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DE PRECIOS
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las
Compras y Contrataciones del Estado Dominicano
Fecha: 08/08/2016
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
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v00.00 17 15/12/2014 Creación del documento
Firma:
Fecha: 08/08/2016
El Portal Transaccional le llevará al Área de trabajo donde deberá hacer clic en el Menu
procesos- Tipos de procesos a seguidas seleccionar el proceso Comparación de precios.
Nota: Para avanzar en esta pantalla deberá tener creados previamente la unidad de
requisición y el equipo.
Pasos Disponibles:
1. Información General
2. Configuraciones Del Procedimiento
3. Artículos y Preguntas
4. Evaluación
5. Documentos Del Procedimiento
6. Documentos Habilitantes
7. Invitación
Seleccione el equipo
El Portal Transaccional traerá por defecto el equipo y flujos de aprobación configurados
para el proceso. Podrá cambiar la selección del equipo y usuario aprobador de los flujos
de aprobación siempre y cuando tenga los permisos correspondientes.
Bloque Cronograma
En este bloque se podrán definir las fechas relacionadas a la fase borrador del proceso.
Podrá definir el tiempo de duración para la presentación de observaciones por parte de
los proveedores.
En este bloque podrá definir si realizará pagos de anticipos al proveedor en caso de elegir
la opción “Si”, el Portal Transaccional desplegara la opción para agregar la fecha en la
que planea efectuar dicho anticipo y el porcentaje del mismo, el cual deberá ser entre el
rango de 0 a 20%. De igual forma podrá definir si solicitara garantías en función de los
diferentes tipos de garantía que define la ley de compras y contrataciones.
Fecha límite para visitas: podrá seleccionar la fecha y hora en las que será posible hacer
las visitas a través de un calendario.
Información adicional: el usuario podrá indicar la dirección donde los proveedores deben
hacer las visitas (campo texto, máximo 500 caracteres).
Bloque Lotes
Bloque Observaciones
Completados los datos de este paso, tendrá la opción de Guardar el proceso y continuar más
adelante o Cancelar el mismo, de lo contrario deberá continuar con el paso Artículos y
Preguntas.
Sobre 1: Credenciales
En este sobre podrá solicitar documentos, credenciales que el comprador entienda sean
necesarias para realizar la precalificación.
Deberá pulsar el botón Editar para agregar la pregunta que contendrá este sobre, a seguidas
elegir la opción Agregar pregunta, el Portal Transaccional desplegara una lista de opciones
de preguntas que podrá agregar.
Deberá seleccionar una de estas opciones y escribir la pregunta o solicitud que quiera hacer
a los proveedores, luego pulsar el botón Confirmar.
Una vez creadas todas las preguntas que requiera en el sobre de credenciales, podrá pasar
al sobre 2 (Económico).
Agregar pregunta: el Portal Transaccional traerá la lista de preguntas que tiene como
opciones para realizar al proveedor.
Guardar plantilla: permite crear una plantilla de preguntas que podrá utilizar en otras
ocasiones, puede ser creada solo para el usuario o para la entidad completa.
A seguidas vera la segunda barra (lista de artículos) que tendrá las siguientes opciones
las mismas le permitirán editar preguntas, agregar artículos, borrar artículos, opciones
(importar y exportar a Excel).
Borrar artículo: permite eliminar uno o varios artículos de la lista, seleccionando el check
box del artículo que desea borrar, a continuación pulsar el botón borrar artículo.
En cada línea de artículo tendrá las opciones de Editar, duplicar artículo y borrar.
4. Paso Evaluación :
En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a
este proceso. El Portal Transaccional hace la pregunta:
En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá
configurar la evaluación:
Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por
defecto, no editable).
Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).
Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No
(la opción “No” esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa
que los criterios de evaluación serán publicados al proveedor cuando se
muestre interesado.
Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo
de evaluación deberá pulsa el botón , el Portal Transaccional habilita los
campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera
manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno.
Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el Portal Transaccional le traerá una línea para
escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar
seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le
validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.
En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los
proveedores.
Bloque Documentos
En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor
pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar
documentos por tres opciones:
En este bloque el Portal Transaccional mostrará una lista con todos los tipos de
documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno
o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los
mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.
