Módulo 8

Excel básico

SUBTOTALES
Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una
base de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para así identificar la suma, el
promedio ( u otra función) de sus valores.

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede
mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

1. El primer paso es ordenar los datos según el criterio que queremos subtotalizar
2. Ubíquese en alguna de las celdas que contenga valor
3. . Haga clic a la Pestaña Datos.
4. Haga clic a la Etiqueta Esquema, Subtotales.

5. Luego de dar clic en la opción Subtotales aparecerá una ventana de subtotales allí
podrá seleccionar las diferentes opciones que ofrece Excel para realizar los subtotales,
usar función en elegir la función y que haga el subtotal para cada cambio en nombre
de la columna que dividirá cada grupo ( el criterio de subtotalizar)

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

 Botones Ocultar detalles Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un
botón para ocultar detalles junto a dicho grupo.
 Botones Mostrar detalles Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece
junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer
clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la
hoja de cálculo.

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 Botones Nivel Cada uno de los botones de nivel numerados representa un

nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel
se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.

La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.

NIVEL DESCRIPCIÓN
1 Total general
2 Subtotales de cada grupo
3 Filas de la hoja de cálculo

Ejemplo:

Queremos averiguar las ventas de cada empleado, por lo que ordenaremos de

menor a mayor la columna de los vendedores.

Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opción “Datos de la
barra de tarea de Excel, ubicamos la opción “Subtotal”:

Allí seleccionamos la opción Vendedor y Ventas como aparece en la siguiente imagen:

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IMPORTACION DE DATOS

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta
que pueden surgir los siguientes fallos:
 Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
 El formato no se ajusta al original.
 Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación
y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de
datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de

datos que podemos encontrar en esta sección.

Importar archivos de textos

Cuando hablamos de archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no

tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de
texto con formato como los de Word (.doc) o los del WordPad (.rtf) tienen otra forma
de importarse a Excel que veremos más adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas
distintas:

1. Ficha Datos
2. Desde texto
3. Indicar la ubicación del archivo
4. aparecen el asistente para importar texto.

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En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:

 Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados ( tienen un

carácter de separación) ancho fijo (los campos y los datos están separados y
alineados)
 Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar
títulos, por ejemplo.
 Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente.

Si los datos están delimitados hay que indicar el carácter de separación.

En ella indicaremos qué tipo de Formato de los datos contiene cada columna.

Pulsamos sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos.

Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.

Podemos seleccionar Hoja de cálculo existente. Para indicar dónde importar

exactamente, haremos clic en la celda o celdas en que queramos situar la información.
O bien, seleccionamos Nueva hoja de cálculo.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.

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IMPORTAR DATOS DE ACCESS

También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de

consultas y tablas de Microsoft Access.

En la ficha datos clic Desde Access, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que elijamos de
qué base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir.

En caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará una ventana similar a
la siguiente para elegir cuál queremos importar.

Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar datos.

En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro y dónde se situarán, en
una hoja existente o en una nueva.

Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión que vimos

anteriormente en el apartado de conexiones.

IMPORTAR DE UNA PÁGINA WEB

Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web.

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Ficha datos clic en Desde Web.

Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, escribo la dirección URL clic en ir las

tablas se marcan con flecha s amarillas en la página web.

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.

En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el

formato de la tabla.

Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar.

Actualizar los datos de un archivo importado

1. Seleccione la hoja de cálculo que contiene el archivo de texto importado.

2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada al lado

de Actualizar y, a continuación, en Actualizar.

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