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DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
El equipo de pisos está formado por la gobernanta/e y las camareras/os de piso. La gobernanta
se encarga de organizar y repartir tareas, controlar los pedidos y existencias (lencería), planificar
los horarios del personal a su cargo, recogida de datos estadísticos y comunicación. Las
camareras de piso se encargan de las tareas de limpieza, control de las habitaciones y minibares
comunicando las incidencias encontradas.
Solicita los servicios del departamento de mantenimiento para algún área bajo su
responsabilidad.
Suelen estar a su cargo los objetos que los huéspedes olvidan en las habitaciones del hotel.
DEPARTAMENTO DE TELÉFONOS
El propio hotel utiliza este servicio para intercomunicarse con los demás departamentos o con el
exterior, lo cual puede realizarse directamente o por medio de una central.
Llamada local
DEPARTAMENTO DE RESERVAS
Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las
habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.
Atender la correspondencia.
DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN PASCO
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “OXAPAMPA”
Creación R.M. Nº 119-84-ED – Revalidado con R.D. N° 124-2006-ED
Jr. Enrique Bottger Nº 720 TELEFAX: 063-462079
www.istpoxapampa.edu.pe - Email: istoxapampa@hotmail.com
La hoja de reservas.- Suele ser utilizada en los grandes hoteles y cadenas hoteleras en vez del
Libro de Reservas empleado en los pequeños hoteles.
Nombre y datos de las personas que hacen la reserva, que se van a alojar y del empleado que
toma la reserva.
Slip o Tarjeta de reservas.- Es una pequeña tarjeta que contiene la síntesis de la reserva y se
utiliza para actualizar y confeccionar el rack de reservas.
GERENTE DE RESERVACIONES
Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas
Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no
sobrepasen el número de habitaciones contratadas en cada categoría.
Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos
competentes.
Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial
atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.
AGENTE DE RESERVACIONES
GERENTE DE RECEPCIÓN
Define funciones de puestos
RECEPCIONISTA
Recibe a los huéspedes
Reporta a ama de llaves las habitaciones check out para fines de limpieza
DEPARTAMENTO DE BOTONES
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Creación R.M. Nº 119-84-ED – Revalidado con R.D. N° 124-2006-ED
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El botones checará los cuartos de salida al no haber camaristas disponibles y debe reportar de
inmediato si existe algún faltante.
Seguridad y discreción. El botones es los oídos y los ojos de la gerencia y del recepcionista,
pero es toda discreción. Cualquier anormalidad debe reportarla de inmediato a la recepción.
DEPARTAMENTO COMERCIAL
Desarrolla mecanismos y políticas de comercialización en todas las áreas del hotel para tener un
mayor ingreso.
Conjunto de personas que conforman un equipo de trabajo cuya misión es definir la estrategia
comercial con el fin de optimizar las ventas y en consecuencia la producción del Hotel. El
Departamento Comercial está dirigido por el Director Comercial, que es el máximo responsable
de la empresa en términos comerciales ya que será el encargado de:
Departamento de Reservas.
El proceso de reservas es el primer contacto importante entre el huésped y el hotel, un agente de
reservas debe estar preparado para responder rápido y con precisión a los pedidos de futuras
estadías (debe tener toda la información presente y en forma precisa, para evitar
equivocaciones). La tramitación debe ser hecha en el menor tiempo posible para que los agentes
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de reservas dispongan de más tiempo para la atención de los detalles y para vender los servicios
variados del hotel.
Realizan dicha tarea operativa los agentes de reservas, los cuales deben tener un muy buen
manejo de idiomas y claridad de expresión, son supervisados por un gerente de reservas.
Departamento de Recepción.
El Departamento de recepción es el encargado de realizar las registraciones correspondientes,
atender las sugerencias y quejas de los huéspedes, llevar el control de las llaves de las
habitaciones.
El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de limpieza.
Este departamento debe mediante un auditor nocturno registrar los cargos a la habitación,
determinar la disponibilidad del hotel y cotizar las tarifas de las habitaciones.
El departamento esta supervisado por un gerente de recepción, el cual es responsable del buen
desempeño de los recepcionistas, que son quienes realizan la parte operativa y el auditor
nocturno, encargado de la parte estadística y de control.
Departamento de Telefonía.
Los telefonistas son los que se encargan de recibir las llamadas externas e internas del hotel,
realizar las conexiones pertinentes y recibir mensajes y faxes y enviarlos a quien corresponde.
También realizan las llamadas de despierte.
Deben saber quien esta alojado en el hotel, donde esta alojado (n° Hab.) y por cuántos días,
entre otros datos.
Su supervisor generalmente es el gerente de recepción.
Departamento de Conserjería.
Los empleados de este sector son el Conserje (que es la persona que supervisa) y los bell boys o
botones, los cuales deben manejar muchos idiomas, tener buena presencia, una gran actitud de
servicio y ser discreto en el trato. El área de trabajo debe ser limpia, armoniosa y cómoda.
El conserje se encarga además de brindar información turística, de ubicación "mapas", de
espectáculos, de restaurantes y bares, de clubes nocturnos, y de espectáculos propios del hotel.
El bell boy se encarga de recibir al huésped a su llegada, transportar su maleta, acompañarlo a la
habitación y mostrarle como funcionan la ducha, el televisor, el aire acondicionado, entre otros.
Además se encarga de llevar periódicos, revistas y medicamentos entre otros, a la habitación del
huésped, recoger los mensajes que se dejan en forma personal para el huésped y llevarlos a la
habitación correspondiente, solicitar cualquier medio de transporte requerido por el huésped,
acompañarlo para su partida.
Departamento de Housekeeping.
Este Departamento se encarga principalmente de mantener en excelentes condiciones higiénicas
el hotel.
Realiza la limpieza de las áreas públicas del mismo, prepara las habitaciones para los huéspedes
recién llegados y mantiene limpias y acondicionadas la de los huéspedes ya alojados, repone los
artículos propios de las habitaciones, como por ejemplo las sábanas, toallas, amenities, entre
otros. Se encarga de llevar las prendas de los huéspedes para lavarlas y plancharlas, y se encarga
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Departamento de Mantenimiento.
El Departamento de mantenimiento se encarga de la reposición de los elementos de trabajo de
cada una de las áreas del hotel, es decir todo lo relativo a housekeeping, también realiza el
mantenimiento de las instalaciones del hotel.
Repara y mantiene en buenas condiciones los ascensores, piletas, canchas de golf, tenis,
jardines, instalaciones eléctricas, etc., además realizan refacciones en general.
Departamento de Marketing.
En el mismo se administra toda la información para el estudio de mercado. Las cuatro
herramientas principales de promoción son: publicidad, promoción de ventas, relaciones
públicas y venta personal, las cuales tiene como fin promover el producto, es decir darlo a
conocer ante el mercado. Al aplicar cada una de estas herramientas se recibe una respuesta del
mercado meta que debe ser interpretada correctamente, a fin de diseñar la estrategia que se
ajuste mejor a sus necesidades.
En este departamento se arman los paquetes de estadía, y las distintas promociones que
benefician el reconocimiento del complejo en todo el mundo.
Departamento de Administración.
Este departamento se encarga de administrar las ganancias del hotel, pagar los sueldos,
impuestos, créditos, reinvertir. Tiene a su cargo funciones contables y legales, por lo cual debe
estar muy bien asesorado.
Este departamento además realiza estadísticas, presupuestos, inversiones, etc.
Es uno de los departamento mas importantes a nivel gerencial.