Gestión de contenido empresarial

La Gestión de Contenido Empresarial (o, en inglés, Enterprise Content Management, abreviadamente ECM ) es una manera
formal de la organización y el almacenamiento de documentos de una organización, y otros contenidos que se relacionan con los
procesos de la organización. El término abarca estrategias, métodos y herramientas que se utilizan a lo largo del ciclo de vida del
contenido.1

Índice
Definición
Finales de 2005
Principios de 2006
A principios de 2008
A principios de 2010
Véase también
Ejemplos
Referencias
Bibliografía
Notas al pie

Definición
La Asociación Internacional para la Información y Gestión de imágenes (AIIM) International, la asociación mundial de las empresas
de gestión de contenidos, definió el término en 2000. AIIM ha refinado la abreviatura ECM varias veces para reflejar el creciente
alcance y la importancia del manejo de la información :

Finales de 2005
La gestión de contenidos empresariales son las tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar
contenido y documentos relacionados con los procesos de la or
ganización.

Principios de 2006
La Gestión de contenidos empresariales son las tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar
contenido y documentos relacionados con los procesos de la or
ganización.

Las herramientas y estrategias de ECM permiten la gestión de una organización de la información no estructurada, donde existe esa
información.

A principios de 2008
Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar,
preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos. Herramientas y estrategias de ECM
permiten la gestión de la información no estructurada de una or
ganización, donde quiera que exista esa información.

A principios de 2010
Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar,
preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos or
ganizativos. ECM cubre la gestión de la información en
todo el ámbito de la empresa, si la información se presenta en forma de un documento en papel, un archivo electrónico, un flujo de
impresión de base de datos o incluso un correo electrónico.

La última definición abarca áreas que tradicionalmente han sido abordadas por la gestión de documentos y sistemas de gestión de
documentos. También incluye la conversión de datos entre distintas formas digitales y tradicionale
s, incluyendo papel y microfilm.

ECM es un término general que abarca la gestión de documentos, gestión de contenido web, búsqueda, colaboración, gestión de
registros, gestión de activos digitales (DAM), la gestión del flujo de trabajo, captura y digitalización . ECM se dirige principalmente a
la gestión del ciclo de vida de la información de la publicación inicial o la creación de todo el camino a través de archivos y,
finalmente, su eliminación. Las aplicaciones con las que se ejecuta una estrategia ECM se entregan en tres formas: el software on-
premise (o en-los-locales, instalado en la propia red de la organización), el software como servicio (SaaS) (acceso web a la
información que se almacena en el sistema del fabricante del software), o una solución híbrida integrada por dos en las instalaciones
y componentes SaaS.

ECM tiene como objetivo hacer que la gestión de la información corporativa sea más fácil a través de la simplificación de
almacenamiento, seguridad, control de versiones, el encaminamiento de procesos, y la retención de documentos e información. Los
beneficios para una organización incluyen la mejora de la eficiencia, mejor control y reducción de costos. Por ejemplo, muchos
bancos han convertido las copias almacenadas de los cheques antiguos dentro de sistemas ECM, en oposición al método más antiguo
de mantener los controles físicos en los almacenes masivos de papel. Bajo el antiguo sistema, una petición del cliente para obtener
una copia de un cheque puede tardar semanas, ya que los empleados del banco tenían que ponerse en contacto con el almacén donde
se necesita localizar la caja, archivo y cheque correctos. El cheque tendría entonces que ser sacado, hacerse una copia y enviarla por
correo al banco, donde finalmente se enviará por correo al cliente. Con un sistema de ECM en su lugar, el empleado del banco
simplemente consulta el sistema para el número de la cuenta del cliente y el número del cheque solicitado. Cuando la imagen del
cheque aparece en la pantalla, el banco es capaz de enviarla de inmediato al cliente, por lo general mientras que el cliente aun está en
el teléfono.

Pero no es suficiente con las herramientas, la organización como un todo debe preparar sus procesos, estructura y cultura para adoptar
cambios significativos que permitan cumplir con las premisas del ECM como estrategia de trabajo y transformación empresarial.

Véase también
Base de Datos.
Customer Relationship Management.
Gestión Integral Empresarial.

Ejemplos
I+DOC
Apache Solr, para búsquedas.
Alfresco.
Coldview.
docQuijote Software.
DotNetNuke.
Feng Office.
Flujo de trabajo.
R2 Docuo.
Sharepoint.
Sistema de gestión de contenido web.
FileNet.
OpenKM.
Referencias

Bibliografía
Kampffmeyer, Ulrich (2006). ECM: Enterprise Content Management. DMS EXPO 2006, Köln (en english, French,
and German). Hamburg: PROJECT CONSULT. ISBN 978-3-936534-09-2. Consultado el 20 de septiembre de 2010.
Fray, Michael (2008). ECM - Enterprise Content Management (en danish). Denmark: Forlaget Globe. ISBN 978-87-
7900-831-1. Consultado el 23 de mayo de 2011.

Notas al pie
1. Pérez-Montoro, Mario (2006). «Gestión del conocimiento, gestión documental y gestión de contenidos». Tendencias
en documentación digital(Gijón: Trea): 110-134.

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