Lo que necesita para una

conferencia de éxito
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Estados Unidos es el país número uno en materia de Meetings, Incentives, Conferences

and Exhibitionssegún datos de la International Congress and Convention Association
(ICCA). Así que en Community Networker como especialistas en eventos presentamos
los imprescindibles a la hora de plantearte una conferencia.
La profesionalidad es un factor determinante en esta industria de eventos que cada año
se consolida en Estados Unidos, siendo el país con más reuniones, expos y eventos
del mundo, seguido por Alemania, España y el Reino Unido según ICCA.
Estas sugerencias le pueden apoyar a la hora de planificar una conferencia y lograr sus
objetivos.
Planifique la temática y su estructura: Saber a ciencia cierta de qué va a tratar, cómo
la va a presentar, qué datos son más relevantes y qué datos no. Cuántos mensajes se
van a transmitir y cuáles de ellos son los prioritarios. Hay que determinar a quién va
dirigida la charla para impulsar el tono con que se dirige a la audiencia. Cuanta más
claridad tengamos en estos aspectos, mejor. Menos es más, el contenido preciso para
no pecar de ambicioso. Lenguaje claro y directo para impactar. Utiliza cifras relevantes
para apoyarse. Una vez obtenga la estructura lo mejor es probar con compañeros de
trabajo, familiares o amigos para ver sus reacciones. Este tipo de testeo le puede
ayudar a mejorar en cuanto a tiempo, atención hacia su mensaje y los puntos clave de
su presentación. Para finalizar, su conferencia debe invitar a la reflexión o contener
preguntas o un desafío que invite al público a interactuar.
Estudie a su público: Es mejor conocer su audiencia para así determinar el tipo de
lenguaje que va a usar y en qué formato de conferencia conviene más. Si se trata de
un público muy variopinto y amplio, puedes preguntarse si es conveniente usar
mensajes básicos y si sabe de antemano que es público de alto nivel, puede ir con
mensajes más sofisticados. Por eso infórmese, si le piden una conferencia, solicite los
datos de su audiencia.
Conozca más sobre el sitio: Pida a los organizadores que le envíen datos y fotografías
sobre el sitio. Solicite todos los datos de estructura técnica. Qué datos debe saber:
máximo y mínimo de aforo, tipo de sala (si es alargada, tipo auditorio, con mesas o
sillas por separado), lugar del expositor (si es un lugar estrecho, cuánto espacio para
moverse por el escenario o si estará confinado a un panel o atril), características de
audio y micrófonos, tipos de pantalla, punteros, y artefactos para reproducir la
presentación (si se trata de diapositivas o es en computadora). Así podrá ir bien
preparado.
La práctica hace al maestro: ensaye siempre, frente a otras personas o en solitario
frente a un espejo. No deje nada al azar. Chequee el timing o el tiempo de su
conferencia y mantenga una estructura clara para su storytelling. Compruebe la fluidez.
Promociónese: Aproveche la conferencia que dará para promocionarse, nombre a los
organizadores si forma parte de un evento mayor, difunda en sus redes sociales la
agenda del evento, y comparta la información por sus canales de comunicación: web,
blogs e email marketing, etc. Infórmese con los organizadores si hay descuento para
personas que vengan referidas por usted y motive en todos los sentidos la participación.
Sé puntual: Llegue temprano, no cinco minutos antes. Una hora de antelación es lo
promedio. Le dará tiempo de hacer el montaje, probar la parte técnica, evaluar el
escenario, conectar los equipos y sobre todo, relajarse. Eso dará un aspecto profesional
en referencia a usted tanto para el público como para los organizadores.
Cree atracción hacia su presentación: la historia tiene un inicio, un punto clave y un
desenlace, no plantee todo de una vez. Utilice frases creativas que enganchen en casa
fase. Así crea expectativa en su público y provocará que estén motivados con su
argumento.
Utilice recursos creativos: no todo es contenido, también puede apoyarse con
elementos como el humor, imágenes, un gif animado, cifras impactantes o preguntas
hacia el público.
Genere empatía: al conocer la locación de su evento, puede personalizar su
presentación. Investigue sobre la localidad, lo que se acostumbra en esa región, un
lugar emblemático o un dato sobre la empresa que le invita. Ese tipo de referencias
agrada a la gente porque se siente tomada en cuenta.
Sea conciso: No utilice láminas con mucho texto. Más de 10 palabras por lámina o
diapositiva distraen y cansan al público. Evite usar párrafos y textos largos, use más
bien elementos interactivos como fotografías, videos y efectos de transición que ayuden
en su conferencia.
Más allá de su expresión verbal: recuerde que su cuerpo también emite un lenguaje
que los asistentes captan. Úselo a su favor. Si le toca estar detrás de un atril, recuerde
gesticular con sus manos y hasta salirse con una broma para llamar la atención. No se
quede estático.
Escuchar siempre: Permanezca atento a las reacciones de la gente, si se acercan con
comentarios, ahonde en ellos. Así obtiene un completo feedback y sabrá qué puntos de
su presentación se pueden mejorar para la próxima.
Finalice con algo atractivo: recomiende su página web, sus redes sociales, sus libros,
o lo que le permita al público seguir en contacto con usted post conferencia. Cree
contenidos de valor que pueda dar gratuitamente para fidelizar a la gente. A eso se
llama take aways.