Documentos Vitales

Los Documentos Vitales son los activos de una empresa más valiosos. Y,
administrarlos, localizarlos, duplicarlos, almacenarlos, así como el proporcionar un
acceso fácil y seguro, plantea un enorme desafío.

Método de transferencia

La correcta administración de un departamento de archivo exige, periódicamente se

retiran de las gavetas los documentos que ya no se necesiten para hacer espacio
al material nuevo que se está produciendo continuamente.

Método de transferencia periódica

El método consiste en señalar una fecha o un mes del año para realizar la
transferencia de documentos del archivo activo al archivo inactivo.
Este método puede hacerse en una de las tres formas conocidas como: plan de un
periodo, de dos periodos, o plan de periodo máximo y mínimo.

Guía de tarjeta de salida

Las guías son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. En la

parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta,
donde aparece escrito el titulo. Las guías, tienen dos funciones principales; Sirven
como señales para guiar el ojo rápidamente a los sitios que se desean dentro de la
gaveta ; y aydan a sostener los documentos y papeles dentro de la gaveta.

Correspondencia enviada

Gestionar la correspondencia enviada entre dependencias mediante el ingreso y

registro de la información de los documentos por medio del libro radicador, con el
fin de ejercer un control sobre ésta.

Transferencia

El objetivo final de la transferencia es evitar la aglomeración de documentos en las

oficinas, descargándolas de aquéllos que no son de uso frecuente, y lograr que
todos reciban el tratamiento adecuado.

Documentos Importantes

Los documentos importantes prueban la ocurrencia de ciertos eventos y se utilizan

para documentar transacciones financieras. Es posible que los necesite en varias
ocasiones de su vida. Por ejemplo, un certificado de nacimiento se utiliza para
comprobar la edad al momento de iniciar la escuela, para obtener una licencia de
conducir o para solicitar los beneficios del seguro social.

Microfotografía

La microfotografía, inventada y patentada por René Dagron, consiste en la

obtención de imágenes muy pequeñas (de 1 mm de diámetro) de objetos de tamaño
real, y comprende toda la tecnología necesaria para el arte de hacer este tipo de
imágenes. Las aplicaciones de la microfotografía incluyen el espionaje, como en el
caso de William Fischer hasta los objetos de regalo con visor para las tiendas de
recuerdos de viaje.

Tarjetas de Salida

En un archivo en el que se emplee el sistema geográfico debe usarse un tarjetero

para el control y registro del contenido de la gaveta de archivo y para facilitar la
búsqueda de papeles.
Debe habilitarse una tarjeta por cada corresponsal y señalarse en la misma el lugar
exacto en que se encuentran los documentos de dicho corresponsal.

Tarjeta de Entrada

La cantidad de correo que recibe y genera la empresa puede ser tan voluminosa
que se haga necesaria la creación de un departamento encargado de recibir, abrir,
seleccionar y distribuir el correo recepcionado, así como de verificar, franquear y
expedir el correo a enviar

Organización de la correspondencia

La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma

parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de
correspondencia. La correspondencia que se genera en la tramitación de un asunto,
factura, u otros documentos, se archiva junto a ellos.

Correspondencia recibida

Para el registro de la correspondencia es necesario disponer de un control que

permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la
empresa. Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo
general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar
documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la
correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Correspondencia Interna

Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En el indica la

información precisa que se requiere comunicar, creciendo de frases innecesarias.
Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes
departamentos o secciones.

Catalogación

La catalogación es un subconjunto de un campo mucho mayor que, en ocasiones,

es llamado control bibliográfico; por lo que resulta de ayuda verla a través de este
contexto. El control bibliográfico ha sido definido por Svenonius como ¨la
herramienta o el arte... de organizar el conocimineto (información) para su
recuperación¨.