MANUAL MENOR CUANTIA B & S PROVEEDORES

MANUAL DE USUARIO

MENOR CUANTÍA EN BIENES Y SERVICIOS

DIRIGIDO A PROVEEDORES

ENERO 2011

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MENOR CUANTÍA EN BIENES Y SERVICIOS

INDICE

1. Introducción ……………………………………………………………… 3

2. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal……………………… 4

3. Invitaciones Recibidas…………………………………………………… 6

3.1 Detalle del Proceso…………………………………………………… 7

3.2 Respuesta del Proveedor…………………………………………… 7
3.3 Fechas de Control del Proceso…………………………………… 7
3.4 Detalle de Bienes y Servicios……………………………………… 8
3.5 Parámetros de Calificación………………………………………… 8
3.6 Pliegos…………………………………………………………………… 8

4. Aceptación del Proveedor………………………………………………… 10

5. Realizar Preguntas…………………………………………………………… 13

6. Revisar Respuestas………………………………………………………… 16

7. Entrega de Oferta…………………………………………………………… 16

8. Revisar Convalidaciones…………………………………………………… 20

9. Ver Resultados de Menor Cuantía……………………………………… 24

10. Consideraciones…………………………………………………………… 24

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MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS

LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

1. INTRODUCCIÓN

Art. 51.- Contrataciones de menor cuantía.- Se podrá contratar bajo este sistema en cualquiera de los
siguientes casos:

1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría cuyo

presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente
ejercicio económico. Para el año 2010 se refiere a montos < $47.900,49.

3. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II de este Título o, en el
caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados desiertos; siempre que
el presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente
ejercicio económico.

En los casos de los números 1 y 3 se podrá contratar directamente.

Art. 52.- Contratación preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por
procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de consultoría, se privilegiará la
contratación con micros y pequeñas empresas, con artesanos o profesionales, preferentemente
domiciliados en el cantón en el que se ejecutará el contrato, quienes deberán acreditar sus respectivas
condiciones de conformidad a la normativa que los regulen.

REGLAMENTO A LA LOSNCP

Art. 58.- Bienes y servicios.- Para las contrataciones previstas en los numerales 1 y 3 del
Art. 51 de la Ley, cuya cuantía no exceda el monto equivalente al 0,000002 del Presupuesto Inicial del
Estado, la máxima autoridad o su delegado podrá seleccionar directamente y adjudicar al contratista que
cumpla con los requerimientos de la contratación previstos en los pliegos elaborados por la entidad
contratante sobre la base de lo formatos elaborados por el INCOP.

Art. 23.- Convalidación de errores de forma.-

Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma,
podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de
2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de
la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud
de la información requerida. El pedido de convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del
Portal www.compraspublicas.gov.ec. Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican
modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla
o certificación de documentos.

Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos
adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto podrán subsanar las
omisiones.

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2. INGRESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL DEL PORTAL

Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web

www.compraspublicas.gov.ec. (Imagen 2.1)

Imagen 2.1

En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema
Transaccional del Portal haga clic en la opción “Ingresar al Sistema”. (Imagen 2.2)

Imagen 2.2

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A continuación, deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de registrar estos
datos presione el botón “Entrar”. (Imagen 2.3)

Imagen 2.3

Al ingresar el sistema le presenta los menús de acceso a las herramientas del portal Inicio - Datos
Generales – Consultar - Administración - Proveedor o los íconos para Acceso directo a las
aplicaciones, los que le permitirán acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 2.4)

Imagen 2.4

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3. INVITACIONES RECIBIDAS

Para participar en procedimientos de contratación podrá ingresar a las “INVITACIONES RECIBIDAS”

de los últimos 15 días los cuales se encuentran en la pantalla de “Inicio”, o ingresando a través del
menú “Consultar” submenú “Invitaciones Recibidas”. (Imagen 3.1)

Imagen 3.1

En el listado de invitaciones podrá seleccionar la invitación en la que desee participar, para ingresar a
la invitación haga clic en el código del proceso como se muestra a continuación. (Imagen 3.2)

Imagen 3.2

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Al ingresar podrá observar el detalle del proceso de contratación, las fechas de Control del Proceso,
la Respuesta a la Aceptación de la propuesta, el detalle de la Categoría del Producto, los Parámetros
de Calificación y el archivo de pliegos que debe proceder a descargar del portal. (Imagen 3.3)

3.1 DETALLE DEL PROCESO

 Entidad contratante: Razón Social de la entidad contratante.

