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Ventajas
1. Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo.
Es decir que, de forma muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja
la organización de las fases de un proyecto, lo que facilita la compresión de
todo el proceso.
2. Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se
dividen en segmentos más pequeños resultan más accesibles, más fáciles de
alcanzar. A la vez, se ve más clara su posible complejidad. La construcción de
un diagrama de Gantt obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un
cuadro con todas sus piezas.
3. Demuestra el conocimiento de quien lo crea. Cuando se diseña un
diagrama de Gantt bien presentado, con las tareas debidamente organizadas y
adecuadamente asignados sus recursos, dice mucho acerca de la
profesionalidad del director del proyecto. Se percibe enseguida si éste conoce
a fondo las necesidades y objetivos, y resulta un elemento predictor acerca de
sus posibilidades de éxito.
4. Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del gráfico indican
en qué período se completará una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar
una perspectiva temporal adecuada y es útil para la consecución a tiempo de
los objetivos fijados.
Importante es también tener en cuenta otros eventos de la compañía
ajenos al proyecto, que podrían consumir también recursos y tiempo.
5. Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en
el proyecto. Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy gráfica,
cualquier persona puede comprender fácilmente cuáles son las etapas del
proceso. Situarlo en un lugar visible y en formato grande, donde todo el mundo
pueda verlo, ayudará a que se recuerden los objetivos y se conozca cuándo
van a tener lugar las acciones planificadas.
3.- ¿Cuáles son los pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt?
Si te interesa el Diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos, lo más
recomendables es que sigas los siguientes pasos:
1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades
que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin
embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de
consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la
gráfica.
2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más
importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse
con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.
3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que
ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para
descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la
ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de
acuerdo a las nuevas condiciones.
4) Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se emplea con mucha
frecuencia en pequeñas y medianas empresas.