Sunteți pe pagina 1din 55

Cuprins

Introducere............................................................................. 2

Capitolul 1.
De la documentul propiu-zis la documentul digital

1.1 Rolul internetului in digitizare ........................................... 3


1.2 Arhiva electronicã............................................................... 7

Capitolul 2.
Arhivele Naționale Române si digitizarea

2.1 Istoria Arhivelor Române.................................................. 13


2.2 Arhivele Române dupã regimul comunist......................... 16
2.3 Cadrul legislativ privind arhivarea electronicã................. 18
2.4 Gestionarea electronicã a documentelor........................... 23
2.5 Digitizarea ȋn cadrul bibliotecilor..................................... 27
2.6 Procesul de digitizare : aspecte și criterii.......................... 33

Capitolu 3.
Digitizarea ȋn România fațã de digitizarea ȋn alte țãri

3.1 Digitizarea ȋn Romania.................................................... 36


3.2 Digitizarea ȋn Europa....................................................... 42

Bibliografie ........................................................................... 44

Anexe..................................................................................... 46

1
Introducere

,,Digitizarea în secolul XXI” este lucrarea mea pentru care am optat în cadrul cursului
postuniversitar ,,Managementul arhivei”. Am ales această lucrarea deoarece consider că este
important să vedem cum au evoluat lucrurile în cadrul arhivelor de-a lungul anilor, cum se
făcea arhivarea secolul trecut față de momentul actual, un moment care este în plină
dezvoltare tehnologică. Lucrarea este împărțită în trei capitole și zece subcapitole care
prezintă diferite aspecte atât ale arhivei cât și ale procesului de digitizare.

In primul capitol am surprins câteva aspecte legate de felul cum a evoluat și ce rol
determinant l-a avut internetul deoarece fără el la ora actuală nici nu am putea discuta de
digitizare. Odată cu internetul a apărut și conceptul de interconexiune, faptul că oamenii pot
comunica de pretutindeni, rapiditatea în transmiterea informațiilor și mai ales accesul mult
mai rapid și mai facil la diferite informații. Tot în primul capitol am subliniat concepul de
arhivă electronică, când si cum a apărut ea, ce consecințe a avut acest lucru dar și care sunt
avantajele unei arhive electronice, diferențele dintre o arhivă fizică si una electronică.
In cel de-al doilea capitol am început prin a sintetiza o scurtă istorie a Arhivelor Române
atât din București cât și din Cluj, felul cum s-au constituit ca instituție, ce era permis si ce nu
era permis în cadrul instituției mai ales în perioada comunistă dar și cadrul legal în care s-au
înscris mai ales dupa anii 90. Odată cu interacțiunea cu statele europene, pe planul
funcționării, am preluat metode și procese în ceea ce privește digitizarea, introducerea acestui
model atât în biblioteci cât și în instituțiile publice, felul cum au fost gestionate documentele
dar mai ales avantajele acestor procese.
In ultimul capitol am ales să fac o mică comparație în ceea ce privește digitizarea în
România față de digitizarea în alte state europene. Noi suntem în urmă cu acest proces, stăm
destul de slab atât din cauze materiale cât și din lipsa aparaturii de specialitate, sau a unui
personal mai generos care să se ocupe strict pe acestă temă. Una dintre multele concluzii ar fii
că mai avem înca multe de învățat dar atât timp cât avem o strânsă colaborare cu alte state din
europa care au o experientă destul de vastă în ceea ce privește digitizarea suntem pe calea cea
bună. Ca și surse am folosit diferite cărți traduse cât și in altă limbă, am utilizat și diferite
site.uri care mi-au fost de mare folos mai ales în privința documentelor medievale vechi care
au fost digitizate si încarcate pe aceste site.uri.

2
3
1. De la documentul propriu zis la documentul digital

1.1 Rolul internetului ȋn digitizare

Internetul este folosit în principal pentru comunicare şi accesul la distanţă şi la sursele


de informaţii. Comunicarea între persoane prin internet poate fii prin poştă electronică sau
e-mail care este o metodă foarte întâlnită şi utilă în zilele noastre prin scrisoare electronica
sau reţele de socializare. ,,Accesul la distanţă, la un calculator conectat la internet, are
drept scop să folosească resursele acelui sistem, ca şi când ar fi lângă noi. Este vorba de
execuţia unor programe pe acel calculator, de consultarea unor baze de date existente
acolo, transferul unor fişiere (documente, imagini, sunet sau chiar programe executabile)
sau mai banal, consultarea propriei cutii poştale pe care o putem avea şi pe un calculator
distant”1.

Ca orice invenţie ce apare dea lungul anilor fiecare are părţi bune şi părţi mai puţin
bune. Internetul are o importanţă majoră în ceea ce priveşte comunicarea, legătura care o
poate crea ȋntre diferiţi oameni sau instituţii. Este o sursă importantă în ceea ce priveşte
interconexiunea rapidă, informaţia rapidă şi uşor accesibilă atât timp cât este folosit în
cadrul sãu legal. O problemă importantă este cea a securităţii internetului, adică să putem
înţelege câtă singuranțã ne oferă sau cât de vulnerabil este internetul. O problemă destul
de gravă este aceasta a securităţii internetului dar o altă problemă care trebuie pusă în
discuţie este şi cea a internetului fata de libertăţile individuale.

,,Necesitatea socială de rezolvare eficientă a problemelor de transmitere a informaţiilor


de la autori la beneficiari a determinat crearea unei <<ştiinţe a informaticii>>, cu aplicaţii
în toate domeniile de activitate”2. Calitatea progresului ştiinţific este dat de comunicarea
ştiinţelor umane, de transferul informaţiilor şi al datelor într-un timp cât mai scurt.

,,Economia, politica şi societatea se bazează azi din ce în ce mai mult pe această structură

1 Victor-Valeriu Patriciu, Internetul si dreptul, Bucuresti 1999, pg.43

2 Gabriela Hurmuzache , Arhivele si informatica, in ,,Revista Arhivelor”. Nr 1/1979, pg.3


4
informatică. De asemenea guvernele, firmele din sectorul public şi privat, organismele
financiar naţionale şi internaţionale, învăţământul, cultura şi cercetarea ştiinţifică, beneficiază
toate de aceste forme de conducere, informare şi comunicare. Un aspect crucial al reţelelor de
calculatoare, în special al comuncatiilor prin internet, îl constituie securitatea informaţiilor”3.

,,Odată cu apariţia şi introducerea în viaţa societăţii moderne a calculatorului electronic, s-


a produs o revoluţie, atât în activităţile social-economice, cât şi în cele cultural-stiintifice, ce
se integrează în amplă revoluţie tehnico-ştiinţifica mondială. Dezvoltarea şi continua
perfecţionare a echipamentelor de calcul a căpătat o importanţă deosebită din momentul în
care au devenit sisteme automate de regăsirea a datelor”4.

,,Calculatoarele electronice au apărut ca urmare a progresului în domeniu electronicii şi


automaticii, din nevoi de ordin practic, venind în sprijinul omului, sufocat de numărul mare
de calcule anevoioase şi costisitoare, necesare rezolvării multiplelor probleme din toate
domeniile activităţii umane”5. Evoluţia tehnologică se schimbă din ce în ce mai repede, dacă
astăzi reprezintã vârful tehnologiei hardware sau software peste un an se demodează iar poate
peste cinci ani devine pur şi simplu anacronic.

Pentru documentele permanente sau cele care au termeni de păstrare de la cincizeci de ani
în sus arhiva electronică încearcă să rezolve această problemă a documentelor. ,,Toţi creatorii
şi deţinătorii de documente apelează destul de des la informaţiile de arhivă de acea, fără
abilitatea de-a stoca, a administra şi a utiliza rapid şi eficient aceste date, exista riscul
dereglării activităţii unităţilor sau uneori, chiar a blocajelor în activitatea cotidiană”6.

Fiecare unitate în parte creează de-a lungul unui an un volum mare de documente iar
pentru a-şi proteja şi utiliza la nevoie, eficient şi rapid informaţiile de valoare ea trebuie să
apeleze la conversia digitală a acestor documente. ,,Arhivarea electronică scade mult costul
stocării datelor prin reducerea spaţiului de depozitare şi în acelaşi timp, creşte siguranţa
păstrării corespunzător a datelor plasate pe medii optice şi suplimentare protejate prin copii de
siguranţă pe medii nonvolatile sau pe bandã după nevoile reale ale utilizatorului”7.

3 Victor-Valeriu Patriciu, Internetul si dreptul, Bucuresti 1999, pg. 40

4 Gabriela Hurmuzache, Arhivele si informatica, in ,,Revista Arhivelor”. Nr 1/1979, p.12

5 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg.182

6 Ibidem pg 181

7 Ibidem pg 183
5
Modul de păstrare a documentelor s-a modificat. Au fost descoperite diferite metode de
tratare fizică sau chimică a documentelor pentru a le prelungi viaţa sau a le salva de la
distrugere. Cele mai multe documente au fost trecute pe microfilm pentru a le prelungi
“viaţa”. ,,Trecerea pe microfilm are mai multe scopuri: elaborarea de copii care pot fi puse la
dispoziţia persoanelor pentru care deplasarea până la locul de păstrare a originalelor nu este
posibilă sau ar crea o inconvenienţă prea mare ; protejarea documentelor de uzură care apare
în urma folosirii acestora în mod direct; posibilitatea oferirii respectivelor documente chiar
dacă sunt cerute de mai multe persoane, în acelaşi timp ; se creează astfel copii de siguranţă
care vor fi în continuare disponibile, în cazul nefericit în care originalul este distrus .Pe lângă
microfilmarea de asigurare a documentelor este necesară şi digitalizarea acestora, scannarea şi
fotocopierea actelor şi stocarea acestora pe diferiţi suporţi: compact discuri, harddiskuri,
discuri magneto-optice ”8.

În zilele noastre apariţia şi evoluţia calculatoarelor personale, permit desfăşurarea unei


activităţi de stocare a informaţiei în calculator cu o eficienţă foarte mare. Fiecare arhivă
indiferent de locaţie poate deţine în ziua de azi cel puţin un calculator, iar conectarea tuturor
acestor calculatoare într-o reţea naţională iar de aici spre reţeaua internaţională care este
internet-ul trebuie privită ca o necesitate şi o obligaţie. Internet-ul este calea de acces în epoca
noastră care poate interconecta lumi diferite şi prin el putem aveam acces la informaţiile de
pretutindeni.

Încercarea de a lăsa de o parte această cale de dezvoltare înseamnă o condamnare la


ineficienţă şi chiar mai mult, o lipsă de viziune în perspectivă. ‚,Sistemele informatizate
actuale sunt prezente pretutindeni, iar un sector atât de important din însăşi fiinţa unui stat nu
poate fi lăsat la o parte. Trebuie să ne gândim că la ora actuală, calculatorul de multe ori
înlocuieşte hârtia şi că originalul unui document poate exista doar în format electronic.
Informatizarea arhivelor va însemna accesul rapid, disponibil oricui, de oriunde”9.

Odată cu ritmul şi direcţiile în care evoluează societatea umană, echipamentele electronice


de calcul sunt produsele care treptat s-au impus şi la noi şi cu siguranţă se vor impune în toate
domeniile de activitate mai ales în domeniul arhivistic. În ultimii ani atât în sectorul privat cât
şi cel de stat se vede o preocupare a conducerii în vederea implementării unui sistem
informatic inclusiv şi în domeniul activităţii ce ţine de arhivă. Pentru a se putea impune un
astfel de model informatic trebuie să avem în vedere o bună colaborarea a instituţiilor mai ales

8 Claudiu Porumbaceanu, Armonizarea legislatiei arhivistice romanesti cu cea europeana si pregatirea


personalului responsabil cu activitatea de arhiva, pg .61, in Revista de Administraţie Publică şi Politici Sociale
Anul I, Nr. 2 / Martie 2010

9 Ibidem, pg.70
6
între cel a Arhivelor Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. ,, Ei trebuie să
spună în ce condiţii un sistem creator de arhivă poate fi paralel (adică să dubleze informaţia
stocată pe suportul tradiţional), sau alternativ (să păstreze informaţia în mod unic doar pe
suportul informatic). Trebuie să poată spune în ce măsură o anume arhiva informaticã
răspunde exigențelor păstrării unor informaţii de valoare”10.

Scopul principal al fiecărei arhive este acela de a crea corect unităţile arhivistice de a le
valorifica dar mai ales de a le păstra în condiţii corespunzătoare. Arhivele atât cele de la
creatori cât şi cele de la deţinători trebuie să fie bine gestionate să aibă un inventar sau o
evidență să nu fie doar nişte grămezi de hârtii iar aceastã evidență trebuie să fie transpusã pe
un format electronic pentru a avea acces la ele repede şi eficient. Acesta este doar un aspect
legat de folosirea calculatorului în activitatea de arhivă. Tehnologia actuală permite stocarea
de informaţii pe un volum mic de suport în felul acesta rezolvând şi veşnica problema a
spaţiului de depozitare. Apelând atât la sprijinul specialiştilor proprii în domeniul informaticii,
cât şi la specialiştii Arhivelor Naţionale sau ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, o
serie de unităţi utilizează tehnica de calcul şi în activitatea de arhivă.

‚,Plecând de la prevederile legislaţiei arhivistice actuale şi încercarea de transpunere a


acestora în limbaj informatic aceste unităţi şi-au întocmit <<programe sau proceduri de lucru
>> privind constituirea arhivei curente, evidenţa documentelor, păstrarea, folosirea acestora.
Astfel cât priveşte constituirea arhivei curente, programul prevede utilizarea calculatorului la
registratură generală unde se înregistrează toate documentele intrate, ieşite sau întocmite
pentru uz intern folosind rubricatura sugerată de specialiştii de la arhive incluzând şi rubrica
„indicativul unităţii arhivistice după nomenclator”11.

Un asemenea registru de intrare-ieşire informatic poate fi considerat acelaşi ca şi unul pe


hârtie. Nu pentru a complica lucrurile ci dimpotrivă, credem utilă şi rubrica „cuvinte-cheie".
Întocmirea nomenclatorului arhivistic, constituirea unităţilor arhivistice, inventarierea
documentelor la compartimente, păstrarea şi folosirea documentelor fiecare în parte,
constituie subiectul unor programe sau proceduri de lucru detaliate. Aceste programe de lucru
care privesc arhiva se regăsesc toate în programul general de informatizare.

