ACTIVIDAD PASO 5 - EVALUACIÓN FINAL

ESTUDIANTES:

DIANA MILENA RÁTIVA SILVA

MIRYAM TAVERA
JOHAN AUGUSTO MONROY
LILIANA DORIA
LILIANA SOTELO

DOCENTE:
FLOR MANUELA ARIZA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES,
ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS – ECACEN
ESPECIALIZACION EN GESTION DE PROYECTOS
GESTION DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
2018
 INTRODUCCIÓN

La Gestión de los Costos del Proyecto es el área de

conocimiento encargada de ocuparse de los costos de los recursos

necesarios para completar las actividades del proyecto y se compone de

los siguientes procesos: Planificar la Gestión de Costos, Estimar los

Costos, Determinar el Presupuesto y Controlar los Costos.

El proceso de Planificar la Gestión de Costos, es un esfuerzo que tiene

lugar en las etapas iniciales de la planificación del proyecto y establece el

marco de referencia para cada uno de los procesos de la gestión de

costos.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona indicaciones sobre

cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. Como

resultado de este proceso vamos a obtener el Plan de Gestión de Costos.

La Estimación de Costos es el proceso que consiste en desarrollar una

estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para

completar las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso

es determinar la cantidad de costos requeridos para llevar a cabo las

tareas del proyecto. Como salidas de este proceso encontramos, la

estimación de costos de las actividades, la base de estimaciones y una

serie de documentos por actualizar, por ejemplo, el registro de riesgos.

Una vez que tenemos los costos estimados de cada actividad, es momento

de pasar al proceso de Determinar el Presupuesto. Este proceso consiste

en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes

de trabajo de cara a establecer una línea base de costos autorizada. El

beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de

costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el

desempeño del proyecto. Las salidas de este proceso son, la línea base

de costos, los requisitos de financiamiento del proyecto y actualizaciones

a distintos documentos del proyecto.

El último proceso de esta área de conocimiento es el Control de los

Costos. Este proceso da seguimiento del estado del proyecto para

actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo. El

beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para

detectar desviaciones con respecto al plan y de este modo, tomar

acciones correctivas y minimizar el riesgo. Como resultado de este

proceso, contamos con informes de desempeño de trabajo, pronósticos

de costos, solicitudes de
cambio, actualizaciones al plan para la dirección de proyecto, a los

documentos del proyecto y a los activos de los procesos de la

organización.

Solicitar más presupuesto de lo estimado aun faltando tiempo para

concluir el proyecto no les sonará como buena noticia a los patrocinadores

en la mayoría de los casos. El presupuesto inicial puede verse afectado y

esto no representaría un mayor problema si los cambios quedan

documentados y debidamente aprobados por los interesados. Concluir el

proyecto en los costos estimados es parte de una buena gestión y en esta

área de conocimiento se pretende brindar las mejores prácticas para

conseguirlo.

El jefe de proyecto deberá procurar maximizar los ingresos siempre que

exista una causa contractual justificada o exista la posibilidad, mediante

negociación con el cliente, de recuperar costes no previstos inicialmente

en los que se haya incurrido. Por ello, es importante el concepto de flujo

de caja y la de asegurar un control adecuado del mismo. La sincronización

o timing de pagos y cobros, de manera que tanto éstos como aquellos se

produzcan en el momento adecuado, es importante para determinar las

necesidades de financiación, gestionar el disponible, y optimizar el

resultado económico del proyecto.

 OBJETIVOS

Objetivo general

Aplicar los conocimientos adquiridos en el curso sobre Gestión de Costos

del proyecto mediante la implementación y análisis de los indicadores

para el control de los costos y el tiempo en el desarrollo de un proyecto,

tomando como guía el PMI (Project Management Institute).

Objetivos específicos

 Analizar los diferentes planteamientos de la evaluación, a partir de los

lineamientos del PMI, revisar los indicadores de gestión para el control

de costos planteados y poder determinar y entender las diferentes

dinámicas que se pueden presentar en un proyecto.

