Alumno

Antonio Castillo Miguel

Matrícula:101039 Grupo: I064

Materia: Administración Moderna

Docente: María Dolores Absalón Fernández

Actividad de aprendizaje 2:

“Las cuatro funciones de la administración”

H. Cárdenas, Tabasco a 18 de junio de 2018

Introducción.

El Ingeniero de origen Frances, Henry Fayol, desarrollo y divulgo en 1916, su obra

conocida como Administración Industrial General, donde establece los 4 procesos
fundamentales de la Administración, estos son: Planeación, Organización, Dirección y
Control. Debemos tomar en cuenta que, sin importar el tamaño de la empresa, estas
actividades siempre están presentes.

Proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Proceso Administrativo

(Chimal, 2013)
 Actualmente me encuentro laborando en una planta de producción de azúcar de caña,
conocido como Ingenio azucarero, gestionando el cumplimiento de los objetivos diarios e
indicadores mensuales establecidos ante la gerencia de fábrica, así como garantizar la
producción de azúcar refinada que cumpla con los estándares de calidad e inocuidad para
su comercialización del mismo modo cumplir con el plan de producción diario,
establecidas al inicio del día, de acuerdo a la calidad de la materia prima. De algún modo
sin tener los conocimientos de manera pedagógica los elementos del proceso
administrativo se aplican y se relacionan intrínsecamente con mis actividades diarias
estoy relacionado con el proceso administrativo, del cual tratare de explicar en este
reporte.

Planeación.

La planeación fija con precisión “lo que va hacerse”. Por lo tanto, la planeación
consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo
los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo
y las determinaciones de tiempos y de números necesarias para su realización.
Goetz ha dicho que planear es: “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no
habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos la futura
acción. En el fondo consiste en tomar decisiones hoy, sobre lo que habrá de
lograrse en el futuro. (Ponce, 2007, pág. 244)

La planeación en el Ingenio Presidente Benito Juárez (perteneciente a la organización

Ardila Lulle, Colombia) se realiza en dos periodos, es decir, el año laboral se divide en dos
periodos, 6 meses conocidos como periodo de Reparación y 6 meses como periodo zafra,

En Periodo zafra, es cuando se tiene la producción de azúcar y durante aproximadamente

180 días la planta no para, la molienda y producción son continuas, salvo por paros
programados cada 200 000 toneladas de caña molidas, se hace un alto a la fábrica en
general, para llevar a cabo mantenimientos preventivos y correctivos según sea al caso
para alargar el tiempo de vida de los equipos, ya sea por desgaste de piezas o por
reemplazo de alguna parte del equipo. Para tal ejecución de los paros programados
durante la zafra, se recibe la colaboración del área de mantenimiento correctivo y
predictivo, el cual mediante rutinas establecidas a equipos críticos se monitorean durante
cierto periodo de cada turno (existen 3 turnos da 8 hrs., laborales cada uno) esos equipos
con dispositivos sofisticados se verifican fijación, anclaje, vibración , lubricación, alineación
y balanceo, una vez realizado la verificación, el departamento emite un reporte a la
gerencia de fábrica dando a conocer la condición de los equipos analizados. La gerencia
de fábrica una vez teniendo toda esta información, convoca a reunión de carácter urgente
a las superintendencias mecánicas, eléctricas, instrumentos, servicios generales, etc. La
gerencia de fábrica delega las responsabilidades y el plan de acción según correspondan
con el objetivo de evitar paros de molienda y producción no programados causados por
averías en equipos que no fueron atendidos a tiempo. Con la información entregado se
prevé y se elabora un plan de mantenimiento para llevarse a cabo durante el paro
programado y hacer de este último algo eficaz.

En periodo de reparación, la gerencia de fábrica reúne a todo el personal semanalmente

con responsabilidad en la reparación y mantenimiento de cada área del proceso de fabrica
(Batey, Molinos, Calderas, Calentamiento, Clarificación Crudo, Filtración, Evaporación,
Cristalización, Centrifugas, Refinería, Secado y Envase) para entregar reporte de “tiempo
perdido” de cada área, dicha información es recopilado durante toda la zafra por el
departamento de Mantenimiento Predictivo y Correctivo. Esta información deberá de ser
analizada por responsables y apoyados por las herramientas de análisis de causas raíz
(Vester) se determina la causa raíz y se implementa el plan de acción para corregir esa
desviación para eliminar o mitigar el impacto en el tiempo perdido ya que esto se refleja
directamente en la eficiencia de la fábrica.

Cabe hacer mención que en reporte de “tiempo perdido” durante zafra y que es la razón
de ser de las mejoras continuas en el ingenio se basan y se clasifican en los siguientes
rubros: Fallas operacionales, Factores climatológicos, calidad de la materia prima, fallas
de equipos.

En función de los mantenimientos y/o correcciones que se hagan en los equipos, se

establecen los objetivos e indicadores para la próxima zafra.
Organización

Para Henry Fayol (1916) organizar es “construir una estructura de mando, material y
humana” con esto se refiere a que la tarea de la gerencia consiste en construir una
organización la cual permitirá que las actividades básicas se realicen de manera óptima, lo
que hoy conocemos como organigrama, descripción de puestos (responsabilidades y
autoridades). Generar pues una estructura cuyos planes están eficientemente preparados
y son llevados a cabo. Debe existir unidad de dirección, clara definición de
responsabilidades, toma de decisiones precisa, respaldada en un sistema eficiente de
selección y entrenamiento de gerentes. (Consultores en Efectividad Gerencial, S.A. de C.V.,
1986)

Terry define la organización afirmando que es el “arreglo de las funciones que se

estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicación de la autoridad y
responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las
funciones respectivas. (Ponce, 2007, pág. 276)

