Guía para evaluar la calidad de una reunión

Calificación

Muy Bueno Regular Malo N/A

bueno

I. "Antes"
A. Planeamiento
1. Objetivos - Para qué
2. Temario - Qué
3. Metodología - Cómo (secuencia, tipo de actividad,
etc.)
4. Número y características de los participantes - Quién
5. Fecha y horario - Cuándo
6. Duración - Cuánto
7. Lugar y logística - Dónde/Con qué (sala, equipo, etc.)
8. Formalización de todo lo anterior en una agenda
9. Circulación previa de la información pertinente
(contenido y oportunidad)
B. Preparación de los participantes
1. Búsqueda y análisis de la información pertinente, etc.
II . "Durante"
A. Apertura
1. Presentación de la agenda (especialmente objetivos y
metodología)
2. Presentación de los participantes (si fuera menester)
B. Disciplina básica
1. Respeto del horario/puntualidad
2. Bloqueo de interrupciones de terceros (llamadas
telefónicas, intromisiones, etc.)
3. Respeto del uso de la palabra (no interrumpir al que
está hablando)
4. Exclusión de diálogos paralelos
C. Arquitectura del proceso
1. Orientación al objetivo
2. Secuencia lógica (aplicación de la metodología)
3. Sincronización de las intervenciones (correlación
entre una intervención y la siguiente)
4. Nivelación de la participación (que cada uno no tenga
participación excesiva o insuficiente)
D. Clima de las relaciones
1. Ambiente de confianza
2. Ambiente de respeto
3. Ambiente de cordialidad /armonía
4. Espíritu de cooperación /equipo
5. Manejo adecuado del conflicto
6. Disposición a prestar atención a los demás/a
escuchar "activamente" / comportamiento receptivo
7. Disposición a brindar información a los demás /
sinceridad / comportamiento asertivo
8. Suministro de apoyo emocional (elogios,
manifestaciones de empatía, etc.)
E. Calidad de los aportes
1. Información que se suministra
2. Ideas que se generan
3. Juicios que se producen
4. Conclusiones que se logran
5. Aprendizaje de los participantes
F. Eficiencia de las intervenciones
1. Intervenciones cortas y concretas/evitar rodeos
2. Eliminación de redundancias
3. Empleo de medios visuales (rotafolios, proyector de
transparencias, etc.)
G. Cierre
1. Resumen de las conclusiones
2. Referencia al cumplimiento de los objetivos de la
reunión
3. Indicación de próximos pasos (qué, quién y cuándo)
III. "Después"
A. Seguimiento inmediato
1. Acta (preparación y distribución)
2. Comunicación de conclusiones a personas que no
asistieron a la reunión
3. Evaluación de la reunión para mejorar su
productividad
B. Seguimiento ulterior
1. Implementación y control de las decisiones tomadas
en la reunión
2. Control del seguimiento en reunión siguiente