PROCEDIMIENTOS DE GESTION GYM.SGP.PG.

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GESTIÓN DE PROYECTOS Revisión: 0
INTERACCIONES CON ÁREAS DE SOPORTE: Fecha: 22/06/2008
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1. OBJETIVO

Dar a conocer los puntos de interacción del Proyecto con el Área de Finanzas de Oficina Principal; así
como establecer las pautas para que dicha interacción sea adecuada, definiendo las obligaciones de
cada parte.

2. DESARROLLO

2.1. Durante el Arranque:

Como parte del proceso de Arranque1, el Área de Finanzas de Oficina Principal convoca al Proyecto
para sostener sesiones de trabajo y gestionar la obtención de documentos financieros estipulados
en las obligaciones contractuales asumidas por GYM con sus clientes. Se recomienda que el Proyecto
también tome la iniciativa para llevar a cabo estas reuniones.

Con la finalidad de recibir el soporte requerido y dar inicio al Proyecto, se debe remitir al Área de
Finanzas la siguiente información:

9 Requerimientos de generación de seguros del Proyecto.

9 Solicitud de fondos de inicio del proyecto.
9 Solicitud de generación de Cartas Fianzas, Cartas de Fiel Cumplimiento, Facturas por Adelantos.

En base a los requerimientos recibidos por parte del Proyecto, el Área de Finanzas será responsable
de lo siguiente:

9 Emisión de seguros del Proyecto.

9 Emisión de Cartas Fianzas, Cartas de Fiel Cumplimiento y Facturas por Adelantos.

2.2. Durante la Ejecución:

Durante la ejecución del Proyecto el Área de Finanzas es responsable de transferir a cada Proyecto los
fondos necesarios que permitan la continuidad de las operaciones del mismo, según lo planteado en
el Flujo de Caja y de acuerdo a una buena programación de pedidos de dinero. La atención de estos
requerimientos está supeditada a la disponibilidad de fondos de GyM y de acuerdo a la prioridad que
se establezca. Asimismo, el Área de Finanzas realiza el seguimiento al proceso de facturación del
Proyecto y gestiona el proceso de cobranza al Cliente.

Las responsabilidades de la Administración del Proyecto con el Área de Finanzas durante la ejecución
del mismo son las siguientes:

9 Solicitud de la renovación de cartas fianzas, la emisión de nuevas cartas fianza o el cambio de

fondos de garantía por carta fianza.
9 Solicitud de facturación al Cliente inmediatamente después de obtener la valorización aprobada
por el Cliente.
9 Solicitud de requerimiento de fondos a más tardar el día miércoles de cada semana.
9 Solicitud de pagos a determinados proveedores vía telecrédito (en situaciones especiales).
9 En el caso que la localidad sede del Proyecto no cuente con una sucursal del Banco de Crédito, el
administrador puede solicitar el pago a obreros a través del banco de la nación.

Teniendo en consideración los requerimientos recibidos del Proyecto, las responsabilidades del Área
de Finanzas son las siguientes:

9 Generación de la renovación de cartas fianzas, cambio de fondo de garantía por carta fianza y
generación de nuevas cartas fianza.
9 Comunicación al proyecto de los fondos que les serán transferidos.

1 Ver GYM.SGP.PG.05 – Arranque y Coordinación con la Oficina Principal

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INTERACCIONES CON ÁREAS DE SOPORTE: Fecha: 22/06/2008
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9 Transferencia al proyecto de fondos para caja chica los días viernes de cada semana.
9 Transferencia al proyecto de fondos para pago de proveedores y subcontratistas los días martes
de cada semana.
9 Envío a cada proyecto de la constancia de pago de Seguros y Conafovicer.

2.3. Al cierre de proyecto:

En la etapa de Cierre del Proyecto, las responsabilidades de la Administración del Proyecto son:

9 Gestión de la devolución de cartas fianzas.

9 Gestión de la recuperación de Fondos de Garantía.

2.4. Matriz de Responsabilidades

Proy Fi
1. Convocatoria a las sesiones de trabajo del arranque √
2. Enviar toda la información solicitada durante las sesiones de arranque √
3. Brindar el soporte requerido por el Proyecto √
4. Dar seguimiento al proceso de facturación y cobranza al Cliente √
5. Atender la solicitud de requerimiento de fondos del Proyecto √

Proy: Proyecto
Fi: Finanzas

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

9 GYM.SGP.PG.05 – Arranque y Coordinación con Áreas de Soporte

9 GYM.SGP.PG.16 – Flujo de Caja
9 GYM.SGP.PG.48 – Control Financiero