10 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg.170

11 Ibidem, pg.182
7
1.2 Arhiva electronicã

„Arhiva poate conţine fie doar suport informatic (documentele pe suport diferit sunt
convertite în cod informatic), fie o combinaţie de suporturi. Toată «corespondenţa» se poate
face printr-o reţea, inclusiv transferul documentelor la arhivă. Arhiva însăşi îşi schimbă
aspectul din rafturile prăfuite pline de dosare, se transformă într-un serviciu modern cu
servere şi sisteme de gestionare computerizată a datelor. Se câştigă timp, se înlătură
birocraticele procese-verbale şi mai ales sistemul de evidenţă şi regăsire poate fi realizat mai
eficient şi mai rapid. Astfel, inventarele pot fi realizate prin sortarea, în cadrul bazei de date,
ce înlocuieşte registrul de intrare-iesire a tuturor documentelor ce au acelaşi indicativ
( conform nomenclatorului) sau acelaşi cuvânt-cheie. Practic, clasicul «rezumat» al
conţinutului unităţii arhivistice se constituie firesc prin alăturarea rezumatelor f'iecărui
document în parte – rezultând, deci, un rezumat foarte generos, care permite identificarea cu
precizie a conţinutului. În egală măsură, prezenţa cuvintelor-cheie permite constituirea unor
indici care oferă posibilitatea regăsirii rapide a informaţiei cerute. Acest lucru se poate realiza
atât în cazul în care doar evidenţa documentelor este computerizată, existând arhivă pe diverşi
suporţi, cât şi în cazul informatizării totale"12.

Extinderea pe scară largă a informaticii în arhive va determina cu siguranţă şi adaptarea


legislaţiei arhivistice la realităţile concrete. În acest sens trebuie văzut dacă nu s-ar putea
renunţa la unele instrumente de evidenţă, cum ar fi, spre exemplu, nomenclatorul arhivistic,
care ar putea fi înlocuit cu cuvinte-cheie (cuprinse într-un clasif'icator).

,,Cât despre gruparea documentelor în unităţi arhivistice în condiţiile în care suportul


tradiţional - hârtia - se păstrează ca material de arhivă, iar calculatorul poate identifica
operativ documentele dorite, se pune problema dacă n-ar fi mai simplu şi mai practic să
păstrăm documentele în ordinea numerelor de înregistrare. În acest fel, atunci când avem
nevoie de un document apelăm direct la el, fără să uzăm şi celelalte documente aflate în dosar.
Acest procedeu poate oferi unele avantaje, dar având în vedere că documentele trebuie
cercetate în contextul în care au fost create, considerăm că dosarul trebuie să rămână,
deocamdată, unitatea arhivistică de bază”13.

12 Bogdan Florin Popovici, Arhivele si calculatorul, Bucuresti 1999, pg.1-2

13 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg .183
8
,,Trecând la informaţiile propriu-zise «de arhivat», create dar şi consumate într-o imensă
cantitate, în această criză de timp, în care se zbate societatea umană, folosirea informaticii şi
în domeniul arhivelor este un lucru nu numai necesar, dar absolut firesc, în măsura în care
unităţile dispun de posibilităţile financiare necesare. Este important să se poată asigura
calitatea informaţiei din arhivele informatice şi din sistemele informatice de gestionare a
datelor”14.

Documentele scrise pe suport clasic ( hârtie, pergament) se individualizează prin anumite


caracteristici şi în funcţie de cuprinsul lor li se stabileşte valoarea documentar-ştiinţif'ică,
practică şi implicit termenul de păstrare: permanent său temporar. ,,Cercetătorul preferă
originalul, cu semne de validare (semnătură, sigiliu, monogramă ) ce conferă documentelor şi
o valoare juridică. Falsul este uşor identificat. Citirea documentelor presupune cunoştinţe de
paleografie.”15.

,,Introducerea arhivelor pe suport informatic solicită satisfacerea măcar a acestor exigenţe;


trebuie să ofere aceleaşi avantaje pe care le oferă suporţii clasici şi pentru a-i putea înlocui, să
aducă ceva în plus în vederea creşterii eficienţei. Odată creat un document pe calculator -
înţelegând aici prin document cea mai mică unitate, indivizibilă, care conţine informaţii –
acesta, pentru a avea valoare juridică trebuie să fie individualizat, validat, să poată evidenţia
eventualele intervenţii ulterioare neautorizate, pe text. Programele «obişnuite» creează
documente care pot fi oricând modificate. Ele nu au semne de validare care să autentifice
documentul şi care să-i sublinieze individualitatea. În acelaşi sens, diferenţa dintre original şi
copie este minimă. De aici rezultă posibilităţi extrem de mari de falsificare. După opinia
noastră, acesta este unul din motivele principale pentru care – cel puţin în România -
documentului informatic nu i se acceptă deocamdată valoarea juridică probatorie. Acestor
probleme li se adaugă acele rezultate din interconectările la reţelele informatice care aduc
problemele accesului neautorizat, fie în vederea falsificării informaţiei fie în vederea
sustragerii acesteia şi distrugerii”16.

Astăzi siguranţa documentelor informatice a crescut foarte mult, accesul neautorizat la


documentele informatice este reglementat atât legislativ cât şi prin sisteme de protecţie a
datelor. Pentru documentele confidenţiale se pot constitui arhive informatice cu sisteme superi

14 Ibidem, pg.183

15 Ibidem, pg.185

16 Bogdan Florin Popovici, Arhivele si calculatorul, Bucuresti 1999, pg.4


9
oare de protecţie. ,,În acest sens diversitatea soft-urilor folosite solicită arhivelor să aibă
disponibilităţile necesare pentru a putea ajunge la informaţii, disponibilităţi ce se cer reactuali
zate permanent”17.

Informatizarea arhivelor de la unităţi nu se poate face la zi decât cu personal de înaltă


calificare care este la zi cu noile prevederi legislative şi care ştie cum să le aplice . ,,Legislaţia
arhivistică cu precădere instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente trebuie completată şi adaptată la cerinţele concrete ale unităţilor, în special
capitolul în cauză pentru că aceasta să vină însprijinul creatorilor şi deţinătorilor de
documente”18.

Avantajele utilizării calculatoarelor nu mai trebuie demonstrate. „Astfel, computerul poate


astăzi, printre altele, să stocheze un volum impresionant de informaţii pe un «spaţiu» relativ
mic şi mai important, să opereze cu aceste informaţii cu o viteză şi o precizie pe care omul nu
le poate atinge"19.

,,Pe lângă aceasta, calculatorul oferă siguranţă deosebită în exploatare, asigură protecţia
informaţiilor împotriva distrugerii fizice ca şi a accesului neautorizat: tehnică avansată de
înmagazinare şi regăsire a informaţiilor, asigură uşor schimbul de informaţii cu alte ţări;
determină ridicarea nivelului profesional al personalului de la arhive, care oricum nu mai
poate fi un absolvent a opt clase gimnaziale”20.

Pe lângă avantaje folosirea sistemului informaţional prezintă şi unele dezavantaje. Astfel,


deşi suportul este perfecţionat continuu, el nu poate conferi, deocamdată, la nevoie, păstrarea
permanentă a informaţiilor respective. ,,Nimeni nu ştie cu certitudine, cât se păstrează o
informaţie pe suport informatic, impunându-se recopierea la un anumit interval de timp;
suportul este refolosibil aşa încât se pune problema modului de depunere a informaţiilor la
Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene fără nici o pretenţie. Apoi, trebuie avute în vedere
riscurile destul de mari de distrugere a informaţiilor prin ştergere, din eroare sau ,.infectarea''
sistemelor informatice cu viruşi; asemenea documente impun condiţii speciale de păstrare şi

17 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg. 184

18 Ibidem, pg.185

19 Bogdan Florin Popovici, Arhivele si calculatorul, Bucuresti 1999, pg.1

20 Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, pastreaza si foloseste documente ,
Cluj-Napoca 2001, pg. 185
10
conservare”21.

Rezultatul aplicării programelor sau procedurilor de lucru la unităţile unde s-a


implementat acest sistem informaţional este de-a dreptul impresionant. Fiecare salariat al
unităţi indiferent de compartimentul unde lucrează are consemnate în scris, cu detalii etapele
de lucru şi modul cum trebuie rezolvate problemele fiecărei etape. Salariatul ştie unde este
locul fiecărui document, cum trebuie să constituie unitatea arhivistică, să întocmească
inventarele, să depună documentele la arhiva unităţii şi să le folosească. ,,Pentru a putea
răspunde cu promptitudine acestor ,,provocări" pe lângă Arhivele Naţionale şi direcţiile
judeţene ale Arhivelor Naţionale trebuie create, urgent, nuclee de arhivişti iniţiaţi în aceste
probleme, competenţi să controleze şi să îndrume această activitate la creatorii şi deţinătorii
de documente iar Facultatea de Arhivistică şi Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică
sau orice altă instituţie care se preocupă de perfecţionarea personalului, au datoria să cuprindă
în programele lor de studiu şi această importantă tematică a informatizării arhivelor”22.

Deocamdată informatizarea arhivelor în România apare ca o dorinţă sau ceva ce ar


trebui de la sine să se întâmple în majoritatea unităţilor care se afla într-o fază incipientă,
pregătitoare, în căutarea celor mai bune soluţii dar mai ales a resurselor materiale, deoarece
informatizarea arhivelor presupune şi o investiţie destul de mare, investiţie pe care nu orice şi-
o poate permite.

În analiza documentelor digitale, există o diferenţiere fundamentală care trebuie


operată. Pe de o parte, există documente realizate de specialişti, scrise într-un anume cod
(limbaj), transformate (compilate) şi citite în cod-maşină, care fac dispozitivele să funcţioneze
(software). Pe de altă parte, există documentele produse de utilizatori, de asemenea la bază
scrise în limbaj binar, dar care sunt accesibile în limbaj natural (fişiere text, imagini etc.).
Poate părea paradoxal, dar marile provocări arhivistice nu le ridică primele documente
(programele) care sunt oarecum limitate ca număr şi standardizate ca format. Produsele
rezultate din activitatea programelor sunt adevărata miză, datorită marii lor diversităţi.

Arhivistica este influenţată de revoluţia informatică în două moduri: fiind ele însele
sisteme de informare, arhiviştii mai întâi folosesc noul instrument pentru o regăsire mai rapidă
şi precisă a informaţiilor. În al doilea rând, se confruntă cu noi tipuri de documente.

Desigur, documentul electronic/digital — despre ale cărui caracteristici şi proprietăţi


21 Ibidem, pg.186

22 Ibidem , pg.188
11
va fi vorba mai jos — se alătură, în existenţa lui, celorlalte feluri sau formate de existenţă ale
altor documente: pe suporţi friabili, audio, video etc. Diferenţa faţă de aceştia şi documentul
digital este că o revoluţie conceptuală şi metodologică nu s-a produs în arhivistică decât după
emergenţa acestuia tip din urmă. Dacă arhivistica se obişnuise să adauge permanent la
prelucrarea documentelor textuale — administrative — noi tipuri de documente, ajustând
procedeele clasice de lucru, apariţia documentelor digitale a însemnat o revoluţie
conceptuală.

În arhivistică s-a produs un fenomen asemănător. Secole de-a rândul, documentul


scris, palpabil şi direct citibil era reperul clasic. Oricine dorea să exemplifice un document,
avea în minte o hârtie scrisă. Documentul digital a obligat la o reinterpretare, în care
documentul scris pe o hârtie este un caz particular al entităţii numite document. Dacă iniţial
conceptele erau uneori difuze, fluide, poate şi sub influenţa matematicii din spatele
calculatorului, care avea nevoie de definiţii clare, riguroase, neinterpretabile, o serie de
instrumente de lucru conceptuale au avut nevoie de o redefinire.

Ceea ce trebuie însă remarcat şi reţinut în mod special este că „arhivistica digitală” nu
face altceva decât să trateze arhivistic un nou tip de documente. Pentru a face acest lucru nu
trebuie să fii informatician. Vorbim despre o tehnică de codare a informaţiei, dar pentru prima
dată în istora codificării umane, nu mai este nevoie să ştim să codificăm noi — o face maşina.
Dar maşina, cel puţin până acum, lucrează la ordinul omului. Aşadar, în spatele tehnologiei
sunt oamenii. Maşina produce „obiectele digitale”, documentele, dar ce se întâmplă de ele ţine
de utilizatorul din spatele calculatorului.

Un exemplu elocvent este cel al graficii digitale. Aceasta îmbină două aspecte diferite:
cunoaşterea soft-ului care asigura desenul, dar şi partea de talent, concepţie, viziune artistică,
ce aparţine artistului. Fără deţinerea ambelor atribute, nu se va putea ajunge la un rezultat
final. Însă, în ciuda cunoaşterii tehnicii de operare, fără partea artistică, umană, nu se va putea
realiza un produs de calitate.

Documentul este produs corect, este ordonat corect, este clasat corect dacă utilizatorul
are cunoştinţe din ceea ce este umbrela mare a arhivisticii. Mai departe, la capătul ciclului de
viaţă al documentelor, arhivistul îşi are locul şi rolul în arhivarea spaţiului digital, folosind
conceptele şi cunoştinţele sale referitoare la, clasare, selecţionare, descriere, control al
documentelor. Nu e nevoie să fii un mare programator, nici să interpretezi diverse linii de
comandă; e un ajutor, dar nu o condiţie. În schimb, poţi fi un mare programator, dar arhivarea

12
documentelor tale digitale să fie un dezastru. Arhivistica se încadrează firesc în noul trend al
societăţii actuale şi îşi demonstrează actualitatea.

