DiplomadoExcel Avanzado ACOPI 2015

Asociación Colombiana de la Micro, Pequeña y
Mediana Empresa
ACOPI – REGIONAL NARIÑO
NIT: 800.147.621-8.
LA HOJA DE CÁLCULO EXCEL

2013 GENERALIDADES
Todos los caminos que conducen a Excel
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
La Interfaz de Usuario de Excel 2013

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
DESPLAZAMIENTO Y SELECCIÓN
Desplazamientos.
Saberse desplazar por la hoja de cálculo, encontrar los datos que se requieren, gestionar o
administrar hojas y libros son habilidades que un buen usuario de hoja de cálculo debe
desarrollar.
Evidentemente, los desplazamientos cortos sobre la hoja no requieren demasiada experticia.

Desplazarse para seleccionar la celda contigua a la celda activa, o para seleccionar una celda
que se encuentra unas cuantas columnas o filas más allá o incluso para ir hasta cualquier
celda visible actualmente en su pantalla es posible solamente con el empleo de las flechas de
dirección del teclado o con un simple desplazamiento del puntero seguido de un click con el
botón izquierdo del ratón. En todo momento, el color resaltado de los encabezados de
columna y fila le indicarán las coordenadas de la celda activa. El cuadro de nombres, a la
izquierda de la barra de fórmulas, le mostrará cuál es su ubicación actual.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Pero cuando se trata de una hoja que contiene una lista que desborda los límites de la
pantalla con varias decenas de columnas y con varios cientos o incluso miles de filas, o
sencillamente porque de manera voluntaria el diseño de la hoja contiene datos dispersos en
varias regiones de la hoja, el desplazamiento con las teclas de dirección puede resultar una
tarea sumamente tediosa y desgastante.
Para ello, Excel dispone de varios recursos que le ayudarán en el desplazamiento hacia
aquello que usted está buscando.
Desplazamiento vertical pantalla por pantalla.

El uso de las teclas AvPág y RePág puede ser un recurso apropiado para desplazarse por la
hoja varias filas hacia abajo o hacia arriba. Un click con AvPág por ejemplo, le llevará tantas
filas hacia abajo como filas tenga ahora mismo su hoja de trabajo. Esto es equivalente a
desplazarse hacia abajo un pantallazo cada vez. Redimensione la hoja y AvPág recalculará el
número de filas que desplazará la celda activa hacia abajo, teniendo en cuenta el número de
filas que la hoja redimensionada muestra ahora. Funciona exactamente igual para la tecla
RePág.
Desplazamiento horizontal pantalla por pantalla.
De la misma manera como con AvPag y Repag logra desplazarse una pantalla hacia abajo o
hacia arriba, puede hacerlo horizontalmente si combina estas mismas teclas con la tecla Alt.
Emplee Alt+AvPág para desplazar la celda activa tantas columnas a la derecha como
columnas tiene ahora mismo su hoja de trabajo. Esto es equivalente a desplazarse hacia la
derecha un pantallazo cada vez. Redimensione la hoja y Alt+AvPág recalculará el número de
columnas que se desplazará la celda activa hacia la derecha. El empleo de la combianación
Alt+RePág la desplazará en el sentido contrario.
Las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

Las barras de desplazamiento pueden ser un recurso ideal para lograr grandes
desplazamientos a través de la hoja aunque lo que esté buscando no se alcance con total
precisión. Los cuadros de desplazamiento dentro de estas barras permiten hacer enormes
recorridos hacia aquello que esté buscando; luego, con las flechas ubicadas en los extremos
de las barras puede ajustar la búsqueda con más precisión. No obstante, estos
desplazamientos no mueven la celda activa. Una vez encontrado el lugar que necesita, debe
hacer click con el ratón para ubicar allí la celda activa.
El cuadro de nombres (Función F3)

El cuadro de nombre es el recurso ideal para lograr cualquier tipo de desplazamiento y
encontrar exactamente las coordenadas de la celda a donde desea ir con total precisión.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Basta con digitar las coordenadas de la celda donde quiere ir y presionar la tecla Enter. En
fracciones de segundo estará exactamente donde quiere estar.
El cuadro de nombres tiene una particularidad, se

llama así porque es precisamente en este lugar en
el que puede asignar un nombre particular a una
celda o a un rango de celdas. Sólo debe
seleccionar la celda o rango de celdas a las que
desea agregar un nombre y luego en el cuadro de
nombres elegir uno con el cual los identificará. (No
podrá asignar el mismo nombre a dos rangos de
celdas diferentes que estén en el mismo ámbito). Una vez creados, podrá desplegar la lista de
nombres haciendo click en la flecha junto al cuadro de nombres para ver todos los nombres
que están creados. Seleccionando uno de ellos, irá hasta la región nombrada de ese modo.
Los nombres de las celdas y de los rangos de celdas pueden incluirse perfectamente dentro
de una fórmula como sustitutos de referencias a celdas, en otra u otras celdas calculadas en
la misma hoja o entre las hojas de un mismo libro como se verá en el capítulo dedicado a la
formulación en Excel.
El grupo nombres definidos de la pestaña Fórmulas contiene los comandos para asignar un
nombre, crear desde una selección, utilizar en un fórmula y administrar los nombres definidos
en una hoja de cálculo.
Pero ahora nos ocupa el tema de los desplazamientos. Recuerde entonces que escogiendo de
la lista de nombres aquel que representa el lugar o la región que está buscando podrá ir hasta
ella seleccionándola inmediatamente.
El comando Ir a… (Ctrl+i, Tecla F5)

Encontrará un recurso más para desplazarse hasta un lugar de la hoja en particular. En la
pestaña INICIO, en el grupo Modificar, haga click en
la punta de flecha para desplegar una lista en la que,
entre otras opciones, encontrará el comando Ir a… .
Después de hacer click en él verá el cuadro de
diálogo Ir a. En la sección referencia, digite las
coordenadas de la celda o el nombre asignado a la
celda o rango de celdas al cual quiere ir. Podrá ir a
un lugar de la hoja activa o a un lugar de cualquier
otra hoja del mismo libro, o de otro libro abierto, si la
referencia se ingresa debidamente.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Desplazamiento hoja a hoja

Un libro de Excel puede llegar a soportar una gran cantidad de hojas, sin embargo, podemos
encontrar en la memoria de la computadora una limitación importante. Cuanta más memoria
posea su máquina más hojas podrá tener abiertas. Mantenga una adecuada proporción entre
los recursos hardware de que dispone y la organización de la información.
No obstante se recomienda no sobrepasar las 40 hojas para no relentizar el tratamiento de un

archivo demasiado grande. Se recomienda un mínimo de 64 MB de memoria RAM para
permitir un tratamiento ágil de la información con libros de Microsoft Excel con grandes
dimensiones (más de 50 hojas).
Cuando todas las hojas del libro son visibles en pantalla, la selección con el ratón es bastante
cómoda. No obstante cuando el número de hojas supera el límite de las que puede ver a
simple vista, la navegación con las puntas de flecha a izquierda y a derecha es necesaria. De
la misma forma, hacer click sobre los tres puntos de la izquierda o de la derecha le permitirá
ver las hojas ubicadas en esa dirección.
Aún existe otro recurso adicional para poder navegar entre las hojas de un mismo libro, se
trata de combinar las teclas Ctrl con AvPág - para seleccionar hojas a la derecha - y con
RePág - para seleccionar hojas a la izquierda.
Desplazamientos con las teclas de dirección en

combinación con la tecla Ctrl.
Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione cualquier tecla de dirección. El resultado será un
enorme salto en la dirección elegida hasta dar con la última celda en la misma fila o en la
misma columna de la celda activa. Se encontrará ahora en el mismo borde de la hoja si es que
antes, nada se hubiera interpuesto en su camino. Por ejemplo, si la celda activa es la celda
A1, la combinación Ctrl+flecha a la derecha, llevará la celda activa a la celda de coordenadas
XFD1, pero si en lugar de esto hubiera elegido la combinación Ctrl+flecha hacia abajo,
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
entonces la celda activa será ahora la celda de coordenadas A1048576. Lea las coordenadas
de la celda activa en el cuadro de nombres.
Pero, que significa: si es que antes, nada se hubiera interpuesto en su camino?.... Sucede que
si en la trayectoria del desplazamiento que se pretende realizar con la combinación Ctrl+flecha
de dirección, existieran datos en una o varias celdas, el desplazamiento se efectuará sólo
hasta encontrar la primera celda en esa dirección que contiene un dato. Si repite la
combinación de teclas Ctrl+flecha de dirección, la celda activa se ubicará en la última celda
con datos si es que lo que encontró fue un rango de celdas con datos. Si no fue un rango de
celdas con datos lo que encontró, la celda activa saltará hasta la siguiente celda que contenga
un dato en esa dirección o encontrará el borde la hoja en la misma fila o en la misma columna
de la celda activa.
Esta lógica funciona exactamente igual en la dirección contraria y también en sentido vertical.
Desplazamiento con las teclas Inicio y Fin en

combinación con las teclas de dirección.
1. La combinación de teclas Ctrl+Inicio pone la celda activa en A1.
2. La flecha Inicio llevará la celda activa hasta la primera celda en la misma fila de la
celda activa.
3. Presionar la tecla Fin activa o desactiva el Modo Final en la barra de estado.
Si presiona cualquier tecla de dirección en Modo Final, obtendrá el mismo efecto de

desplazamiento que el que se logra con la combinación Ctrl+flechas de dirección.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
4. La combinación de teclas Fin+Inicio lleva la celda activa a la celda que es la

intersección de la última fila del rango de celdas más hacia abajo que contiene datos y
la primera columna del rango de celdas más a la derecha que contiene datos.
Sin embargo, una de las aplicaciones fundamentales de los desplazamientos vistos es aquella
relacionada con el movimiento de la celda activa al interior de un rango de datos como una
tabla o una lista de datos.
SELECCIÓN DE CELDAS, RANGOS DE CELDAS,

COLUMNAS Y FILAS ADYACENTES Y NO
ADYACENTES
En el apartado anterior se mostraron las diferentes formas de desplazamiento como resultado
de la combinación de las teclas Ctrl o Fin en adición con las flechas de dirección lo cual como
se vio, produciría saltos de la celda activa sobre la hoja de cálculo o particularmente sobre un
rango de celdas con datos contiguas o discontinuas.
Esta vez analizaremos las diferentes formas de seleccionar un rango de celdas continuo o
discontinuo.
La selección de una celda o rango de celdas se efectúa con uno o varios propósitos. Quizá
desee copiar, cortar, mover o eliminar un rango de datos total o parcialmente. Si lo copia o lo
corta, posteriormente podrá pegarlo en otro lugar en la misma hoja, o en otra hoja del mismo
libro o en alguna ubicación de un segundo libro. Podrá asignarle un nombre, agregar un
formato especial al rango de celdas seleccionado o utilizarlo para insertar una tabla dinámica
sobre los datos seleccionados, etc..
SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS

COMPLETAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO.
Para seleccionar una fila en una hoja de cálculo, lleve el puntero hacia el número de la fila que
desea seleccionar en el lado izquierdo de la hoja. El puntero tomará la forma de una flecha
negra que apunta a la derecha. Haga click para seleccionar la fila completa.
Para seleccionar un rango de filas adyacentes, siga los mismos pasos del procedimiento
anterior pero esta vez haga un click sostenido mientras arrastra el ratón seleccionando así
varias filas a la vez. O seleccione la primera fila del conjunto de filas que desea seleccionar,
presione la tecla Mayús – cualquiera de las dos que se encuentran justo encima de la tecla
Ctrl-, y mientras lo hace seleccione la última fila del conjunto de filas que desea seleccionar.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Para seleccionar rangos de filas no adyacentes, seleccione la primera fila o el primer grupo de
filas según se indicó anteriormente. Suelte o deje de presionar la tecla Mayús si la ha utilizado
para seleccionar un rango de filas adyacentes. Presione la tecla Ctrl y mientras lo hace, vaya a
la siguiente fila o conjunto de filas no adyacentes que desea seleccionar.
Para seleccionar una columna en una hoja de cálculo, o para seleccionar un rango de
columnas adyacentes o no adyacentes siga los mismos pasos que se utilizan para seleccionar
filas, sólo que esta vez lleve el puntero hacia la letra que identifica la columna o columnas que
desea seleccionar. Notará que el puntero adopta la forma de una flecha negra que apunta
hacia abajo.
La selección de filas o columnas completas se utiliza generalmente para Insertar, eliminar,

ocultar o mostrar filas o columnas. También podrá usar la selección para autoajustar el alto de
las filas o el ancho de las columnas o para asignarle sus propios valores.
Para ello seleccione la pestaña INICIO de la cinta de opciones. Vaya al grupo Celdas, el cual
agrega tres tipos de comandos: Insertar, Eliminar y Formato. Recorra y pruebe con todas y
cada una de las opciones.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Un método alterno para provocar los mismos resultados consiste en hacer click con el botón
secundario del ratón sobre cualquier área dentro de la selección. Aparecerá un menú
emergente con varias, sino todas, las opciones que encontraría en el grupo Celdas del menú
INICIO.
Se insertarán, se eliminarán o se modificará el ancho de filas o columnas dependiendo de lo

que esté seleccionado en ese momento. Si lo que tiene seleccionado es una o varias
columnas completas, la acción afectará a esas columnas específicamente. Bien sea
eliminándolas, creando columnas que desplazarán las que ya están hacia la derecha o
modificando el ancho de las mismas a un número especificado.
Lo mismo ocurrirá si lo que tiene seleccionado es una fila o un conjunto de filas. Podrá
eliminarlas, crear nuevas filas desplazando a las que ya están hacia abajo o modificando el
alto de las mismas a un número especificado.
Opciones de teclado rápido. Seleccione una fila o columna completa. Presione Ctrl + o Ctrl –
para crear o eliminar filas o columnas.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
MÓDULO 1. REFERENCIAS RELATIVAS,

ABSOLUTAS Y MIXTAS
Cuando inserta una fórmula o una función incorporada o personalizada de Excel en una celda
debe considerar los siguientes aspectos importantes:
Generalmente, cualquiera que sea la función que inserte en una celda, uno o más de sus
argumentos harán referencia a otras celdas de la misma hoja, de otra hoja del mismo libro y/o
de una hoja de otro libro.
Hacer referencia significa que los argumentos de la función tomarán para el cálculo de la
misma, los valores contenidos en otras celdas.
Si la función debe insertarse en una sola celda y no se requiere que a partir de ella se rellenen
rangos de celdas adyacentes, los términos referencia absoluta, referencia relativa y referencia
mixta podrían no revestir mayor importancia.
Sin embargo, es muy frecuente que una vez insertada una fórmula o una función en una
celda, necesitemos copiarla o rellenar con ella un rango de celdas adyacentes y es entonces
cuando referencias absolutas, relativas y mixtas deben ser tenidas muy en cuenta.
Considere por ejemplo el siguiente ejercicio. Se trata de calcular los precios para cada uno de
los productos de una lista teniendo en cuenta el precio base, el iva, el descuento por escala y
el impoconsumo.
La ley de formación para el cálculo de un precio es la siguiente:
Al Precio Base debe sumarse el IVA, al resultado se le restará el descuento por escala y
finalmente se sumará el valor del impoconsumo.
PRECIO = PRECIO BASE * (1 + IVA%) * (1 - Dscto escala) + Impoconsumo

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Si la fórmula se insertara manualmente en cada una de las celdas de la lista, seguramente

usted hará referencia con exactitud a las celdas comprometidas en el cálculo. Sin embargo,
hacerlo manualmente para unas cuántas celdas puede no significar un gran problema; pero si
la lista abarcara unos cientos de productos y algunas escalas de descuento adicionales, la
cuestión resultaría un tanto más tediosa. Así que copiar o rellenar las celdas automáticamente
es lo más conveniente. Ahora, automáticamente no significa ingresar la fórmula y arrastrar
copiando a las celdas adyacentes así nada más; imprescindible es que considere algunas
cuestiones de referencia.
Copie o arrastre la fórmula que introdujo =C7*(1+C4)*(1-E5)+D7 en la celda E7.
La columna del precio base, la columna C, podrá permanecer “libre” - Así: C, sin el signo $
precediéndola - si una vez ingresada la fórmula que hace referencia a ella en la celda E7 …
=C7*(1+C4)*(1-E5)+D7… se copia nada más de manera vertical (E8, E9, …, E18), sólo para
la Escala 1. Pero como necesita copiar la fórmula de manera horizontal para obtener los
precios de las Escalas 2 y 3, la columna C debe permanecer “fija” - Así: $C, con el signo $
precediéndola -para que el cálculo de la fórmula siempre haga referencia a esa columna, la
columna del precio Base… =$C7*(1+C4)*(1-E5)+D7…. Si no lo hace, todo el sistema de
referencias a celdas comprometido en la fórmula se moverá en la misma dirección que efectúe
el proceso de copiado de la misma.
Pero no es C la única columna a tener en cuenta como “libre” o “fija” dentro del sistema de
referencias a celdas de este ejemplo. La columna del Impoconsumo, la columna D, debe ser
objeto del mismo análisis. Si escribo entonces $C7*(1+C4)*(1-E5)+D7 en la celda E7 y
copio la fórmula a la celda F7 para calcular el precio del producto AG200001 para la segunda
escala, y sin tener en cuenta el resultado sino la fórmula nada más, esto es lo que veríamos.
$C7*(1+D4)*(1-F5)+E7 . $C7 haciendo referencia a la columna del Precio Base como debe
ser; D4, haciendo referencia a una celda vacía!!!, que no debería ser; F5 haciendo referencia a
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
la celda de descuento correspondiente para la Escala 2; y E7 haciendo referencia a la

columna E!... la columna de los precios de la Escala 1, que no debe ser!!!.
Así que corregiremos la entrada D7 en la fórmula introducida en la celda E7 antes de copiar la

fórmula a F7. Y corregir la fórmula es anteponer un signo de pesos $ a la letra D, en la entrada
D7. La fórmula debe verse así: $C7*(1+C4)*(1-E5)+$D7.
Nótese también que al copiar la fórmula a F7, la entrada que debería hacer referencia al valor
del IVA, la referencia C4, hace referencia ahora a una celda en blanco, la celda D4. Por lo que
procederemos también a “fijar” la letra que hace referencia a la columna C de la referencia C4
antes de copiar a la celda F7. Anteponga un signo de $ a la letra C, en la entrada C4.
La fórmula quedaría así: $C7*(1+$C4)*(1-E5)+$D7.