 Generar, a partir del análisis de la información dad en los diferentes

ejercicios de la evaluación final del curso de gestión de costos del

proyecto, proyecciones del costo final del proyecto y determinar

acciones que garanticen el cumplimiento y los plazos establecidos para

las actividades que se presentan.

 Implementar la metodología de seguimiento de costos y control de

tiempo para poder aplicarlos en el análisis de las diferentes variantes

y estrategias de medición del desarrollo del proyecto y poder

determinar como futuros gerentes de proyectos reales como se

encuentra la dinámica de gestión de nuestra empresa y poder realizar

los correctivos y tomar decisiones a tiempo en favor del cumplimiento

de las actividades propuestas.

 PROBLEMAS EVALUACIÓN FINAL

Nombre del curso: Gestión de los Costos del Proyecto

Código: 104002
Contenidos de Aprendizaje: Unidad 3 Procesos “Controlar los
Costos” según PMI
Peso evaluativo: Evaluación Final 125/500

Preguntas y ejercicios de Valor Ganado

1. Suponiendo que las curvas de un proyecto son las que refleja el gráfico
que sigue, ¿cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera? Describir
el cálculo de la respuesta

A. El proyecto no está excedido en el presupuesto planificado.

B. El proyecto está consumiendo más presupuesto que el planificado.
C. El proyecto está avanzando según lo planificado y consumiendo
más presupuesto.
 D. El proyecto está adelantado respecto al cronograma.

2. Usted es el PM de un proyecto previsto para realizarse en 13 meses,

por un total de $630.000 Se encuentra en la actualidad en el mes 9 y
en el mes 6 se disparó un riesgo que hizo peligrar todo el proyecto. El
plan de contingencia que usted tenía definido como respuesta a este
riesgo consistía en contratar tres recursos más, para lo cual, usted
definió una reserva de contingencia de $60.000 por mes (que está
incluida en el presupuesto total). Sin embargo, debido al expertise de
uno de los recursos, tuvo que gastar $15.000 por mes adicionales.
Considerando que sus costos actuales son los costos previstos a esta
altura más los costos adicionales del plan de contingencia, y que el
avance del proyecto es del 65% de lo que se había planificado para
esta fecha, responda las siguientes preguntas. Asuma una distribución
de fondos equitativa por período. Describir el cálculo de cada respuesta

Preguntas
Pregunta 1: Complete el siguiente cuadro:

Variable Valor $
BAC 630.000
PV 436.153,50
EV 283499.78
AC 481.153,50
CV -197.653,72
SPI 0.65

Desarrollo de las variables:

- Costo del mercado real: $630.000/13 meses = $48.461,5 c/mes

- Planeado sin sobrecosto: 9 meses * $48.461,5 = $436.153,50 (PV)
- Se ha realizado el 65% de lo planeado:
= $ 436.153,50 * 0.65 = $ 283.499,78 (EV)

COSTOS REALES:

- Meses normales: 6 meses * $48.461,5 = $ 290.769

- Meses con sobrecosto: 3 meses * ($48.461,5 + $15.000)
= 3 meses * $63461,50 = $ 190.384,50
- Costo real: costo meses normales + meses con sobrecosto
AC = (290.769 + 190.384,50) = $ 481.153,50
CV = EV – AC
CV = $283.499,78 - $ 481.153,50
CV= - $197.653,72 Está excedido en presupuesto.

SPI= EV / PV = $283.499,78 / 436.153,50 = 0.65 Progreso del 65%

respecto de lo planeado. Existe un retraso en el cronograma.

Pregunta 2: a) ¿En qué estado se encuentra el proyecto?

El proyecto se encuentra excedido en presupuesto respeto a lo
planificado y cuenta con un retraso de acuerdo al cronograma planteado
(pues su porcentaje de progreso es del 65% respecto a lo planeado).

b) ¿A su criterio, fue bien planificado? Justifique.