2. Arhivele Naţionale Române şi digitizarea


13
2.1 Istoria Arhivelor Române

‚,Arhivele naţionale sunt o componentă esenţială de mare valoare istorică a


patrimoniului cultural al popoarelor”23, ele sunt după cum aprecia Vasile Alecsandri ,,cea mai
de preţ avere a unui stat”. Valoarea patrimonială şi importanţa istorică a arhivelor naţionale
sunt conferite prin funcţia de memorie a culturii şi civilizaţiei, ele fiind în acest timp şi o parte
din cultura şi civilizaţia epocii iar prin conţinutul şi mesajul pe care îl poartă sunt
reprezentative pentru modul de viaţă, cultura, arta naţională şi universală. Documentele au o
semnificaţie vitală pentru un popor şi o valoare nepreţuită deoarece ele conţin mărturii ale
trecutului unui popor, mărturii care se leagă şi în prezentul şi viitorul unui popor fiindcă ,,cine
nu cunoaşte faptele străbunilor..acela nu-şi cunoaşte nici existenţa sa, nici baza viitorului
său”. (Ioan V.Rusu).

,,Arhivele din Cluj au fost concepute şi au funcţionat în prima perioadă a activităţii lor
ca o arhivă centrala pentru întreaga Transilvanie, în subordinea Direcţiei Generale a Arhivelor
din Bucureşti. Actul sãu de naştere este socotit că fiind hotărârea Consiliului Dirigent- guvern
provizoriu al teritoriilor româneşti unite cu Romania- din 14 martie 1920, care numeşte ca
director al noii instituţii pe cărturarul Zenovie Paclisanu” 24. Primele măsuri care au fost luate
au fost cele referitoare la efectuarea unei analize privind starea şi situaţia arhivelor din
întreaga Transilvanie şi eventual transportarea la Cluj a unei părţi din această întreagă arhivă,
pentru o bună păstrare.

,,Prima etapă din viaţa instituţiei, 1920-1950 a fost marcată de Legea Arhivelor din
1925, care a consacrat principiul descentralizării, prevăzând pe lângă Direcţiunea Generală
din Bucureşti, care funcţiona şi ca Direcţiune Regională pentru Muntenia şi Dobrogea, încă 4
direcţiuni regionale: Iaşi pentru Moldova, Cluj pentru Transilvania, Chişinău pentru Basarabia
şi Cernăuţi pentru Bucovina”25. Aria de cuprindere a Direcţiei regionale din Cluj era una

23Dordea Ioan, Dragan Ioan, Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului Cluj,
Cluj-Napoca 1995, pg. 91

24 Ibidem, pg.8

25 Ibidem, pg.9
14
destul de mare şi pentru că nu s-a putut controla cu eficienţa o arie aşa de mare s-au înfiinţat şi
alte centre de sine stătătoare precum cele din: Năsăud(1937), Braşov(1938) şi Sibiu(1945).
Această perioadă de douăzeci de ani respectiv perioada ȋntre 1920-1940 a fost una de luptă şi
muncã pentru a se afla cât mai mult material arhivistic, de luptă pentru salvarea lui de cele
mai multe ori lupta împotriva autorităţilor statului care erau neglijente şi iresponsabile. Cu
toate că din punct de vedere al personalului situaţia a fost una destul de dificilă iar salarizarea
una destul de precară, Arhivele din Cluj au ajuns să obţină realizări notabile, depăşind peste
2000 de metri liniari de arhivă şi va cuprinde fonduri de o mare importanţă istorică.

Pe lângă faptul că au fost colectate aceste fonduri s-a desfăşurat şi o activitate de


protejare a arhivelor s-au făcut inventare şi fişiere. După cincispreceze ani de muncă ca
angajat al Arhivelor din Cluj, David Prodan fixa într-un articol programatic misiunea
arhivelor ca fiind aceasta: ,,a) ca materialul depus să fie păstrat în astfel de condiţii încât să se
asigure o durată indefinită şi să fie astfel clasat încât să fie cât mai accesibil cercetătorului
istoric; b) să fie un centru din care să se propage în marele public respectul şi grijă de păstrare
a documentului istoric oriunde s-ar găsi el c) să fie ea însăşi(arhiva), prin personalul ei, o
instituţie activă, un laborator din care să iasă publicaţii de documente sau lucrări istorice” 26.
Perioada comunistă (1951-1989) a fost una nu foarte bună din punct de vedere al organizării.
Directorul arhivelor a fost încarcerat unii arhivişti au plecat forţaţi iar instituţia a trecut în
subordinea Ministerului Afacerilor Interne. După acest eveniment nu se mai face nici o
referire la caracterul cultural al acestei instituţii ci mai degrabă se foloseşte o cenzură, scopul
stințific se pierde în detrimentul scopului special.

În urma Decretului menţionat şi a legii organizării administrativ teritoriale din 1950


(modificată în 1952), ,,Direcţia Regională Cluj a Arhivelor Statului, devine Serviciul
Regional Cluj ca ,,organ exterior” al Direcţiei Arhivelor Statului, având competența teritorială
asupra arhivelor din regiunea Cluj. În subordinea sa se aflau 6 filiale : Nãsãud- înfiinţatã încă
din 1937, Bistriţa, Dej, Zalău, Aiud şi Turda” 27. Această organizare s-a păstrat până în anul
1969 când s-a constituit Filiala judeţeană Cluj a Arhivelor Statului, care mai păstra sub
autoritatea sa doar Turda şi Dejul iar acum acestea au decăzut mai mult la statutul de depozite.
Legat de tutela Ministerului de Interne începând cu anul 1953 acesta a exercitat o tutelă
apăsătoare asupra Arhivelor Statului iar arhiviştii au suferit mai mult decât alţi intelectuali

26 David Prodan, Arhivele Statului din Cluj, in,,Gazeta ilustrata” , Cluj, an III(1934), nr3-4, pg.51-52

27 Dordea Ioan, Dragan Ioan , Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului
Cluj, Cluj-Napoca 1995, pg.10
15
deoarece erau supravegheaţi permanent nu aveau voie să aibă legături cu străinii şi le era
oprimatã gândirea.

,,Comandanţii regionali şi judeţeni ai Inspectoratului Ministerului de Interne au


exercitat o autoritate necontestată asupra instituţiei în problemele materiale, organizatorice şi
de personal. Am putea vorbi chiar de o dublă subordonare, fațã de organul central (Direcţia
Generală a Arhivelor Statului Bucureşti) şi fațã de cel local (Inspectoratul Ministerului de
Interne)”28. Fiecare arhivist devenea astfel un posibil suspect care ar putea vinde informaţii
secrete tot în aceşti ani au fost perioade când şi lucrările care erau publicate de arhivişti
trebuiau aprobate de Minister. ,,Instrucţiunile 6720, completate în 1961 cu instrucţiunile
nr.3813 pentru expertizarea materialelor documentare, au introdus în practică tuturor
creatorilor de arhivă nomenclatorul dosarelor şi indicatorul termenelor de păstrare, sub
îndrumare Arhivelor Statului”29. În vederea condiţiilor materiale şi personalului Clujul ca şi
toate celelalte arhive ale statului a suferit din lipsa unui învăţământ superior arhivistic
desfiinţat în 1948. Absolvenţii de istorie, filologie şi ştiinţe juridice nu aveau pregătire în acest
sens. Astfel după 1954 în cadrul instituţiei s-a pus la bază un sistem propriu de pregătire şi
perfecţionarea a cadrelor. Mai întâi au apărut cercurile profesionale anuale ca după aceea să
existe cursuri de perfecţionare pe durata de 2-5 ani pe categorii de personal. Tot în cadrul
acestor cursuri se făcea şi istoria instituţiilor, ştiinţe auxiliare ale istoriei cu participarea celor
mai buni specialişti din ţară.

În ceaa ce priveşte prelucrarea fondurilor aceste operaţiuni au reprezentat activitatea


prioritară a Arhivelor din Cluj. „În cei 25 de ani care au trecut până în 1989 nu s-a reuşit
inventarierea întregului material existent, din mai multe cauze, unele deja enumerate:
creşterea de circa 3 ori a cantităţii de arhivă, în timp ce numărul personalului de specialitate a
rămas în general constant, caracterul amănunţit al normelor de ordonare-inventarierea,
reveniri asupra unor lucrări necorespunzătoare făcute în grabă, irosirea timpului în activităţi
de propagandă sau lucrări inutile ordonate de către D.G.A.S”30. În perioada de până la 1989
preluările de documente au continuat în ritm relativ constant. Arhivele clujene s-au îmbogăţit
cu arhiva oraşului Bistriţa respectiv cu preluări succesive de fonduri. „Pe baza Decretului nr.
472/1971, republicat în 1974, au fost preluate 338 de fonduri şi colecţii de la Filiala Cluj a
Bibliotecii Academiei, cunoscute sub numele de Arhivă Istorică a acestei instituţii, 39 fonduri

28 Ibidem, pg.15

29 Ibidem, pg.18

30 Ibidem, pg.22
16
şi colecţii de la Biblioteca Centrală Universitară şi 24 de la Institutul de Istorie şi Arheologie
din Cluj-Napoca”31.

Legat de conservarea şi protejarea documentelor Serviciul din Cluj a pus bazele unui
laborator de restaurare a documentelor în 1960. „Valorificare documentelor din fondurile
proprii n-a reprezentat o prioritate a deceniului 1951-1960. Arhivele din Cluj s-au limitat în
acest domeniu la facilitarea cercetării ştiinţifice în sala de studiu, soluţionarea cererilor
cetăţenilor în probleme de vechime de muncă, stare civilă şi depistarea unor documente pe
teme solicitate de către D.G.A.S”32. Totodată cu bogăţia fondurilor documentare numărul
anual al cercetătorilor atât din ţară cât şi din străinătate a crescut şi a dat posibilitatea unei
contribuţii majore la istoriografia românească.

2.2 Arhivele Române dupã regimul comunist

După revoluţia din 1989, Arhivele României nu au suferit foarte multe transformări
aşa cum au suferit restul instituţiilor statului român. Mai degrabă în momentele importante de-
a lungul anilor s-a pus accentul pe importanța arhivelor, dar de asemenea din păcate România,
a fost aproape un caz unic în Europa fost comunistã în care atitudinea autorităţilor a fost una
descurajantã pentru cei ce doreau să aibă acces la documente. Cele mai importante şi mai
sensibile informaţii ale Partidului comunist au avut un loc aparte, au fost şi cazuri în care doar
unii privilegiaţi au avut acces la anumite fonduri care erau inaccesibile altora.

,,Aproape la două decenii după momentul 1989, ANR au fost păstrate într-o stare şi o
atmosferă nedemne de o instituţie europeană. Printr-o menţinere la cota de avarie din puncte
de vedere al dotării, al inovaţiei practicilor arhivistice, ANR a fost ţinută departe de nevoile
societăţii, fiind grav afectată calitatea prestaţiei sale publice şi sociale” 33. A fost refuzat de mai
multe ori un schimb de experienţă cu organismele internaţionale din cauza conservatorismului
radical. Acceasi situaţie a fost şi în ţara unde proiectele, sugestiile sau micile tentative de
ameliorare a stării administrative a instituţiei au fost blocate, acelaşi tratament fiind aplicat şi

31 Ibidem, pg.24

32 Ibidem, pg.26

33 Arhivele Natinale ale Romaniei, Raport de activitate2007, Cluj-Napoca 2007, pg.20


17
cercetătorilor sau mass mediei. Dezbaterile nu au fost niciodată încurajate pentru transparenta
instituţională ci mai degrabă spre cultura secretului.

,,Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare, a


constituit, în momentul adoptării ei, un prim pas către desprinderea sistemului arhivistic
românesc de practicile consacrate în timpul regimului comunist, ale căror caracteristici
principale au fost restricţionarea abuzivă a accesului la informaţii şi lipsa aproape totală de
preocupare pentru garantarea proprietăţii private. Din acest punct de vedere, s-a dorit a se
urma o cale către modernizarea funcţională, pe principii democratice, a activităţii de arhivă, în
sensul reglementarii statutului juridic al arhivelor fostelor întreprinderi instituţii socialiste, al
creării cadrului juridic incipient pentru constituirea şi gestionarea arhivelor private şi într-o
măsură mai mic, al asigurării accesului echitabil de informaţie”34.

În ceea ce priveşte arhivele clujene după revoluţie din primele luni ale anului 1990 ,,s-
a anulat cea mai mare parte a unor ordine aberante din ultimi ani ai dictaturii comuniste.
Astfel, s-a desfiinţat fondul de „arhivă specială”, care era interzis chiar şi lucrărilor instituţiei,
fiind puse în circulaţie documente din perioada 1920-1950 privind fostele partide politice,
mişcări naționaliste-șovine, iredentiste, anii 1945-1948 de instaurare a comunismului” 35.
Accesul la documente a fost pe deplin liberalizat sau introduse practici internaţionale însă
singura problemă era una foarte serioasă şi anume o cantitate mare de arhivă care a rămas
neinventariatã. O altă prioritate o reprezintă prelucrarea documentelor din depozitele proprii
pentru a avea o evidentă corespunzătoare. „În atenţie se afla în primul rând valoroasele
fonduri familiale şi personale, unele având documente dintre secolele XIV-XX şi vizând o arie
teritorială vastă, precum: Josika, Banffy, Miko-Rhedei, Teleki”36.

,,Anul 2007 a fost, din punctul de vedere al relaţiilor internaţionale, marcat de intrarea
României în Uniunea Europeană. În acest context, ANR au devenit membru al EBNA,
condiţie ce a implicat participarea reprezentaţilor instituţie noastre la cele două reuniuni
anuale ale acestui organism european”37. Prima reuniune a avut loc la Berlin, tot aici s-a
desfăşurat şi cea de-a treia ,, Conferinţa Europeană privind Standardizarea şi Arhivele

34 Ibidem, pg.27

35 Dordea Ioan, Dragan Ioan, Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului
Cluj, Cluj-Napoca 1995, pg .29

36 Ibidem, pg.31

37 Arhivele Natinale ale Romaniei, Raport de activitate2007, Cluj-Napoca 2007, pg. 55


18
Digitale, la care a participat şi delegaţia romană” 38. În cadrul lucrărilor au fost prezentate
programe de digitalizare a arhivelor din Germania, Franţa, Marea Britanie, Polonia, Italia,
Elveţia, Statele Unite ale Americii şi Australia, precum şi experienţele de-a lungul proiectului,
experienţe din care putem învăţa şi putem introduce şi la noi un astfel de program.