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Al copiar la fórmula insertada en la celda D7 a las celdas F7 y G7, las referencias a celdas se
mueven o se mantienen fijas convenientemente de tal manera que los valores se calcularán
correctamente en forma horizontal.
Pero qué sucede si trata ahora de copiar las celdas hacia abajo? a la fila 8 de la lista de
precios?
Al copiar la fórmula insertada en la celda E7 arrastrándola a la celda E8 podrá observar lo

siguiente: La entrada que hace referencia a la columna del Precio Base, $C8, apunta
efectivamente a la celda correspondiente, de tal manera que no necesita revisión. Pero la
entrada que debía hacer referencia al porcentaje de IVA en la celda C4, está señalando la
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
celda C5, es decir una celda por debajo de la celda que contiene el porcentaje del IVA. El
signo de $ antes de la letra C en la referencia $C4 de la fórmula en la celda E7 “fija” la
columna más no la fila, que también debería estar “fija”. Así que para permitir que esta
referencia apunte siempre a la celda C4 al copiar la fórmula verticalmente, deberá anteponer
también un signo $ al indicador de fila, así: $C$4.
La fórmula quedaría así: $C7*(1+$C$4)*(1-E5)+$D7.
Por otra parte, la entrada en la fórmula que debería apuntar a la celda con el
descuento para la Escala 1, es decir, a la celda E5, lo está haciendo hacia la celda
E6. Si la fórmula se copia hacia abajo, el sistema de referencia de la misma en
esa entrada se seguirá moviendo, a: E6, E7… etc. Para impedir que esto ocurra,
debe “fijar” el indicador de fila en la entrada E5 de la fórmula insertada en la celda
E7 antes de empezar a copiar verticalmente.
Finalmente, la fórmula debe verse así: $C7*(1+$C$4)*(1-E$5)+$D7
MÓDULO 2. PROYECTO CONTOSO

ELECTRONICS. LAS TABLAS DE DATOS Y
LAS HERRAMIENTAS DE EXCEL PARA
TRABAJAR SOBRE ELLAS
Paso 1. Mover los reportes mensuales de ventas

de Contoso Electronics al libro Informe Ventas
Contoso.
1. Abra un nuevo libro y guárdelo con el nombre Informe Ventas Contoso en la
carpeta de ejercicios Diplomado Excel 2013. Por defecto, el libro se guardará como
un Libro de Excel; sin embargo, podría especificar otros tipos de guardado; por
ejemplo, pudo haberlo guardado como un Libro de Excel habilitado para macros, o
como una Plantilla o Complemento de Excel, o como un Libro binario, etc.. Los
libros guardados con tipos diferentes poseen características y formas propias para
trabajar con ellos.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Si el libro que acaba de crear contiene dos o más hojas, elimínelas haciendo clic
con el botón secundario del ratón – clic derecho - sobre la hoja que desea eliminar
y seleccionando el comando Eliminar dentro de las opciones del menú emergente.
Nota: Cuando hace clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja, se
despliega un menú que le ofrecerá diferentes opciones para trabajar con la hoja
actual y algunas para trabajar con el conjunto de hojas.
2. Renombre la única hoja que se ha dejado en el libro. Para ello, haga clic derecho
sobre la pestaña de la hoja y elija esta vez el comando Cambiar nombre. El
nombre por defecto asignado a la hoja aparece sombreado, instándole a
modificarlo. Escriba Consolidado y pulse la tecla Aceptar para validar la entrada.
3. Abra enseguida el libro Contoso200801 que se encuentra en la misma carpeta de
ejercicios Diplomado Excel 2013. Observe que el libro Contoso200801 contiene
una sola hoja con la etiqueta 200801.
4. Haga clic derecho sobre la etiqueta. Seleccione la opción Mover o copiar… para
desplegar el cuadro de diálogo Mover o Copiar.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
5. En el cuadro de texto Ir Al Libro: despliegue haciendo clic en la punta de flecha

que apunta hacia abajo y elija el libro Informe Ventas Contoso.xlsx. Asegúrese de
que la casilla Crear una copia está desactivada y haga clic en Aceptar. El libro
Contoso200801 se cerrará automáticamente pues ha “perdido” su única hoja. No
obstante, el libro se habrá cerrado sin guardar ningún cambio y estará listo
nuevamente para ser utilizado cuando lo requiera.
Paso 2. Rellenar las celdas en blanco en los

reportes mensuales de ventas de Contoso
Electronics.
Los reportes de ventas de Contoso Electronics se presentan en un formato para facilitar la
lectura.
Verá algunas celdas conteniendo los encabezados o rótulos seguidas de celdas en

blanco, indicando que lo que aparecerá en los campos de la derecha, corresponde a ese
encabezado en particular y cambiará después, cada vez que nos encontremos con un
nuevo encabezado filas más abajo. No obstante, cuando quiera aplicar las herramientas
de resumen y de análisis de que dispone Excel, las tablas deberán contener en cada
celda su valor correspondiente.
Excel cuenta con herramientas incorporadas que le permitirán seleccionar celdas

especiales dentro de una región determinada. Incluso, si los rangos o regiones pudieran
contener varios cientos de miles de celdas, la operación de selección no tardaría más de
unos cuantos segundos.
Seleccionar las celdas vacías.

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Observe que los reportes de ventas de Contoso Electronics contiene una infinidad de
celdas en blanco. Qué valor deberían tener? Justamente el miso valor de la primera celda
que no está vacía en la misma columna de la celda en blanco. Claro que podría rellenar
una celda escribiendo un igual y el valor de la celda justo encima de ella y después copiar
para el resto de celdas en blanco; pero el conjunto de celdas vacías o en blanco es
irregular, y rellenarlas manualmente puede implicar un esfuerzo de enorme proporciones.
Afortunadamente, Excel tiene una herramienta incorporada que selecciona grupos de
celdas irregulares con contenidos y formatos especiales, como las celdas en blanco,
dentro de una región determinada.
1. En el libro Informe Ventas Contoso, en la hoja 200801 seleccione cualquier celda

de la tabla. Vaya a la cinta de opciones y seleccione la pestaña INICIO. En el
grupo Modificar, haga click en el botón Buscar y seleccionar. En el menú
emergente, seleccione Ir a Especial. Se abrirá el cuadro de dialogo Ir a Especial.
El cuadro de diálogo Ir a Especial le permitirá seleccionar un tipo especial de celdas de

manera muy eficaz; la región actual por ejemplo, las celdas que contienen fórmulas, aquellas
con formato condicional o el conjunto de celdas en blanco dentro de la región actual.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
La región actual es un rango delimitado por cualquier combinación de filas y columnas en

blanco. Seleccionar las celdas en blanco dentro de la región actual puede servirle para
rellenarlas con lo que desee de una manera extremadamente ágil y efectiva.
Observe con atención y note como algunas de las letras de cada opción del cuadro Ir a
Especial se encuentran subrayadas. La o, en la opción Comentarios, la f en Celdas con
formatos condicionales, la R en Región actual y la b en Celdas en blanco.
Atajos de teclado. La combinación de teclas Alt+E y luego la tecla I, despliega el cuadro de

diálogo Ir a. Si presiona Alt+E nuevamente abrirá el cuadro de diálogo Ir a Especial. Luego,
sólo bastará con oprimir la tecla subrayada de la opción que desea.
2. Haga clic en una celda que contenga datos o en una celda en blanco en el interior
de la tabla, que esté próxima a una celda que no esté vacía. Presione la
secuencia de teclas Alt+E, I, Alt+E, R y haga clic en Aceptar. Se seleccionará la
región actual
Otra forma muy práctica de seleccionar la región actual es utilizar la combinación de

teclas Alt Shift +
3. Haga click en una celda de la hoja para desactivar la región actual o cualquier tipo
de selección especial que haya aplicado sobre la hoja. Pulse la combinación de
teclas Alt Shift + para seleccionar nuevamente la región actual.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
4. Luego, presione sucesivamente la combinación de teclas Alt+E, I, Alt+E para

activar el cuadro de diálogo Ir a Especial y presione la tecla b. Se seleccionarán
todas las celdas en blanco de la región actual. Dependiendo del tamaño de la tabla
y de la memoria RAM disponible en su equipo, esto podría tardar algún tiempo.
5. En el cuadro de nombres podrá ver las coordenadas de la celda activa. Escriba el

signo = y en seguida pulse la tecla Flecha arriba. Presione Ctrl+Enter. De una
manera sorprendente, la selección de celdas en blanco se rellenará con los datos
de la celda que se encuentra inmediatamente por encima de cada una de ellas.
Esto le ahorrará un tiempo muy valioso en comparación con lo que tardaría en
hacerlo de forma manual.
6. Seleccione nuevamente la región actual utilizando la combinación de teclas Ctrl

Shift +, tal como lo hizo en el procedimiento anterior. Haga click con el botón
secundario del ratón y seleccione la opción Copiar. Haga click una vez más con el
botón secundario del ratón y en Opciones de pegado seleccione Valores(V). Las
fórmulas se habrán cambiado a sus respectivos valores.
7. Presione la tecla ESC para desactivar el copiar pegar.
8. Seleccione la celda A1.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Paso 3. Agregar columnas a la tabla empleando

fórmulas y utilizando las funciones BUSCARV,
IZQUIERDA, EXTRAE, DERECHA, FECHA, AÑO,
MES y DÍA
Insertar el Campo Ventas$.

Agregará ahora una nueva columna a la tabla en la que efectuará el cálculo de las ventas
multiplicando la columna de la cantidad por la columna del precio unitario.
1. Seleccione la celda A1 y presione la combinación de teclas Ctrl + Flecha a la

derecha. Esta acción le llevará a la última celda que contiene datos en la misma
fila y en esa dirección. La celda activa pasará a ser la celda H1. Presione la flecha
a la derecha una vez más para seleccionar la celda I1. Escriba Ventas$ como título
de la columna.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
2. Seleccione la región actual. Utilice para ello uno de los métodos descritos con
anterioridad. - Quizá le resulte más cómodo para efectuar la selección, emplear la
combinación de teclas Ctrl Shift +.
3. Seleccione las celdas en blanco. Use cualquiera de los métodos descritos con
anterioridad. Sin embargo, la combinación de teclas Ctrl+E, I, Ctrl+E, b
puede resultarle más cómoda para llevar a cabo la tarea. Cuando lo haga la celda
activa debería ser la celda I2.
4. Introduzca la fórmula que calcula el valor de la venta (cantidad * precio unitario).
Escriba el signo = y haga click en la celda G2, escriba el signo de multiplicación (*)
y luego haga click en la celda H2. NO haga clic en aceptar. El secreto para llenar
todo el conjunto de celdas seleccionado está en utilizar la combinación de teclas
Ctrl+Enter. Presione Ctrl+Enter.
Todas las celdas de la selección se rellenan automáticamente con la misma
fórmula utilizando para el cálculo las celdas correspondientes.
Si por error presionó la tecla Ctrl en vez de Ctrl+Enter en el paso 3, la selección de
celdas debería permanecer aún activa. Pero usted se encontrará una celda por
debajo de la celda que acaba de calcular. Para volver a ella y no tener que repetir
toda la operación, presione simultáneamente Shift+Enter para seleccionar la celda
I2 sin desactivar la selección. Luego presione la tecla de función F2 para ver la
fórmula en lugar de su valor. Presione ahora la combinación de teclas Ctrl+Enter.
5. Seleccione la región actual. Haga click con el botón secundario del ratón y elija
copiar. Haga click nuevamente con el botón secundario del ratón y esta vez elija
pegado especial Valores(V). Presione la tecla Esc.
6. Haga click en la celda A1.
Insertar el Campo Canal.

La primera columna de la tabla, la columna CanalID, contiene los códigos de los distintos
canales a través de los cuales se efectuaron las ventas de Contoso durante el mes de Enero
de 2008 (ID = código de identificación). En la columna I de la misma tabla, la cual
nombraremos como Canal colocaremos precisamente, el nombre del canal que está asociado
al CanalID de la columna A.
1. Asegúrese de que se encuentra en la hoja Contoso200801 del libro Informe Ventas

Contoso y seleccione la celda A1. Presione la combinación de teclas Ctrl+Flecha
a la derecha para seleccionar la última celda con datos en esa dirección.
Recuerde que la combinación de teclas Ctrl + flecha de dirección le llevará:
o hasta los extremos de un rango de celdas con datos en esa dirección,
o saltará hasta la siguiente celda que contenga un dato en esa dirección o,
o lo llevará a los extremos de la hoja en esa dirección.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
2. Pulse nuevamente la flecha a la derecha. (Sin Ctrl). Deberá estar ahora en la celda J1.
Escriba Canal como encabezado de la columna y presione la tecla Aceptar para
validar la entrada.
Necesitará ahora los catálogos de Contoso Electronics que se encuentran en el libro

