QUALITYPS Nro. 85.

Información Documentada
Publicada en 25 Mayo, 2015

 En las futuras versiones de las normas ISO de sistemas de gestión, el término

“Información documentada” reemplazará a los términos “documento” y “registro”
que se han venido utilizando en ediciones anteriores de estas normas internacionales.
Esto da más libertad a las organizaciones para determinar el tipo de formato y medio
de soporte que utilizará para documentar la información.
 La definición de Información Documentada que encontramos en DIS ISO 9001:2015
nos dice que es la “información que una organización requiere controlar y mantener
y los medios de soporte que la contienen”. Esta información puede estar en cualquier
formato y medio de soporte, y provenir de cualquier fuente.
 La información documentada puede referirse a:
 El sistema de gestión y sus procesos relacionados;
 La información creada para que la organización opere (documentación);
 Las evidencias de los resultados alcanzados (registros).
 El Anexo SL establece la estructura de alto nivel que deberán seguir todas las nuevas
versiones de las normas ISO para los Sistemas de Gestión, sean nuevas o
actualizaciones de las vigentes. Según lo establecido en el anexo, los requisitos para
la información documentada, serán incluidos en el apartado 7.5 de cada norma.
 Una de las ventajas del Anexo SL consiste en que facilita la integración de la
información documentada para los diversos sistemas de gestión y con los sistemas de
gestión de la información que sean implementados por la organización.
 El propósito del apartado 7.5 es asegurar que las organizaciones crean y mantengan
la información documentada que sea suficiente para implementar el sistema de
gestión.
 “La organización debe mantener información documentada en la extensión necesaria
para apoyar la operación de los procesos y retener la información documentada en la
extensión necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo según
lo planeado” (DIS ISO 9001:2015).
 Con frecuencia, en el texto de las futuras normas internacionales encontraremos el
requisito “mantener información documentada” utilizada para cualquier tipo de
documento. Sin embargo, para diferenciar lo que se busca con el término genérico
“información documentada”, se utilizará para designar a los registros la frase
“mantener información documentada como evidencia de…”. La frase “como
evidencia de…” no es un requisito para cumplir requisitos probatorios legales; más
bien, busca indicar solamente la evidencia objetiva que es necesario mantener.
 El enfoque principal de las organizaciones en relación con la información
documentada es el mismo que existía en cuanto a la documentación de los sistemas
de gestión, NO OBSTANTE, Cabe destacar que en el requisito 4.4 de ISO 9001:2015
equivalente a el apartado 4.1. De ISO 9001:2008, ya no se incluye como un requisito
mantener un sistema de gestión DE CALIDAD documentado.
  Bajo el nuevo enfoque, la documentación sigue siendo un requisito, aunque no con el
mismo nivel de exigencia que significa un “SISTEMA DOCUMENTADO”. Ahora,
la información documentada debería centrarse en la implementación eficaz del
sistema de gestión y en el desempeño de dicha gestión, no en un complejo sistema
para mantener el control de la información documentada.
 Uno de los puntos resaltantes en los cambios de la versión de ISO 9001:2015 lo
constituye el hecho que el Manual de Calidad ya no se señala como un requisito de la
norma, sin embargo, esto no quiere decir que la Organización no pueda tener un
Manual de Calidad para describir su sistema de gestión de calidad como una
información documentada más dentro del sistema de gestión de calidad. Básicamente
la norma requería incluir en el manual el alcance del Sistema de Gestión de calidad,
los procedimientos y la descripción de la interacción entre los procesos de gestión de
calidad. Esto se mantiene entre los requisitos de la norma ISO 9001:2015, como
información documentada, pero no necesariamente recopilada en un Manual de
Calidad.
 En la siguiente publicación se ofrece un análisis detallado acerca de los requisitos de
ISO 9001 para la información documentada:

http://infocalvenezuela.blogspot.com/2014/07/informacion-docunmentada-un-nuevo.html

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M

Mayo 2015