2.3 Cadrul legislativ privind arhivarea electronicã

Tot în 2007 în România apare şi legea privind arhivarea documentelor în formă


electronică, lege care intra în vigoare de la 25.05.2007. Legat de crearea arhivei electronice

38 Ibidem, pg.57
19
capitolul IV din lege ne prezintă următoarele articole : „art. 7” 39 ‚,art.8”40 ,,art.9”41 ,,art.10”42
şi ,,art.11”43. Tot în această lege se includ şi articolele legate de conservarea şi consultarea
arhivei electronice respectiv şi avantajele consultării arhivei. Articolele legate strict de
conservarea arhivei electronice sunt ,,art.12”44 respectiv articolul ,,art.13”45. Un alt aspect al
legii 135/2007 este cel referitor la consultarea arhivei electronice şi anume: ,,art.14”46
,,art.15”47 ,,art.16”48 şi ,,art.17”49
. ,,Tehnica modernă a venit în sprijinul arhivelor, contribuind la sporirea factorului de
asigurare şi conservare peste timp a informaţiilor cuprinse în documente şi a dat posibilitatea
39 Art. 7 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007.


Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea
urmatoarelor cerinte:

a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de


dispozitie, denumita in continuare semnatura electronica; b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului
dreptului de dispozitie asupra documentului; c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele
criptate care cad sub incidenta Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) transmiterea informatiilor prevazute la art.8 alin.(2).

40

Art. 8 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007

(1) Documentul in forma electronica ce indeplineste conditiile prevazute la art.7 este semnat electronic de catre
administratorul arhivei, cu semnatura electronica, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare
de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie. Documentul in forma electronica,
astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei.

(2) Administratorul arhivei ataseaza, pentru fiecare document in forma electronica arhivat, o fisa in forma
electronica, ce va contine cel putin urmatoarele informatii:

a) proprietarul documentului in forma electronica; b) emitentul documentului in forma electronica; c) titularul


dreptului de dispozitie; d) istoricul documentului in forma electronica; e) tipul documentului in forma
electronica; f) nivelul de clasificare a documentului in forma electronica; g) formatul digital in care este arhivat
documentul in forma electronica; h) cuvintele cheie necesare identificarii documentului in forma electronica; i)
elementele de localizare a suportului fizic; j) identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul
arhivei; k) data emiterii documentului; l) data arhivarii; m) termenul de pastrare a documentului.

(3) In cazul in care documentul in forma electronica a fost generat prin transferarea informatiei de pe suport
analog pe suport digital, fisa va contine in plus urmatoarele informatii: a) referiri la proprietarul originalului si
locatia in care se gaseste originalul; b) metoda de transfer utilizata; c) dispozitivul hardware utilizat; d)
programul de calculator utilizat

41 Art. 9 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
20
completării documentarii, dar şi a înregistrării fondurilor arhivistice dezmembrate” 50. Un
eveniment important în acasta privinţa a fost microfilmarea în Arhivele din România începută
acum douăzeci de ani şi care rămâne în continuare o activitate importantã în cadrul Arhivelor,
an de an tot mai multe documente valoroase, fonduri întregi sunt transpuse pe peliculă pentru
a fii apoi cercetate în sălile de studiu. Alte măsuri bune care s-au luat după regimul comunist
au fost depolitizarea instituţiei şi a personalului şi mai ales demilitarizarea completã doarece
se dorea ca Arhivele Statului să ofere cetăţenilor accesul la informaţie în mod egal.

(1) Administratorul arhivei este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor in forma
electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in forma electronica. (2) Accesul la registrul
arhivei electronice este public, numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispozitie asupra
documentului a stabilit un regim de acces public. (3) Referinta, in registrul arhivei, la un document care face
parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obtinuta in functie de drepturile de acces ale solicitantului

42

Art. 10 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007

(1) Administratorul arhivei electronice trebuie sa dispuna de resurse financiare, pentru acoperirea prejudiciilor
pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica.

Modalitatea asiguratorie se stabileste prin decizie a autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in


domeniu.

(2) In cazul in care arhiva electronica contine sau urmeaza sa contina documente clasificate, administratorul
arhivei electronice trebuie sa indeplineasca conditiile legale privind protectia informatiilor clasificate.

43

Art. 11 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007

Fisa de insotire a documentului va fi arhivata separat de document si inregistrata in registrul electronic al


arhivei. In cazul in care fisa face referire la un document clasificat, referinta in registru ”

44

Art. 12 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Administratorul arhivei este obligat sa pastreze codul sursa al tuturor programelor utilizate pentru
construirea si exploatarea arhivei electronice, in fisiere semnate electronic si clasificate, dupa caz.
(2) Administratorul arhivei este obligat sa depuna la Arhivele Nationale o copie a codului sursa al tuturor
programelor utilizate pentru construirea si exploatarea arhivei electronice.
(3) In cazul in care administratorul arhivei nu dispune de codul sursa, prevederile alin.(1) si (2) se aplica pentru
codul executabil.

45

Art. 13 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
21
Alte măsuri care s-au luat au fost cele de natura legislativă deoarece erau necesare şi
se dorea repararea diferitelor anomalii, se reînfiinţează Facultatea de Arhivistica, Centrul de
pregătire se transformã în Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică. În concluzie, putem
afirma că ,, evaluarea situaţiei actuale a Arhivelor din România, în comparaţie cu nivelul atins
şi exigențele formulate pe plan mondial, se impuneau cu necesitate. Înfăptuirile mai
importante semnalate au fost : ,,elaborarea proiectului Legii Fondului Arhivistic Naţional şi în
cadrul acesta accesul egal la documente pentru toţi cercetătorii, precum şi lărgirea şi
diversificarea deţinătorilor de documente, perfecţionarea organizării activităţii în Arhivele

(1) Administratorul arhivei electronice are obligatia sa asigure intretinerea si sa puna la dispozitie programe
informatice, care sa permita translatarea oricarui document in forma electronica, arhivat din formatul in care a
fost generat intr-un format care sa permita vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv la
nivelul tehnologiilor in uz curent.
(2) In momentul arhivarii unui document generat intr-un format nerecunoscut de produsele existente in
biblioteca de algoritmi si programe informatice, administratorul arhivei are obligatia ca, odata cu arhivarea
documentului, sa adauge in biblioteca descrierea formatului acestuia, precum si programele informatice cu care
documentul a fost generat si poate fi vizualizat.

46 Art. 14 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Regimul de acces la un document in forma electronica, precum si modificarea acestuia se stabilesc exclusiv
de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat atat de titularul
dreptului de dispozitie asupra documentului, cat si de administratorul arhivei.
(2) Regimul de acces la documentul in forma electronica, stabilit in conformitate cu alin.(1), va fi inscris in fisa
de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat
in format electronic, va constitui o anexa a documentului arhivat.
(3) Administratorul arhivei este obligat sa respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin.(1), atat
la arhivare cat si la acordarea accesului la documentul in forma electronica din arhiva.
(4) Raspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document in forma electronica revine in exclusivitate
titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, iar raspunderea pentru respectarea regimului de acces
la documentul in forma electronica, atat la arhivare cat si la acordarea accesului la document, revine
administratorului arhivei.

47 Art. 15 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
Administratorul arhivei va asigura, in conditiile prevazute la art.14 si in concordanta cu prevederile legislatiei in
vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document in forma electronica in parte.

48 Art. 16 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
Administratorul arhivei are urmatoarele obligatii:
22
Statului, înfiinţarea Facultăţii de Arhivistica, întemeierea Asociaţiei Arhiviştilor şi Prietenilor
Arhivelor, realizarea unei reale deschideri spre cercetarea românească şi din străinătate,
participarea la şedinţele majorităţii comisiilor de lucru ale Comitetului Internaţional al
Arhivelor şi implicarea Arhivelor Statului din România în activitatea acestora au fost posibile
în contextul schimbărilor impuse de evoluţia societăţii româneşti contemporane”51.
Respectând aceleaşi coordonate, filialele din Transilvania, Banat şi din toată ţara au desfăşurat
în ultimii ani o intensă activitate de ordonare şi inventariere a fondurilor arhivistice, dar mai
ales de asigurare a acestora la diverşi cercetători şi deţinători, având în vedere transformările
politice şi sociale ce se desfăşoară în zilele noastre.

Prin iniţiativa i2010 (CE a lansat i2010, o strategie pe cinci ani menită să conducă la
dezvoltarea economiei digitale) se are în vedere stimularea dezvoltării economiei digitale
europene, se încurajează crearea de conţinut digital, îmbunătăţirea prezervării şi extinderea
accesului publicului la colecţii organizate de material digital.

a) intretinerea arhivei electronice;


b) crearea unei arhive electronice de siguranta, care sa cuprinda toate documentele in forma electronica
arhivate si care se actualizeaza permanent off - line;
c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care sa garanteze integritatea, securitatea si, unde este cazul,
confidentialitatea documentelor in forma electronica arhivate;
d) asigurarea redarii oricarui document in forma electronica continut in arhiva;
e) asigurarea distrugerii documentelor a caror perioada de arhivare a expirat;
f) notificarea autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, cu cel putin 60 de zile inainte,
a intentiei de incetare a activitatii, cu exceptia cazurilor de forta majora. In acest caz, administratorul arhivei
electronice are obligatia de a transfera arhiva electronica catre alt furnizor de servicii de arhivare electronica, cu
acordul autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu.

49 Art. 17 din Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret
Arhivare
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007
(1) Arhivele electronice sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu respectarea normelor
privind asigurarea:
a) integritatii si securitatii documentelor in forma electronica;
b) securitatii si integritatii spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele electronice;
c) recuperarii informatiei in urma dezastrelor naturale, conform reglementarilor in vigoare.
(2) In termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare si
supraveghere specializata in domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.

50 Dordea Ioan, Dragan Ioan , Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la înfiintarea Arhivelor Statului
Cluj, Cluj-Napoca 1995, pg.60

51 Ibidem, pg.64
23
Crearea de conţinut digital a devenit o necesitate în societatea informaţională.
Desfăşurarea acestei activităţi, într-un mod coerent, va fi unul din factorii determinanţi în
efortul de a impune Europa drept „cea mai competitivă şi dinamică economie bazată pe
cunoaştere”52. ,,Prin toate iniţiativele luate la nivel european este încurajată crearea de
conţinut digital şi constituirea de baze de date pentru o mai bună diseminare a informaţiei,
pentru a permite utilizatorilor accesul on-line la resurse, pentru încurajarea procesului de
creaţie în format electronic, pentru promovarea şi prezervarea digitală a patrimoniului cultural
naţional şi european în format electronic. România, ca ţară membră a Uniunii Europene poate
îmbogăţi memoria culturală colectivă cu un patrimoniu cultural şi ştiinţific de valoare, oferit
utilizatorilor de pretutindeni, într-un mod coerent, în concordanţă cu normele europene”53.

Sistemul de biblioteci din România, prin colecţiile pe care le deţine, prin infrastuctură
şi sistem informatic, prin serviciile specifice oferite utilizatorilor, reprezintă mediul adecvat
pentru realizarea la nivel naţional a politicii de digitizare, prezervare, conservare digitală şi
accesibilitate online a resurselor informaţionale.

Desfăşurarea unei acţiuni la nivel naţional în ceea ce priveşte digitizarea, prezervarea


digitală şi accesibilitatea on-line a resurselor, în cadrul sistemului naţional de biblioteci
trebuie să ţină seama de prevederile legilor specifice domeniului.

Legea nr. 8/1996, Legea privind dreptul de autor şi a drepturilor conexe

Legea nr. 135/2007, Legea privind arhivarea documentelor în formă electronică

Legea nr. 182/2000, Legea privind protejarea patrimoniului cultural naţional mobil

Legea nr. 186/2003, republicată, Legea privind susţinerea şi promovarea culturii scrise

Legea nr. 334/2002, republicată, Legea bibliotecilor

Pentru elaborarea unei politici publice în domeniul digitizării, prezervării digitale şi


accesibilităţii on-line a resurselor bibliotecilor se va ţine cont de: Concluziile Consiliului
European asupra digitizării şi accesibilităţii on-line a materialului cultural (2006/C 297/01);
Recomandările Comisiei Europene asupra digitizării şi accesibilităţii on-line a materialului
cultural şi conservare digitală (2006/585/EC). ,,La nivel european, Biblioteca Digitală
Europeană (European Digital Libray - EDL) este considerată a fi mijlocul cel mai adecvat de
52 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.2

53 Ibidem, pg.3
24
a pune la dispoziţia utilizatorilor, în sistem on-line, într-un mod cât mai facil cu putinţă, la un
nivel tehnic corespunzător, un volum cât mai mare de informaţie”54.

Comisia Europeană va finanţa proiectele care vor aduce cea mai mare „valoare
adăugată” europeană, dar nu va finanţa digitizarea în sine a resurselor, aceasta fiind
considerată o sarcină a statelor membre şi a fiecărei instituţii. Proiectele care se derulează în
prezent, cu sprijinul financiar al Uniunii Europene sunt: ,,EDL, referitor la integrarea în
Bilioteca Europeană a cataloagelor bibliografice şi a colecţiilor digitale a 9 biblioteci
naţionale din ţări membre UE; EDLnet, demarat în iulie 2007, axat pe îmbunătăţirea
interoperabilităţii între bazele de date ale muzeelor, bibliotecilor şi arhivelor; TELplus,
demarat în iulie 2007, cu scopul de a îmbunătăţi accesul şi modul de operare în bazele de date
ale EDL. În cadrul acestui proiect se prevede includerea în Biblioteca Europeană a colecţiilor
bibliotecilor naţionale din România şi Bulgaria”55.

2.4 Gestionarea electronica a documentelor

,,Gestionarea electronică a documentelor (GED) este un concept la modă mult mai


răspândit în mediul centrelor de documentare decât în lumea bibliotecilor; dacă, în anii 1970
era de bun gust să opui bibliotecile centrelor de documentare, alimentând astfel un ,,război
religios” în totalitate artificial şi din punct de vedere funcţional, fără nici o bază serioasă, se
pare că, în contextual actual tehni, aceasta delimitare nu se mai face” 56. Chiar dacă există
diferenţe între diferite instituţii cum ar fii o bibliotecă municipală sau una universitarã şi un
centru din sectorul privat, gestionarea electronică a documentelor din punct de vedere
funcţional este aceași.