CatálogosContosoElectronics.xlsx.
ABRA el libro CatálogosContosoElectronics.xlsx.
El libro contiene cinco hojas nombradas según los catálogos de Contoso:
 Canales
 ReferenciaGeográfica
 Almacenes
 Categorías
 Subcategorías
 Productos
Seleccione la hoja con el nombre Canales y observe que este catálogo en particular tiene
dos columnas: CanalID y Canal_descripción. Es la descripción del canal la que
precisamente necesita asociar a la columna CanalID, pero en la tabla del libro Informe
Ventas Contoso.
3. Restaure las ventanas de los dos libros de tal manera que pueda verlos
simultáneamente. Active el libro Informe Ventas Contoso.
4. Seleccione la celda A1 y presione la combinación de teclas Ctrl Shift + para
seleccionar la región actual. En seguida seleccione las celdas en blanco con la
combinación Alt+E, i, Alt+E, b. Esta acción seleccionará las celdas en blanco
dentro de la región actual. Observe que la selección corresponde justamente a la
columna de celdas debajo del encabezado Canal.
5. Haga clic en la pestaña FORMULAS de la cinta de Opciones. En el grupo Diccionario
de Funciones pulse en el comando Búsqueda y referencia. Se desplegará un menú
con todas las funciones de la categoría.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
6. Seleccione la función BUSCARV. La función se insertará en la celda activa y se

mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de la función. La barra de fórmulas también
mostrará la función BUSCARV esperando la entrada de sus argumentos.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Es en la primera columna de la hoja Canales del libro CatálogosContosoElectronics, la

columna CanalID, en la que se efectuará la búsqueda de un “cierto valor” (Texto o Número)
señalado en el primer argumento de la función: Valor_buscado. Si este valor se encuentra
dentro de la columna, queremos saber cuál es el valor que se encuentra junto a él, en la
columna Canal_descripción.
Por ejemplo, supongamos que en el reporte de ventas de Contoso 200801 deseamos

encontrar la descripción del canal a través del cual se registró la primera venta. Como puede
observar, el reporte de ventas NO TIENE un campo con la descripción de los canales, pero si
un campo con un código que los identifica y que están en la primera columna de la tabla de
ventas. Por otra parte, cuenta con los catálogos de Contoso entre los que se encuentra uno
llamado Canales. El catálogo Canales muestra el código que identifica el canal y a la vez, la
descripción del canal.
La función BUSCARV nos permite referenciar en el argumento Valor_buscado, el valor de la

primera columna del primer registro de la tabla 200801 - justo lo que se encuentra en la celda
A2-, para buscarlo luego en la primera columna de una Matriz determinada por el conjunto de
filas y columnas del catálogo Canales: Matriz_buscar_en. La Matriz debe ser aquella que
contenga en su primera columna los diferentes códigos de canales disponibles y una o más
columnas a la derecha para asociar información adicional relacionada con cada código
específico; por ejemplo, la columna Canal_descripción que especifica precisamente, la
descripción del canal. Esta columna, Canal_descripción, ocupa la segunda columna de la
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
matriz que se ha definido para la búsqueda. De hecho, el catálogo de canales tiene solo estas
dos columnas, es por ello que, en el tercer argumento, Indicador_columnas del cuadro de
diálogo Argumentos de función escribimos el número 2, pues este argumento lo que está
pidiendo es que se le señale cuál es la columna de la matriz que contiene la información que
debe asociar tan pronto se haya encontrado una coincidencia entre el dato buscado y los
valores de la primera columna de la matriz.
El cuarto argumento: Ordenado, recibe un valor lógico que permite especificar si la búsqueda
admite una coincidencia aproximada del valor buscado y los datos de la primera columna de la
matriz, en cuyo caso se dejará el argumento omitido o con el valor 1 (VERDADERO); o si se
por el contrario, se requiere una coincidencia exacta, en cuyo caso el argumento debe
rellenarse con un 0 (cero) o la palabra FALSO
7. En el argumento, Valor_buscado, haga referencia a la celda A2 haciendo click en la

celda A2.
8. Pulse la tecla Tab o haga clic en el cuadro de texto del argumento Matriz_buscar_en.
Vaya hasta el libro CatálogoContosoElectronics. En la hoja Canales ubique el puntero
en el encabezado de la columna A hasta que adopte la forma de una flecha negra que
apunta hacia abajo, cuando esto ocurra, haga clic y arrastre seleccionando las
columnas A y B.
La entrada en el argumento Matriz_buscar_en debe ser:
[CatálogosContosoElectronics.xlsx]Canales!$A:$B
9. Pulse la tecla Tab para poner el cursor en el cuadro de texto del argumento
Indicador_columna y digite el número 2. Corresponde a la segunda columna de la
Matriz_buscar_en que contiene los datos que deseo asociar en la columna Canal del
libro Informe Ventas Contoso. Observe que ya se ha encontrado un resultado parcial
de la búsqueda, justo en la siguiente línea debajo de los argumentos, esta es: =
“Almacén”.
10. Pulse la tecla Tab una vez más para seleccionar el cuarto argumento de la función –
Ordenado -, y escriba FALSO o digite el número 0; pues se requiere una coincidencia
exacta entre el valor buscado y los datos de la primera columna de la
Matriz_buscar_en. En este momento, el resultado = “Almacén”, se ha confirmado.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
11. NO HAGA CLIC EN ACEPTAR… Valide la entrada con la combinación de teclas

Ctrl+Enter.
Si presiona la tecla Enter nada más, la función se resolverá para la celda activa. Con la
combinación Ctrl +Enter validará la entrada para toda la selección. Es decir, para la
selección de celdas en blanco debajo del encabezado Canal.
12. Seleccione la celda A1 y guarde el libro Informe Contoso Electronics.
Insertar los campos Continente, Ciudad,

Provincia/Estado y País.
La segunda columna de la tabla, la columna ReferenciaGeográficaID, contiene los códigos
de referencia geográfica que permiten definir el Continente, la Ciudad, la ProvinciaEstado y el
País en donde se efectuaron las ventas de Contoso durante el mes de Enero de 2008. Por
ejemplo, las ventas que en el reporte aparecen asignadas al código 428 en
ReferenciaGeográficaID corresponden a las ventas efectuadas en Norte América,
concretamente en la ciudad de Bellevue, en el estado de Washington en los Estados Unidos
según el catálogo ReferenciaGeográfica del libro CatálogosContoso.xlsx.
Así entonces, en las columnas J, K, L y M de la misma tabla, las cuales rotularemos con los
encabezados Continente, Ciudad, ProvinciaEstado y País respectivamente, asociaremos la
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
información correspondiente desde el libro de catálogos de Contoso. Como en el caso

anterior, utilizaremos la función BUSCARV para alcanzar el objetivo.
Si no tiene abierto el libro CatálogosContosoElectronics ábralo ahora y restaure las ventanas

de los dos libros de tal manera que pueda verlos simultáneamente. Active el libro Informe
Ventas Contoso.

2. Pulse nuevamente la flecha a la derecha. (Sin Ctrl). Deberá estar ahora en la celda K1.
Escriba Continente como encabezado de la columna y presione la tecla Aceptar para
validar la entrada.
3. Presione la combinación de teclas Ctrl Shift + para seleccionar la región actual.
En seguida seleccione las celdas en blanco con la combinación Alt+E, i, - para
abrir el cuadro de diálogo Ir A -, y continúe con la secuencia Alt+E, para abrir el
cuadro de diálogo Ir a Especial y finalmente pulse la tecla b para seleccionar la opción

Celdas en blanco. Esta acción seleccionará las celdas en blanco dentro de la región
actual. Observe que la selección corresponde justamente a la columna de celdas
debajo del encabezado Continente.
4. Inserte la función BUSCARV. Para ello, podría ir a la biblioteca de funciones pulsando
en la pestaña Fórmulas, luego en el botón de la categoría Búsqueda y referencia y
seleccionando la función BUSCARV tal como lo hizo en el paso 5 del apartado
anterior. Sin embargo, esta vez hará clic en el botón Insertar función que se encuentra
a la izquierda de la barra de fórmulas con lo que abrirá el cuadro de diálogo Insertar
función.
5.
Proceda con uno de la siguientes pasos:

a. Escriba BUSCARV en el cuadro de texto Buscar una función y pulse el botón
Ir. Excel recomendará algunas funciones entre las que se encuentra la función
BUSCARV. Selecciónela y haga clic en aceptar.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
b. Haga clic en la punta de flecha que apunta hacia abajo en el cuadro de lista O
seleccionar una categoría. Escoja la categoría Búsqueda y referencia y
seleccione de la lista la función BUSCARV.
c. Si BUSCARV es una función que ha usado recientemente, podrá seleccionar

la categoría Usadas recientemente, desplegando la lista de categorías
haciendo clic en la punta de flecha que apunta hacia abajo. Tan pronto lo hace,
en el cuadro Seleccionar una función aparecerán todas las funciones que ha
usado recientemente. Busque la función BUSCARV, selecciónela y haga clic
en Aceptar
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
6. Se abrirá un cuadro de diálogo que ya debe resultarle familiar, el cuadro: Argumentos

de función, refiriéndose nuevamente a los argumentos de la función BUSCARV. El
cursor deberá estar ubicado, titilante, en la primera entrada.
7. Haga referencia a la celda B2 de la hoja 200801 del libro Informe Ventas Contoso.xlsx
haciendo clic sobre sobre ella o simplemente escribiendo sus coordenadas.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
8. Presione la tecla Tab para avanzar hasta el segundo argumento: Matriz_buscar_en.

Luego, vaya a la hoja ReferenciaGeográfica del libro CatálogosContoso.xlsx y
seleccione las columnas desde A hasta F para abarcar la tabla desde
ReferenciaGeográficaID hasta País.
La entrada en el argumento Matriz_buscar_en debe ser:

[CatálogosContosoElectronics.xlsx]ReferenciaGeográfica!$A:$F
9. Observe que la Matriz_buscar_en contiene 6 columnas y note además que la tercera

columna de la matriz hace referencia al continente. Por tanto, presione la tecla Tab y
escriba el número 3 en la siguiente entrada, el argumento Indicador_columnas.
El resultado parcial de la búsqueda debe ser: = “North America”
10. Pulse Tab una vez más y en el argumento Ordenado, escriba un cero. El resultado =
“North America” se confirma.
11. NO HAGA CLIC EN ACEPTAR… Valide la entrada en la región seleccionada con la
combinación de teclas Ctrl+Enter.
Para insertar cada uno de los campos Ciudad, ProvinciaEstado y País, deberá recorrer los
pasos anteriores teniendo en cuenta las siguientes variaciones.
 La secuencia de teclas Alt+Flecha a la derecha - flecha a la

derecha lo llevará a la primera celda en blanco en esa dirección. Justo a la
celda en donde colocará el nuevo encabezado.
 Abra el cuadro de diálogo Argumentos de función BUSCARV yendo por
Pestaña>Biblioteca de funciones>Búsqueda y Referencia>BUSCARV o pulsando
en el botón Insertar función y luego buscando la función BUSCARV como se indicó
anteriormente.
 Todos los argumentos de la función harán referencia al mismo Valor_buscado y a
la misma Matriz_buscar_en. Sin embargo, en el tercer argumento, la entrada
Indicador_columna deberá modificarse dependiendo de la columna en la
Matriz_buscar_en en la que se encuentre la información que desea asociar: 4 para
Ciudad, 5 para ProvinciaEstado o 6 para País.
 No olvide que para validar la entrada en una selección debe presionar
simultáneamente Ctrl+Enter.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Y la tabla debe verse como esta
Insertar el campo Almacén.

2. Pulse nuevamente la flecha a la derecha. Deberá estar ahora en la celda O1. Escriba
Almacén como encabezado de la columna y presione la tecla Aceptar para validar la
entrada.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

En seguida seleccione las celdas en blanco con la combinación Alt+E, i, - para
abrir el cuadro de diálogo Ir A -, y continúe con la secuencia Alt+E, para abrir el
cuadro de diálogo Ir a Especial y finalmente pulse la tecla b para seleccionar la opción

Celdas en blanco. Esta acción seleccionará las celdas en blanco dentro de la región
actual. Observe que la selección corresponde justamente a la columna de celdas
debajo del encabezado Almacén.
4. Pulse el botón Insertar función.
Como ha estado usando la función BUSCARV recientemente, es muy probable que la

función esté disponible en el cuadro Seleccionar una función:; si no es así,
despliegue la lista de categorías y seleccione Usadas recientemente y seleccione la
función BUSCARV.
5. En Valor_buscado haga referencia a la celda C2 de la hoja 200801 del libro Informe
Ventas Contoso. La columna C contiene los códigos de identificación ID de los
almacenes a través de los cuales Contoso efectúa sus ventas. Lo que deseamos es
traernos el nombre del almacén del catálogo Almacenes del libro CatálogosContoso.
6. Pulse la tecla Tab para colocar el cursor en el segundo argumento Matriz_buscar_en.
Vaya al libro CatálogoContoso y seleccione la hoja Almacenes.
El catálogo de almacenes tiene 4 columnas, la primera de ellas contiene los códigos ID
de todos los almacenes de Contoso y la columna 4 señala los nombres de cada uno
de ellos.
7. Como sabe que la búsqueda se efectuará por la primera columna de la
Matriz_buscar_en que especifique, deberá seleccionar las columnas desde la A hasta
la D.
8. Pulse la tecla Tab para seleccionar el tercer argumento de la función y escriba el
número 4 pues corresponde este al número de la columna de la Matriz_buscar_en que
contiene la información del nombre del almacén. Debajo de los argumentos aparecerá
un resultado parcial de la búsqueda. Si todo ha ido bien, ese resultado debe ser: =
“Contoso Bellevue Store”.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
9. Pulse nuevamente la tecla Tab para seleccionar el último argumento de la función.

Como lo que necesita es una coincidencia exacta escriba cero o FALSO como valor de
esta entrada.
10. No olvide validar la entrada pulsando simultáneamente Ctrl+Enter.
Insertar los campos Categoría y Subcategoría.

Por el momento el uso de la función BUSCARV ya debe resultarle bastante familiar. Toma un
valor de la tabla Informe Ventas Contoso y va en búsqueda de información a una segunda
tabla – CatálogosContoso - para asociarla luego en algún campo de la primera.
Ahora bien, si observa la tabla 200801 del Informe Ventas Contoso, no encontrará a primera
vista un código ID que diga algo como CategoríaProductoID o SubcategoríaProductoID tal
como ocurrió con CanalID, ReferenciaGeográficaID o AlmacénID. Sin embargo, la hoja
200801 del libro Informe Ventas Contoso tiene un campo ProductoID y en su interior cientos
de códigos como cadenas de texto de 7 caracteres. Debe saber entonces que: los dos
primeros caracteres de la cadena definen la categoría del producto y que, los cuatro primeros
caracteres de la misma definen la subcategoría.
La celda D2 por ejemplo hace referencia a un ID de producto, el 0101040. Como se advirtió,

los dos primeros caracteres, es decir 01, definen la categoría y 0101 hacen lo propio con la
subcategoría.
Por otra parte, en los catálogos de Contoso va a encontrar un catálogo Categorías y otro
Subcategoría que en su interior tienen los campos CategoríaProductoID en el primero y
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
SubcategoríaProductoID en el segundo, conteniendo cadenas de texto de dos y cuatro

caracteres respectivamente.
El asunto consiste entonces, en utilizar un concepto que le permita señalarle a la función

BUSCARV, que debe utilizar los dos primeros caracteres del código del producto como
Valor_buscado, e irse con él, al catálogo Categorías, para buscarlo en la columna pertinente
en una matriz que usted deberá definir convenientemente. El resto del procedimiento usted ya
lo conoce. Lo único novedoso en todo esto es que el concepto del que se habla es el de
Funciones anidadas.
Existe una función de Excel, dentro de la categoría de Texto, llamada IZQUIERDA, la cual
devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto. La
siguiente es la sintaxis de la función =IZQUIERDA(Texto;Núm_de_caracteres). El primer
argumento, debe señalar la cadena de texto que contiene los caracteres de los cuales se
extraerán algunos comenzando desde la izquierda. El segundo, especifica el número de
caracteres que se desea que la función extraiga. Si se omite, se asumirá que el valor deseado
es 1.
Anidaremos la función IZQUIERDA dentro del primer argumento de la función BUSCARV para
extraer desde la izquierda los dos primeros caracteres del código del producto que se
encuentra en el campo ProductoID.

2. Pulse nuevamente la flecha a la derecha. Deberá estar ahora en la celda P1. Escriba
Categoría como encabezado de la columna y presione la tecla Aceptar para validar la
entrada.
En seguida seleccione las celdas en blanco con el método Alt+E, i, Alt+E, b.
Observe que la selección corresponde justamente a la columna de celdas debajo del
encabezado Categoría.
4. Pulse el botón Insertar función y seleccione la función BUSCARV.
5. Con el cursor en el primer argumento de la función, Valor_buscado, vaya al Cuadro
de nombres y despliegue una lista de funciones entre las que deberá buscar y
seleccionar la función IZQUIERDA. Si la función no se encuentra en esa lista, vaya a
la opción Más funciones… para abrir el cuadro de diálogo Insertar función. Busque y
seleccione la función IZQUIERDA.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Cuando se anida una función dentro de otra, el cuadro de diálogo Argumentos de función
cambia para mostrar los argumentos de esa función. No obstante, detrás de lo que se ve, la
función con la que comenzó trabajando estará latente esperando a que usted diligencie las
entradas de los argumentos de la función anidada. Cuando termine de hacerlo, tenga presente
que no podrá validar la entrada con la tecla Aceptar a menos que esté diligenciando el último
argumento de la función contenedora. Si no es así, el truco está en hacer clic en el extremo
derecho de la función anidada en la barra de fórmulas. De esta manera, el cuadro con los
argumentos de la función contenedora se hará visible nuevamente para que pueda
completarlo.
6. Cuando inserta la función IZQUIERDA, se despliega un cuadro de diálogo pidiéndole

rellenar los argumentos de la función. En el argumento Texto, referencie la celda D2
(el código del producto) haciendo clic sobre la celda o escribiendo directamente sus
coordenadas.
7. Pulse la tecla Tab para señalar el segundo argumento de la función IZQUIERDA.
Escriba el número 2. Observe que el resultado de la función es 01, que corresponde a
los dos primeros caracteres del código del producto.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
8. NO haga clic en aceptar, pues como se advirtió, podría hacerlo siempre y cuando
estuviera completando el último argumento de la función contenedora. Pero este no es
el caso; estamos diligenciando el primer argumento Valor_buscado de la función
BUSCARV. Así que haga clic sobre la barra de fórmulas, del lado derecho de todo lo
que por ahora aparezca escrito en ella. Con esta acción, los argumentos de la función
BUSCARV volverán a estar visibles para que pueda continuar diligenciándolos.
9. Pulse la tecla TAB para colocarse en el segundo argumento de la función:
Matriz_buscar_en. Vaya al libro CatálogosContoso y seleccione la hoja Categorías.
Es aquí donde necesitará una especial atención. No podrá seleccionar la columna A
para definir la Matriz_buscar_en. Observe que la columna A tiene un campo que no
corresponde al mismo tipo de información que está buscando. En cambio la columna
B, no le parece que contiene el mismo tipo de datos que el que está buscando?, un
texto de 2 caracteres. Así que seleccione las columnas B y C para definir la matriz de
búsqueda.
10. Pulse la tecla TAB nuevamente para seleccionar el argumento Indicador_columna y
escriba el número 2. Recuerde que el indicador de columna hace referencia a la
columna que contiene la información que desea asociar contando las columnas de la
matriz de búsqueda que usted definió y no el sistema de referencia de la hoja de
cálculo.
11. Vaya al último argumento y escriba un 0 para generar una coincidencia exacta.
12. Presione Ctrl+Enter para validar la entrada en toda la selección.
13. Haga clic en la celda A1.
Inserte usted el campo Subcategoría, siguiendo los mismos pasos que se definieron en la
inserción del campo Categoría. Deberá reflexionar sin embargo, en algunas de las entradas en
los argumentos de la función anidada y de la función contenedora.
Inserte además el campo Producto. Un procedimiento que no requiere una variación

sustancial al modo, por ejemplo, en que se insertaron los campos Canal o Almacén.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Insertar los campos Fecha, Año, Mes y Día

