TOPICOS DE WORD - AVANZADO

WORD
AVANZADO
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1. TABLAS AVANZADAS

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se
puede insertar texto, números o gráficos.

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u
ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la
distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas.

1.1. APLICANDO FORMULAS EN TABLAS

Las tablas se usan para mostrar todo tipo de información, una de éstas aplicaciones de tablas
es la de mostrar datos numéricos que luego necesitan ser sumados, de pronto obtener el promedio
de dichos datos y otras funciones.

A pesar de contar con Excel para tareas de cálculos, Word nos provee de algunas funciones para
realizar cálculos de suma, promedio y otros.

Ejemplo:

Tabla de Ventas Mensuales por Vendedor

Enero Febrero Marzo Total

Vendedor 1 1500 1200 1800 4500
Vendedor 2 2000 1000 1200
Vendedor 3 1800 2200 1500
Totales

En este caso, se necesita hallar el total de Ventas por Vendedor y por Mes.

 Para realizar el cálculo de totales, nos ubicamos sobre la celda en donde se desea obtener el
total.

 Insertar Campo.
Existen dos formas para insertar un campo de fórmula en Word:

a. Usando la herramienta ELEMENTOS RAPIDOS

1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Elementos rápidos y luego haga
clic en Campo.
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2. Ir al botón Fórmulas

3. Elegir la fórmula utilizar o si la conocemos escribir en el cuadro fórmula:

b. La segunda forma es Pulsar Ctrl-F9 sobre dicha la celda y escribir la función a utilizar.

Y finalmente pulsar F9 para ver el resultado.

Si se fija en la fórmula utiliza una referencia posicional LEFT, que puede ser RIGHT, UP,
DOWN. Es decir lo que está a la IZQUIERDA, DERECHA, ARRIBA o DEBAJO de la celda.

También se puede utilizar referencias de celdas como se hace en EXCEL a través de

referencias de nombres de celda.

1.2. ACTUALIZAR RESULTADOS DE FORMULAS EN WORD

a) Actualizar el resultado de fórmulas específicas

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1. Seleccione la fórmula que desee actualizar. Puede seleccionar varias fórmulas al
mantener presionada la tecla CTRL mientras realiza selecciones.
2. Siga uno de estos procedimientos:
 Haga clic con el botón secundario en la fórmula y, a continuación, haga clic
en Actualizar campo.
 Presione F9.

b) Actualizar todos los resultados de fórmulas de una tabla

 Seleccione la tabla que contiene los resultados de fórmula que desee actualizar y, a
continuación, presione F9.

c) Actualizar todas las fórmulas de un documento

1. Presione CTRL+A.
2. Presione F9.

2. ENCABEZADOS Y PIES PAGINA

Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes superior e inferior de cada página
de un documento. Puede agregar, editar o eliminar los encabezados y pies de página cuando el
documento está en vista de diseño de impresión o en vista de diseño de publicaciones. Puede
agregar en el encabezado o pie de página números de página, la fecha y la hora, un logotipo de
empresa, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.

Realice una de las siguientes acciones:

2.1. AGREGAR UN ENCABEZADO O PIE DE PÁGINA

1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.

2. En la pestaña Elementos del documento, en Encabezado y pie de página, haga clic
en Encabezado o Pie de página y luego seleccione el estilo de encabezado o pie de página
en la galería.

3. En el documento, haga clic en el encabezado o pie de página y luego escriba texto o agregue
gráficos.
4. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página y luego en Insertar, en Opciones o
en Posición, elija las opciones que desee.

SUGERENCIA: Encabezado y pie de página es una pestaña morada contextual que aparece
en la cinta solo si se encuentra en el encabezado o en el pie de página.

5. Para volver al documento, haga clic en .

SUGERENCIAS:
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 Para evitar que los encabezados y pies de página aparezcan en la primera página del
documento, en la pestañaEncabezado y pie de página, en Opciones, haga clic
en Primera página diferente y deje en blanco ese encabezado y pie de página.
 Para crear encabezados y pies de página diferentes para las páginas pares e impares del
documento, en la pestañaEncabezado y pie de página, en Opciones, haga clic en Páginas
pares e impares diferentes.
 Para insertar otros elementos comunes de encabezado y pie de página, como el nombre
de archivo del documento o el nombre del autor, en el menú Insertar, elija Autotexto y
haga clic en el elemento que quiere agregar.
 Para insertar imágenes en el encabezado y pie de página del documento, en el
encabezado o pie de página, haga clic donde desea insertar la imagen. En el
menú Insertar, haga clic en Imagen y seleccione el tipo de imagen apropiado. Para
cambiar el tamaño de la imagen, haga clic en la imagen y arrastre los controladores de
ajuste de tamaño.
 Para agregar la fecha u hora actual a un encabezado o pie de página, en el menú Ver,
haga clic en Encabezado y pie de página. Coloque el cursor en el encabezado o pie de
página y, en la pestaña Encabezado y pie de página, enInsertar, haga clic
en Fecha u Hora.

2.2. AGREGAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA EN DIFERENTES SECCIONES DEL

DOCUMENTO

Puede agregar encabezados o pies de página diferentes en cada sección del documento.
Normalmente esto resulta de utilidad cuando se trabaja con documentos grandes que
contienen muchos capítulos.

1. Al final de cada capítulo o sección, haga clic donde desea insertar el salto de sección.
2. En la pestaña Elementos del documento, en Insertar páginas, haga clic en Salto e inserte el
tipo de salto de sección que desee.