Gestionarea electronică a documentelor este o noţiune recentă, care a cunoscut o


perioadă de extindere abia după anii 1980 ,,ea s-a născut în urma dezvoltării
microcalculatoarelor şi a creşterii performanțelor ecranelor lor, în urma măririi capacităţilor

54 Ibidem, pg.4

55 Ibidem, pg.5

56 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg.315
25
de stocare datorită inventãrii discului optic digital, în urma apariţiei digitizoarelor, a
dezvoltării reţelelor, a progreselor inteligenţei artificiale şi mai ales, ale recunoaşterii optice a
caracterelor”57. Legat de această temă a gestionarii electronice a documentelor putem spune că
este o noţiune recentã care nu are o definiţie anume dar ea are ca scop crearea, clasarea,
regăsirea, întreţinerea, schimbul şi difuzarea unui număr tot mai mare de documente
electronice.

,,Accepţiunea cea mai curentă a gestionarii electronice a documentelor se referă, în


general, nu doar la documentele digitale ,,din naştere” , ci şi la rezultatul digitizării unui
document iniţial redactat pe hârtie sau a unui substitut pe suport fotografic şi la gestionarea
acestor documente electronice”58. Dacă în trecut gestionarea electronică a documentelor nu
cuprindea şi conceptul de multimedia cu toate că nu i s-a opus din punct de vedere tehnic, mai
nou textul, imaginea fixã, imagine în mişcare şi sunet se includ în această categorie. Nu putem
să considerăm ca gestionarea automatizată a unei biblioteci sau a unui centru documentar
reprezintă o gestionare electronică de documente; totuşi în acest caz putem spune că ceea ce
se prelucrează electronic este informaţia şi nu documentele.

Definiţia unanim acceptată, la nivel internaţional, a digitizării este enunţată astfel:


„Digitizarea presupune captura digitală, transformarea din formă analogă în formă digitală,
descrierea şi reprezentarea obiectelor de patrimoniu şi a documentaţiei referitoare la acestea,
procesarea, asigurarea accesului la conţinutul digitizat şi prezervarea pe termen lung.” (cf.
Calimera Guideslines, http://www.calimera.org/lists/guideslines/digitisation)

„Ca şi orice alt tip de document, documentul electronic care intra în bibliotecă sau în
cetrul de documentare urmează un circuit: colectare, prelucrare, punere la dispoziţia
utilizatorului şi difuzarea. Documentale electronice mai ridică şi alte probleme: depozitarea şi
conservarea documentelor electronice sunt astăzi departe de a fi rezolvate” 59. Legat de
conservare, la început se discuta la apariţia primelor CD-ROM-uri de o durată de viaţă ce ar
putea atinge o sută de ani. Studiile arată însă că nici pe aceste suporturi nu trebuie contat mai
mult de treizeci de ani.

,,Există două mari categorii de procedee care permit achiziţionarea de documente electronice :

57 Ibidem, pg.315

58 Ibidem, pg.316

59 Ibidem, pg.317
26
filiera analogică şi filiera digitală, fiecare putând prezenta mai multe variante”60.

Filiera analogică a avut un punct de creştere maximă în jurul anilor 1980 şi este din ce
în ce mai puţin utilizată în secolul nostru. Ea era folosită în scopul precis de a realiza
documente grafice, se baza pe crearea imaginii prin camera video. Odată ce se făcea
înregistrarea conţinutul nu mai putea fii modificat. Filiera digitală fata de cea analogicã consta
doar în crearea documentului electronic prin digitizare. ,,Marea diferenţă faţă de filiera
analogică este ca filiera digitală permite procesarea de text, grafice, scheme, imagine fixã,
imagine în mişcare sau sunet”61. Avantajul documentului electronic creat prin filiera digitală
este că poate fi transmis la distanţă prin reţele sau poate fi exploatat pe loc.

Un alt avantaj a filierei digitale este acel fapt că se pot prelucra tote tipurile de
documente. Dacă nu se vizează rezoluţii extrem de ridicate costul este unul destul de
rezonabil, în timp ce dacă se doreşte o calitate optimă costurile cresc foate repede. O altă
metodă care ajutã la utilizarea documentelor digitale este cea a filierei digitale care utilizează
documente digitale „din naştere”.

„Astăzi, majoritatea documentelor scrise sunt create sub formă electronică. Principiul
filierei <<text codificat>> constã deci nu în procesarea prin digitizarea unui document tipărit,
ci în utilizarea documentului original, de preferinţă formatat conform unei structuri de
documente electronice, cum ar fi ODA sau SGML”62. Un alt tip de utilizare a documentelor
electronice este şi filiera „mixtă”. Ea se focuseazã exclusiv pe textul tipărit şi are ca scop
digitizarea documentului tipărit lăsând la o parte ilustraţiile, schemele, graficele. După
digitizarea documentului el poate fi prelucrat în baza de date tip text iar principalul avantaj
este costul redus al stocării deoarece el exclude imaginea.

Documentele electronice pot fi de mai multe tipuri: text digitizat, imagine digitală şi
sunet digital. „Digitizarea cărţilor tipărite este o aplicaţie a gestionarii electronice a
documentelor care trebuie, în primul rând, să intereseze lumea bibliotecilor şi a centrelor de
documentare. Astfel, este posibil să se salveze anumite lucrări preţioase sau vechi,
necirculandu-li-se decât versiune electrtonica”63. Fişierele electronice de presă se pot dovedi
foarte utile mai ales ele pot să se trimită la distanţă şi să se primească documente electronice.
60 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg. 317

61 Ibidem, pg.318

62 Ibidem, pg.320

63 Ibidem, pg.322
27
Digitalizarea este un concept la modă în zilele noastre care începe să ia amploare din
ce în ce mai mult. Digitalizarea documentelor tipărite sau grafice este o tehnică foarte
costisitoare mai ales dacă se doreşte calitate. Cu toate că este destul de scumpă bibliotecile şi
centrele de documentare încep să se intereseze din ce în ce mai mult de digitizarea întregilor
colecţii sau a unor părţi a acestora. ,,Într-un viitor apropiat, datorită progreselor standardizării
şi scăderii costurilor digitizării şi stocării, digitizarea va deveni o tehnică utilizată curent în
marea majoritate a acestor tipuri de instituţii”64. Scopurile digitizării sunt mai multe şi anume :
păstrarea, conservarea, acces de la distanţă şi valorificarea documentelor.

Digitizarea constă în: transpunerea unui document din format tradiţional în format
digital, prin diverse mijloace şi organizarea documentelor digitizate în baze de date sau
sisteme.

Constituirea bibliotecii digitale naţionale, parte componentă a bibliotecii digitale


europene, are ca principal scop conservarea şi protecţia patrimoniului cultural naţional
existent în bibliotecile din sistemul naţional de biblioteci precum şi promovarea colecţiilor şi
lărgirea accesului la informaţie. În biblioteca digitală naţională vor fi incluse şi documentele
create numai în format electronic (cărţi şi reviste on-line, resurse electronice de pe site-uri,
baze de date, etc)

Obiectivele care stau la baza acestui demers se referă la: ,, transpunerea în format
electronic a patrimoniului cultural scris; promovarea patrimoniului cultural scris la nivel
european; protejarea valorilor de carte bibliofilă şi manuscrise; protejarea documentelor aflate
într-o stare avansată de deteriorare; îmbunătăţirea posibilităţilor de acces la documente, local
sau la distanţă, cu impact asupra creşterii numărului de utilizatori şi a categoriilor acestora;
posibilitatea consultării simultane de către mai mulţi utilizatori a aceluiaşi document; oferirea
unui mod de consultare a documentelor modern, în acord cu noile tehnologii, independent de
spaţiul şi programul de funcţionare al bibliotecii (cu respectarea restricţiilor de copyright);
îmbunătăţirea calităţii procesului de consultare a documentelor; creşterea numărului de
resurse electronice realizate direct în format electronic, fără echivalent tradiţional (tipărit)”65.

Legat de păstrarea şi conservarea documentelor originale digitizarea se poate dovedi a fii un


mijloc excelent de salvarea a documentelor rare, preţioase, fragile sau voluminoase, ea
permite reducerea considerabilă, ,, chiar suprimarea totală a consultării documentelor care au
64 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg. 325

65 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.4
28
făcut obiectul unei campanii de digitizare, propunând utilizatorului un înlocuitor electronic” 66.
Un alt aspect important este cel de a avea acces la documente şi anume odată digitizat
documentul utilizatorul poate avea acces la el de la distanţă prin intermediul internetului, nu
trebuie ca utilizatorul să poată intra în contact direct cu documentul original iar un alt aspect
important este acela că poate fii citit şi mai uşor datorită tehnicii şi totodată pot avea acces la
document mai mulţi utilizatori în acelaşi timp ceea ce este important deoarece exista
documente unice care au o valoare extraordinară şi nu pot fii consultate decât la bibliotecă sau
instituţia respectivă.

O altă caracteristică a documentelor digitizate este cea referitoare la valorificarea


documentelor : ,, o campanie de digitizare poate fi ocazia punerii în valoare a unui fond sau a
unei colecţii prestigioase de documente rare, uneori nepublicate(colecţie particulară, donaţie
importantă, colecţie preţioasă de documente provenind din confiscări revoluţionare,fonduri
legale etc ) ”67 . Aceasta valorificare se va putea concretiza printr-o editarea pe hârtie sau sub
forma unui cd.u dacă vizează publicul mare. Un alt aspect al digitizării este acela de a putea
fii transmis la distanţa datorită mediilor optice sau reţelelor electronice. De exemplu o colecţie
interesantă de documente aflată în cadrul unei biblioteci poate fii pusă la dispoziţia oricãrei
persoane care este interesată să consulte această colecţie mai mult biblioteca poate pune la
dispoziţie şi un anume documente digital care poate fii transmis on-line repede şi util. În
cadrul aspectului digitizării exista diferite considerente şi anume constul digitizării,
necesitatea digitalizării ce anume se digitizează şi cât anume mai ales în cadrul unei biblioteci
sau a unei instituţii precum Arhivele Naţionale.

Prin digitizarea colecţiilor de documente şi constituirea bibliotecii digitale naţionale se


asigură o bună promovare a valorilor naţionale, o mai bună diseminare a informaţiei şi o
valorificare superioară, la nivel naţional şi internaţional, a colecţiilor speciale, a documentelor
rare. Procesul de digitizare este un proces complex. ,,Pentru a avea viabilitate pe termen lung,
valoare din punct de vedere investiţional, pentru a acoperi o parte cât mai mare şi mai
reprezentativă a patrimoniului cultural scris românesc este necesar ca acest proces să se
desfăşoare la nivel naţional”68. Prin participarea tuturor bibliotecilor din cadrul sistemul
naţional de biblioteci, deţinătoare de documente şi colecţii, se va putea crea o bibliotecă

66 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg. 327

67 Ibidem, pg.328

68 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.5
29
digitală cu un conţinut eterogen din punct de vedere al tipului de documente (cărţi,
manuscrise, publicaţii seriale), al perioadei de publicare, al adresabilităţii.

2.5 Digitizarea ȋn cadrul bibliotecilor

Identificarea proiectelor de digitizare ce s-au derulat sau se derulează la nivelul


bibliotecilor sau a altor instituţii culturale din întreaga ţară. ,,Au fost identificate proiecte de
digitizare la: Biblioteca Centrală Universitară „Carol I” din Bucureşti (aproximativ 20.000
de pagini – cărţi rare, manuscrise, publicaţii seriale, monografii curente); Biblioteca
Academiei Române ( peste 36.000 facsimile digitale din „Manuscrisele Eminescu”, în
colaborare cu Ministerul Culturii şi Cultelor şi cIMeC precum şi „Arhiva Traian Vuia”)
Biblioteca Metropolitană din Bucureşti (peste 5500 de pagini de bibliografie şcolară,
disponibile în cadrul Bibliotecii Virtuale Metropolitane) Biblioteca Judeţeană „Panait
Istrati” Brăila (Biblioteca Digitală Şcolară cu peste 30.000 pagini de literatură română,
conform programei şcolare) Biblioteca Judeţeană „Gh. Asachi” din Iaşi (peste 2594 pagini
şi 950 de imagini) Biblioteca Judeţeană Braşov realizează împreună cu Fundaţia „Casa
Mureşenilor” digitizarea publicaţiei „Gazeta de Transilvania” Ministerul Culturii şi Cultelor
prin cIMeC (APOGRAF- Biblioteca Digitală Naţională a Manuscriselor şi Cărţilor Vechi,
peste 50.000 de pagini din colecţia Filialei Batthyaneum a Bibliotecii Naţionale a României)
“69.

Toate aceste exemple ilustrează interesul pentru promovarea colecţiilor valoroase


manifestat de biblioteci de diferite tipuri din România. Pe de altă parte avem de-a face cu
proiecte izolate, de dimensiuni relativ mici, accesibile de cele mai multe ori doar local.

Priorităţile în digitizare sunt legate de aspecte de ordin: financiar; legislativ;


documentar; logistic. Aspectul financiar este determinant. El va fi dat de soluţia de digitizare
aleasă, determinată de tipul de document supus procesului. În prezent resursele financiare ale
bibliotecilor permit numai derularea unor iniţiative izolate, de mici dimensiuni. Pentru
derularea unui proiect de digitizare la nivel naţional este necesară finanţarea directă sau
susţinerea prin proiecte specifice.

,,Priorităţile legate de aspectul legislativ vor aduce în prim plan lucrări exceptate de
69 Ibidem, pg.8
30
dreptul de autor, lucrări originale realizate în cadrul bibliotecilor, apoi documente pentru care
se poate obţine permisiunea de utilizare (obţinerea gratuit sau prin cumpărarea dreptului
integral de proprietate de la deţinătorul copyrightului, facilităţi legale pentru biblioteci,
licenţe, altele)”70. Problemele juridice sunt intradevar cele mai importante aspecte ale
procesului de digitizare şi care trebuie rezolvate în cadrul acestui proces, mult mai importante
decât problemele tehnice.