El campo Fecha_txt de la hoja 200801 del libro Informe Ventas Contoso contiene lo que al
parecer es una fecha. En la celda D2 aparece consignado la siguiente cadena de caracteres:
20080130 que hace presumir que se trata de una fecha y efectivamente tiene sentido para
nosotros, se trata del 30 de enero de 2008. Pero no ocurre de la misma manera para Excel,
para quien no deja de ser una cadena de caracteres nada más.
Las fechas en Excel se almacenan como números enteros (positivos) y todas las horas como
fracciones decimales. Con este sistema, Excel puede sumar, restar o comparar fechas y horas
como cualquier otro número, y todas las fechas se manipulan utilizando este sistema.
En este sistema, Excel reconoce todas las fechas posteriores a 1/1/1900. Es por eso que el
primer día del año 1900 tiene asignado el número 1. Por el contrario, el último día que Excel
reconoce es el 31/12/9999 el cual tiene asignado el número 2958465.
Las horas se almacenan como números decimales entre 0,0 y 0,99999, donde 0,0 es 00:00:00
y 0,99999 es 23:59:59. Los enteros de fecha y las fracciones decimales de hora pueden
combinarse para crear números que tengan una parte decimal y una parte entera. Por
ejemplo, el número 32331,06 representa la fecha 7/7/1988 y la hora 1:26:24 a.m.
Para ayudarle a realizar cálculos complejos con fechas y horas, Excel incluye numerosas
funciones integradas de fecha y hora que trataremos más adelante.
Por ahora basta saber que la cadena de caracteres en el campo Fecha.txt no es algo que
Excel reconozca como una fecha. La tarea consiste en obtener una entrada que Excel
reconozca como tal pero que coincida con la interpretación que se le da a lo que está
contenido en cada una de las celdas del campo Fecha.txt.
Para ello deberá saber que Excel cuenta con una función llamada Fecha.
La función FECHA es muy útil en situaciones en que el año, el mes y el día se proporcionan
mediante fórmulas o referencias de celda. En su caso usted cuenta con un campo que simula
contener fechas en un formato que Excel no reconoce, AAAAMMDD. Puede usar la
función FECHA junto con otras funciones para convertir las esas “fechas” a un número de
serie que Excel reconozca.
Sintaxis de la función Fecha: FECHA(año,mes,día)
La sintaxis de la función FECHA tiene los siguientes argumentos:
 Año Obligatorio. El valor del argumento año puede incluir de uno a cuatro dígitos.
Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usa el equipo. De
forma predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas 1900.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Para evitar resultados no deseados, se recomienda el uso de cuatro dígitos para el

argumento año. Por ejemplo, si usa "07" se devuelve "1907" como valor de año.
 Mes Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el mes del año,
de 1 a 12 (de enero a diciembre).
 Día Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el día del mes, de
1 a 31.
Utilizaremos el concepto de función anidada, el que vimos con anterioridad, para proveerle a
la función Fecha, argumentos que pueda interpretar como datos válidos.

2. Pulse nuevamente la tecla flecha a la derecha. Si diligenció los campos Subcategoría
y Producto como se le pidió anteriormente, deberá estar ahora en la celda S1. Escriba
Fecha como encabezado de la columna y presione la tecla Aceptar para validar la
entrada.
En seguida seleccione las celdas en blanco con el método Alt+E, i, Alt+E, b.
4. Pulse en la pestaña FORMULAS y en el grupo Biblioteca de funciones haga clic en
el botón de la categoría Fecha y hora. Seleccione la función FECHA para desplegar el
cuadro de diálogo Argumentos de función FECHA.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
El cursor aparecerá ubicado en el primer argumento de la función. Previamente se había dicho

que para evitar resultados no deseados, era recomendable el uso de cuatro dígitos para el
argumento Año. Podría escribir los 4 primeros caracteres que corresponden al año según la
cadena de texto 20080130 de la primera celda del campo Fecha.txt; es más, podría escribir un
01 o simplemente 1 para el argumento Mes, y el 30 para el argumento Día con lo que
obtendría un fecha válida que Excel interpretaría perfectamente. Sin embargo, no podrá
validar la entrada en toda la selección pues esta es una constante que es válida para la
primera celda y quizá para otras tantas que contengan la misma cadena de texto en la
columna Fecha.txt. Pero no es válida para la totalidad de las celdas seleccionadas. Así que
deberá utilizar funciones anidadas que le permitan extraer apartes de la cadena de caracteres
desde la posición y en el número especificados para ser introducidos como argumentos
válidos para Año, Mes y Día.
5. Con el cursor en el primer argumento de la función, vaya al Cuadro de nombres y

despliegue una lista de funciones entre las que deberá buscar y seleccionar la función
IZQUIERDA. Si la función IZQUIERDA no se encuentra en lista, vaya a la opción Más
funciones… para abrir el cuadro de diálogo Insertar función. Despliegue la lista de
categorías del cuadro de texto O seleccione una categoría: Busque y seleccione la
función IZQUIERDA. Cuando inserta la función IZQUIERDA, se despliega un cuadro
de diálogo pidiéndole rellenar los argumentos de la función.
6. En el argumento Texto, referencie la celda E2 haciendo clic sobre la celda o
escribiendo directamente sus coordenadas.
7. Pulse la tecla Tab para señalar el segundo argumento de la función IZQUIERDA.
Escriba el número 4. Observe que el resultado de la función es 2008, que corresponde
a los cuatro primeros caracteres del primer dato en el campo Fecha.txt.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
8. No haga clic en Aceptar puesto que la función contenedora, la función FECHA, aún
necesita que se diligencie en dos más de sus argumentos: Mes y Día. Así que haga
clic en el extremo derecho de lo que por ahora aparece en la barra de fórmulas.
Cuando lo haga, verá nuevamente el cuadro con los argumentos de la función FECHA.
9. Pulse la tecla Tab nuevamente para ir hasta el segundo argumento de la función, el
argumento Mes. Vaya al Cuadro de nombres y despliegue la lista de funciones
disponibles. Busque la función EXTRE. Si la función EXTRAE no se encuentra en la
lista desplegada, vaya a la opción Más funciones… para abrir el cuadro de diálogo
Insertar función. Busque y seleccione la función EXTRAE dentro de la categoría
Texto. Cuando inserta la función EXTRAE, se despliega un cuadro de diálogo
pidiéndole rellenar los argumentos de la nueva función.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
10. Con el cursor en el argumento Texto, haga clic en la celda E2, la celda que contiene el
texto del cual extraeremos algunos caracteres.
11. Pulse la tecla Tab para ir al segundo argumento, Posición inicial. Digite el número 5.
Corresponde a la posición dentro de la cadena de caracteres en la que se empieza a
hacer referencia al mes.
12. Pulse la tecla Tab una vez más para ir al tercer y último argumento de la función,
Núm_de_caracteres. Digite el número 2. Corresponde al número de caracteres que se
extreaerán a partir de la posición que le marcó el argumento anterior.
Observe en la línea enseguida de los argumentos de la función el resultado de la extracción: =

“01”. Es precisamente lo que quería obtener, las posiciónes 5 y 6 de la cadena de caracteres
que definen el mes para esta entrada.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
13. Todavía no haga clic en Aceptar, puesto que la función contenedora, la función
FECHA, aún tiene un argumento por diligenciar, el argumento Día. En vez de esto
haga clic sobre la barra de fórmulas, justo a la derecha de todo lo que aparezca hasta
este momento. Con esto, sabe que volverá al cuadro de los argumentos de la función
FECHA.
Ahora lo que necesita es referenciar dentro del argumento Día, los dos últimos caracteres
de la cadena de texto que se encuentra en la celda E2. Para seleccionar caracteres desde
la derecha de un texto utilizará la función DERECHA()
14. Pulse la tecla Tab para seleccionar el último argumento de la función, Día. Vaya al
Cuadro de nombres y despliegue la lista de funciones. Busque y seleccione la
función DERECHA. Si la función DERECHA no se encuentra en la lista desplegada,
seleccione la opción Más funciones… y pulse en ella para abrir el cuadro de diálogo
Insertar función. Despliegue la lista de categorías y seleccione la opción Texto.
Dentro de las funciones filtradas en el cuadro Seleccionar una función: Busque y
seleccione la función DERECHA para abrir el cuadro Argumentos de función.
15. En el primer argumento, Texto, haga referencia a la celda E2 pulsando sobre ella o
escribiendo directamente sus coordenadas.
16. Pulse la tecla Tab para seleccionar el siguiente argumento, Núm_de_caracteres. Digite
el número 2. Corresponde a los dos caracteres de la cadena de texto que definirán el
día.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Observe en la línea enseguida de los argumentos de la función, el resultado de la función

DERECHA es: = “01”. Y más abajo, en Resultado de la función = verá 30/01/2008. El
primer resultado corresponde a las posiciones 7 y 8 de la cadena de caracteres que se
extrajeron con la función FECHA y que hacen referencia al día de la fecha. El segundo
resultado corresponde a la fecha en un formato que Excel interpreta como tal.
17. Puesto que lo que desea es rellenar la selección con el resultado de la función, deberá
validar la entrada presionando simultáneamente Ctrl+Enter.
Usted deberá insertar los campos Año, Mes y Día. Para cada uno de ellos siga la secuencia
de pasos para insertar un campo. Cuando haya seleccionado el rango de celdas en el que se
introducirán el resultado de la función, vaya a la pestaña FÓRMULAS, al grupo Biblioteca de
funciones y despliegue las funciones de la categoría Fecha y hora. Allí encontrará las
funciones AÑO, MES Y DIA. Cada una de estas funciones despliega un cuadro Argumentos
de función en el que se requiere diligenciar un solo argumento: Núm_de_serie. El número de
serie es el número con formato de fecha que insertó en el paso anterior.
No olvide validar la entrada de los datos para toda la selección presionando Ctrl+Enter.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Finalmente seleccione la región actual una vez más. Elija el botón copiar del grupo
Portapapeles del menú INICIO. Despliegue las opciones del botón Pegar y seleccione
Pegado especial… Se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial. Seleccione la opción
Valores y haga clic en Aceptar.
Presione la tecla Esc para desactivar el modo copiar y pegar.
Seleccione la celda A1.
Recuerde que ha estado trabajando con el primer reporte de ventas de Contoso,

Contoso200801.
Tenga en cuenta además que no ha estado trabajando directamente con el reporte de ventas;
sino que lo ha movido al libro Informe Ventas Contoso.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Una vez allí ha insertado suficientes campos dotando a la tabla de información que será
relevante a la hora de aplicar sobre ellas herramientas de análisis tales como Tablas
Dinámicas. Pero antes deberá hacer el mismo ejercicio para al menos 5 reportes más.
Registre los tiempos que le toma diligenciar cada una de las tablas. En el siguiente módulo
aprenderá a automatizar esta tarea de una manera muy eficiente.
MODULO 3. PROYECTO CONTOSO

ELECTRONICS. AUTOMATIZACIÓN CON
VBA
Qué es una macro?
Definición:
Una macro es un conjunto de instrucciones secuenciales escrito en un lenguaje de
programación conocido como Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
VBA es un código que permite acceder y tratar con todas las funcionalidades de Excel; y
aunque usted podrá trabajar con Excel sin necesidad de VBA, existen muchas funcionalidades
que no se pueden alcanzar directamente desde la interfaz de usuario estándar.
Entonces, una macro es un programa personalizado, que los usuarios pueden escribir por sí
mismos, para ejecutar un conjunto de instrucciones secuenciales de manera automática.
Por otra parte, VBA trabaja con un modelo de objetos, una manera lógica de organizar todos
los comandos que se pueden ejecutar en una aplicación. En un modelo de objetos, cada parte
de la aplicación (por ejemplo un libro de trabajo, una hoja, una celda o rango de celdas) es un
objeto y cada objeto tiene su propia lista de funciones.
Más adelante veremos en qué consiste un objeto y cómo se relaciona con las funcionalidades
de Excel.
Por ahora sólo bastará con saber que un modelo de objetos organiza cientos de miles de
posibles comandos, según cómo utilice cada uno de ellos. Gracias al modelo de objetos, VBA
no necesita ningún acceso interno especial a Excel. Por el contrario, Excel demuestra todo su
potencial a través del modelo de objetos y es VBA quien se comunica con él.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
La mejor manera de saber cómo interactúa VBA y los objetos de Excel es empezar creando
algunas macros sencillas con la grabadora de macros. Más adelante podrá trabajar en las
limitaciones que comporta la grabadora.
Crear una macro para importar los reportes de ventas de Contoso Electronics, los transforme
convenientemente y los agregue a una tabla de ventas consolidada.
Recomendaciones antes de comenzar a grabar una macro
1. Es preciso que sepa exactamente qué es lo que desea hacer y cómo lo hará.
2. Sepa de antemano cuál será la rutina o la secuencia de pasos que deberá llevar a
cabo en la realización de una tarea. Practique con anticipación cuál será el
procedimiento.
3. Es igualmente importante reconocer los comandos, las combinaciones y atajos de
teclado y las demás funcionalidades utilizadas para llevar a cabo su tarea.
4. Recuerde que una vez activa la grabadora de macros, todo quedará registrado en
código de máquina. Si lo que desea es obtener una macro fácil de entender, muy
eficiente en su ejecución y que cumpla con su misión, evite la improvisación. No
obstante, siempre tenga en cuenta que podrá editar el código convenientemente
en un proceso paso a paso.
Macro que importa los reportes de ventas

de Contoso Electronics
1. Identifique plenamente la carpeta que contiene los archivos de prácticas de éste
módulo.
2. Abra un nuevo libro y guárdelo con el nombre ProyectoContosoElectronics.
Asegúrese de que lo hará como un Libro de Excel habilitado para macros
(.xlsm) seleccionando esta opción en el menú Tipo. Luego, haga Clic en guardar.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
3. Si al crear el libro, se incluyeran dos o más hojas, deje sólo una de ellas
eliminando las demás. Haga Clic derecho sobre la pestaña de la única hoja, elija la
opción Cambiar nombre y escriba Consolidado. Pulse la tecla Enter para
continuar.
4. Luego, active la grabadora de macros. Podrá hacerlo de tres maneras diferentes:

a. Haciendo Clic en el botón grabar macro que se encuentra junto a la palabra
LISTO en el extremo izquierdo de la barra de estado. Si el botón no
estuviera visible, haga Clic derecho sobre la barra de estado y habilite la
opción Grabación de macros
b. Siguiendo la secuencia de pestañas, grupos y comandos: Pestaña
Programador > Código > Grabar macro. La pestaña Programador no se
muestra de forma predeterminada, pero puede agregarla a la cinta de
opciones cuando desee. Para activarla, siga la siguiente secuencia:
Archivo> Opciones> Personalizar cinta de opciones > Fichas principales.
Active la casilla Programador.
c. En la pestaña Vista > Macros > Grabar macro.

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Cualquiera que sea el camino que utilice, activará el cuadro de diálogo Grabar
macro.
5. En el recuadro Nombre de la macro: reemplace el nombre predeterminado por el
de ImportarArchivo. Tenga en cuenta que el nombre de la macro debe empezar
siempre con una letra, no debe contener caracteres especiales ni espacios en
blanco. Haga Clic en Aceptar.
6. La grabadora está lista para comenzar. Usted está Al Aire y podrá saber que esto
es así, siempre que observe que el botón de Grabación de macros en la barra de
estado aparece como un cuadrado blanco ; o si el ícono del botón
Grabar macro en el grupo Código de la pestaña Desarrollador ha cambiado a un
cuadrado enteramente azul.
Un mensaje indicando que se está grabando una macro en este momento emerge
cuando usted apunta sobre el botón de grabación de macros.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
7. Haga Clic en la pestaña Archivo para abrir la ventana Backstage de Office.