 Objeto de proceso de contratación: Adquisición que se requiere realizar.

 Código: Caracteres que ingresa la entidad para identificar el proceso de contratación.

 Tipo de compra: Tipo de adquisición como Bienes o Servicios

 Presupuesto referencial total: Valor referencial de la adquisición por el que se va a

participar.

 Tipo de contratación: Proceso de Contratación

 Forma de pago: Forma de pago establecida por la Entidad Contratante.

 Tipo de adjudicación: Proceso de Contratación.

 Plazo de entrega: Días límite de Entrega del Bien o Servicio

 Vigencia de oferta: Días límite que estará vigente la oferta

 Funcionario encargado del proceso: Nombre de la persona a cargo del proceso.

 Estado del proceso: Estado en el que se encuentra el procedimiento dependiendo de la

fechas de control.

 Descripción: Breve descripción del Objeto de Contratación.

3.2 RESPUESTA DEL PROVEEDOR: Historial del proveedor que ACEPTÓ, RECHAZÓ o NO CONTESTÓ a
la Aceptación de la Propuesta.

3.3 FECHAS DE CONTROL DEL PROCESO: Son las fechas en las que se realizará el procedimiento.

Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publica el proceso y le llega la invitación al

proveedor.

Fecha límite de Aceptación del proveedor: Fecha y hora máxima en la que deberá adjuntar
su documento de Aceptación en el portal o de informar si Rechaza la aceptación.

El proveedor tiene tiempo de hacer esta acción desde la Fecha y hora de Publicación hasta
antes de la Fecha y hora límite de Aceptación.

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Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora máxima que tiene el proveedor para hacer
preguntas del proceso.

Recuerde que no es obligatorio enviar una pregunta si no la tiene, si lo requiere no olvide que
puede hacerlas desde la Fecha y hora límite de Aceptación del proveedor hasta antes de la
Fecha y hora límite para hacer preguntas.

Fecha límite de Respuestas: Fecha máxima para que la Entidad Contratante conteste
consultas y realice aclaraciones.

Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha de Adjudicación.

3.4 DETALLE DE BIENES/SERVICIOS: Detalle de la Categoría del Producto escogido por la Entidad
Contratante a través del cual el sistema envía la invitación a todos los categorizados en él.

3.5 PARÁMETROS DE CALIFICACIÓN: Parámetros de Calificación por los cuáles será evaluado al
proveedor.

3.6 PLIEGOS: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento. El

proveedor deberá DESCARGAR este documento para conocer las especificaciones técnicas y
formularios que deberá entregar a la Entidad Contratante en su oferta.

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Imagen 3.3

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4. Aceptación del Proveedor

Una vez que ha leído los pliegos según las fechas establecidas en el cronograma, el proveedor debe
proceder a enviar su respuesta de aceptación, para ello el Estado del proceso debe estar en
“Aceptación de Proveedor”, luego haga clic sobre el link “Aceptación de Proveedores”. (Imagen 4.1)

Imagen 4.1

En el caso de que el proveedor vaya a Aceptar la propuesta debe adjuntar al portal el documento de
Aceptación. Para adjuntar al portal el documento siga los siguientes pasos:

1er paso: Presione el botón “Examinar”, luego seleccione el archivo de aceptación haciendo un clic
sobre él y finalmente clic en el botón “Abrir”.

2do paso: Ingrese en el campo “Descripción” el nombre del documento que va a subir en el portal.

3er paso: Haga clic en el botón “Subir”.

El detalle de lo indicado se presenta en la siguiente pantalla. (Imagen 4.2)

Recuerde que el procedimiento para subir o adjuntar un archivo al portal en cualquier paso que se
lo requiera será el mismo.

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2do Paso 1er Paso 3er Paso

Imagen 4.2

En la siguiente pantalla se observará el documento de Aceptación que fue adjuntado al portal, luego
proceda a hacer clic en el botón “Aceptar”. (Imagen 4.3)

Imagen 4.3

El sistema informará al proveedor la constancia de que su aceptación fue subida con éxito, como se
muestra a continuación. (Imagen 4.4)

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Imagen 4.4

Es importante recalcar que en el caso de que vaya a rechazar la propuesta únicamente debe pulsar el
botón “Rechazar”. (Imagen 4.5)

Imagen 4.5

5. REALIZAR PREGUNTAS

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El siguiente paso en el proceso es el ingreso de las Preguntas. Siga las siguientes instrucciones para el
envío de las preguntas:

1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Podrá hacer preguntas desde la
Fecha y hora Límite de Aceptación del Proveedor hasta antes de la Fecha y hora Límite de
Preguntas.