3. En la pestaña Elementos del documento, en Encabezado y pie de página, haga clic

en Encabezado o Pie de página y luego inserte el tipo de encabezado o pie de página que
desee.

4. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página y, en Opciones, desmarque la casilla de

verificación Vincular a anterior y modifique los encabezados y pies de página en la nueva
sección del documento.
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2.3. TAREAS RELACIONADAS CON LOS ENCABEZADOS Y PIES DE PAGINA
 MODIFICAR UN ENCABEZADO O PIE DE PÁGINA
 ELIMINAR UN ENCABEZADO O PIE DE PÁGINA
 MODIFICAR EL ESPACIO ENTRE UN ENCABEZADO O PIE DE PÁGINA Y LA PARTE
SUPERIOR O INFERIOR DE LA PÁGINA

3. PLANTILLAS

Las plantillas son patrones para crear documentos. Dado que las plantillas ofrecen configuraciones
predeterminadas como texto, renglones, opciones de formato y diseños de página, le permiten
crear documentos más rápidamente que si comenzara con una hoja en blanco.

(Ejemplos de plantillas)

Como Word tiene muchas plantillas, busque una que se ajuste a sus necesidades antes de
comenzar a trabajar en una página en blanco.

3.1. USAR PLANTILLAS

Word cuenta con plantillas preinstaladas y es posible descargar más del sitio web de
Office Online.

En este ejemplo, intentemos buscar una plantilla en el sitio web de Office Online.

1. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Nuevo.

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2. Haga clic en la categoría que desee (son tipos como Presupuestos, Calendarios y
Faxes) de Plantillas de Office.com

Se muestra una lista de plantillas.

Es posible que se muestren más subcategorías en función de la categoría

seleccionada. En este caso, haga clic en la subcategoría adecuada.

3. Haga clic en una plantilla para mostrar una vista previa a la derecha.
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Sugerencia: ¿Qué debo hacer para volver a la pantalla anterior y volver a

buscar?
Puede volver a la pantalla anterior o a la primera pantalla y volver a buscar
plantillas usando los siguientes botones en la parte superior de la pantalla.

Haga clic en (Atrás) para volver a la pantalla anterior.

Haga clic en (Adelante) para avanzar a la siguiente pantalla.

Haga clic en para volver a la primera pantalla de selección de

categoría.

Una vez que haya encontrado la plantilla deseada, descárguela y ábrala.

4. Haga clic en la plantilla que desee usar y, a continuación, haga clic en Descargar.

En este ejemplo, seleccionaremos una invitación con espacio para una foto, de la
categoría de guía.

Se abre un nuevo documento con la plantilla aplicada.

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A continuación, el documento puede completarse insertando el texto y las
ilustraciones requeridos.

Sugerencia: ¿Cómo puedo usar las plantillas preinstaladas?

Puede abrir las plantillas preinstaladas desde Plantillas de muestra.

Sugerencia: acerca de las plantillas descargadas

Las plantillas descargadas se guardan en el equipo. Si desea volver a usar la misma plantilla,
puede abrirla desdeMis plantillas.
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4. COMBINAR CORREPSONDENCIA

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos

documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones
específicas del documento, que se personalizan.

Entre los documentos que Word puede crear con la combinación de correspondencia se
incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo.

Existen tres documentos relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:

 Su documento principal
 Su origen de datos
 El documento combinado

4.1. PREPARAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

1. En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

2. En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia,
elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere
ejecutar.

4.2. ORIGEN DE DATOS PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic

en Seleccionar destinatarios.

1. Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.

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 Escribir una lista nueva

Si aún no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir nueva lista y, a continuación,
use el formulario que se abre para crear la lista. La lista se guarda como un archivo de
base de datos (.mdb), que se puede volver a usar posteriormente.

 Usar contactos de Outlook

Si desea utilizar su lista de contactos de Microsoft Outlook, haga clic en Seleccionar

de los contactos de Outlook.

 Usar una lista existente

Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access
u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo
en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con
nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o
consulta definida en la base de datos.

EDITAR LA LISTA EXISTENTE

Una vez elegido el origen de datos estos pueden ser editados si se desea:

1. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de

correspondencia, desactive la casilla junto al nombre de cualquier
persona que no desee que reciba sus correos.
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4.3. CREAR DOCUMENTO COMBINADO

Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que obtengan
la información de su hoja de cálculo y la inserten en el documento

a) Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje de

correo electrónico o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de

direcciones.

2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el

nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.

3. Elija Aceptar.
4. Elija Archivo > Guardar.
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b) Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea de

saludo.

2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente:

 En el formato de la Línea de saludo, cambie el saludo si es necesario seleccionando

el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre del destinatario
y la puntuación final (el valor predeterminado es una coma).
 En Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, elija una opción en
la lista de saludos.
3. Elija Aceptar.
4. Elija Archivo > Guardar.
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c) Insertar Campos Combinados

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar

campo de combinación.
2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija un nombre
de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar.
3. Repita el paso 2 según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
4. Elija Archivo > Guardar.

d) Obtener una vista previa y finalizar la combinación de correspondencia

Después de insertar los campos de combinación de correspondencia que desee, obtenga

una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido sea correcto y ya estará
listo para completar el proceso de combinación de correspondencia.

1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.

2. Elija los botones de registro Siguiente o Anterior para desplazarse a través de los
registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el documento.
3. En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar
mensajes de correo electrónico.

e) Guardar la combinación de correspondencia

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá conectado al

origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinación de correspondencia
para su próxima correspondencia en masa.

Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le pregunte

si desea mantener la conexión.