Seleccione el comando Abrir y vaya hasta la carpeta que contiene los archivos de
prácticas de este módulo. Seleccione el libro Contoso200801 y haga Clic en Abrir.
8. Con el libro de Excel Contoso200801 abierto, haga Clic con el botón secundario
del ratón sobre la etiqueta de la hoja 200801 y elija Mover o copiar para activar el
cuadro de diálogo Mover o copiar.
9. En el campo Al libro: haga Clic en la punta de flecha que apunta hacia abajo.
Seleccione ProyectoContosoElectronics.xlsm. Asegúrese de que la opción Crear
una copia está desactivada y haga Clic en Aceptar.
Con estas acciones, la hoja 200801 se habrá movido del libro Contoso200801 al
libro ProyectoContosoElectronics.xlsm. El libro Contoso200801 se cierra
automáticamente, pues ha perdido la única hoja que contenía. No obstante, el
archivo estará en la carpeta cuando lo requiera nuevamente.
10. Seleccione la celda A1 y detenga la grabación de la macro haciendo Clic en el

botón Grabación de macros. El ícono del botón se restaurará nuevamente en la
barra de estado y también en el grupo Código de la pestaña Desarrollador.
Esta vez, si apunta con el puntero sobre el botón Grabadora de macros, el

mensaje emergente le dirá que No se está grabando ninguna macro en este
momento. Instándolo además a que cuando lo desee, podrá empezar a grabar una
nueva macro haciendo clic sobre el botón.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
11. Guarde el libro ProyectoContosoElectronics.
Ejecutar la macro.
Ahora ensayemos la macro y veamos cómo funciona.
1. Asegúrese de que se encuentra en el libro ProyectoContosoElectronics.

2. Abra el cuadro de diálogo Macro. Podrá hacerlo de tres formas:
a. Seleccione la pestaña Desarrollador de la cinta de opciones. En el grupo
Código haga Clic sobre el botón Macros. Se abrirá el cuadro de diálogo
Macro.
b. Seleccione la pestaña Vista de la cinta de opciones. Haga Clic en la punta
de flecha que apunta hacia abajo. Se desplegará un menú con tres
comandos: Ver macros, Grabar macro… y Usar referencias relativas.
Seleccione la opción Ver macros para abrir el cuadro de diálogo Macro.
c. Observe que si pasa el puntero del ratón sobre el comando Ver macros en
el paso anterior se despliega un cuadro indicando la combinación de teclas
del método abreviado que abrirá el cuadro de diálogo Macro Alt+F8.
3. El cuadro de diálogo Macro mostrará las macros creadas recientemente

organizadas alfabéticamente. Si siguió los pasos para crear una macro tal como se
le indicó, allí encontrará la macro ImportarArchivo que creo con anterioridad.
Ejecute la macro pulsando el botón Ejecutar o presionando la combinación de
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
teclas Alt+E (la letra subrayada del botón). Después de algunos instantes
observará que ahora tiene dos copias de la hoja 200801. Lo que realmente ocurrió
es que al ejecutar la macro ImportarArchivo, la macro fue en busca del archivo
Contoso200801 a la carpeta donde guardó los archivos de ejercicios de este
diplomado; lo abrió y movió la única hoja que contiene – 200801 - hacia su libro
ProyectoContosoElectronics. La nuevas copias aparecerán como 200801(2),
200801(3), según el número de veces que ejecute la macro ImportarArchivo.
4. Ejecute la macro ImportarArchivo presionando sucesivamente las combinaciones

de teclas Alt+F8 (para abrir el cuadro de diálogo Macro) y luego Alt+E para
ejecutar la macro seleccionada. No se preocupe de tener varias copias del mismo
libro. Trabajaremos sobre ellas durante el segundo paso: Rellenar celdas vacías
automáticamente.
Ejecutar una macro desde la barra de herramientas de acceso rápido.

Puede agregar un botón personalizado a la barra de herramientas de acceso rápido para
ejecutar una macro. Igualmente puede configurar la inclusión del botón a la barra, de manera
que aparezca sólo cuando el libro de Excel que la contiene este activo. Así evitará saturar la
barra de herramientas de acceso rápido con botones que utiliza sólo con determinados libros.
1. Asegúrese de que se encuentra activo el libro ProyectoContosoElectronics

2. Haga Clic derecho en cualquier lugar sobre la cinta de opciones o directamente
sobre la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Personalizar barra
de herramientas de acceso rápido.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Bajo el título Personalice

la barra de herramientas de acceso rápido, encontrará varios
cuadros de texto que le pedirán información concreta respecto a cuál es el
comando que desea agregar y para qué libro o conjunto de libros desea que esté
activo el comando.
4. En el cuadro de lista Comandos disponibles en: Seleccione Macros

para visualizar las macros disponibles que se pueden agregar. Haga Clic en
Agregar>>. Verá ahora la macro que eligió también en el recuadro de la
derecha. Especifique si desea que la macro esté disponible en la barra de
herramientas de acceso rápido sólo para ProyectoContosoElectronics.xlsm.
5. Haga Clic en el botón Modificar… para abrir el cuadro de diálogo Modificar
botón. Seleccione un Símbolo y un Nombre representativos de lo que hará el botón
que está por agregar.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
6. Haga Clic en Aceptar dos veces para cerrar los dos cuadros de diálogo abiertos.
7. Pruebe a ejecutar la macro desde el botón que acaba de agregar a la cinta de
herramientas de acceso rápido.
8. Pruebe también si el botón que ejecuta la macro está disponible sólo para el libro
ProyectoContosoElectronics. Abra un nuevo libro y échele un vistazo nuevamente
a la cinta de opciones de acceso rápido. El botón que ejecuta la macro no debe
aparecer.
Eso es todo. Ha creado su primera macro y debe funcionar perfectamente.
Ver una macro

Usted se preguntará, ¿dónde quedó guardada la macro ImportarArchivo, que le hará más fácil
la vida al permitirle traerse la hoja 200801 del libro Contoso200801 a su
ProyectoContosoElectronics automáticamente?
Pues bien, la respuesta es que las macros se guardan en módulos dentro de algo que se
conoce como un proyecto VBA (VBA Projects).
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Para acceder a un módulo de VBA primero tendrá que acceder al proyecto y después elegir el
módulo donde se guardan las macros. Para acceder a VBA Projects, debe acceder primero al
editor de VBA. Esto puede sonar muy enrevesado, pero pronto lo entenderá y se familiarizará
con ello. Recuerde siempre que las macros son las aliadas más poderosas con que cuenta
para ayudarle a usted con gran parte de la carga y de las rutinas extenuantes que entraña la
generación todo tipo de modelos y reportes de hoja de cálculo.
El Editor de Visual Basic
Todos los caminos que conducen al Editor de VBA. Pruebe con una de las siguientes
opciones:
 Seleccione la pestaña Programador > Código > Visual Basic
 Presione simultáneamente la combinación de teclas Alt+F11; ésta es, en

mi opinión, la forma más sencilla y rápida para abrir el Editor de VBA.
 Activando el cuadro de diálogo Macro y luego seleccionando la opción

Modificar o la opción Paso a paso.
Veamos entonces dónde se guardó la macro ImportarArchivo.
1. Presione la combinación de teclas Alt+F11 para abrir la ventana del Editor de

Visual Basic. Aunque pareciera que el editor fuera un programa aparte, pertenece
a Excel. Por ello, si cierra Excel, también cerrará automáticamente el editor.
Debajo de la cinta de opciones de la venta del editor, verá el explorador de
proyectos. Si no es así, vaya a la pestaña Ver y seleccione Explorador de
proyectos o pulse la combinación de teclas Ctrl+R.
2. En el Explorador de proyectos encontrará un proyecto VBAProyect junto al nombre

del libro que contiene la macro que usted creó. Verá debajo de él las hojas que
contiene el libro, organizadas como Hoja1, Hoja2, Hoja3… según el orden que
ocupa en el recuento desde la izquierda del grupo de hojas y no siempre según la
secuencia en que fueron creadas.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
3. Inmediatamente después de la carpeta Microsoft Excel Objetos, aparecerá la

carpeta Módulos. La carpeta contiene los módulos que se cran automáticamente
cuando graba una macro en VBA. Los módulos nos permiten organizar el código
de VBA en diferentes archivos dentro de un proyecto de manera rápida, fácil e
intuitiva. El proyecto VBAProjetc(ProyectoContosoElectronics.xlsm) contiene un
Módulo1 y dentro de él encontrará la macro ImportarArchivo.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
EL CÓDIGO
La estructura de una macro comprende una primera línea que comienza con la
partícula Sub seguida del nombre de la macro y un juego de paréntesis. La última
línea, End Sub, señala el final de la macro. Por defecto, la grabadora de macros
colocará líneas después del nombre de la macro destinadas a los comentarios. Los
comentarios se identifican porque comienzan con una comilla sencilla de color verde y
pueden contener información sobre el trabajo o la tarea que desempeña la macro. Los
comentarios entre líneas - o mejor, entre instrucciones -, ofrecen información particular
sobre la ejecución y la finalidad de ciertos apartes de la macro. Todo lo que no es un
comentario es una instrucción. Algunas instrucciones podrían ser bastante simples,
intuitivas y fáciles de comprender pero otras podrían revestir algo de complejidad y
quizá lo que hacen no pueda resultar tan evidente para el usuario de Excel NO
Programador. Insisto no obstante, en que no es necesario ser Programador de VBA
para obtener macros bastante bien estructuradas e inteligentes y, ante todo,
extremadamente útiles con un poco de trabajo.
Habíamos abierto la ventana del Editor de VBA con la combinación de teclas

ALT+F11. La ventana podría aparecer ocupando toda la pantalla de su monitor,
pero es aconsejable restaurarla; de tal manera que pueda ver el libro de Excel detrás
de esta o en una disposición que le permita recorrer el código de la macro y ver su
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
efecto sobre el libro. Para restaurar o redimensionar las medidas de la ventana puede
hacer Clic sostenido sobre el título de la misma y moverla a fin de que pueda ver los
bordes de la ventana. Lleve el puntero hacia esos bordes y notará que llegado a los
límites de la ventana, éste cambiará de forma sugiriendo que podrá tomar del borde
para redimensionar la ventana mediante un Clic sostenido.
Podrá cerrar la ventana del Explorador de proyectos momentáneamente para hacerse

más espacio en la ventana de código y luego mostrarla cuando la necesite
seleccionando la opción Explorador de proyecto del menú Ver o con la combinación de
teclas Alt + R.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Al cerrar la ventana del Explorador temporalmente, dispondrá de más espacio en la

ventana de código.
Cierre el Editor de VBA.

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Ver una macro trabajar desde adentro.

No se conforme creando y ejecutando una macro simplemente. Recórrala para leerla y
probarla mientras la ejecuta. Deberá tomar nota de los cambios que debe realizar en
algunos de sus apartes para hacer que la macro funcione cómo usted desea que lo
haga.
1. En la pestaña Vista de la cinta de opciones, haga Clic en el botón Macros.

En nombre de la macro seleccione ImportarArchivo y haga clic en Paso a
paso.
Ahora veremos cómo recorrer un macro ejecutando una a una cada una de sus
sentencias.
La primera línea que contiene el nombre de la macro aparecerá resaltada con color
amarillo y a su izquierda una flecha que apunta hacia ella del mismo color. La flecha
funciona como selector de instrucciones. Podrá hacer clic sostenido sobre ella y
desplazarla verticalmente, hacia arriba o hacia abajo, para seleccionar una instrucción
en particular incluida la instrucción End Sub. Cuando ejecuta esta última instrucción
finalizará la ejecución de la macro.
Sub ImportarArchivo()
2. Pulse la tecla F8 para seleccionar la siguiente instrucción y empezar a
ejecutar la macro conforme la recorre. Observe que la selección apunta
ahora a la Instrucción Workbooks.Open que contiene la ruta completa de
acceso al archivo Contoso200801.xlsx. La instrucción Open abre el
archivo.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
3. Note además cómo la grabadora de macros ha dividido las instrucciones

largas introduciendo un espacio y un guión bajo al final de cada línea
parcial. Sin embargo, no siempre lo hace en los lugares indicados. Así que
cuando edite la macro tendrá que dividir nuevamente las instrucciones en
líneas significativas.
4. Esta vez se abrirá el archivo Contoso200801. Sin embargo, la siguiente vez

que ejecute la macro, nuevamente volverá a abrir el mismo archivo. Lo
ideal sería que la macro fuese flexible en cuanto a qué archivo abrir,
dándole a usted la oportunidad de elegir. Para ello Excel tiene un método
que insta al usuario a abrir un archivo, aunque no sea este el que
finalmente lo abra en realidad. Tan solo abrirá el cuadro de diálogo Abrir
para que usted navegue hacia el archivo que desea abrir, “señalándole “ a
la macro la ruta de acceso a aquella instancia. La macro podrá crear un
espacio de memoria o variable que contenga esa ruta para exponérsela
luego al método Workbooks.Open que es la instrucción que finalmente
abre el archivo. Más adelante haremos las modificaciones pertinentes.
5. Puelse la tecla F8 nuevamente para iluminar la siguiente instrucción.
Sheets(“200801”).Select
Esta instrucción activa la hoja de cálculo Contoso200801, aun cuando ya
estaba activa, por tanto es redundante y la borrará de la macro un poco
más adelante.
Nota: Cuando recorre una macro, puede borrar y modificar las

instrucciones como quiera. No obstante, algunos cambios lo llevarán a
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
reiniciar la macro lo que le hará perder el foco en la secuencia de la

selección paso a paso. Deberá reanudar la selección pulsando F8 para
iniciar la macro y quizás sea conveniente arrastrar el selector de
instrucciones hasta la instrucción deseada para continuar con el recorrido.
6. Pulse F8 para señalar la hoja ya seleccionada. Iluminará la instrucción

siguiente:
Esta instrucción mueve la nueva hoja al libro ProyectoContosoElectronics,

pero cuando ejecute esta macro para el próximo mes, la hoja no se llamará
Contoso200801, sino Contoso200802.
7. Pulse F8 para mover la hoja de cálculo y recuerde hacer una nota para
modificar la macro de manera que funcione para cada uno de los archivos
de ventas de Contoso.
8. Pulse F8 nuevamente para ejecutar la sentencia que finaliza la ejecución

de la macro: End Sub. En este momento tendrá una nueva hoja en su libro
ProyectoContosoElectronics que es una copia del libro Contoso200801.
Dependiendo del número de veces que haya ejecutado la macro, esta
copia podrá ser la 3, la 4, etc.
Para resumir, estos son los cambios que debe efectuar:
 Borrar instrucciones redundantes o superfluas.
 Permitirle al usuario decidir qué archivo abrir.
 Permitir que la macro trabaje con cualquier archivo de ventas de Contoso.
Es el momento para efectuar las modificaciones al código de la macro. En primer lugar,

necesita insertar una instrucción que le permita señalar el archivo que desea abrir y no el libro
que por defecto se obtuvo con la grabadora de macros.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
1. Pasemos por alto las líneas correspondientes a los comentarios. Selecciónelas y

bórrelas de su macro.
2. Inserte una línea justo antes de la instrucción Workbooks.Open y escriba la

siguiente instrucción:
miArchivo = Application.GetOpenFilename
Tan pronto como pone el punto después de la palabra Application, Visual Basic
desplegará la lista de métodos y propiedades que puede utilizar con este objeto. A
este recurso se le conoce como Auto List Members o Miembros de lista
automática. (La palabra Miembros se refiere tanto a métodos como a las
propiedades). Luego, cuando empieza a escribir el nombre del método
GetOpenFileName, sólo bastará teclear la letra G, para generar un sublistado de la
lista automática de miembros que comienzan con esa letra. Conforme continúa
escribiendo el nombre del método que desea alcanzar, el listado se refina todavía
más.
Cuando haya visualizado el nombre del método GetOpenFilename, vaya hasta él

utilizando las teclas de dirección. Selecciónelo y presione Tab para introducir
automáticamente el método en la instrucción que está escribiendo.
El método Application.GetOpenFilename activa el cuadro de dialogo Abrir, tal

como si hubiera hecho clic en Abrir de la ventana Backstage de Office.
La palabra miArchivo es una variable o contenedor que almacena el nombre del

archivo seleccionado y que, como se dijo líneas atrás, sería utilizada por el método
Workbooks.Open para que lo abra.
3. En la instrucción Workbooks.Open, seleccione completamente la ruta y el nombre

del archivo incluyendo las comillas y bórrelos. En su lugar escriba miArchivo.
4. Elimine la instrucción que selecciona la hoja Sheets(“200801”), que dijimos

resultaba superflua en un contexto de un libro con una única hoja.
5. Reemplace el objeto Sheets(“Contoso200801”) en la instrucción

Sheets(“Contoso200801”).Move por ActiveSheet. ActiveSheet es un objeto
especial que alude a cualquier hoja activa. Así, cualquiera que sea el archivo de
las ventas de Contoso que se hubiera abierto, esta instrucción moverá la hoja
activa cualquiera que esta sea.
La macro deberá verse así:

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Sub ImportarArchivo()
miArchivo = Application.GetOpenFilename
Workbooks.Open Filename:=miArchivo
ActiveSheet.Move Before:=Workbooks("ProyectoContosoElectronics.xlsm"). _
Sheets(1)
Range("A1").Select
End Sub
Si desea, podrá copiarla y pegarla directamente en el Editor de Visual Basic
6. Pulse la tecla F5 para ejecutar la macro en modo normal.
7. Pulse el botón que ejecuta la macro en la barra de herramientas de acceso rápido.