2. Proceda a ver el Estado del el proceso, el mismo que debería decir “Preguntas, Respuestas y
Aclaraciones”.

3. Si está a tiempo según las fechas de control ingrese al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”.
(Imagen 5.1)

Imagen 5.1

4. Proceda a agregar las preguntas, presione el botón “Agregar Pregunta”. (Imagen 5.2)

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Imagen 5.2

5. Ingrese la pregunta que requiera hacer acerca del proceso, luego haga clic en el botón
“Enviar Pregunta”. (Imagen 5.3)

Imagen 5.3

La pregunta fue enviada y agregada en el foro de preguntas, como se muestra a continuación.

(Imagen 5.4)

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Imagen 5.4

Si requiere realizar más preguntas haga clic en el botón “Agregar Pregunta”.

Tome en cuenta las siguientes consideraciones:

o No existe un límite de preguntas a hacer.

o La pregunta se guardará sin identificar la Razón social del proveedor, el sistema irá
añadiendo automáticamente un número secuencial de las preguntas que se vayan haciendo.

o Si no tiene preguntas para hacer al proceso no es obligatorio que las ingrese, lo que si se
debe tomar en cuenta es que las preguntas sólo se las hace a través del Portal, la Entidad no
podrá responder ninguna pregunta fuera de tiempo estipulado en el cronograma o por otro
medio que no sea éste.

o No utilice este medio para hacer reclamos de forma particular, si los tiene hágalo por escrito
al INCOP.

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6. REVISAR RESPUESTA

Proceda a revisar la respuesta que dió la Entidad a las preguntas realizadas por el proveedor, esta
verificación la puede hacer desde la Fecha y hora Límite de Respuestas. Para proceder a ver la
respuesta ingrese al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones” de esta manera podrá informarse.
(Imagen 6.1)

Imagen 6.1

7. ENTREGA DE OFERTA

Para el envío de la oferta siga las siguientes instrucciones:

1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Puede enviar la oferta Económica
desde la Fecha y hora Límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora Límite de
Propuestas.

2. El Estado del proceso debe decir “En Curso”.

3. Si está a tiempo según las fechas de control ingrese al link “Entregar Oferta”.

La pantalla a continuación indica el procedimiento. (Imagen 7.1)

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Imagen 7.1

4. Proceda a seguir los pasos para el envío de la Oferta Económica en el portal. (Imagen 7.2)

4.1 Ingrese al link Enviar Oferta.

.
Imagen 7.2

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4.2 Ingrese los siguientes datos:

 Precio Ofertado Unitario (SIN IVA): Se recuerda no ingresar el signo punto (.) para
separar los miles se lo utiliza para los decimales. Ingrese los miles sin en el signo.
 Tiempo de Entrega Propuesto: Oferta en días del Plazo de Entrega
 Tiempo de Garantía: Tiempo en Meses de Garantía
 Observaciones

Una vez que haya ingresado los datos proceda a pulsar el botón “Guardar Temporalmente la
Oferta”. (Imagen 7.3)

Imagen 7.3

4.3 A continuación suba un documento opcional, en este caso podría ser un documento que
respalde la oferta económica que se está enviando. Adjunte el archivo si lo requiere y pulse el
botón “Enviar Oferta” o directamente púlselo sin necesidad de agregar este documento.
(Imagen 7.4)

En los archivos opcionales usted puede ingresar los formularios, siendo obligatorio la entrega
de los mismos en forma física hasta la fecha y hora indicada en los pliegos.

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(Imagen 7.4)

4.4 Lea el siguiente mensaje, el cual se informa que proceda a imprimir la oferta que
envió a través del portal. Pulse el botón “Aceptar”. Imagen 7.5

Imagen 7.5

4.5 Proceda a ingresar al link “Imprimir Oferta Enviada” para que se proceda a la
impresión del documento. (Imagen 7.6)

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Imagen 7.6

NOTA: La Entrega de la Oferta Técnica (Formularios) pueden ser entregados desde la Fecha y hora
de la Publicación hasta antes de la Fecha y hora límite de Entrega de Propuestas.

