DOCUMENTO No.

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La autoadministración del tiempo. Una competencia vital

Evelys Franco

Para Stephen Covey la administración del tiempo es en realidad una

denominación inapropiada, porque todos los seres humanos
disponemos exactamente de la misma cantidad de tiempo, aunque
algunos hacen con el suyo mucho más de lo que otros hacen con el
propio. Autoadministración es un término más afortunado, porque
implica que nos administramos a nosotros mismos en la fracción de
tiempo que nos ha correspondido.

La mayoría de las personas administran su vida a través de crisis;

son arrastrados por los sucesos, circunstancias y problemas
anteriores. Se convierten en individuos mentalizados hacia los
problemas, y la única prioridad que establecen es la de un conflicto
respecto de otro.

Las investigaciones realizadas en el área cognitivo-motivacional han

señalado que las personas con un locus de control interno y alta
motivación de logro son administradores eficaces del tiempo. Sus
características motivacionales, tales como: Su orientación hacia el
establecimiento de metas realistas y controlables, la conducta
persistente, implicando cambios en las estrategias conductuales que
permiten vencer los obstáculos para mantenerse en la consecución
de las metas y la construcción que hacen sobre si pueden o no
controlar lo que va a suceder (locus de control interno) los llevan
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hacia la búsqueda de oportunidades. Enfrentan los problemas y
tratan de prevenirlos.

Desde este punto de vista la “gestión del tiempo” se transforma en

“gestión de nuestra conducta” y para ello lo primero que se debe
plantear la persona es por qué se comporta como se comporta.

Lo importante en la administración del tiempo estriba en establecer

prioridades y organizar y ejecutar en función de ellas. Fijar
prioridades implica reflexionar cuidadosa y claramente sobre
objetivos que luego deben traducirse en metas y a planes. Una vez
hecho esto, a menos que sobrevenga algo más importante- no más
urgente-. La persona se debe disciplinar para hacer lo que ha
planificado.

El foco esencial de la administración del tiempo puede captarse en

la matriz de administración del tiempo de Covey. Básicamente las
personas dedican el tiempo a uno de los cuatro bloques de
actividades siguientes:

Urgente No urgente

Importante I II
Actividades Actividades
Crisis Prevención
Actividades productivas
Problemas apremiantes Construir relaciones
Reconocer nuevas
oportunidades
Proyectos cuyas fechas Planificación
vencen Recreación
No importante III IV
Actividades Actividades
Interrupciones, algunas Trivialidades, ajetreo inútil
llamadas
Correos, algunos Algunas cartas
informes
Cuestiones inmediatas, Algunas llamadas telefónicas
acuciantes
Actividades populares Pérdidas de tiempo
Algunas reuniones Actividades agradables

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Los factores que definen una actividad son urgentes e importantes.
Urgente significa que se necesita una atención inmediata, “ahora”.
Las actividades urgentes son por lo general muy visibles, reclaman
acción. Por lo general, complacen a otros. Suelen ser agradables,
fáciles, divertidas. Pero con la misma frecuencia carecen de
importancia. Se puede definir a la atención de lo Urgente como
toda tarea o actividad en la que se ejercita la capacidad de
respuesta actual a los desafíos que se presentan. Esta capacidad se
expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una
organización.

El otro aspecto es la atención de lo Importante. Se define así a las

actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la
existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la
razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano
personal, la definición de lo que resulta importante para una
organización, es lo que permite trascender de la realidad actual
proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es
toda actividad que se ocupa de desarrollar la capacidad de
respuesta futura a los desafíos del entorno. Si se asimila el manejo
del tiempo a una balanza se podría decir que el equilibrio del
sistema dependerá del balance que se logre entre la energía
asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

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 Referencias

Covey, Stephen R. (1994). 7 hábitos de la gente eficaz. Paidos

Covey, Stephen R (1993). El liderazgo centrado en principios. Paidos.

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