La ejecución de la macro debe realizarse sin problema.
8. Cierre el Editor de Visual Basic
9. Guarde el libro de trabajo ProyectoContosoElectronics.
MACRO PARA RELLENAR LAS CELDAS EN

BLANCO CON LOS RÓTULOS DE
ENCABEZADO PERTINENTES.
La macro ImportarArchivo que creó con anterioridad le permite abrir los reportes de ventas de
Contoso Electrónics y moverlos hacia la carpeta Proyecto Contoso Electronics. Ahora deberá
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
crear una macro que rellene las celdas en blanco con los rótulos correspondientes a fin de que
la tabla contenga el valor indicado en todas y cada una de sus celdas. Recuerde que esta
tarea la realizó en el módulo anterior; esta vez, automatice la tarea con el uso de una macro.
1. Asegúrese de que se encuentra en el libro Proyecto Contoso Electronics, en

una hoja a la que le haga falta información dentro de sus celdas.
2. Encienda la grabadora de macros haciendo clic sobre el botón
correspondiente. En el cuadro de diálogo Grabar macro, en Nombre de la
macro, escriba RellenarCeldas y haga clic en Aceptar.
IMPORTANTE: Recuerde que una vez que encienda la grabadora de macros debe
procurar limitarse a hacer lo estrictamente necesario, reduciendo el número de
acciones y movimientos de los objetos de la interfaz de usuario a fin de no sobrecargar
el código con instrucciones redundantes. Evite por ejemplo, abrir o crear nuevos libros,
desplazarse haciendo uso de las barras de desplazamiento vertical u horizontal,
moverse a otras hojas innecesariamente o seleccionando celdas, rangos u otro tipo de
objetos que nada tienen que ver con la tarea que pretendemos realizar. Si lo hace,
cuando revise la macro, podría sorprenderle la cantidad de instrucciones que en
principio en nada ayudaría a una comprensión clara de lo que está consignado en su
macro y lo que ve en la hoja de cálculo.
3. Con la grabadora de macros encendida, ejecute la secuencia de tareas del

Paso 2 del módulo anterior. Una vez que lo haya hecho detenga la grabación
de macros haciendo clic en el botón Grabadora de macros.
4. Seleccione una hoja a la que le falte rellenar sus celdas o ejecute la macro
ImportarArchivo para obtener un informe sobre el cual aplicará la macro que
acaba de crear. Luego, presione la combinación de teclas Alt+F8 para abrir el
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
cuadro de diálogo Macro. Seleccione la macro RellenarCeldas y presione el

botón Paso a paso.
Si todo ha ido bien y ha seguido las recomendaciones en cuanto a limitarse a realizar

únicamente las acciones tal como se le indicó, la macro deberá tener este aspecto. Si
no es así, por favor, siga las siguientes instrucciones:
a. Haga clic sobre la flecha amarilla que está ahora mismo seleccionando
la instrucción Sub RellenarCeldas() en el encabezado de la macro.
Arrástrela hasta que la flecha apunte a la instrucción End Sub.
Suspenda el clic de arrastre para seleccionarla. Presione la tecla F8
para ejecutar la instrucción y así suspender la ejecución de la macro.
Cierre el editor de Visual Basic. Pulse la secuencia de teclas Alt+F8
para abrir el cuadro de diálogo Macro; seleccione la macro
RellenarCeldas y luego haga clic en el botón Eliminar.
b. Asegúrese de que se encuentra en una nueva hoja a la que le haga
falta rellenar las celdas en blanco. Si no encuentra una, ejecute la
macro ImportarArchivo un par de veces más para que tenga hojas
disponibles para practicarse.
c. Repita los pasos del 1 al 4 de este apartado y compare nuevamente el
código de la macro que usted obtiene con la que aquí se le presenta. Si
tanto la una como la otra son exactamente iguales, continúe con el
numeral 5; de lo contrario, borre la macro que grabó tal como se le
indicó y grábela de nuevo.
5. Redimensione las ventanas del Editor de VBA y la ventana del libro Proyecto
Contoso Electronics tal manera que pueda verlas simultáneamente. Con la
ventana del Editor de VBA activa, pulse la tecla F8 para empezar a recorrer la
macro paso a paso. Observe como cada instrucción provoca una acción en el
libro de Excel.
Instrucción Acción
Range(“A1”).Select Selecciona la celda A1
Selection.CurrentRegion.Select Selecciona la región actual a partir de la selección
(Celda A1)
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Selection.CurrentRegion.Special Selecciona las celdas en blanco dentro de la región

Cells(xlCellTypeBlanks).Select actual.
Selection.FormulaR1C1 = "=R[- Inserta una fórmula que copia lo que está una fila más
1]C" arriba en la misma columna de la celda activa, en toda
la selección.
Selection.CurrentRegion.Select Seleccionar la region actual.
Selection.Copy Copia la selección.
Selection.PasteSpecial Sobre la selección haga un pegado especial para dejar
Paste:=xlPasteValues, únicamente los valores. Sin fórmulas.
Operation:=xlNone, SkipBlanks
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False Equivale a presionar la tecla ESC
Range("A1").Select Seleccionar la celda A1
Bien, ya ha grabado dos macros: ImportarArchivo, - la cual le permitirá traerse

automáticamente el reporte de ventas de Contoso que usted señale - y, RellenarCeldas, - la
cual rellena las celdas en blanco del reporte con los rótulos pertinentes-. Ahora procederá a
grabar unas cuántas macros más; una por cada uno de los campos que insertó manualmente
dentro de la tabla del reporte en el Módulo 2: Ventas$, Canal, Continente, Ciudad,
ProvinciaEstado, País, Almacén, Categoría, Subcategoría y Producto.
Recuerde antes de comenzar, que usted ya efectuó el procedimiento manual que le permitió
insertar los campos que ahora mencionamos. Revise el módulo 2 si tiene dudas respecto a
cuáles eran las tareas que debía realizar para tal fin.
Grabaremos inicialmente las macros que corresponde a la inserción del campo Ventas$ y
Canal para luego comparar su estructura y contenido. Quizá no sea necesario grabar
enteramente las macros para insertar los demás campos y tan sólo baste con copiar y
modificar unas cuántas instrucciones del código original y obtener los resultados que
deseamos.
Grabar una macro que inserte el campo Ventas$

en el reporte de ventas de Contoso.
1. Asegúrese de que se encuentra en el libro Proyecto Contoso Electronics.xlsm,

en la hoja 200801 que contiene el reporte de ventas de enero de Contoso del
año 2008. El informe debe contener información en cada una de sus celdas.
De ser necesario, ejecute la macro ImportarArchivo. Abra el archivo
Contoso200801. Tendrá ahora en su libro de trabajo una hoja con el nombre
200801; luego ejecute la macro RellenarCeldas.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
2. Encienda la grabadora de macros. No está por demás recordarle que a partir

de este momento deberá hacer exclusivamente lo que corresponde a esta
tarea, evitando sobrecargar el código de la macro.
3. En el cuadro de diálogo Macro, en el cuadro de texto Nombre de la macro:
escriba Ventas y haga clic en Aceptar.
4. Seleccione la celda A1 haciendo clic sobre ella. Es muy importante que lo
haga, aun cuando la celda A1 ya esté seleccionada. Presione la combinación
de teclas Ctrl+Flecha a la derecha para seleccionar la última celda con datos
en esa misma fila y dirección.
En el apartado: Campo Ventas$ del Módulo 2, a este procedimiento, seguía uno que
consistía en presionar la tecla a la derecha una vez más para seleccionar la celda I1.
Si así lo hiciera en este momento, la macro grabaría precisamente eso, la selección de
la celda I1. No obstante, lo que deseamos es grabar un movimiento relativo. Es decir
que la instrucción quede grabada como la selección de la celda que está vacía
inmediatamente a la derecha de la celda activa, NO necesariamente la celda I1.
Cuando revisemos el código de la macro terminada volveremos a hacer énfasis en
esto.
Para grabar un movimiento relativo deberá activar el botón Usar referencias

relativas, que se encuentra en el grupo Código de la pestaña Desarrollador.
El botón Usar referencias relativas funciona como un interruptor. Cuando se enciende,

el botón aparece sobre un fondo de color que indica que el estado actual del botón es
activo. Cuando se apaga, el borde alrededor de él desaparece reestableciéndose su
estado inactivo.
5. Cerciórese de que se encuentra en la celda H1 en la hoja 200801 en su libro

de trabajo. Encienda el botón Usar referencias relativas. Pulse la flecha a la
derecha y enseguida haga clic sobre el botón Usar referencias relativas para
apagarlo y devolverlo a su estado inactivo.
6. Escriba Ventas$ en la celda I1. Valide la entrada presionando el botón
Insertar, que se encuentra a la izquierda del botón Insertar función, junto a la
barra de fórmulas.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Nota: Si valida la entrada con la tecla Enter, hará que la grabadora de macros
grabe la selección de la celda I2 (código superfluo e innecesario). En tanto que
al introducir el dato con el botón señalado, la entrada se efectúa en la celda I1
evitando el desplazamiento de la celda activa.
7. Mientras sigue grabando, continúe ejecutando los pasos que siguió a partir del
numeral 2 del procedimiento de inserción del campo Ventas$ en el Paso 3 del
Módulo 2.
8. Una vez haya finalizado, detenga la grabación de la macro.
Ahora vamos a probar la macro que acaba de crear ejecutándola desde el cuadro de
diálogo Macros. En el libro de trabajo, borre o elimine el campo que acaba de insertar,
el campo Ventas$. Debe hacerle espacio a la macro para que sea ella la que inserte el
campo Ventas$ por usted. Pulse F8 para activar el cuadro de diálogo Macros.
Seleccione la macro Ventas y presione el botón Ejecutar. La macro grabada insertará
el campo Ventas$ automáticamente.
Borre nuevamente el campo Ventas$ en el libro de trabajo. Pulse la combinación de

teclas Alt+F8, seleccione la macro Ventas y seleccione el botón Paso a Paso.
La macro deberá verse así:
Sub Ventas()
Range("A1").Select
Selection.End(xlToRight).Select
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ventas$"
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selection.FormulaR1C1 = "=RC[-1]*RC[-2]"
Range("A1").Select
End Sub
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
La primera instrucción, el encabezado con el nombre de la macro, aparece

seleccionada. Pulse F8 dos veces para seleccionar la celda A1 y dejar seleccionada la
tercera instrucción:
Esta sentencia se generó cuando presionó simultáneamente las teclas Ctrl+Flecha a la

derecha. Pulse F8 nuevamente para que la instrucción desplace la celda activa a la
última celda que contiene datos en esa misma línea y dirección.
Fíjese ahora en la instrucción que está seleccionada:
Es esta la instrucción que se grabó cuando usted activó el botón Usar referencias
relativas justo antes de que presionara la tecla Flecha a la derecha para seleccionar lo
que aparentemente fue la celda I1. No obstante, lo que hace esta instrucción es algo
más general: selecciona una celda a la derecha de la celda activa. La propiedad
Offset (0,1) es quien permite el desplazamiento de la celda activa (ActiveCell), en la
misma fila - (0 - , una columna a la derecha - 1) -. Veremos la utilidad de esto cuando
intentemos escribir las macros que insertan los campos restantes en su reporte de
ventas.
Pulse F8 para seleccionar la celda a la derecha de la celda activa y permitir

seleccionar la siguiente instrucción:
Esta instrucción escribe el encabezado del campo que estamos insertando, el campo
Ventas$.
Pulse la tecla F8 para insertar el texto Ventas$ como encabezado de la columna y

pasar al siguiente par de instrucciones:
Este par de instrucciones debería resultarle familiar. La primera selecciona la región

actual, teniendo como punto de referencia la selección actual. La segunda permite
encontrar un tipo especial de celdas dentro de la región actual. Ese tipo especial es el
conjunto de Celdas en blanco.
Eh aquí la instrucción que se grabó cuando usted efectuó el cálculo de las ventas en
cada una de las celdas de la columna Ventas$
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Lo que se hizo en la IU de Excel El código grabado en VBA

Seleccionar celda A1 Range("A1").Select
Ctrl + Flecha → Selection.End(xlToRight).Select
Movimiento relativo utilizando Usar ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
referencias relativas: Seleccionar
una celda a la derecha.
Escribir Ventas$ ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ventas$"
Ctrl + Sheet + + Selection.CurrentRegion.Select
Alt+E, i, Alt+E, b Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
= H2 * G2 Validar entrada con Ctrl Selection.FormulaR1C1 = "=RC[-1]*RC[-2]"
+ Enter
La Ventana INMEDIATO
La ventana Inmediato es una herramienta muy eficaz para el aprendizaje básico de la
interacción entre VBA para aplicaciones y Excel. Entre otras cosas la ventana Inmediato le
permitirá depurar y evaluar expresiones, ejecutar instrucciones, imprimir valores de variables,
etc.
Con el libro Proyecto Contoso Electronics abierto, en una hoja con el reporte mensual de
ventas 200801, pulse la combinación de teclas Alt+F8 para abrir el Editor VBA. La ventana
Inmediato podría aparecer “acoplada” o “desacoplada” en algún lugar de la ventana del editor
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
con el título Inmediato. Sin embargo, si la ventana Inmediato no se encuentra visible deberá
abrirla. Para ello, vaya al menú Ver y seleccione la opción Ventana Inmediato. Observe que de
manera opcional podrá abrir la ventana Inmediato con la combinación de teclas Ctrl+G
mientras se encuentra en el Editor de VBA.
La ventana Inmediato emergerá y probablemente la encuentre acoplada en algún lugar

de la ventana del Editor de VBA.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Podrá desacoplar la ventana Inmediato para poder desplazarla por encima del editor
de VBA, incluso podría sacarla y organizar todas las ventanas de tal manera que
pueda ver simultáneamente su libro de Excel, el Editor VBA y la ventana Inmediato.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Para desacoplar la ventana Inmediato, basta con seleccionar la barra de título de la

misma y arrastrarla fuera de su posición. O podría hacer doble click sobre el título de la
ventana y esta se restaurará desacoplándose de la ventana del Editor.
Se trata de que pueda observar lo que ocurre en su libro de trabajo de Excel mientras
ejecuta las instrucciones en la ventana Inmediato.
En su libro de trabajo seleccione la celda E5. Abra el Editor de VBA y en la ventana