Considero que hizo falta una mejor planificación del proyecto teniendo
en cuenta que el mismo, se encuentra excedido en referencia al
presupuesto total en un 31.37%, lo que puede hacer peligrar la
estabilidad financiera del proyecto, el éxito del mismo, además de restar
interés de los stakeholders en una futura inversión.

Pregunta 3: ¿Cuánto estima que falta gastar para terminar el

proyecto asumiendo que los desvíos producidos se van a repetir?
Justifique cómo llega al valor.

ETC = (BAC – EV) / CPI CPI= EV/AC

CPI= 283.499,78 / 481.153,50
CPI= 0.59

ETC= ( $630.000 - $283.499,78) / 0.59

ETC= $ 346.500,23 / 0.59
ETC= $587.288,52

3. ¿Qué tareas se encuentran terminadas? Describir el cálculo de la

respuesta

Actividad PV AC EV SPI CPI

Excavación 1500 2000 500 0.33 0.25
Base 4000 3500 2000 0.50 0.57
Encofrado 3000 2000 3000 1 1.50
 Concreto 1500 1200 1500 1 1.25
Fraguado 1000 600 500 0.5 0.83

De acuerdo a las indicaciones desarrollamos:

VARIACIÓN INDICES DE RENDIMIENTO
AVANCE
ACTIVIDAD BAC (PV) (EV) (AC) (SV) SV % (CV) CV % (SPI) (CPI)
FISICO (%)
Excavación $630.000 65% $1.500 $500 $2.000 -$1.000 -0,67 -$1.500 -3,00 0,33 0,25

Base $630.000 65% $4.000 $2.000 $3.500 -$2.000 -0,50 -$1.500 -0,75 0,50 0,57

Encofrado $630.000 65% $3.000 $3.000 $2.000 $0 0,00 $1.000 0,33 1,00 1,50

Concreto $630.000 65% $1.500 $1.500 $1.200 $0 0,00 $300 0,20 1,00 1,25

Fraguado $630.000 65% $1.000 $500 $600 -$500 -0,50 -$100 -0,20 0,50 0,83

4. Dado un proyecto para desarrollar e instalar 11 drivers de impresoras

en 22 semanas (1 driver cada 2 semanas) con un presupuesto de $99.000
($9000 por driver), cuando se ha finalizado la instalación del 6° driver, se
llevan gastados $60.000 y la partida presupuestaria correspondiente es
de $63.000. Describir el cálculo de cada respuesta

RESPUESTA
BAC $ 99.000
PV $ 63.000
AC $ 60.000
EV $ 54.000
CV $ -6.000
SV $ -9.000
SPI 0.86
CPI 0.9

 ¿Qué conclusiones saca del estado del proyecto?

 ¿De continuar la performance observada, cuánto tiempo se
prolongará el proyecto después de la duración planificada y cuál
será el costo excedente?

Respuesta:

Tiempo total = 22 semanas para instalar 11 drivers.

BAC = 99.000, es decir $9.000 por driver, ($9000 cada 2 semanas).
Al finalizar la instalación del 6to driver:

PV = 63.000, deberíamos estar en la semana 14 (Valor planeado,

según los datos suministrados)

AC = 60.000 (Valor gastado)

EV = 6 drivers * 9.000 = 54.000 (Valor de lo ganado)
54,5% del trabajo realizado

SV = EV - PV = 54.000 – 63.000 = -9.000 < 0

SPI = EV / PV = 54.000/63.000 = 0.86 < 1

Esto quiere decir, que estamos retrasados en calendario. SV representa

el schedule variance por lo que un valor negativo, nos indica que
estamos retrasados. Así mismo, el valor del SPI también indica retraso.

CV = EV - AC = 54.000 – 60.000 = -6.000 < 0

CPI = EV / AC = 54.000 / 60.000 = 0.9 < 1

Los valores de CV < 0 y CPI < 1 también indican que la situación

presupuestaria es negativa.