,,În Franţa, dispoziţiile juridice referitoare la utilizarea imaginilor digitale nu sunt


simple: legile proprietăţii şi protecţiei intelectuale sunt foarte stricte şi trebuie căutate mereu
eventuale persoane ce pot avea drepturi asupra acestor imagini. Astăzi, pentru că nu au nici un
control asupra utilizării imaginilor digitale existente, deţinătorii de drepturi par mult mai
îngrijoraţi decât în urmă cu zece sau cincisprezece ani : par să considere digitizarea şi
transmiterea la distanţă prin internet, la fel ca şi prin celelalte reţele, maşini diabolice
destinate să îi exploateze ….când, în urmă cu câţiva ani, acceptau cu plăcere reproducerea
documentelor ale căror drepturi le deţineau, prin mijloace fotografice, magnetice sau
analogice”71. Astfel pentru a nu întâmpina probleme legate de cadrul legal majoritatea
proiectelor care sunt în desfăşurare sunt axate pe documente vechi de peste cincizeci de ani
pentru care nu există probleme de transmitere sau de reproducere deoarece aparţin
patrimoniului bibliotecii de ani sau chiar de secole. ,,În general în ceea ce priveşte
documentele care au mai puţin de cincizeci de ani, soluţia constã în semnarea unei convenţii
ȋntre biblioteca şi deţinătorii drepturilor.Pe de altă parte, legislaţia franceză este foarte strictă
în privinţa proprietăţii intelectuale şi a utilizării patrimoniului naţional”72.

Aspectele de ordin documentar în stabilirea priorităţilor de digitizare vor conduce la


constituirea unui corpus documentar prioritar, selectat de o comisie special constituită în acest
sens. Logistica necesară derulării unui proiect de digitizare şi de organizare a unei biblioteci
digitale naţionale va depinde de soluţia de digitizare aleasă şi va determina desfăşurarea
procesului atât la nivel local cât şi la nivel naţional. Pentru selecţia documentelor/colecţiilor
ce urmează a fi digitizate se va ţine cont de criterii precum: ,, valoarea documentară;
prezervarea documentelor originale; reprezentativitatea pentru un anumit domeniu, o anumită
perioadă de timp sau o anumită regiune geografică, atât la nivel naţional cât şi la nivel
internaţional; grupul de utilizatori potenţiali trebuie să fie relativ mare pentru a justifica

70 Ibidem, pg.10

71 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg. 334

72 Ibidem, pg.335
31
selecţia; aspectul juridic, cu cele două aspecte: dreptul de proprietate intelectuală şi dreptul de
difuzare; criteriul financiar; tehnologia implicată”73.

Pentru a propune un proiect de digitizare fiecare membru al instituţiei trebuie să


cunoască şi să facă o selecţie în cadrul colecţiei sale. ,,Selecţia documentelor în vederea
digitizării ar trebui deci să aibă loc după trei criterii principale : valoarea documentara – şi
uneori estetica- a colecţiilor; aspectul păstrării şi conservării documentelor originale;
valorificarea colecţiilor prin punerea lor la dispoziţia unui public mai larg” 74. Problemele de
natură diferită presupun desigur soluţii diferite dar trebuie integrate într-un proces global de
prelucrare: fiecare proiect reclama o analiză proprie şi teste specifice pentru a găsi procentajul
optim de digitizare cu scopul de a oferi cel mai bun instrument utilizatorului final. ,, Cea mai
bună soluţie din punct de vedere tehnic, pentru digitizarea documentelor grafice consta în
realizarea unei imagini digitale în modul text : acest procedeu permite utilizatorului să intre în
imaginea digitală, să selecteze cuvinte, sã efectueze zoom pe un detaliu şi eventual să salveze
rezultatul căutării pe o dischetă”75.

Imaginile digitale trebuie catalogate invidual sau pe loturi aceasta este una dintre
marile întrebări ale digitizării. Răspunsul logic ar trebui să fie toate documentele sunt
catalogate cu bucata. Aceasta pare soluţia ideală a cataloga fiecare document ca o unitate
documentara separată şi a crea legături între înregistrările informatice pentru a obţine un
ansamblu virtual în baza de date dar această soluţie se poate dovedi a fii una de durată şi
costisitoare. Dacă documentele originale au fost deja catalogate individual într-o bază de date
bibliografice problema este una mult mai simplă şi anume ajunge să se creeze o legătură
reciprocă pentru a se obţine imaginea digitală pornind de la descrierea bibliografică din baza
de date, ca şi descriere textuală pornind de la imaginea digitală. ,,Rezultatul va fi şi mai bun
dacă sistemul poate asigura mai multe niveluri de înregistrări analitice: atunci va fi posibil să
se lege precis una sau mai multe imagini digitale de o înregistrare bibliografică dintr-un
ansamblu mai mare”76.

Se poate proceda şi altfel dacă documentele originale nu au fost catalogate încă ci doar
inventariate. Opţiunea este în funcţie de instituţie şi personal, însă în anumite cazuri alegerea
73 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.10

74 Ibidem, pg.15

75 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg.330

76 Ibidem, pg.330
32
unei catalogări pe loturi se va dovedi o soluţie suficienta dacă fiecare document este cel puţin
identificat printr-o legendă scurtă, o cotă şi o adresă logică în baza de date. În acest caz
utilizatorul va face căutarea în baza de date bibliografice unde va găsi o descriere ce conţine
mai multe imagini digitale pe care le va putea selecta şi vizualiza pe tot ecranul.

Colaborarea între biblioteci conduce la evitarea dublării acţiunilor cu implicaţii asupra


costurilor şi duratei de realizare a proiectului, conferindu-i acestuia un caracter unitar la nivel
naţional. Metodologia de lucru impune abordări diferite în funcţie de: caracteristicile fizice ale
documentului; regimul de depozitare; colecţii speciale; gradul de uzură fizică a documentului.
Este necesară elaborarea unui set de cerinţe de manevrare şi digitizare, unitar la nivelul
întregului sistem naţional de biblioteci. ,,Centrul Naţional de Patologie şi Restaurarea
Publicaţiilor din cadrul Bibliotecii Naţionale a României, prin atribuţiile pe care le are la nivel
naţional, conform Legii bibliotecilor (Legea nr. 334/2002, republicată), poate emite un
regulament cadru asupra modului de abordare a procesului de digitizare din punct de vedere al
prezervării documentelor. Prevederile acestui regulament vor determina şi specificaţiile
tehnice ale echipamentelor şi ale tehnologiilor de digitizare”77. Este necesară stabilirea unui
set unitar de format atât pentru imagini, cât şi pentru prelucrarea textului, softuri de
prelucrare, seturi de caractere şi alfabete.

Din analiza detaliată a proiectelor de digitizare desfăşurate până acum la nivel


naţional, prin colaborarea tuturor bibliotecilor interesate şi cu un anumit nivel de expertiză,
atât în domeniul bibliologic cât şi IT, se pot stabili caracteristicile unui format digital, în
concordanţă cu standardele, accesibil utilizatorului. Colecţiile propuse spre digitizare vor fi
analizate atât de către bibliotecari cât şi de specialişti IT, rezultând astfel soluţia de digitizare.

Cataloagele de documente digitizate vor conţine înregistrări având drept element de


identificare descrierea bibliografică standardizată a documentului, la care se poate adăuga şi
o notă privind conţinutul acestuia.Vor fi stabilite criterii de căutare simplă şi avansată,
necesare utilizatorului. La aceste înregistrări vor fi ataşate fişierele de imagine şi text, care
vor permite, ca pe baza unui acces filtrat, să poată fi consultat documentul în format full
text. Stocarea fişierelor de imagine şi text se va realiza pe servere dedicate. Accesul la
documentele digitizate se va face, în funcţie de tipul documentului, local, la sediul bibliotecii
dar şi la distanţă, prin Internet. Este necesară utilizarea unui sistem de management
electronic pentru controlul accesului şi al utilizării documentelor digitizate. Utilizarea
documentelor în format digital diferă în funcţie de tipul documentului şi de facilităţile

77 Ibidem, pg.333
33
oferite: consultare, tipărire, download.

Valorificarea documentelor digitizate prin reproducere (pe hârtie, CD-ROM, fotografic,


CD audio) este determinată atât de aspectele juridice cât şi de politica de administrare a
bazei de date. Aceasta poate fi oferită spre consultare şi utilizare în mod gratuit sau pe baza
unei taxe/abonament.

Problemele costului sunt o chestiune serioasă, costul total al unei campanii de digitizare
poate fi foarte ridicat ,,mai ales când se optează pentru rezoluţii foarte înalte, chiar dacă
digitizarea costa astăzi de două ori mai puţin decât în 1994” 78. În plus atunci când avem de a
face cu prelucrarea colecţiilor mai mici din punct de vedere cantitativ costul digitizării unei
imagini poate fi de două ori mai scăzut decât costul unei reproduceri fotografice pe
microfişã, dar trebuie reţinut că preţul unei acţiuni de digitzare nu include doar procesul
exclusiv ci acoperea şi eventualele costuri de restaurare, catalogarea, indexarea, diferite
suporturi fizice.

Bugetul proiectului de digitizare la nivel naţional depinde de soluţia de digitizare


aleasă. Costurile se referă la: ,,achiziţionarea de echipamente; achiziţionarea de software;
instruirea personalului din biblioteci; costuri aferente spaţiilor de desfăşurare a proceselor;
costuri de administrare a bazei de date; costuri aferente dobândirii dreptului de proprietate
intelectuală şi a celui de difuzare”79.

Proiectul de digitizare a resurselor documentare naţionale şi de constituire a bibliotecii


digitale naţionale trebuie iniţiat şi susţinut prin politică publică. Biblioteca digitală se va
constitui dintr-un sistem unitar de baze de date. Politica de comunicare a documentelor, cu sau
fără plată, poate în timp să ducă la autofinanţarea întreţinerii sistemului propriu-zis. Soluţia de
digitizare aleasă trebuie să ţină cont de aspectele enumerate mai sus.

Există trei variante: digitizarea în cadrul bibliotecii- soluţie aplicabilă în cazul:


documentelor din colecţiile speciale (carte rară, carte veche, manuscrise), documente fragile
sau foarte valoroase; colecţiilor mici; crearea de noi documente digitale; preluării de
documente din Biblioteca Digitală Naţională, cu mici adaptări.

A doua soluţie ar fii digitizarea prin externalizarea serviciilor: este recomandată în cazul
în care avem de-a face cu un volum mare de documente/pagini de digitizat, care nu necesită o
protecţie specială, alta decât cea curentă. Externalizarea este indicată şi în cazul în care se
78 Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci : ghid practic , Timisoara1998, pg.334

79 Biblioteca Nationala a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de fezabilitate, Bucuresti
2007, pg.20
34
utilizează o tehnică specială de digitizare, cu echipamente speciale.

,,A treia soluţie este cea mixta şi anume majoritatea bibliotecilor europene, care
desfăşoară programe similar au adoptat o soluţie mixtă pentru digitizare. În toate cele trei
variante este necesară reprezentarea tuturor documentelor digitizate în baze de date unitare” 80.
Proiectul naţional de digitizare la nivelul sistemului naţional de biblioteci este un proiect
complex care trebuie să aibă ca suport colaborarea între toate instituţiile din sistem. Se vor
corobora, pentru un rezultat unitar: resurse informaţionale şi organizatorice; resurse materiale;
resurse financiare; resurse umane.

2.6 Procesul de digitizare : aspecte și criterii

La nivelul administraţiei publice centrale, Ministerul Culturii şi Cultelor este


organismul specializat în dezvoltarea strategiilor şi politicilor culturale. Bibliotecile publice
solicită implicarea Direcţiei generale creaţie contemporană, diversitate culturală, prin Biroul
promovarea creaţiei şi moştenirii culturale scrise în coordonarea activităţii specifice la nivel
naţional. ,,Ministerul Culturii şi Cultelor va aplica politica publică în domeniul digitizării,
prezervării şi accesibilităţii on-line la nivel naţional în cele trei domenii informaţionale:
biblioteci, arhive, muzee. În domeniul specific de activitate, Biblioteca Naţională a României
prin atribuţiile conferite de cadrul legal, prin structură şi organizare poate coordona, la nivelul
sistemului naţional de biblioteci, activitatea de digitizare şi de constituire a Bibliotecii
Digitale Naţionale”81. Importanţa partajării resurselor documentare, tehnice, umane şi
materiale este unanim recunoscută la nivelul sistemului de biblioteci din România. Biblioteca
Digitală Naţională trebuie să se constituie pe principii similare Catalogului Naţional Partajat.

Îndeplinirea proiectului trebuie să aibă în vedere, la nivel local, dotarea cu


echipamente, proiectarea bazei de date, prestările de servicii precum şi asigurarea
infrastructurii IT de comunicare. Procesul de digitizare va duce la cheltuieli financiare care
trebuie susţinute printr-o politică publică. Politica de comunicare a documentelor, cu sau fără

80 Ibidem, pg.24

81 Ibidem, pg.25
35
plată, poate în timp să ducă la autofinanţarea întreţinerii sistemului propriu-zis. Personalul de
specialitate din biblioteci, având diferite nivele de expertiză în acest domeniu, va trebui
instruit, prin cursuri de formare profesională specifice. Personalul IT din biblioteci va avea un
rol însemnat în derularea acestui proiect. Este important aspectul de strictă specializare prin
angajare şi prin specializarea personalului din bibliotecă. Este necesară desfăşurarea activităţii
în echipe mixte, bibliotecari şi informaticieni, pentru configurarea sistemului, stabilirea
metodologiei de lucru şi apoi în derularea activităţii, atât la nivel local cât şi pentru
coordonarea la nivel naţional şi integrarea în structurile europene.

Una dintre cele mai mari provocări pe care le aduce documentul electronic este
caracterul său virtual. Acest lucru înseamnă că, spre deosebire de documentul clasic,
„digitalul” nu poate fi atins, accesat, transportat decât prin intermediul unui computerul. Din
punct de vedere al managementului acestor documente, pare evident că se impun tehnici
specifice de administrare. Cu toate acestea, la o privire mai atentă se poate constata că,
exceptând o serie de rigori suplimentare, managementul documentelor digitale poate fi
realizat prin tehnici similare celor folosite pentru documentele clasice.