En el Ingenio Presidente Benito Juárez, el orden jerárquico en la organización se da con

el fin de asegurar que los objetivos e indicadores de la empresa se cumplan con la mayor
eficacia posible. Se le otorga a cada personal, obligación, responsabilidad, derechos y
autoridades claramente definidas en las descripciones de puesto de cada trabajador,
haciendo del conocimiento de todas las actividades para las cuales son contratados, así
como la autoridad que se nos otorga, de igual manera se establece en los niveles de mando
y se indica a quien dar información (jefes directos) y en qué punto del organigrama nos
encontramos. La organización en conjunto con el liderazgo son factores determinantes
para cumplir con los objetivos individuales y que suman para el logro de objetivos
generales. Ya que en las actividades planeadas siempre se tiene un responsable encardo
de ejecutar las acciones, siendo normalmente el supervisor en turno quien ejecuta los
planes. Mi objetivo diario es lograr optimizar el proceso, disminuyendo los costos de
producción para maximizar las ganancias a la empresa del mismo modo garantizar la
producción de azúcar refinada que cumpla con los estándares de calidad e inocuidad para
su comercialización. Por tal motivo en la producción del día anterior se envía reporte de
los objetivos de producción alcanzados y no logrados al superintendente de elaboración
quien es mi jefe directo en el organigrama y quien me otorga autoridad para gestionar los
recursos humanos y económicos que estén al alcance de la compañía con la finalidad de
cumplirlos. Tengo personal a mi cargo la supervisión por turnos el cual tienen asignadas
responsabilidades específicas para el logro de los objetivos a su vez mi jefe inmediato
medirá posteriormente mi desempeño dentro de la empresa.

Dirección.

La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la

realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente o
delegando dicha autoridad y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la
forma adecuada todas las ordenes emitidas. (Ponce, 2007, pág. 384)

Este tercer proceso administrativo se aplica en las juntas diarias matutinas en la gerencia
de fábrica con los superintendentes y jefes de área, donde se revisa los objetivos
establecidos el día anterior en lo que respecta a molienda y producción, esta información
esta proporcionada por la superintendencia de calidad y de conformidad mediante un
reporte que se le conoce como informe de producción y molienda día, cuyos datos
mencionados en ese informe diario se determina si se cumplió con los objetivos planeados
el día anterior, en caso de ser negativo los datos, se analizan del por qué no se cumplió
delegándose nuevamente a los responsables, así como todas las facilidades y necesarias
para el logro de los objetivos, cabe mencionar que en éstas reuniones se tocan los puntos
importantes que hayan surgido durante el día, desviaciones, defectivos, mermas,
eficiencias, entre otros, de acuerdo a los objetivos de cada área, la dirección entra en la
revisión de mi parte correspondiente de los planes de acción surgidos durante los turnos
de producción para darle seguimiento a la cantidad y calidad de azúcar, al corte de
producción por turno, cuyas cantidades y calidades de producción sin establecidas por la
gerencia de comercialización. Existe otra dirección cuyo nombre se conoce como comité
de calidad donde se establecen las cantidades diarias, semanal y mensual de las
cantidades y calidades a producir y en qué presentación y empaque se envasará (50 kg o
Big Bag de 1.25 ton) según lo requiera el cliente. Estos acuerdos se dan a conocer por la
alta dirección en las reuniones diarias matutinas para establecerse los objetivos del día.
 Control.

Se conoce como la medición de los resultados actuales y pasados en relación con

los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes. Todo control implica, necesariamente, la comparación de lo
obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada
periodo prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no
alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado, tal procedimiento
constituye el control sobre resultados. (Ponce, 2007, pág. 440)

Con el criterio de que lo que no se mide no se puede controlar, bajo este concepto en el
Ingenio Benito Juárez, nos basamos en los informes semanales donde se registran los
logros obtenidos en la semana de molienda y producción. En este reporte se analiza la
eficiencia de la fábrica, de la caña molida entre la el azúcar producido en función de ese
resultado se determina si se logró el objetivo semanal, ya que se tiene un plan programado
estimado de molienda y producción. Así mismo se establecen las cantidades de
producción en sus diferentes calidades (Azúcar refinada, blanco especial, estándar), en
caso de no cumplir con las cantidades establecidas, se analiza, se toma decisiones y se
corrige es decir se actúa en consecuencia para buscar alcanzar los objetivos e indicadores
de la empresa. Con el fin de formular nuevos planes que al ejecutarse impacten
directamente en dicho indicador logrando aumentar las eficiencias. Se revisa que los
recursos asignados realmente estén impactando en la mejoría de los indicadores de la
planta (Seguridad, Calidad, Costos, Entrega, Motivación y Medio ambiente).

De existir alguna omisión en el cumplimiento de los acuerdos por parte del personal se
sigue lo que llamamos ciclo de motivación, obviamente dirigido al recurso humano en el
cual se busca la capacitación y motivación del personal, sin embargo, casos especiales
surgen cuando el personal dadas las herramientas y capacitaciones no muestra el
comportamiento esperado, surgen las disciplinas progresivas que dado la severidad de las
omisiones será la severidad de las acciones tomadas, de ésta manera se controla también
un proceso para llevarlo a los objetivos deseados.
Bibliografía
Chimal, J. C. (18 de Julio de 2013). Gestiopolis.com. Obtenido de
https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-planeacion-organizacion-
direccion-y-control/
Consultores en Efectividad Gerencial, S.A. de C.V. (1986). Clásicos de la gerencia.
Management Today en Español, 41-45.
Ponce, A. R. (2007). Administración Moderna. México: LIMUSA.