ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 2018

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO

Objetivos y metas.

La necesidad de este análisis se hace evidente si consideramos factores como, por ejemplo, el tipo de
cambio o las barreras arancelarias. La incidencia de estos factores sobre el éxito de políticas que apunten a
la importación, exportación o sustitución de importaciones es por toda conocida. El entorno rápidamente
cambiante en el cual la empresa se desenvuelve obliga a revisar y actualizar constantemente las políticas.
Los objetivos indican las acciones concretas que deben realizarse exitosamente para dar por cumplidas las
políticas, luego deben ser cuantitativos y medibles. Al igual que en el caso de las políticas, al definirlos, es
necesario considerar si están afectados por factores internos y externos y en qué grado. La meta se puede
entender como la expresión de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos.

El término planificación engloba las actividades de identificación y análisis de factores internos y externos,
la toma de decisiones requerida para definir la política, objetivos y acciones, y el análisis de riesgos
potenciales y oportunidades emergentes de las decisiones tomadas. Cuando no se cumplen los objetivos y
metas es necesario incorporar actividades de análisis de causa para encontrar la causa raíz del
incumplimiento y, una vez determinada, eliminarla.

Es conveniente tener en cuenta que algunos autores llaman “estrategia de la empresa” al proceso que
comienza con la definición de la misión y finaliza con el cumplimiento o no de los objetivos. Sin embargo,
no hay criterios unificados sobre el empleo de la palabra “estrategia”, tiene tantos significados como
autores que escriben sobre ella. Las políticas y los sistemas de gestión. Las estadísticas que emite ISO
anualmente muestran un constante incremento en el número de empresas que certifican Sistemas de
Gestión de la Calidad y Ambientales. Por otro lado, con el objeto de cumplir con la legislación vigente, las
empresas desarrollan e implementan Sistemas de Seguridad e Higiene y Sistemas Administrativo Contables.

Estos sistemas, así como otros que las empresas incorporan de acuerdo con sus necesidades, requieren
compromisos específicos. De manera que, al definir las políticas, es conveniente considerar los requisitos
tanto de los sistemas vigentes como de aquellos cuya incorporación está prevista en un futuro próximo.

Comunicación. De nada sirven las políticas si no son comunicadas y comprendidas por todos los integrantes
de la empresa. Comprendidas significa que cada empleado es capaz de describir, con sus propias palabras,
de qué manera su trabajo contribuye al cumplimiento de las políticas de la empresa. No es una exageración
“empapelar” la empresa con las políticas, sólo se alcanzarán los objetivos si el personal incorpora las
políticas a su manera de pensar y lo refleja en sus actitudes.

La dirección debe ser plenamente consciente de su papel en este proceso, no hay posibilidades de éxito si
ella no “predica con el ejemplo”. El personal sigue atentamente las actitudes de la dirección y sólo incorpora
las políticas a su manera de pensar y actuar cuando verifica que la dirección ya lo ha hecho.

La dirección es la “guardiana” de las políticas y lo demuestra día tras día y siempre en cada una de sus
palabras, actitudes, acciones y decisiones; “No es difícil establecer las políticas, lo difícil es cumplirlas”.

Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende
llegar. La importancia de los objetivos es esencial para el éxito de una empresa, éstos establecen un curso
a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.
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Otras de las razones para establecer objetivos son:

• Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.

• Sirven de guía para la formulación de estrategias.

• Sirven de guía para la asignación de recursos.

• Sirven de base para la realización de tareas o actividades.

• Permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese
modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.

• Generan coordinación, organización y control.

• Generan participación, compromiso y motivación; y, al alcanzarlos, generan un grado de satisfacción.

• Revelan prioridades.

• Producen sinergia.

• Disminuyen la incertidumbre. Características de los objetivos.

Los objetivos deben ser:

Medibles. Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite
de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería: “aumentar
las ventas en un 20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genéricos, pero
siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos específicos o medibles que, en conjunto, permitan
alcanzar los genéricos.

Claros. Los objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a
confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.

Alcanzables. Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la
empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta
posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.

Desafiantes. Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino
algo que signifique un desafió o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque
objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya
iniciado.

Realistas. Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden
cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sería aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los
objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.

Coherentes. Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas,
la cultura organizacional y valores de la empresa.
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Tipos de objetivos

De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

a) Objetivos generales: Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos
son:

• Ser el líder del mercado.

• Incrementar las ventas.

• Generar mayores utilidades.

• Obtener una mayor rentabilidad.

• Lograr una mayor participación en el mercado.

• Ser una marca líder en el mercado.

• Ser una marca reconocida por su variedad de diseños.

• Aumentar los activos.

• Sobrevivir.

• Crecer.

Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visión de la empresa, que es el principal objetivo general
que persigue una empresa.

b. Objetivos específicos

Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y
tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son:

• aumentar las ventas mensuales en un 20%.

• generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir del próximo año.

• obtener una rentabilidad anual del 25%. • lograr una participación de mercado del 20% para el segundo
semestre.

• producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión.

• elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes. • vender 10 000 productos al finalizar
el primer año.

• triplicar la producción para fin de año. • adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.

• abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año.

De acuerdo al alcance del tiempo, los objetivos se pueden clasificar en:

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a. Objetivos de largo plazo (Estratégicos) Son objetivos a nivel de la organización, sirven para definir el
rumbo de la empresa. Se hacen generalmente para un periodo de cinco años, y tres como mínimo. Cada
objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos.

b. Objetivos de mediano plazo (Tácticos) Son objetivos a nivel de áreas o departamentos, se establecen en
función de los objetivos estratégicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres años. Cada
objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales.

c. Objetivos de corto plazo (Operacionales) Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en función
de los objetivos tácticos. Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un año.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos.

• Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para establecer
objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusión y falta de
conciencia de hacia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con objetivos
específicos.

• Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada equipo
de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los
objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa.

• Los objetivos no deben ser estáticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos
a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los
gustos de los consumidores como producto de nuevas modas.

• Siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia.

• Y, por último, los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa, y siempre deben
hacerse recordar permanentemente.

Ejemplo de Políticas y Objetivos de la Empresa.

Políticas

• Considerar a los afiliados como el centro del sistema, hacia quienes deben estar orientados todos los
esfuerzos y un excelente nivel de servicios.

• Mantener una dotación de personal altamente capacitado y comprometido con los objetivos de la
empresa.

• Se solicitará el pago total de la mercancía contando tres días hábiles a partir de la entrega de la mercancía.

• Los acuerdos de exportación se llevarán a cabo mediante el banco de comercio exterior, el cual respaldará
el prestigio y buen servicio de la empresa.

• Contratar personal que radique en estos Estados para desempeñar sus funciones dentro de los mismos.

• Cada Jefe de Departamento, tendrá la labor de hacer el reporte de actividades que desempeñe su área, y
tendrá 72 horas para hacer entrega de su reporte.
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• El Departamento de Sistemas tendrá a su cargo la responsabilidad de actualizar los sistemas y darle

mantenimiento al equipo por lo menos un día a la semana.

Objetivos

• Administrar pólizas de seguros patrimoniales y de personas.

• Otorgar las prestaciones y los beneficios establecidos en cada póliza, en caso de siniestros.
• Incrementar constantemente el número de afiliados y las prestaciones.
• Brindar calidad en el servicio al cliente.
• Incrementar las ventas en un 20% en un periodo de dos años.
• Tener una tasa de crecimiento del 25% en un año.
• Crear un sistema de comunicación entre todas las áreas bajo la norma ISO-9000, para que sea auditada
por un auditor certificado y posteriormente obtener la certificación.
Las metas son los elementos necesarios para construir el puente entre el presente y el futuro deseado. Son
declaraciones muy amplias de intención en cada una de las mayores áreas de énfasis.

En otras palabras, las metas son amplias, pero a su vez definidas y claras. Escritas en forma simple y breve,
una meta no es un deseo, pero si una declaración destinada para ser realizable. Las metas deben evitar la
ambigüedad y al mismo tiempo retener una flexibilidad que les prevenga el quedarse grabado en la piedra.
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Lista de pendientes

Llevar una lista de tareas pendientes: Es una de las actividades más simples y más poderosas de
cualquier planificador de tiempo. Es necesario generar una lista de tareas pendientes a diario y
generar el hábito de plasmarlas ya sea de forma electrónica y normal. El sentido de esto es tener el
conocimiento plasmado para darles el seguimiento adecuado a así cumplir con todo lo especificado.

Lista de actividades (priorizadas)

Asignar prioridades a las tareas. - Ya concluida o terminada la lista de tareas a realizar. Es necesario
determinar cuáles son los elementos más importantes o las actividades que deben de cubrirse con
mayor prioridad. Esto se puede generar señalando todas estas actividades prioritarias dándole fecha
de cumplimiento ya sea por día o semana ya que son tareas potenciales se pueden generar en otra
lista para su mejor manejo.

Horarios.

Planear en base a un horario. - Es marcar horarios específicos para la conclusión de actividades

dándole auge a las tareas prioritarias. El planificador de tiempo recomienda planificar desde el día
anterior las actividades del día siguiente. Es necesario verificar con anticipación la lista de actividades
de fechas siguientes para tener el conocimiento de que se debe concretar. Es necesario tener el
conocimiento de cuales actividades se tendrán que generar para así evitar demoras de tiempo.

Holgura para atención a contingencias.

Es necesario tener holgura para prevenir contingencias. Es necesario detectar horarios y o actividades
que se puedan cubrir en menor tiempo para así con el tiempo restante poder cubrir tareas al igual
que no prolongar actividades y evitar contratiempos. (Muro, 2010) .
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LISTAS DE PENDIENTES Y LA GESTIÓN DE TIEMPO

Por qué los millonarios no hacen listas de pendientes (y por qué tu tampoco deberías)
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Kevin Kruse
Realmente crees que Steve Jobs pausaba varias veces al día para mirar una lista de tareas
y preguntarse a sí mismo, "¿Cuál es mi siguiente acción?". ¿Crees que Mark Cuban tiene
una larga lista de cosas por hacer arregladas por A1, A2, B1, B2, B3, C1, etc?