Inmediato escriba:
Range(“A1”).Select y pulse Enter para ejecutarla. La instrucción mueve la celda activa

de E5 a A1.
Seleccione cualquier celda dentro de la cuadrícula de Excel que no sea la celda A1
En la ventana Inmediato escriba Range(“A1”) y un punto. Tan pronto como escribe el

punto se despliega la lista automática de miembros (propiedades y métodos)
relacionados con el objeto Range. Escriba ahora End ( después del punto, y
aparecerán las posibilidades de la propiedad End: xlDown, xlToRigth, xlToLeft, xlUp
equivalentes a presionar la combinación de teclas End + ↓, End + →, End + ← y End +
↑ respectivamente. Seleccione la opción xlToRigth, puesto que lo que se desea es
seleccionar la última celda a la derecha que contiene datos a partir de la celda
A1..Finalice la instrucción cerrando el paréntesis, escribiendo un punto y la palabra
Select.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Así es como debería quedar la instrucción:
Range(“A1”).End(xlToRight).Select
Ejecute la instrucción presionando Enter en cualquier lugar de la misma. Observe que

la celda activa, en la hoja de cálculo, se desplaza, seleccionando la última celda con
datos en la primera línea del informe de ventas.
Seleccione cualquier celda dentro de la cuadrícula de Excel que no sea la celda A1
En la ventana Inmediato, seleccione y copie la instrucción que acaba de escribir y

péquela una fila más abajo. Luego borre de esta última el punto y la palabra Select.
Vuelva a escribir un punto para desplegar nuevamente la lista de miembros que
pueden utilizarse con la selección. Empiece a escribir la palabra Offset y tan pronto la
visualice, selecciónela con las teclas de dirección y pulse Tab para incorporarla a la
instrucción. Abra un paréntesis para mostrar los parámetros de la propiedad Offset.
Escriba 0,1 y cierre el paréntesis. Finalice la instrucción escribiendo un punto y la
palabra Select. La propiedad Offset moverá la celda o región seleccionada tantas filas
hacia arriba o hacia abajo como lo indique su primer argumento, en este caso cero; y,
tantas columnas hacia la izquierda o hacia la derecha como lo indique el segundo
argumento, en este caso 1.
Ejecute la instrucción presionando Enter en cualquier parte de la misma. Observe que

la celda activa se desplaza hacia la derecha, seleccionando la primera celda vacía en
esa dirección que es la que buscamos para poder insertar allí el nombre del campo
Ventas$.
Sin embargo, lo insto a que pruebe cambiando los argumentos de la propiedad Offset,
y analizando lo que ocurre. Luego vuelva a cambiar los argumentos a 0 y 1 y proceder
con las siguientes sentencias de la macro.
La instrucción revisada debe verse así:
Range(“A1”).End(xlToRight).Offset(0,1).Select
Note además que esta instrucción resume en una sola las tres primeras instrucciones
de la macro Ventas. Las recuerda?
Sub Ventas()
Range("A1").Select
No considere el encabezado de la macro que contiene el nombre de la misma, tan sólo

fíjese en las tres instrucciones siguientes.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Si borramos la palabra Select de la primera instrucción y la palabra Selection de la

segunda y organizamos lo que queda de tal manera que quede separado por un punto
tendremos:
Range(“A1”).End(xlToRight).Select
Ahora, si borramos la combinación Select… ActiveCell y dejamos un punto separando

lo que queda tendremos:
Range(“A1”).End(xlToRight).Offset(0,1).Range(“A1”).Select
Podrá quitar también .Range(“A1”) de la instrucción, pues resulta superflua o
innecesario según nos dimos cuenta cuando ejecutamos esta instrucción directamente
en la ventana Inmediato.
Así que esta instrucción simplificada quedaría así:
Range(“A1”).End(xlToRight).Offset(0,1). Select
Cuando graba una macro, el grabador sigue obedientemente todas sus instrucciones,
incluso las que seleccionan rangos antes de trabajarlos. Si quiere hacer que su macro
trabaje menos, y que sea más fácil de leer, elimine los cambios superfluos. La técnica
consiste en buscar las instrucciones que terminan en Select y que están seguidas de
las instrucciones Selection o ActiveCell.
Cuando una única instrucción Selection aparece después de una instrucción Select,
pude unir las dos instrucciones en una sola como lo hizo con el par de instrucciones
que encabezaban la macro Ventas.
Antes de borrar una combinación Select…Selection, asegúrese de que sea una sola
instrucción la que use Selection. Si no es así, sino que hay dos o más instrucciones
que utilizan Selection, debe proceder de otra manera.
Pero no es nuestro caso ahora. Fíjese!. No hay más de dos instrucciones Selection
precedidas de UNA SÓLA instrucción Select. Dicho de otra manera, cada instrucción
que comienza con Selection o ActiveCell está precedida de una instrucción que
termina en Select. Así que podrá proceder como se le indicó para simplificar el código
de la macro.
Sub Ventas()
Range("A1").Select
Range("A1").Select
End Sub
La macro modificada quedaría así:
Sub Ventas()
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Range("A1").End(xlToRight).Offset(0, 1).Range("A1").FormulaR1C1 = "Ventas$"

Selection.CurrentRegion.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).FormulaR1C1 = "=RC[-
1]*RC[-2]"
Range("A1").Select
End Sub
Revisemos por un momento la sentencia que comienza con Selection y termina con la fórmula
= “=RC[-1]*RC[-2]. La instrucción selecciona las celdas en blanco dentro de la región actual.
Justo las celdas de la columna debajo del encabezado Ventas$ y en cada una de ellas va a
insertar el resultado de multiplicar:
Lo que se encuentra en la mima fila (Row) pero una columna (Column) a la izquierda lo que
en la fórmula equivale a RC[-1], con lo que se encuentra en la mima fila pero dos columnas a
la izquierda lo que en la fórmula equivale a RC[-2]. Y es eso precisamente lo que se pretende
obtener en el campo Ventas$, lo que resulta de multiplicar la cantidad vendida por el precio
unitario.
Vamos a repasar lo que tenemos hasta ahora. Cierre el editor de VBA.
Asegúrese de que se encuentra en el libro de ejercicios Proyecto Contoso Electronics. Pulse

la combinación de teclas Alt+F8 y ejecute la macro ImportarArchivo. Seleccione el archivo
Contoso200801 y permita que la macro continúe con la importación. Pulse nuevamente Alt+F8
y ejecute ahora la macro RellenarCeldas. Una vez más, pulse la combinación de teclas
Alt+F8, seleccione la macro Ventas y haga clic en Ejecutar.
Si todo ha ido bien, lo que debe ver ahora mismo en pantalla es lo siguiente:
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Pero por qué tanto énfasis en aquello de la eliminación de las combinaciones

Select…Selection / Select…ActiveCell?
La respuesta es la siguiente:
La macro trabajará menos, requerirá menos tiempo para ejecutarse y será más fácil de leer.
Macro que inserta el campo “Canal” en el reporte

de ventas de Contoso.
1. Asegúrese de que se encuentra en el libro Proyecto Contoso Electronics.xlsm,

en la hoja 200801 que contiene el reporte de ventas de enero de Contoso del
año 2008. El informe debe contener información en cada una de sus celdas
además del campo “Ventas”. De ser necesario, ejecute la macro
ImportarArchivo y abra el archivo Contoso200801. Tendrá ahora en su libro de
trabajo una hoja con el nombre 200801; luego ejecute la macro RellenarCeldas
y enseguida la macro Ventas.
2. Si el libro CatálogosContosoElectronics no está abierto, ábralo; lo necesitará
más adelante mientras graba la macro Canal.
3. Encienda la grabadora de macros. En el cuadro de diálogo Grabar macro,
escriba Canal como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
4. Seleccione la celda A1. Es importante que lo haga aun cuando la celda A1 ya
esté seleccionada. Presione luego la combinación de teclas Alt + →para
seleccionar la última celda con datos en esa dirección; justo en el extremo
derecho de la fila de encabezados.
5. Grabe un movimiento relativo. Para ello active el botón Usar referencias
relativas del grupo Código el cual verá haciendo clic en la pestaña
Desarrollador.
6. Pulse la tecla flecha a la derecha para seleccionar lo que aparentemente sería
la celda J1, pero recuerde que está grabando un movimiento relativo; significa
que, aunque en la hoja de cálculo lo que hace es seleccionar la celda J1, la
grabadora de macros grabará la acción como un movimiento relativo. No está
seleccionando la celda J1 ciertamente, sino la celda que se encuentra
justamente a la derecha a partir de cualquier lugar donde se encuentre la celda
activa en el momento en que ejecute la macro.
7. Apague el botón Usar referencias relativas haciendo clic sobre él.
8. En la celda activa escriba Canal y valide la entrada haciendo clic en el botón
Introducir
9. Seleccione las celdas en blanco de la región actual. La acción seleccionará el
conjunto de celdas en blanco justo debajo del rótulo Canal.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
10. A continuación insertará una función que le permita escribir dentro de la

selección de celdas el nombre del canal. Es un procedimiento que usted
efectuó varias veces cuando insertó el campo Canal para cada uno de los
reportes de ventas de Contoso en el módulo 2 del presente documento. Esta
vez está creando una macro que va a automatizar el procedimiento.
11. Inserte la función BUSCARV. Como primer argumento de la función
Valor_buscado haga referencia a la celda A2. Pulse la tecla Tab para ir al
segundo argumento. Vaya al libro CatálogosContosoElectrónics y seleccione
las columnas A y B de la hoja Canales, que corresponden justamente a los
campos CanalID y Canal_descripción. La selección definirá el segundo
argumento: Matriz_buscar_en de la función.
12. Pulse la tecla Tab para ir al tercer argumento de la función. En el cuadro de
texto Indicador_de_columna escriba el número 2. Corresponde al número de
columna que contiene el nombre del canal, que es lo que estamos buscando.
13. Finalmente seleccione el cuadro de texto Ordenado, y especifique que desea
una coincidencia exacta escribiendo el valor lógico FALSO o escribiendo un
cero en vez de él.
14. Para validar la entrada en toda la selección de celdas vacías, presione la
combinación de teclas Ctrl+Enter.
15. Seleccione la celda A1. Detenga la grabación de la macro Canal.
16. Guarde el libro de trabajo ProyectoContosoElectronics
Ahora revisaremos el código generado mientras grabó la macro Canal.
Previamente deberá borrar todo el contenido de la columna Canal, incluyendo el Rótulo. Esto
con el fin de que sea la macro Canal la que ahora haga el procedimiento por usted. La macro
necesitará la misma columna que usted utilizó como espacio para grabarla.
1. Seleccione el campo Canal (Columna J); luego presione el botón Delete o

Suprimir para borrar el contenido. Seleccione la celda A1.
2. Presione la combinación de teclas Alt+F8 para abrir el cuadro de diálogo

Macro. De la lista de macros grabadas seleccione la macro Canal y haga clic
en el botón Paso a paso. El editor de VBA se abrirá para exponerle el código
de la macro Canal. La primera línea del encabezado aparecerá resaltada en
amarillo indicándole que podrá empezar a recorrer la macro. Recorrerá la
macro paso a paso utilizando la tecla de función F8 mientras observa en
segundo plano lo que ocurre en la hoja de Excel. No obstante para esto, debió
ajustar previamente las ventanas de Excel y la del Editor de VBA.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
3. Presione la tecla de función F8 para saltar las líneas de los comentarios y

seleccionar la instrucción Range (“A1”).Select.
4. Presione F8 una vez más para ordenarle a Excel que debe ubicar la celda
activa en A1. La instrucción Selection.End(xlToRight).Select aparecerá
seleccionada.
5. Al ejecutar la instrucción pulsando F8, la celda activa se ubica en el extremo
derecho de la primera línea; en la última celda con datos en esa fila y en esa
dirección. La siguiente instrucción: ActiveCell.Offset(0,1).Range se resalta
enseguida. Esta instrucción se obtuvo mientras se grababa un movimiento
relativo. Recuerde que en la hoja de trabajo, presionaba la tecla a la derecha
para seleccionar la celda J1; sin embargo, lo que se grabó no fue
Range(“J1”).Select, la selección de la celda J1, sino la línea de código que
ahora aparece en su lugar. La instrucción indica que se debe seleccionar la
celda que se encuentra en la misma fila, una columna a la derecha; es decir, la
celda que se encuentra inmediatamente a la derecha de la celda activa.
6. Pulse la tecla F8. La instrucción: ActiveCell.FormulaR1C1 = "Canal" inserta el
rótulo canal en la celda activa. Pulse dos veces la tecla F8. La instrucción
Selection.CurrentRegion.Select y la siguiente:
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select se ejecutan seleccionando las
celdas en blanco de la región actual.
7. Ahora, la instrucción:
=VLOOKUP(RC[-9],[CatálogosContosoElectronics.xlsx]Canales!C1:C2,2,0)”
aparecerá seleccionada. La línea de código VBA se generó mientras se
grababa la inserción de la función BUSCARV con la que se pretendía asociar
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
el nombre del Canal desde la hoja Canales del libro

CatálogosContosoElectronics.
8. Pulse la tecla F8 para ejecutar la instrucción que rellena el nombre del canal en
la selección de celdas en blanco de la hoja de cálculo.
9. La última instrucción ubica la celda activa en A1.
El cuadro siguiente es el resumen de lo que se hizo en la hoja de cálculo mientras grababa

una macro llamada Canal.
Lo que se hizo en la IU de Excel El código grabado en VBA

Ctrl + Flecha → Selection.End(xlToRight).Select
Movimiento relativo utilizando Usar referencias ActiveCell.Offset(0,
relativas: Seleccionar una celda a la derecha. 1).Range("A1").Select
Escribir Canal ActiveCell.FormulaR1C1 = "Canal"
Ctrl + Sheet + + Selection.CurrentRegion.Select
Alt+E, i, Alt+E, b Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks)
.Select
Inserta la función BUSCARV Selection.FormulaR1C1 = _
=BUSCARV(A2;[CatálogosContosoElectronics.xls "=VLOOKUP(RC[-
x]Canales!$A:$B;2;0). Validar entrada con Ctrl + 9],[CatálogosContosoElectronics.xlsx]Ca
Enter nales!C1:C2,2,0)"
Quitando las líneas de los comentarios, así es como se vería la macro Canal:
Sub Canal()
Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Canal"
Selection.FormulaR1C1 = _
"=VLOOKUP(RC[-9],[CatálogosContosoElectronics.xlsx]Canales!C1:C2,2,0)"
Range("A1").Select
End Sub
Ahora eliminaremos el código superfluo con el fin de que la su macro trabaje menos, y que
sea más fácil de leer. Usted ya conoce la técnica. Reemplace las secuencias Select Selection
o Select ActiveCell y deje un punto en su lugar.
La macro revisada se verá así:
Sub Canal()
Range("A1").End(xlToRight).Offset(0, 1).Range("A1").FormulaR1C1 = "Canal"
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Selection.CurrentRegion.SpecialCells(xlCellTypeBlanks.FormulaR1C1 = _
"=VLOOKUP(RC[-9],[CatálogosContosoElectronics.xlsx]Canales!C1:C2,2,0)"
Range("A1").Select
End Sub
Macro que inserta el campo (Continente) en el

reporte de ventas de Contoso.
1. Asegúrese de que se encuentra en el libro Proyecto Contoso Electronics.xlsm, en la
hoja 200801 que contiene el reporte de ventas de enero de Contoso del año 2008.
2. Si el libro CatálogosContosoElectronics no está abierto, ábralo; lo necesitará más

adelante mientras graba la macro Continente.
3. Encienda la grabadora de macros. En el cuadro de diálogo Grabar macro, escriba

Continente como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
4. Seleccione la celda A1. Presione luego la combinación de teclas Alt + →para

seleccionar la última celda con datos en esa dirección; justo en el extremo derecho de
la fila de encabezados.
5. Grabe un movimiento relativo activando el botón Usar referencias relativas sólo
mientras pulsa la tecla flecha a la derecha y apagándolo enseguida.
6. En la celda activa escriba Continente y valide la entrada haciendo clic en el botón
Introducir
7. Seleccione las celdas en blanco de la región actual.
8. Inserte la función BUSCARV y diligencie los argumentos según se ilustra a
continuación:
9. Valide la entrada con la combinación de teclas Ctrl+Enter. Seleccione la celda A1.

Detenga la grabación de la macro Continente.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
10. Pulse la combinación de teclas Alt+F11 para abrir el Editor de VBA. Seleccione el
módulo que contiene la macro Continente y elimine de ella el código superfluo; es
decir, elimine las combinaciones Select Selection y Select ActiveCell. La macro
grabada debe verse así:
11. Elimine el código superfluo eliminando las secuencias Select Selection y Select
ActiveCell como se le indicó anteriormente. La macro revisada debe verse así:
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO (CIUDAD)

EN EL REPORTE DE VENTAS DE CONTOSO.
1. Asegúrese de que se encuentra en el libro Proyecto Contoso Electronics.xlsm, en
la hoja 200801 que contiene el reporte de ventas de enero de Contoso del año
2008.

adelante mientras graba la macro Ciudad.

Ciudad como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
seleccionar la última celda con datos en esa dirección; justo en el extremo derecho
de la fila de encabezados.
6. En la celda activa escriba Ciudad y valide la entrada haciendo clic en el botón
Introducir
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

continuación:
9. Seleccione la celda A1. Detenga la grabación de la macro Ciudad.

módulo que contiene la macro Ciudad y elimine de ella el código superfluo; la
macro revisada debe verse así:
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO

(PROVINCIAESTADO) EN EL REPORTE DE
VENTAS DE CONTOSO.

2008.

adelante mientras graba la macro ProvinciaEstado.

ProvinciaEstado como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

seleccionar la última celda con datos en esa dirección; justo en el extremo derecho
de la fila de encabezados.
6. En la celda activa escriba ProvinciaEstado y valide la entrada haciendo clic en el
botón Introducir
continuación:
9. Seleccione la celda A1. Detenga la grabación de la macro ProvinciaEstado.

módulo que contiene la macro ProvinciaEstado y elimine de ella el código
superfluo; la macro revisada debe verse así:
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO (PAÍS) EN

EL REPORTE DE VENTAS DE CONTOSO.

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

adelante mientras graba la macro País.
3. Encienda la grabadora de macros. En el cuadro de diálogo Grabar macro, escriba País

como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
6. En la celda activa escriba País y valide la entrada haciendo clic en el botón Introducir
continuación:
9. Seleccione la celda A1. Detenga la grabación de la macro País.

módulo que contiene la macro País y elimine de ella el código superfluo; la macro
revisada debe verse así:
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO (ALMACÉN)

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.


adelante mientras graba la macro Almacén.