Aşa cum se ştie, pentru a administra eficient documentele se impune stabilirea unui
control fizic şi a unui control intelectual eficient asupra lor. ,,Controlul „fizic” al
documentelor digitale are, la rândul său, două componente: controlul poziţiei suportului de
informaţie (care, având o dimensiune fizică, se realizează la fel ca şi în cazul documentelor
clasice) şi controlul poziţiei informaţiei în cadrul suportului. Această poziţie a informaţiei în
cadrul suportului (adică „unde se află fişierul X pe hard-disk?”) este una din particularităţile
documentelor digitale: dacă, în cazul documentelor pe suport clasic, existau puţine cazuri în
care pe acelaşi suport să se regăsească mai multe documente, în cazul documentelor digitale
aceasta este regulă generală”82.

Din acest punct de vedere, stabilirea poziţiei informaţiei (agregate sub formă de
fişier/file sau director/folder) în cadrul suportului este unul din obiectivele unui management
eficient al documentelor digitale. Asupra modului concret de stabilire a poziţiei informaţiei
digitale pe suportul ei vom reveni însă ulterior.

„Revenind la elementele de bază, pentru un control asupra documentelor digitale este


nevoie de a se instaura şi un control intelectual, asupra conţinutului informaţional al acestora.

82 Bogdan Florin Popovici, Managementul documentelor digitale/electronice, Bucuresti 2007, pg.3


36
Şi aici există cel puţin o particularitate fundamentală faţă de documentele pe suport clasic” 83.
Dacă despre informaţia dintr-un document obişnuit se pot afla destul de multe lucruri prin
simplă privire a acestuia, în cazul documentelor digitale acest lucru nu mai este posibil. După
cum se poate uşor remarca, există acţiuni suplimentare ce trebuie urmate; exceptând partea
tehnică, aceea de a porni instrumentul de calcul, se remarcă faptul că, spre deosebire de
documentele clasice dintr-un dosar, ce pot şi pur şi simplu parcurse, în cazul documentelor
digitale este nevoie de deschiderea fişierelor pentru a putea parcurge informaţia.

Acest lucru se impune datorită sistemului tehnologic diferit de grupare a informaţiei:


pe suportul clasic, ,,informaţia este stabilă, înscrisă pe suport, în timp ce informaţia digitală,
pentru a-şi păstra coeziunea, trebuie „pusă” într-un „container”; vorbim astfel nu doar despre
un document digital, ci şi despre un „obiect digital” 84. Echivalent, în cazul documentelor
clasice, este gruparea mai multor file ale unui document şi introducerea lor într-un plic, cu
scopul de a le asigura coeziunea: pentru a putea citi documentul, este nevoie de a deschide
plicul şi a extrage documentele. În această situaţie, este evident că modalităţile de control a
informaţiei în mediu digital capătă nişte particularităţi, cu scopul de a facilita regăsirea şi a
eficientiza prelucrarea informaţiei — cauza esenţială ce a determinat revoluţia digitală.

Documentele digitale, la un nivel absolut general, urmează logica documentelor


clasice, care în fond este o logică naturală: documentele se grupează între ele pe criterii
comune, mergându-se în asocieri de la particular la general şi rezultând o ierarhie inversă, de
la general la particular. Există însă o serie de nuanţe.

Documentele digitale pot fi organizate fie ca o structură funcţională relaţională, fie ca


una (relativ) independentă. Structura funcţională relaţională se referă la situaţii în care un
fişier nu poate transmite întreaga informaţie conţinută sau nu poate rula decât în
interdependenţă cu alte fişiere. Cazuri clasice: sistemele de operare, aplicaţiile, pagini web,
baze de date relaţionale etc. În general, aceste se ordonează de către informaticieni, după
logica proprie. Analizând însă, observăm că în general, dincolo de unele restricţii tehnice
impuse, sistemele de operare au un director principal, aplicaţiile sunt, în general, grupate în
directorul de programe, iar documentele se recomandă a fi grupate în directorul de
documente. Se sugerează astfel o structură ierarhizată, pe probleme, a informaţiei.

În cazul structurii funcţionale (relativ) independente, exemplele sunt banalele fişiere

83 Ibidem, pg.4

84 Ibidem, pg.6
37
create cu diferite aplicaţii. Sunt independente deoarece pentru înţelegerea cuprinse în ele nu
este nevoie de alte fişiere. Ele sunt relativ independente, deoarece pentru accesarea lor este
nevoie de un set de documente digitale ce ţin de sistemul de operare şi de aplicaţia de
bază. ,,Aceste fişiere, care formează ceea ce în general sunt denumite „documente digitale”,
pot cuprinde o gamă largă de forme de transmitere a informaţiei: texte, table, imagine, filme,
muzică, etc. Aşa cum arătam, această organizare a informaţiei la nivel elementar, în fişiere
(files), iar fişierele se grupează în directoare (folders), permite o posibilă analogie cu
documentele pe suport clasic: putem considera un file ca fiind un document, iar un folder ca
fiind un dosar”85. De aici, opinăm că un file trebuie să conţină un singur document, ca
structură similară celui pe suport clasic; un fişier nu ar trebui să fie considerat un soi de
„depozit” de documente, mai mult sau mai puţin asemănătoare, ci ar trebui respectată
individualitatea lor funcţională. Ca exemplu, într-un secretariat, este incorect să existe un
singur fişier adrese.doc, fiecare text trebuind să se constituie ca un document distinct.

În privinţa organizării fişierelor şi a grupării acestora în directoare, există cel puţin


două poziţii, care, în esenţa lor reflectă specificitatea a două ştiinţe ale informaţiei. O primă
variantă (biblioteconomică) presupune acumularea documentelor, de manieră continuă,
nestructurată; motoare de căutare ar trebui apoi să regăsească informaţia în momentul în care
utilizatorul o solicită. O a doua variantă (arhivistică) presupune o structurare a documentelor:
un anume document este asociat într-un folder cu un document asemănător ca problematică,
care folder se asociază cu altele, pe baza unor criterii comune, rezultând o structură
arborescentă, ierarhizată.

În cazul managementului unor documente aparţinând unei organizaţii, cea de-a doua
variantă de organizare pare a fi cea mai potrivită, pentru că permite acumularea documentelor
şi contribuie la păstrarea contextului acestora, cerinţă esenţială pentru a genera documente
oficiale (records) cu caracter de mărturie credibilă. Din acest punct de vedere, similar
regulilor pentru denumirea file-urilor şi folderelor, la nivelul organizaţiei trebuie să fie
întocmit un plan de clasare (file plan), care să ofere o imagine clară asupra locului (folderului)
în care trebuie aşezat un anume fişier (file). Acest plan de clasare este până la un punct similar
cu ceea ce literatura arhivistică din România reuneşte sub numele de nomenclator arhivistic.

,,Într-adevăr, prima parte a nomenclatorului, cea care prezintă, ierarhizat după


organigrama organizaţiei a principalelor probleme sub al căror titlu sunt acumulate

85Ibidem, pg.7
38
documentele este practic în spiritul ideii de plan de clasare”86

. Diferenţa rezidă că, în perspectiva arhivisticii digitale, influenţată de evoluţiile


instituţionale moderne, ordonarea documentelor după organigramă nu mai este eficientă. Aşa
cum de altfel au relevat şi teoreticieni ai arhivisticii contemporane, organizaţiile de astăzi au o
structură internă foarte fluidă, care ar aduce serioase probleme în cazul ordonării după
organigrama internă la un moment dat; chiar principiul provenienţei suferă în prezent o
modificare, trecând de la ideea provenienţei de la compartiment spre provenienţa de la
funcţie. Într-un articol referitor la ordonarea eficientă a documentelor digitale (informatice),
canadianul André Vigneau concluziona: „referitor la acest subiect, pare clar că o ordonare
bazată pe funcţiile unei instituţii este cea care poate urma [în arhivare] cu deplină fidelitate
toate modificările funcţionale ale organizaţiei”87. Arhivele Naţionale ale Canadei au împărtăşit
acest punct de vedere: „recomandăm structura atribuţiilor de muncă drept model pentru
organizarea spaţiului de lucru cu documente digitale. Această structură a atribuţiilor
furnizează un model excelent pentru structura directoarelor, deoarece reflectă activităţile
instituţiei, atribuţiile şi sarcinile angajaţilor. Aceste activităţi urmează o ordonare ierarhică,
care poate fi uşor adaptată într-o structură arborescentă de directoare şi sub-directoare. De
asemenea, sistemele existente de gestiune documentelor pe suport clasic sunt în general
bazate pe structura activităţii instituţiei”88.

86Ibidem, pg.8

87 André Vigneau, Les documents informatiques: pour une classification efficace, la


htp://www.ebsi.umontreal.ca/ cursus/vol1no2/matieresvol1no2.htmlUH.
HU

88 National Archives of Canada, Managing Shared Directories and Files, 1996, pg. 7-8
39
3. Digitizarea în România fațã de digitizarea în alte ţări

3.1 Digitizarea in Romania

În ceea ce priveşte procesul de digitizare a arhivelor în România, cel mai important


proiect a fost cel de ,,Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naționale ale
României” promotorul acestui proiect fiind Universitatea din Bucureşti iar ca şi parteneri de
proiect au fost: Arhivele Naționale ale României ; Universitatea „Babeș-Bolyai” din Cluj-
Napoca şi Arhivele Naționale ale Norvegiei. Durata proiectuluia a fost de aproximativ 29 de
luni iar ca şi valoarea finanțării nerambursabile acordate a fost o sumă de 3.942.848.08 lei,
echivalentul a 891.946.17 euro.

Universitatea din București a avut rolul de lider, datorită faptului că ei au avut această
idee nouă și tot cei din cadrul universităţii au conceput proiectul.Tot în cadrul acestui proiect
au asigurat managementul tehnic și financiar al proiectului, precum și expertiza de specialitate
în paleografie medievală latină (parțial) și germană (integral).Universitatea din Bucureşti
răspunde de majoritatea activităților de promovare a proiectului și gestionează, împreună cu
Arhivele Naționale ale României, baza de date. Arhivele Naționale ale României ,, pun la
dispoziția proiectului toate documentele anterioare anului 1600 și asigură gestionarea și

40
mentenanța bazei de date”89. Specialiștii implicaţi în proiect se ocupă de identificarea
documentelor și oferă expertiza de specialitate în paleografie slavonă, chirilică, greacă și
turcă. În laboratoarele Arhivelor Naționale se vor restaura aproximativ circa 1.000 de
documente deteriorate.

Universitatea ”Babeș-Bolyai” a fost cea care s-a ocupat de asigurarea expertizei de


specialitate în paleografie medievală latină (parțial) și maghiară (integral) și care a promovat
proiectul în cadrul academic de specialitate, împreună cu ceilalți parteneri. ,,Datorită ponderii
documentelor din arhivele din Cluj-Napoca (circa 40% din proiect), coordonează echipa de
implementare din Cluj-Napoca”90. Un rol important în cadrul acestui proiect l-a avut Arhivele
Naționale ale Norvegiei, deoarece au experiență în digitizarea arhivelor începând cu anul
2006, astfel aduc aportul lor prin experienţa lor care este necesară în conceperea proiectului
și a bazei de date, precum și în alegerea tehnologiei. Tot ei verifică funcționarea bazei de date
din perspectiva utilizatorului străin, mai puțin familiarizat cu istoria și arhivele românești.
Totodată, au un rol important în asigurarea calității și transparenței proiectului.

Obiectivul general al proiectului constă în digitizarea tuturor documentelor medievale


anterioare anului 1600 păstrate în Arhivele Naţionale ale României, indiferent de formă de
păstrare (original sau copie) şi crearea unei baze de date accesibile online. Alte obiective au
fost: scanarea, inventarierea, crearea unei baze de date şi restaurarea. În ceea ce priveşte
scanarea procesul a cuprins ,,circa 32.000 unități arhivistice din Arhivele Naţionale ale
României, care se află în 32 de filiale; majoritatea se păstrează în Cluj (14.000), Sibiu (6.000),
Brașov (4.500), București (2.000), Iași (1.500), Baia Mare (1.000) și Sf. Gheorghe (500)” 91.
Procesul legat de inventarierea documentelor scanate, adică pregătirea meta-datelor pentru
circa 36.000 documente aflate în cele 32.000 unități arhivistice (cantitatea diferă din cauză că
unele unități arhivistice conțin mai multe documente). ,,Din fiecare document se vor prelucra
informații referitoare la dată, emitent, cota arhivistică, descriere (formă de păstrare, sigiliu,
limbă), conținut (rezumat, indice de nume, indice de materii, eventualele ediții) și vor avea
atașate imaginile documentelor și ale sigiliilor lor”92.

,,Crearea unei baze de date cu cele 32.000 unități arhivistice, respectiv 36.000
89 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm

90 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm

91 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
41
documente, care va fi accesibilă online gratuit și va avea multiple căi de identificare a
documentelor de către utilizator. Pentru șapte filiale de arhivă, care au cele mai mari cantități
de documente, se va crea câte o pagină de internet dedicată, în cadrul căreia vă exista și o
secțiune dedicată unui muzeu virtual, pentru promovarea istoriei și identității comunităților
locale”93.Restaurarea a circa 1.000 documente deteriorate, care trebuie restaurate înainte de
scanare, în laboratoarele Arhivelor Naționale ale României. Ca şi personal care a contribuit în
cadrul acestui proiect se număra următorii : mediul academic din România şi anume
cercetători, profesori, doctoranzi, masteranzi, studenți de la institutele de cercetare a istoriei și
de la universitățile cu facultăți de istorie și arhivistică, precum și din asociațiile științifice și
profesionale ale istoricilor; mediul academic din Ungaria și Germania, datorită ponderii
documentelor transilvănene; mediul academic din Republica Moldova, cercetătorii istoriei
locale, profesori din învățământul preuniversitar și pasionați de istoria locală sau regională,
comunitățile locale, deoarece o mai bună cunoaștere a istoriei lor va contribui la definirea și
întărirea identității locale.