8. CONVALIDACION DE ERRORES

La convalidación de Errores es una opción que presenta el sistema para que la Entidad Contratante
informe al proveedor de algún documento CONVALIDABLE que le haya hecho falta entregar y que el
proveedor tendrá que presentar para no ser descalificado.

Un documento convalidable es un documento que no afectó al objeto del proceso de contratación,

un documento de forma como un certificado, sumilla o errores tipográficos.

NOTA: Los Formularios que debe entregar no son CONVALIDABLES, son OBLIGATORIOS si no los
presentó será descalificado.

Siga las siguientes instrucciones para ingresar a la Convalidación de Errores.

1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Verifique desde la Fecha y hora de
Apertura de Ofertas si es que aparecen las dos fechas de Convalidación (Fecha límite para
solicitar Convalidación y Fecha Límite para Responder a la Convalidación), las cuales
indicarán que la Entidad Contratante tiene documentación del proveedor que convalidar.

2. Si no aparecen las fechas no se requirió Convalidación, entonces proceda solo a esperar los
Resultados de la Adjudicación.

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3. Si tiene una Convalidación, proceda a ingresar dicha Convalidación en el período

comprendido desde la Fecha y hora límite para solicitar Convalidación hasta antes de la
Fecha y hora límite para dar Respuesta a la Convalidación.

4. Revise que el Estado del Proceso esté en “Calificación de Participantes”. (Imagen 8.1)

Imagen 8.1

5. Si se encuentra en ese período del proceso, ingrese al link “Convalidación de Errores”.

(Imagen 8.2)

Imagen 8.2

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6. Revise si tiene alguna Convalidación que responder. Si la tiene ingrese al link

Revisar/Responder Pregunta. (Imagen 8.3)

Imagen 8.3

7. Verifique el detalle de la Convalidación enviado por la Entidad, proceda a leer el detalle y el

oficio de convalidación adjunto, el cual lo puede Descargar haciendo clic sobre el mismo,
luego pulse el botón “Responder”. (Imagen 8.4)

Imagen 8.4

8. Proceda a ingresar su respuesta a la Convalidación y haga clic en el botón “Enviar”. (Imagen

8.5)

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Imagen 8.5

9. Si la Entidad Contratante le pidió entregar algún documento proceda a subirlo a través del
portal en la opción que aparece en pantalla. (Imagen 8.6)

Imagen 8.6

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9. Ver Resultados de Menor Cuantía

Proceda a revisar los resultados del procedimiento donde podrá revisar la calificación realizada y el
resultado de la Adjudicación.

1. Haga clic en la opción “Ver Resultados de Menor Cuantía”. (Imagen 9.1)

Imagen 9.1

2. Resumen de los Resultados Calificación y Adjudicación. (Imagen 9.2)

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Imagen 9.2

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10. Consideraciones

La menor Cuantía en Bienes y Servicios es un proceso de Contratación utilizado por las

Entidades Contratantes para la adquisición de Bienes y Servicios No Normalizados o sólo
cuando la subasta inversa electrónica ha sido declarada desierta se aplicará para bienes o
servicios Normalizados

En un proceso de Menor Cuantía en Bienes y Servicios solo será invitado un proveedor.

La Menor Cuantía es una contratación preferente, se toma en cuenta que el proveedor esté
domiciliado en el cantón, y que sea un micro o pequeña empresa (MYPE).

La Entidad Contratante invita al proveedor de un Listado que le presenta el Sistema, en dicho

listado se encuentran los proveedores que están en la categoría de producto seleccionado
por la Entidad Contratante el cual debe encontrarse domiciliado en el cantón y que sea un
micro y pequeño empresario.

Si el proveedor que ha sido invitado no se encuentra en el cantón sino a nivel de la provincia,

se debe a que fue Re-seleccionado ya que el proveedor que seleccionó inicialmente no
contestó a la aceptación o rechazó la misma, y un segundo caso se debería a que no
existieron proveedores en el cantón que cumplan las condiciones de contratación
preferente, por lo que el sistema pasa directamente a realizar la selección a Nivel Provincial,
si a pesar de esto tampoco tiene respuesta realizará la Re-selección de un proveedor a Nivel
Nacional. Revise el Historial de Respuestas ahí podrá informarse de si existe o no aceptación
a la propuesta.

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