El año pasado realicé el estudio más grande de productividad que conozco, realizando
encuestas con miles de profesionales y entrevistando a más de 200 millonarios, exitosos
emprendedores, medallistas olímpicos, e incluso, estudiantes brillantes. Les pedí a todos que
me dieran su consejo #1 de productividad y gestión de tiempo, y casi nadie de ellos me habló
de una lista de pendientes.

Resulta que tener una lista de pendientes –la cual es una idea con casi 120 años de
antigüedad de un tipo llamado Ivy Lee– no funciona realmente, aparte de ser una carga
mental.
Según la investigación realizada por Janet Choi y Walter Chen:

• 41% de los artículos de las listas de pendientes nunca se completan.

• 50% de los artículos de las listas de pendientes se completan en un día, muchos
de ellos dentro de la primera hora en la que se escribieron.

Las listas de pendientes se han convertido en el cementerio de las tareas importantes, no las
urgentes.

¿Por qué?

Primero, una lista no considera el tiempo. Cuando tenemos una larga lista de tareas,
tendemos a enfocarnos en aquellas que podemos completar rápidamente en unos minutos,
dejando las tareas más largas sin terminar.
Segundo, y de manera similar al primer problema, las listas hacen realmente fácil trabajar
en las cosas urgentes en vez de las importantes.

Tercero, las listas contribuyen al estrés. En lo que se conoce en la psicología como el

efecto Zeigarnik: las tareas incompletas contribuyen a pensamientos incontrolables y
entrometidos. Con razón nos sentimos tan abrumados durante el día, pero padecemos de
insomnio por la noche.

Entonces, si la gente exitosa no tiene una lista de pendientes, ¿cómo logran hacer todo?

En toda mi investigación, hay un tema consistente que sigue surgiendo.

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La gente ultra productiva no trabaja en base a una lista de pendientes, pero sí vive y
trabaja en base a un calendario.

Dave Kerpen es el co-fundador de dos startups exitosos y es autor de bestsellers del New
York TImes. Cuando le pregunté sobre sus secretos para lograr realizar las cosas, él
contestó:

"Si no está en mi calendario, no lo haré. Pero si está en mi calendario, va a ser completado.

Planeo cada 15 minutos de cada día para realizar juntas, repasar materiales, escribir y hacer
cualquier actividad que necesite realizar. Y aunque accedo a juntarme con prácticamente
cualquiera que quiera reunirse conmigo, aparto solamente una hora cada semana para esas
"horas de oficina".

Chris Ducker maneja exitosamente múltiples roles como emprendedor, como autor de un
bestseller y como anfitrión del The New Business Podcast. ¿Cuál me dijo que es su secreto?

"Simplemente programo todo en mi itinerario. Eso es todo. Todo lo que hago cada día se
agrega a mi itinerario. 30 minutos de redes sociales –en el itinerario. 45 minutos de revisar
correos –en el itinerario. Ponerme al tanto con mi equipo virtual –en el itinerario… A fin de
cuentas, si no se pone ahí, no se hace".

Hay varios conceptos clave para manejar tu vida usando un calendario en vez de una lista.

Primero, asigna una duración determinada a todos tus eventos de tan sólo 15 minutos. Si
usas Google Calendar o tu calendario en Outlook, es probable que cuando agregues un
evento a tu calendario, lo programe por 30 o incluso 60 minutos. La gente extremadamente
productiva piensa en minutos, no en horas. Comienza a programar cosas en bloques de 15
minutos, acomodando algunos bloques juntos cuando sea necesario.

Segundo, asigna bloques a las cosas más importantes de tu vida. No dejes que tu calendario
se llene de cosas aceptando cada solicitud que te llegue. Ten claros tus valores y tus metas,
y programa bloques de tiempo sagradas para llevarlas a cabo. ¿Valoras tu salud? Crea un
bloque diario para "ejercicio". ¿Valoras a tu esposa? Crea un bloque semanal recurrente para
"date night". ¿Valoras tu carrera? Crea un bloque matutino recurrente –por lo menos de una
hora– para trabajar en tu "tarea más importante".

Tercero, programa todo. En vez de revisar correos cada hora, programa hacer esta tarea tres
veces al día para hacerlo. En vez de escribir "regresar llamada a mi hermana" en tu lista de
pendientes, mejor prográmalo en tu calendario, o incluso, crea un bloque recurrente cada
tarde para "regresar llamadas".

Recuerda: aquello que se programa, se hace.

Kevin Kruse es un emprendedor serial Inc 500 y un autor de seis bestsellers,

incluyendo 15 Secrets Successful People Know About Time Management
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