Mai multe detalii şi informaţii legate de acest proiect şi felul cum el a progresat pot fii
găsite pe adresa www.arhivamedievala.ro. Ca şi impact al acestui proiect şi rezultate putem
aminti că s-au inventariat şi digitizat peste 44 de mii de documnete medievale, s-a creat o bază
de date disponibilă la adresa www.arhivamedievala.ro. Printre cele mai importante documente
care au fost digitizate din Ungaria, Transilvania și Imperiul Habsburgic privitoare la români
au fost : Diploma Cavalerilor Ioaniți 2 iunie 1247 (Anexa 1), Andrei al III-lea, regele
Ungariei, restituie magistrului Ugrinus moșiile Făgăraș și Sâmbăta, lângă Olt. Este amintită
Dieta de la Alba Iulia, la care au participat, nobilii, sașii, secuii și românii (Anexa 2);
documentul prin care Ludovic I, regele Ungariei, poruncește demnitarilor săi din comitatul
Ung să cheme pe toți oștenii comitatului la expediția împotriva lui Vladislav, voievodul Țării
Românești (Anexa 3); documentul prin care Ludovic I, regele Ungariei, acordă drept deplin
nobilimii din Transilvania de a nimici pe „răufăcătorii” de orice neam și, mai ales, pe români
(Anexa 4) și (Anexa 5); documentul care atestă alegerea lui Alexandru Ioan Cuza ca domn al
Moldovei (Anexa 6) și documentul prin care regele Sigismund de Luxemburg amintește papei
de libertățile acordate românilor de regii Ungariei (Anexa 7).

,,Baza de date include documente cu privire la istoria românilor, maghiarilor, slovacilor,

92 Vezi htp://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm

93 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm
42
ucrainenilor (din regiunea Transcarpatică), germanilor etc. Documentele conțin date istorice
referitoare la țări medievale, respectiv Valahia, Moldova, Ungaria, Polonia”94.

Rezultatele acestui proiect au fost mai multe şi anume : peste 191 de unități arhivistice au
fost restaurate. ,,Documentele deteriorate au fost restaurate în laboratoarele Arhivelor
Naționale ale României, din proiect fiind asigurate substanțele necesare restaurării: hârtie
japoneză de completare, văl hârtie japoneză, carboxi-metil-celuloză și bandă adezivă” 95. Au
fost identificate oeste 3.700 de localități și numele acestora echivalate în limba română,
maghiară și unde este cazul, în germană; 7 pagini web create pentru filiale ale Arhivelor
Naţionale (www.arhivelenationale-centrale.ro, www.arhivelenationale-brasov.ro. ,
www.arhivelenationale-sibiu.ro, www.arhivelenationale-maramures.ro,
www.arhivelenationale-cluj.ro , www.arhivelenationale-covasna.ro şi www.arhivelenationale-
iasi.ro ) care includ un muzeu virtual și informații cu privire la istoria locală. Un alt rezultat a
fost scanarea a peste 6.872 unități arhivistice, care vor fi introduse în baza de date în perioada
de sustenabilitate; organizarea a cinci conferințe şi anume : o conferință de lansare a
proiectului la București, trei de lansare a bazei de date la București, Budapesta și Cluj-Napoca
și una de închidere a proiectului la București.

Pe lângă rezultatele obţinute au fost şi probleme în cadrul acestui proiect şi anume : nu a


fost cunoscută exact cantitatea de documente deţinute, ceea ce a dus la suprasolicitarea
echipei de lucru, arhivişti, scenarişti, paleografi având un rezultat direct asupra echipei şi
anume un stres maxim pentru ei dar şi asupra calităţii şi managementul timpului de lucru. În
condiţiile în care o parte a fondurilor, mai ales a celor familiale de la S.J.A.N. Cluj nu sunt
ordonate şi inventariate, ,,efortul de depistare a documentelor create anterior anului 1600 a
determinat mutarea de către arhivistele implicate a unor cantităţi uriaşe de material
arhivistic”96, ordonarea acestora într-o formă primară, pentru că eventualele documente
anterioare anului 1600 să se regăsească între documentele scanate. Manipularea a
documentelor, la scanare, restaurare (mai ales cele trimise la Laboratorul de restaurare de la
Bucureşti), fotografierea sigiliilor atârnate, pe lângă faptul că au supus documentele unui

94 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm

95 Vezi http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-arhivele-
nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm

96 Au fost depistate documente din cel puţi 20 fonduri arhivistice neordonate, majoritatea foarte mari, unele de
40-50 cutii, păstrate într-un depozit extern
43
proces de deteriorare, au creat şi probleme legate de realizarea planului, intercalarea fiind
imposibilă a fi făcută conform planului de muncă pe anul în curs. De fapt acest neajuns este
unul dintre cele mai serioase, ,,planul de muncă pe anul în curs al membrelor echipei” 97 este
unul care nu este foarte adecvat întru totul, deoarece proiectul fiind unul european, foarte
solicitant, el trebuia să se desfăşoare în mare parte în afara programului de lucru.În condiţiile
în care ,,instituţia nu are în antecedent proiecte de această mărime duse la bun sfârşit” 98 şi nu
are infrastructura adecvată. În plus lipsa spaţiilor de lucru, de depozitare a documentelor, de
curățare, care a făcut ca acestea să fie împrăştiate în mai multe locuri, cu problemele de
rigoare legate de intercalarea lor, nu a fost luată în discuţie, aceasta rămânând o problemă
locală, mai ales a celor care au fost implicaţi direct în proiect. În proiect nu au fost prevăzute
fonduri pentru schimbarea mijloacelor de protecţie acide (cutii, cămăşi, dulapuri speciale cu
sertare în care documentele să fie păstrate orizontal, desfăşurate, mai ales cele restaurate şi
întinse la Laboratorul de restaurare, care vor fi puse la loc în acelaşi mod făcând ineficientă
munca de restaurare), lucru care ar fi trebuit să primeze, păstrarea documentelor medievale
după finalizarea proiectului de digitizare ar fi trebuit să primeze.

3.2 Digitizarea ȋn Europa

Dacă la noi lucrurile stau precum am prezentat mai devreme în Germania soluţia
digitizării s-a impus cu mulţi ani în urmă, începutul fiind prin anii 1995-1998. Germania nu
are o strategie la nivel național privind digitizarea, dar în ceea ce privește prezervarea digitală
există o rețea de competență pe acest domeniu: Nestor
(http://www.langzeitarchivierung.de). ,,În ciuda eforturilor Fundației pentru Cercetare din
Germania de a licita realizarea unei infrastructuri la nivel național, nu a fost găsită o soluție.
Nestor ar fi cadrul care ar putea fi lărgit pentru a acoperi rolurile impuse de prezervarea

97 Dr. Livia Ardelean şi Dr. Ágnes Flőra de la S.J.A.N. Cluj

98 În cazul proiectelor similare ale ţărilor învecinate, de exemplu Ungaria, timpul alocat se ridică la câteva
decenii de pregătire a materialului arhivistic şi mai mulţi ani de digitizare printr-o firmă specializată (Arcanum)
şi un număr mare de arhivişti paleografi, în cazuil nostru 2 arhiviste au pregătit cea mai mare parte a materialului
arhivistic, jumătate din documentele proiectului, aflate în depozitele S.J.A.N. Cluj, şi cea mai mare parte a
documentelor de la S:J A:N Sibiu, în total peste 60% din totalul documentelor medievale, într-un interval de
maximum 2 ani, în condiţiile lipsei arhivarului de depozit(cu excepţia Sibiului).
44
digitală”99. Biblioteca Națională a Germaniei are planuri pentru a găzdui infrastructura
necesară.

Fundația pentru Cercetare din Germania a publicat și un „[Ghid practic pentru digitizare]
(http://www.dfg.de/formulare/12_151)”. Dat fiind faptul că DFG finanțează proiecte de
digitizare, cei care depun astfel de proiecte, trebuie să respecte prevederile acestui ghid.
Germania nu are o lege care să includă excepțiile ce ar permite consituirea de copii digitale în
scopul prezervării. În schimb, câteva state federale au prevederi legale care le permit
bibliotecilor lor să constituie astfel de copii.

Olanda se bucură de o experiență îndelungată în ceea ce privește găzduirea marilor


proiecte care adresează problema digitizării și prezervării pe termen lung a resurselor digitale
rezultate (PrestoCentre). Aici există o Coaliție pentru Prezervare Digitală, care în acest
moment dezvoltă o strategie. Pe de altă parte, Arhivele Naționale împreună cu alte arhive
locale, dezvoltă o soluție electronică pentru propriile fonduri. Pentru muzee încă nu există o
soluție dedicată.Legea drepturilor de autor din Olanda permite efectuarea de copii digitale în
scop de prezervare.

Funcția de depozit legal este îndeplinită de legislația privind arhivele (Archiefwet 1995),
care nu face diferența între documente nativ-digitale și cele digitizate. Reglementările privind
arhivele din anul 2010 stabilesc și cerințele tehnice privind metadatele, conversia, migrarea,
emularea și formatele. În ceea ce privește formatele, sunt cerute cele deschise.

Olanda nu are o lege a depozitului legal care să implice bibliotecile, dar publicațiile
electronice intră în colecțiile KB în baza acordurilor cu editurile.

Finlanda are în vedere stabilirea unui sistem centralizat dedicat prezervării digitale.
Ministerul Educației și al culturii are în vedere deja instituțiile de memorie care vor contribui
la sistemul centralizat. Deocamdată se are în vedere prezervarea la nivel de bit (fixitate și
migrare).

Ca parte a realizării Bibliotecii Naționale Digitale s-au realizat ghiduri pentru digitizarea
materialelor tradiționale. Aceste ghiduri conțin criteriile de calitate pe care metadatele trebuie
să le întrunească.Legea drepturilor de autor (Secțiunea 16 din Reguli de reproducere în
arhive, biblioteci și muzee) permite copii digitale în scop de prezervare.

99 Vezi http://www.kosson.ro/ue-info/25-rapoarte/1068-patrimoniu-cultural-digitizare-accesibilitate-online-
prezervare-digitala.
45
În Finlanda, Biblioteca Națională are drept de depozit legal electronic prin Legea 1433
din 2007 privind Depozitarea și Prezervarea de Materiale Culturale. Procesul de colectare
este acompaniat de ghiduri pentru contribuitori/edituri. Biblioteca Națională este implicată și
în dezvoltarea standardelor METS și ALTO. Biblioteca Națională a Finlandei are și obligația
de a face recoltarea paginilor web care sunt de interes pentru publicul finlandez. O parte din
conținutul web vine și din efectele legii depozitului legal.

Bibliografie

I. Cărți, studii, articole:

Dherent Catherine, Les archives électroniques. Manuel pratique, Paris, 2002

Dragan, Ioan, Arhivele – un patrimoniu special, în ―Orașul, revistă de cultură urbană,

Nr.22-2011. Anul V.

Duchemin Pierre-Yves, Arta informatizării unei biblioteci, Editura Amarcord, Timișoara,


1998.

Hurmuzache, Gabriela, Arhivele și informatica, ―Revista Arhivelor‖, 1979, nr.1.

Patriciu, Victor-Valeriu, Semnături electronice şi securitatea informatică :


aspectecriptografice, tehnice, juridice şi de standardizare, Editura Bic All, București, 2006.

Patriciu, Victor-Valeriu, Internetul şi dreptul, Editura All Beck, București, 1999.

Porumbaceanu, Claudiu, Arhivistica în perioada contemporană, Vasile Goldiș University


Press, Arad, 2008.

Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic : pentru personalul care creeaza, păstreaza și foloseste
documente , Cluj-Napoca 2001.

46
Bogdan Florin Popovic, Arhivele si calculatorul, Bucuresti 1999.

Dordea Ioan, Dragan Ioan, Din istoria arhivelor ardelene : 75 de ani de la


înfiintarea Arhivelor Statului Cluj, Cluj-Napoca, 1995.

Arhivele Naționale ale Romaniei, Raport de activitate, 2007, Cluj-Napoca 2007.

Biblioteca Națională a Romaniei, Digitizarea în bibliotecile din România – studiu de


fezabilitate, Bucuresti, 2007.

Bogdan Florin Popovici, Managementul documentelor digitale/electronice, Bucuresti 2007

II. Surse electronice:

http://www.fonduri-patrimoniu.ro/proiecte_doc_97_digitizarea-documentelor-medievale-din-
arhivele-nationale-ale-romaniei-universitatea-din-bucureti_pg_0.htm

http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/10-arhive-istorice.pdf

http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/20-gestionare-curenta.pdf

http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/10-arhive-istorice.pdf.pdf

http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/30-pastrare.pdf

http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/10-revolutie-info.pdf

http://www.bibnat.ro/dyn-doc/Studiu%20Fezabilitate/Studiu-de-fezabilitate-digitizare.pdf

http://www.culture.gouv.fr/culture/mrt/numerisation/fr/f_03.htm

http://www.port.ac.uk/departments/services/universitysecretary/recordsmanagement/facts

http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/undpadm/unpan044163.pdf

47
Anexa 1 ( Diploma Cavalerilor Ioaniti (2 iunie 1247))

48
Anexa 2 (1291 martie 11 – Andrei al III-lea, regele Ungariei, restituie magistrului Ugrinus
moșiile Făgăraș și Sâmbăta).

49
Anexa 3 (Ludovic I, regele Ungariei, cheamă oastea împotriva „răzvrătitului”
Vladislav, voievodul Țării Românești (1365)

50
Anexa 4 (Ludovic I, regele Ungariei, acordă nobilimii dreptul de a nimici răufăcătorii, mai
ales pe români (28 Iunie 1366)

51
52
Anexa 5 (Ludovic I, regele Ungariei, acordă nobilimii dreptul de a nimici răufăcătorii, mai
ales pe români (28 Iunie 1366)

Anexa 6 Despre alegerea lui Al. I. Cuza ca Domn al Moldovei, în Gazeta Transilvaniei

53
Anexa 7
54
Regele Sigismund de Luxemburg amintește papei de libertățile acordate românilor de regii
Ungariei (1412)

55