Cum ma pregatesc pentru o intalnire

Intr-un fel sau altul, majoritatea dintre noi lucram intr-un mediu de
afaceri care presupune participarea si organizarea unor intalniri mai mult sau mai putin
eficiente. Ce se intampla, de fapt, la aceste intalniri si cum ar putea fi transformate in
evenimente placute si cu rezultate satisfacatoare pentru toti participantii?

Nu o data, fiecare dintre noi a participat la o intalnire in care nu s-a spus nimic, in care
dupa o ora si jumatate, in care fiecare a rezolvat x-0, a desenat floricele pe hartie, iar la
final, a respirat usurat ca s-a bifat o “meeting”-eala.

Eficiente sau nu, tineti minte ca in afara de timp, sunt risipiti si foarte multi bani cu
aceste intruniri. De aceea, folosirea eficienta a timpului unei intalniri face diferenta dintre
investitia inteleapta si irosirea bugetului alocat.

Intalnirile sunt de multe ori cheia succesului in organizarea unei campanii. In general,
lumea fuge de intalniri, intrucat de cele mai multe ori am avut parte de experiente
nefericite: sedinte interminabile, lipsite de focus, vorbitori slabi, agenda neclara,
probleme logistice etc. Pentru ca intalnirea ta sa aiba succes, va trebui sa te orientezi
dupa cateva reguli de baza pe care ti le prezentam in acest material.

PLANIFICARE:

 Participanti.
o Cine trebuie sa participe? Aduna toti participantii de care ai nevoie.
Stabileste numarul corespunzator de persoane, o intalnire cu multi
participanti este greu de gestionat. Daca trebuie sa te intalnesti cu mai
multe persoane, se poate organiza o serie de intalniri.
o Fa o lista completa cu persoanele care trebuie sa participe, cu datele lor
de contact.
 Data, ora, locul.
o Stabileste ora, locul si data intalnirii (preferabil in functie de disponibilitatea
persoanelor participante).
o locul ales este potrivit: nu apar intreruperi, exista echipamentele necesare.
Exemple de variante pentru locurile de intalnire: sala de sedinte oficiala a
companiei, biroul celui care convoaca intalnirea, scoli, biblioteci, la
Primarie; altii prefera sa organizeze intalniri intr-o ceainarie sau cafenea
pentru a putea avea la indemana si un mic stimulent energetic. 
 Agenda. Pregatita din vreme (temele de discutat, concret, punct cu punct), +
alocarea minutelor pentru fiecare interventie (se estimeaza usor durata intalnirii)
o Agenda + materiale de interes pentru a rezulta o intalnire eficienta, se vor
distribui participantilor inainte de intalnire (nu mai au motive sa piarda
 vremea in sedinta, vin in cunostinta de cauza, pot formula puncte de
vedere relativ la temele abordate)
 Amenajarea locatiei. In functie de numarul de participanti, se poate, eventual,
modifica amplasamentul salii.
o clasic – toti sunt plasati in jurul mesei.
 Avantaje: comod, poti pune un pahar de apa, un material;
participantii se pot sprijini etc.
 Dezavantaje: masa functioneaza ca o bariera intre participanti si
asta afecteaza eficienta si calitatea intalnirilor.
o un cerc de scaune.
 Avantaje: mai putin formal, mai deschis, mai prietenos.
 Dezavantaje: este putin mai incomod, participantii nu au pe ce sa
scrie, ocupa mult spatiu, nu este practic pentru un numar mare de
participanti.
o amfiteatru (prezidiu + randuri de scaune).
 Avantaje: permite participarea mai multor persoane.
 Dezavantaje: de regula, participantii din spate nu se implica,
comunicarea este greoaie.

De retinut!!! Nu organiza o intalnire pentru a prezenta un material care poate fi, la fel
de bine, citit. Daca este cazul, se poate distribui participantilor anterior si, eventual,
organizeaza intalnirea pentru a dezbate rezultatele si pasii de urmat in continuare.

ORGANIZARE:
 Prezentari. La inceputul intalnirii asigura-te ca toata lumea se cunoaste (se face
turul mesei cu numele si prenumele si alte date care crezi ca sunt importante
despre fiecare participant)
 Agenda. Prezinta-le participantilor agenda pe care le-o propui si cere-le sa faca
completari, modificari daca considera de cuviinta
 Moderatorul. Asigura-te ca exista un moderator / cel care conduce intalnirea.
o El da cuvantul, se asigura de respectarea agendei si a timpilor propusi
etc. Moderator poate fi cel care convoaca sedinta, sau alta persoana.
Important e ca aceasta persoana trebuie sa fie neutra fata de discutie (sa
nu participe activ).
o Aceasta persoana va trebui, din cand in cand, sa faca mici rezumate ale
celor mai importante puncte discutate si, evident, sumarul tuturor deciziilor
luate. Moderatorul va trebui, in rezumatele sale, sa mentioneze consensul,
votul sau opozitia unor participanti si sa fie atent la eventualele
sensibilitati.
 Secretarul sedintei. Cineva trebuie sa ia notite pe parcursul intalnirii. Nu tot ce
se discuta cuvant cu cuvant, pe modelul procesului verbal, insa trebuie sa
suprinda principalele pozitii, decizii, informatii.
o de multe ori, cand desemnezi un secretar, persoana nu va deveni
“prietenul tau cel mai bun”. Multi nu sunt fericiti cand sunt desemnati
“scribi” de sedinta
 Regulile sedintei. Pentru a asigura succesul sedintei, te asiguri ca se stabilesc
de la inceput un set de reguli minime:
o ne ascultam si ne respectam reciproc,
o nu ne intrerupem,
o nu lansam acuze,
o oferim informatii clarificatoare,
o telefoane inchise,
o nu fumam, etc.
 Decizii. Pentru luarea deciziilor, daca este cazul, consensul este cel mai potrivit,
insa nu e necesar sa facem din consens un scop in sine.
o Se poate merge si pe ideea de vot (la fel de potrivit pentru decizii).
o Daca este necesar si informatii suplimentare pentru a lua decizia potrivita,
se poate planifica o a doua intalnire (in varianta aceasta se atribuie sarcini
pentru intervalul dintre intalniri (ex. fiecare participant aduna informatiile
necesare/ restante si le prezinta colegilor la urmatoarea intalnire).
 Pauze. Daca este o intalnire mai lunga, se planifica pauze. Regula spune ca la
fiecare 1,5 -2 ore maximum se ofera pauza (cafea, toaleta, tigara).
o Sunt bune si pentru networking.
 Concluzii. fiecare sedinta, la final, ofera un mic rezumat a celor intamplate cu
scopul si rezultatele intalnirii.
o OBLIGATORIU, se multumeste participantilor pentru timpul acordat si se
prezinta concret pasii urmatori.
o Se distribuie, dupa sedinta, o copie a rezumatului discutiei cu ora si data
urmatoarei intalniri (daca e cazul). Documentele scrise se distribuie tuturor
participantilor imediat dupa sedinta, sau daca nu este posibil, in sistem
electronic dupa max 2 zile.