Además analizando el PV:

PV / costo por semana = 63.000 / (9.000/2) = 14 semanas
Según lo planeado, deberíamos estar terminando la semana 14, con 7
drivers realizados.

CONCLUSIÓN: El proyecto está retrasado en tiempo y costo.

EAC = BAC / CPI = 99.000 / 0.9 = 110.000

Costo total del proyecto cuando se complete, según el índice de
performace de costo.

ETC = EAC - AC = 110.000 – 60.000 = 50.000

Costo faltante para finalizar el proyecto.
En tiempo, sería ETC / costo x semana = 50.000 / 4.500 = 11.1
semanas.

Por el dato del PV, estamos en la semana 14 => 22 - 14 = 8 semanas

disponibles

En conclusión, el proyecto lleva de retraso 3.1 semanas y el

costo excedente sería de 11.000 (EAC - BAC)
 5. Dadas las mediciones que figuran en el recuadro gris, resolver las
preguntas que figuran abajo y seleccionar una opción que las
responda. Describir el cálculo de cada respuesta

Respuestas:
1. CV= -5.
2. SPI= 0.6
3. CPI=
4. % completado= 15%
% completado= EV/BAC = 8/20 =0.40 = 40%
5. % gastado= 40%

% gastado= AC/BAC = 3/20 =0.15 = 15%

VARIACIÓN INDICES DE RENDIMIENTO

AVANCE
ACTIVIDAD BAC (PV) (EV) (AC) (SV) SV % (CV) CV % (SPI) (CPI)
FISICO (%)
$20 $5 $3 $8 -$2 -0,40 -$5 -1,67 0,60 0,38
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La gestión del valor ganado es una herramienta excepcional de poder y

control sobre los Proyecto; al principio, a los gerentes de proyectos, no

la tenían en cuenta para integrarlas a los proyectos, pero se fue viendo

como un procedimiento y se fue integrando al equipo del proyecto y a la

dinámica de la gestión de los proyectos, se convertirá en una herramienta

imprescindible para los proyectos futuros.

Aprendimos la importancia del Análisis del Valor Ganado aplicado a los

Proyectos, lo que va a permitir controlar el proyecto que se esté

realizando y como está planificando, con el ánimo de poder tomar

medidas oportunas en caso que se nos presenten algunos problemas y

nos permite reconducir el Proyecto rápidamente

El valor ganado, aplicado a un proyecto, ayuda al equipo de dirección del

proyecto a evaluar, medir el desempeño y el avance real del proyecto. Así

podremos contrastarlo con la planificación previa.

Podemos utilizar el valor ganado para el control del costo, del tiempo y

del alcance del Proyecto

Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican

problemas en esas áreas.

Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas. Problemas significa

que el proyecto está costando más de lo previsto (sobrecosto) o tomando

más tiempo de lo previsto (retraso)

El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un

estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento

hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at

completion) es el presupuesto total original del proyecto, como director

del proyecto debe estar atento, revisando las tareas , y reuniendo al

equipo para buscar soluciones donde se presenten los desfases del

proyecto.
 BIBLIOGRAFIA
El director de proyectos, a examen: guía de estudio en español para la

capacitación del Director de Proyectos. (2013). Madrid, ES:

Ediciones Díaz de Santos. Páginas 484 a 496. Recuperado de:

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action

?ppg=458&docID=10862989&tm=1481206642354

Ocaña, J. A. (2012). Gestión de proyectos con mapas mentales. Vol. I.

Alicante, ES: ECU. Página 235 a 242. Recuperado de:

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action

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http://www.uv-mdap.com/blog/integracion-del-alcance-el-cronograma-

y-el-coste-analisis-del-valor-ganado/

http://www.proyectum.lat/2015/07/29/gestion-de-los-costos-del-

proyecto/