Almacén como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
6. En la celda activa escriba Almacén y valide la entrada haciendo clic en el botón
Introducir
continuación:

Detenga la grabación de la macro Almacén.
módulo que contiene la macro Almacén y elimine de ella el código superfluo; la macro

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

(CATEGORÍA) EN EL REPORTE DE VENTAS
DE CONTOSO.


adelante mientras graba la macro Categoría.

Categoría como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
6. En la celda activa escriba Categoría y valide la entrada haciendo clic en el botón
Introducir
continuación:

Detenga la grabación de la macro Categoría.
módulo que contiene la macro Almacén y elimine de ella el código superfluo; la macro
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

(SUBCATEGORÍA) EN EL REPORTE DE
VENTAS DE CONTOSO.


adelante mientras graba la macro Subcategoría.

Subcategoría como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
6. En la celda activa escriba Subcategoría y valide la entrada haciendo clic en el botón
Introducir
continuación:
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
9. Valide la entrada con la combinación de celdas Ctrl+Enter. Seleccione la celda A1.

Detenga la grabación de la macro Subcategoría.
módulo que contiene la macro Subcategoría y elimine de ella el código superfluo; la
macro revisada debe verse así:

(PRODUCTO) EN EL REPORTE DE VENTAS
DE CONTOSO.


adelante mientras graba la macro Producto.

Producto como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
6. En la celda activa escriba Producto y valide la entrada haciendo clic en el botón
Introducir
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

continuación:

Detenga la grabación de la macro Producto.
módulo que contiene la macro Producto y elimine de ella el código superfluo; la macro
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO (FECHA)



adelante mientras graba la macro Fecha.

Fecha como nombre de la macro y haga clic en Aceptar.
6. En la celda activa escriba Fecha y valide la entrada haciendo clic en el botón Introducir
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

continuación:

Detenga la grabación de la macro Fecha.
módulo que contiene la macro Fecha y elimine de ella el código superfluo; la macro
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO (AÑO) EN



adelante mientras graba la macro Año.
3. Encienda la grabadora de macros. En el cuadro de diálogo Grabar macro, escriba Año

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
6. En la celda activa escriba Año y valide la entrada haciendo clic en el botón Introducir
continuación:
9. Valide la entrada con la combinación de celdas Ctrl+Enter. Seleccione la celda A1.

Detenga la grabación de la macro Año.
módulo que contiene la macro Año y elimine de ella el código superfluo; la macro
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO (MES) EN



adelante mientras graba la macro Mes.
3. Encienda la grabadora de macros. En el cuadro de diálogo Grabar macro, escriba Mes

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

6. En la celda activa escriba Mes y valide la entrada haciendo clic en el botón Introducir
continuación:

Detenga la grabación de la macro Mes.
módulo que contiene la macro Mes y elimine de ella el código superfluo; la macro
MACRO QUE INSERTA EL CAMPO (DÍA) EN EL

REPORTE DE VENTAS DE CONTOSO.


adelante mientras graba la macro Día.
3. Encienda la grabadora de macros. En el cuadro de diálogo Grabar macro, escriba Día

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.

6. En la celda activa escriba Día y valide la entrada haciendo clic en el botón Introducir
continuación:
9. Valide la entrada con la combinación de teclas Ctrl+Enter.

10. Seleccione la región Actual. Haga clic en el comando copiar del grupo Portapapeles de
la ficha INICIO. Despliegue la flecha hacia abajo del botón pegar y elija la opción pegar
valores. Presione la tecla Esc. Seleccione la celda A1 y detenga la grabación de la
macro Día.
módulo que contiene la macro Día y elimine de ella el código superfluo; la macro
MACRO QUE CONSOLIDA EN UN SOLO

INFORME LOS REPORTES DE VENTAS DE
CONTOSO.
Con lo hecho hasta ahora, estamos en capacidad de importar cualquier reporte de ventas
de Contoso, rellenar las celdas del informe convenientemente e insertar los campos
necesarios para complementarlo. Pero aún nos queda una tarea por ejecutar.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Crearemos una macro que nos permita copiar el reporte previamente diligenciado y
pegarlo en otra hoja del documento, una hoja que llamaremos Consolidado. La macro
debe permitirnos encontrar el lugar adecuado para efectuar el pegado bien sea que se
trate del primer reporte de ventas o que se trate de reportes sucesivos que se añaden a
otros previamente ubicados en el informe consolidado.
El reporte consolidado debe mostrar en la línea de encabezados todos los rótulos que
contiene un reporte cualquiera que generemos. Estos encabezados los escribiremos
manualmente. Significa esto que la macro que “consolida” los diferentes reportes debe
copiar el cuerpo del informe correspondiente SIN LOS ENCABEZADOS.
Pero, ¿cómo hacer que una macro pueda seleccionar exactamente el rango de celdas
debajo de los rótulos?
Le mostraré.
1. Asegúrese de que se encuentra en el libro de trabajo ProyectoContosoElectronics,

en la hoja 200801 que muestra las ventas de Contoso en el mes de enero de
2008. Fíjese además de que todas las celdas del reporte estén diligenciadas y que
se hayan insertado todos los campos que complementan el informe. Presione la
combinación de teclas Alt+F11 para abrir el Editor de VBA.
2. Restaure las ventanas de Excel y la del Editor de tal manera que pueda verlas
simultáneamente.
3. Si la ventana Inmediato no está activa, actívela presionando la combinación de
teclas Ctrl+G o seleccionando el comando Ventana inmediato del menú Ver del
Editor de VBA.
4. En la ventana Inmediato, inserte cada una de las instrucciones que verá en la
siguiente ilustración. Haga clic después de cada instrucción y observe lo que
sucede en su hoja de cálculo.
Lo que se escribe en la ventana Lo que ocurre en la ventana de

Inmediato Excel
Range("A1").Select Selecciona la celda A1.
Range("A1").CurrentRegion.Select Selecciona la Región Actual a
partir de la celda A1
?Range("A1").CurrentRegion.Rows.Cou Número de filas de la región
nt actual
?Range("A1").CurrentRegion.Columns. Número de columnas de la región
Count actual
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Range("A1").CurrentRegion.Offset(1,0). Mueve la selección actual

Select
Range("A1").CurrentRegion.Offset(1,0). Desplaza el rango seleccionado
Resize(Range("A1").CurrentRegion.Row una fila más abajo para no incluir
s.Count- el encabezado y lo recorta para
1,Range("A1").CurrentRegion.Columns. no incluir la fila en blanco al final
Count).Select de la selección.
Por una parte, la propiedad Offset de la 6a instrucción desplaza hacia abajo el rango
seleccionado para no incluir el encabezado. Por la otra, Resize, redimensiona el rango
final. El primer argumento de la propiedad Resize equivale al número de filas y el segundo,
a la cantidad de columnas que tendrá el rango final.
Ahora ya tiene la instrucción que seleccionará el rango adecuado para ser copiado y
pegado luego en el consolidado.
Una observación final. Luego de que haya copiado y pegado el reporte de ventas en el
informe consolidado, querrá borrar la hoja del archivo que importó. Para esto deberá crear
una variable que llamaremos miHoja en la cual capturaremos el nombre de la hoja que
borrará. Al querer eliminar la hoja, Excel emitirá un mensaje pidiendo confirmación,
crearemos entonces una instrucción para desactivarlo. Veamos como:
Asegúrese de que se encuentra en el libro de trabajo ProyectoContosoElectronics, en la

hoja 200801 que muestra las ventas de Contoso en el mes de enero de 2008. Fíjese
además de que todas las celdas del reporte estén diligenciadas y que se hayan insertado
todos los campos que complementan el informe.
Presione la combinación de teclas Alt+F11 para abrir el Editor de VBA.
En la primera línea debajo de la última instrucción EndSub escriba Sub Consolidar y haga
clic en Aceptar. Automáticamente, VBA complementará el cuerpo de la macro colocando
unos paréntesis a la derecha y la instrucción End Sub en la parte de abajo. Igualmente se
trazará una línea que divide ésta, de la macro anterior.
En el cuerpo de la macro escriba las instrucciones de la ilustración siguiente:
Aquí le dejo el código si desean copiarlo y pegarlo directamente en el Editor de VBA.

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
Sub Consolidar()
Dim miHoja As String
miHoja = ActiveSheet.Name
Range("A1").CurrentRegion.Offset(1, 0).Resize(Range("A1").CurrentRegion.Rows.Count - 1, _
Range("A1").CurrentRegion.Columns.Count).Copy
Sheets("Consolidado").Activate
Range("A1000000").End(xlUp).Offset(1, 0).PasteSpecial xlPasteValues
Range("A1").Select
Application.DisplayAlerts = False
Sheets(miHoja).Delete
End Sub
Esto es lo que hace la macro:
Sub Consolidar() Título de la macro

Dim miHoja As String Declaración de la variable miHoja
como de tipo caracter
miHoja = ActiveSheet.Name miHoja captura el nombre de la
hoja activa
Range("A1").CurrentRegion.Offset(1, Copia el rango de la region actual
0).Resize(Range("A1").CurrentRegion.Rows.Count -1, una fila más abajo y recortado en
Range("A1").CurrentRegion.Columns.Count).Copy una fila.
Sheets("Consolidado").Activate Activa la hoja Consolidado
Range("A1000000").End(xlUp).Offset(1, Busca la celda A1000000, sube
0).PasteSpecial xlPasteValues hasta la primera celda con datos en
esa columna y baja para seleccionar
la primera celda en blanco donde
hace un pegado especial.
Range("A1").Select Selecciona la celda A1
Application.DisplayAlerts = False DisplayAlerts es una propiedad de
la aplicación Excel. Cuando el valor
de la propiedad es False, el mensaje
de confirmación tiene una
respuesta predeterminada. Esta
propiedad es válida hasta que la
macro deje de trabajar.
Sheets(miHoja).Delete Elimina la hoja cuyo nombre fue
capturado en la variable miHoja.
End Sub Fin de la instrucción.
Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
MACRO QUE EJECUTA OTRAS MACROS.
Ahora que ha terminado de automatizar la importación de un archivo correspondiente a un

reporte de ventas de Contoso, ha rellenado convenientemente las celdas vacías y ha
insertado los campos necesarios para complementar el reporte, crearemos una macro
general – digamos una macro maestra – que ejecute todas y cada una de las macros
creadas hasta ahora comenzando por la macro que importa el archivo.
Esto es muy simple en verdad. Trabajaremos directamente en el editor de VBA.

2008 con todos los campos insertados.
2. Pulse la combinación de teclas Alt+F11 para abrir la ventana del editor de VBA.
3. En la primera línea debajo de la última instrucción EndSub escriba Sub Maestro y
haga clic en Aceptar. Automáticamente, VBA complementará el cuerpo de la
macro colocando unos paréntesis a la derecha y la instrucción End Sub en la parte
de abajo. Igualmente trazará una línea que divide ésta, de la macro anterior.
4. Haga espacio entre la primera y última instrucciones de la macro.
5. Para que una macro ejecute otra macro o un conjunto de macros, basta con
escribir los nombres de las macros en el interior de la macro contenedora. Dicho
esto, proceda entonces a escribir todas y cada una de las macros al interior de la
macro Maestro.
La macro Maestro debe verse así:

Mediana Empresa
NIT: 800.147.621-8.
6. Cree un botón en la barra de herramientas de acceso rápido que ejecute la macro

Maestro y que se active sólo cuando el libro ProyectoContosoElectronics esté
abierto.
7. Borre todas las hojas de su libro de trabajo ProyectoContosoElectronics excepto la
hoja Consolidado. Borre todo el contenido de la hoja Consolidado excepto los
encabezados.
8. Pruebe ejecutando la macro Maestro consolidando los 24 reportes de ventas de
Contoso en la hoja Consolidado. En el siguiente módulo utilizará una de las
herramientas más poderosas para consolidar y analizar la información.

DiplomadoExcel Avanzado ACOPI 2015

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

DiplomadoExcel Avanzado ACOPI 2015

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Asociación Colombiana de la Micro, Pequeña y

LA HOJA DE CÁLCULO EXCEL

La Interfaz de Usuario de Excel 2013

Evidentemente, los desplazamientos cortos sobre la hoja no requieren demasiada experticia.

Desplazamiento vertical pantalla por pantalla.

Desplazamiento horizontal pantalla por pantalla.

Las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

El cuadro de nombres (Función F3)

El cuadro de nombres tiene una particularidad, se

El comando Ir a… (Ctrl+i, Tecla F5)

Desplazamiento hoja a hoja

No obstante se recomienda no sobrepasar las 40 hojas para no relentizar el tratamiento de un

Desplazamientos con las teclas de dirección en

Desplazamiento con las teclas Inicio y Fin en

1. La combinación de teclas Ctrl+Inicio pone la celda activa en A1.

3. Presionar la tecla Fin activa o desactiva el Modo Final en la barra de estado.

Si presiona cualquier tecla de dirección en Modo Final, obtendrá el mismo efecto de

4. La combinación de teclas Fin+Inicio lleva la celda activa a la celda que es la

SELECCIÓN DE CELDAS, RANGOS DE CELDAS,

SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS

La selección de filas o columnas completas se utiliza generalmente para Insertar, eliminar,

Se insertarán, se eliminarán o se modificará el ancho de filas o columnas dependiendo de lo

MÓDULO 1. REFERENCIAS RELATIVAS,

La ley de formación para el cálculo de un precio es la siguiente:

PRECIO = PRECIO BASE * (1 + IVA%) * (1 - Dscto escala) + Impoconsumo

Si la fórmula se insertara manualmente en cada una de las celdas de la lista, seguramente

Copie o arrastre la fórmula que introdujo =C7*(1+C4)*(1-E5)+D7 en la celda E7.

la celda de descuento correspondiente para la Escala 2; y E7 haciendo referencia a la

Así que corregiremos la entrada D7 en la fórmula introducida en la celda E7 antes de copiar la

La fórmula quedaría así: $C7*(1+$C4)*(1-E5)+$D7.

Al copiar la fórmula insertada en la celda E7 arrastrándola a la celda E8 podrá observar lo

La fórmula quedaría así: $C7*(1+$C$4)*(1-E5)+$D7.

Finalmente, la fórmula debe verse así: $C7*(1+$C$4)*(1-E$5)+$D7

MÓDULO 2. PROYECTO CONTOSO

Paso 1. Mover los reportes mensuales de ventas

5. En el cuadro de texto Ir Al Libro: despliegue haciendo clic en la punta de flecha

Paso 2. Rellenar las celdas en blanco en los

Verá algunas celdas conteniendo los encabezados o rótulos seguidas de celdas en

Excel cuenta con herramientas incorporadas que le permitirán seleccionar celdas

Seleccionar las celdas vacías.

1. En el libro Informe Ventas Contoso, en la hoja 200801 seleccione cualquier celda

El cuadro de diálogo Ir a Especial le permitirá seleccionar un tipo especial de celdas de

La región actual es un rango delimitado por cualquier combinación de filas y columnas en

Atajos de teclado. La combinación de teclas Alt+E y luego la tecla I, despliega el cuadro de

Otra forma muy práctica de seleccionar la región actual es utilizar la combinación de

4. Luego, presione sucesivamente la combinación de teclas Alt+E, I, Alt+E para

5. En el cuadro de nombres podrá ver las coordenadas de la celda activa. Escriba el

6. Seleccione nuevamente la región actual utilizando la combinación de teclas Ctrl

Paso 3. Agregar columnas a la tabla empleando

Insertar el Campo Ventas$.

1. Seleccione la celda A1 y presione la combinación de teclas Ctrl + Flecha a la

Insertar el Campo Canal.

1. Asegúrese de que se encuentra en la hoja Contoso200801 del libro Informe Ventas

Necesitará ahora los catálogos de Contoso Electronics que se encuentran en el libro

ABRA el libro CatálogosContosoElectronics.xlsx.

El libro contiene cinco hojas nombradas según los catálogos de Contoso:

6. Seleccione la función BUSCARV. La función se insertará en la celda activa y se

Es en la primera columna de la hoja Canales del libro CatálogosContosoElectronics, la

Por ejemplo, supongamos que en el reporte de ventas de Contoso 200801 deseamos

La función BUSCARV nos permite referenciar en el argumento Valor_buscado, el valor de la

7. En el argumento, Valor_buscado, haga referencia a la celda A2 haciendo click en la

La entrada en el argumento Matriz_buscar_en debe ser:

11. NO HAGA CLIC EN ACEPTAR… Valide la entrada con la combinación de teclas

12. Seleccione la celda A1 y guarde el libro Informe Contoso Electronics.

Copie o arrastre la fórmula que introdujo =C7(1+C4)(1-E5)+D7 en la celda E7.

La fórmula quedaría así: $C7(1+$C4)(1-E5)+$D7.

La fórmula quedaría así: $C7(1+$C$4)(1-E5)+$D7.

Finalmente, la fórmula debe verse así: $C7(1+$C$4)(1-E$5)+$D7