos y egresos será entregado a la Red por la Coordinación
Administrativa y Financiera; las aclaraciones que sean necesarias, la Red
podrá solicitarlas a la Coordinación.
11
 Presupuesto: Debe discriminar detallada y claramente los costos fijos y los
variables, aún si el evento se organiza sin cobro de inscripción. En los
eventos en que se tiene previsto recaudar ingresos por inscripciones, es
necesario precisar el punto de equilibrio. En los costos fijos se deben
considerar también los gastos de la etapa de preparación: viajes, costos de
las reuniones de la red cuando se requieran, los gastos de la divulgación,
entre otros. Igualmente, se considerarán los gastos del personal de apoyo de
Ascún que se requiere para la organización y ejecución del evento.

Para el cálculo de los ingresos, en lo posible se recomienda evitar el manejo

de pagos diferenciales por cantidad de asistentes, dadas las implicaciones
que tiene en la facturación. Para los casos en que se considere
indispensable, deberán ser aprobados por Ascún y establecer un
procedimiento para estos casos y la fecha de cierre de este tipo de
inscripciones deberá hacerse con 60 días de antelación y con listado único
enviado por la Rectoría o la Vicerrectoría Académica; esta información
deberá explicitarse claramente en el documento de la convocatoria. En estos
casos, el pago debe hacerse antes de iniciar el evento, de lo contrario
quedará sin efecto el descuento.

Cuando el evento se abre para estudiantes y se fija una tarifa diferenciada,

ésta debe cubrir los costos de cada participante, lo cual deberá establecerse
en el presupuesto. Para estos casos, se fijarán cupos máximos en el total de
asistentes esperados y se establecerá el límite de plazas por institución.

 Formato de evaluación: Todo evento será evaluado desde la organización

hasta la ejecución. Los resultados de la evaluación se entregarán a la
Secretaría General.

 Plan de divulgación: Debe ser acordado con la Coordinación de

Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales. Cuando el evento da lugar
a publicación de memorias, se tomarán las medidas que aseguren la
grabación y posterior transcripción de las intervenciones, medidas que deben
estar también contabilizadas en el presupuesto. Los archivos de las
presentaciones y los documentos que entreguen los ponentes, se pondrán
en la página Web de Ascún en un término no mayor a los dos días hábiles
de finalizado el mismo.

12