Este paso quedara habilitado al pulsar el botón Finalizar consulta justo antes de publicar
en fase borrador, el Portal Transaccional procederá a realizar la búsqueda de los
proveedores que cumplan con las categorías o rubros a comprar en función del código
UNSPSC del artículo que se está comprando, el comprador procederá a invitar un minino
de 6 oferentes que pueden ser elegidos de la lista sugerida por el Portal Transaccional.
También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar,
El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee.
Deberá pulsar el botón Buscar y el Portal Transaccional traerá la lista de todos los
proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe
Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera,
seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora
y pulsando .
Una vez seleccionados los proveedores que invitará, pulsar el botón y los
proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y
dentro de la plataforma que le indica que está invitado a participar en la oportunidad.
Una vez publicado el proceso en Fase Borrador, deberá esperar que pase el tiempo
colocado en el cronograma para que los proveedores realicen las observaciones y
aclaraciones de lugar, pasado el mismo el comprador tendrá que responder dichas
observaciones si las hubiese, para continuar con la siguiente Fase(Credenciales o
Precalificación).
Para regresar al área de trabajo del expediente deberá pulsar la opción proceso que se
2
El Portal Transaccional no permitirá la publicación del procedimiento, si no cuenta con la reserva presupuestaria en base
al valor estimado.
Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del
procedimiento, el Portal Transaccional le mostrará la siguiente pantalla informativa,
especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el
cronograma, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.
Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del
procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en
esa categoría fue publicado.
Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible
para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones:
Posteriormente, para que ésta se haga pública, habrá que pulsar el botón .
Una vez desencriptadas las ofertas, los peritos designados podrán acceder a la
información de las mismas, así como al contenido de la fase de credenciales y muestras a
través de la plataforma, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta podrá
validar la información y descargar documentos.
Revisadas las ofertas deberá Habilitar o Excluir las mismas utilizando los botones Admitir
o excluir que se encuentran en cada una de las ofertas.
Subsanación de credenciales
Una vez seleccionada esta opción, el Portal Transaccional creara la hoja de análisis en la
que deberá completar la referencia del análisis y elegir el tipo de análisis.
Publicado el informe deberá volver al área de trabajo del expediente, haciendo clic en la
opción proceso que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.
En el área de trabajo del expediente quedara habilitada la opción para crear la siguiente
Fase
El proceso quedara publicado para recibir las ofertas económicas de los proveedores
precalificados en la fase anterior.
Deberá hacer clic en el botón Iniciar a seguidas en Abrir sobres para desencriptar las
ofertas.
Pulsar en el botón confirmar, desde esta paso podrá evaluar los precios presentados,
pulsando en el botón .
Seleccionados las ofertas a evaluar pulsar el botón Crear, el Portal Transaccional genera
el análisis de precios destacando la oferta de menor valor, visualizado el reporte pulsar el
botón finalizar análisis.
Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID
de la adjudicación).
Bloque Título
Funcionamiento o inversión
Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar la lupa y escoger del árbol
de origen de los recursos. ver tabla de origen de los recursos en archivo 1;
Código autorización de disponibilidad presupuestal: campo rellenado
automáticamente por la plataforma. no editable.
• Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la
fecha y hora en la que se realizó dicha acción.
Bloque Clasificación
Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:
• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º,
etc.)
• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
• Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”,
para continuar.
El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor esta o no al dia con el pago de
impuesto con DGII y TSS.
En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden
seleccionar la opción “¿tiene acuerdo de pago?” (en este caso deberá adjuntar un fichero
comprobante del acuerdo de pago).
Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser
posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus
tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación
de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del
servicio estar inactivo debe ser posible continuar la adjudicación sin validación.
2. Informe Final
Si decide notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta, la adjudicación (no
sólo al adjudicatario) en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la
adjudicación.
Con este paso quedará creada la referencia del contrato y podra acceder a El a traves de
el area de trabajo del expediente.
Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los
datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo.
El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de
ser enviado al proveedor.
Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión
de Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).
Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba
dicho documento.
Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario
aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado
“Aprobado”.