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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


MODALIDAD A DISTANCIA

II TRABAJO A DISTANCIA

CUESTIONARIO PARA EL SEGUNDO TRABAJO

 Respecto a la organización consultada en el primer trabajo, consulte y utilice


como referente el MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de la
organización. De existir un manual en la organización, adapte dicha información
al modelo de Manual de Organización y Funciones planteado en el texto base.

En el caso de que la empresa o la institución no cuenten con un manual de


organización, proceda a desarrollarlo sustentando en el modelo del texto base.

EL CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR


CONESUP

RESUELVE

APROBAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

TITULO I

FINALIDAD, MISION Y ESTRUCTURA

CAPITULO I

INTRODUCCION

1. El presente manual de organización tiene por finalidad determinar las competencias y


atribuciones derivadas de los procesos: estratégicos, habilitantes y agregadores de
valor, que sirvan de base para el cumplimiento de la misión y objetivos del CONESUP y
de su Secretaria Técnica Administrativa.

2. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes
niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta permite identificar con
claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y
evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y
proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus
funciones; elementos indispensables que le permitirán una actualización administrativa
eficiente y eficaz.

Edwin Chicaiza
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CAPITULO II

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

El Pleno del Conesup, mediante resolución No. RCP.SO9. No. 116.06, del 27 de julio de 2009,
ante la necesidad de contar con un instrumento de gestión de la Secretaría Técnica
Administrativa del Conesup, acorde con las políticas y líneas directrices del presidente del
Conesup para el periodo 2009-2014; aprobó el organigrama institucional.

CAPITULO III
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OBJETIVOS GENERALES

3. El Consejo Nacional de Educación Superior es una entidad autónoma, de derecho


público, con personería jurídica. Su sigla es Conesup y es el órgano regulador y
coordinador del Sistema Nacional de Educación Superior. Tiene como domicilio la capital
de la República. Sus resoluciones en le marco de esta ley serán de cumplimiento
obligatorio.

4. Con el propósito de que la Secretaría Técnica Administrativa del Consejo Nacional de


Educación Superior, cumpla con las competencias establecidas en la Ley de Educación
Superior, se define su estructura basada en la gestión por procesos, clasificados en:
estratégicos, habilitantes y agregadores de valor que generan productos y servicios
institucionales.

CAPITULO IV

POLITICAS GENERALES

La Ley Orgánica de Educación Superior en su Artículo 16 prevé que el Conesup tendrá una
Secretaría Técnica Administrativa, que será el órgano ejecutor de las resoluciones del Consejo y
de apoyo técnico, mediante la producción de estudios, análisis e información sobre la educación
superior. Su estructura, funciones y atribuciones constarán en el presente reglamento aprobado
por el Conesup.

Constituye la misión de la Secretaria Técnica Administrativa del Consejo Nacional de Educación


Superior “ejecutar las resoluciones del Conesup y de su presidente, en el ámbito de sus
competencias, como órgano de planificación, regulación, coordinación y apoyo técnico del
Sistema Nacional de Educación Superior, mediante la elaboración, análisis, estudios y memorias
institucionales sobre la educación superior del país.

TITULO II

DE LA ESTRUTURA ORGANICA

CAPITULO I

DE LA SECRETARIA TECNICA ADMNISTRATIVA

La Secretaria Técnica Administrativa, contará con un Presidente, máximo personero que


representará en las relaciones nacionales internacionales, ejercer la representación legal, judicial
y extrajudicial del organismo, cumplir y hacer cumplir sus resoluciones, dirigir el trabajo de la
Secretaría Técnica Administrativa y las demás que le sean asignadas por los reglamentos y
resoluciones del CONESUP.

La Secretaría Técnica Administrativa estará a cargo de un Director Ejecutivo designado por el


Conesup de la terna que formule el Presidente. El Director Ejecutivo preferentemente será un ex
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rector de una universidad o escuela politécnica, elegido por cuatro años, pudiendo ser reelegido.
La Secretaria contará con los Directores establecidos por el Conesup.

La Secretaria Técnica Administrativa del Consejo Nacional de Educación Superior, para el


cumplimiento de su misión y responsabilidades, está integrada por los procesos que a
continuación se detallan:

CAPITULO II

PROCESOS ESTRATEGICOS

Ejecutan el conjunto de actividades relacionadas e interactuantes para planificar, dirigir y


controlar la gestión de la Secretaria Técnica Administrativa del Conesup, estos son:

1) Conesup
2) Presidencia del Conesup
3) Comisiones permanentes
4) Dirección Ejecutiva

CAPITULO III

PROCESOS HABILITANTES

Gestionan el conjunto de actividades relacionadas e interactuantes para proveer productos y


servicios de asesoría, apoyo logístico y los recursos requeridos por la institución para el
cumplimiento de su misión. Los siguientes elementos constituyen estos procesos habilitantes:

5) Auditoría interna
6) Área jurídica
7) Secretaría del pleno y comisiones
8) Área financiera
9) Talento humano y gestión administrativa
10) Sistemas
11) Comunicación Social
12) Planificación y desarrollo

CAPITULO IV

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

Gestionan el conjunto de actividades mutuamente relacionadas e interactuantes que promueven


la prestación de servicios eficientes y de calidad para la satisfacción de las necesidades y
expectativas del: Conesup, Director Ejecutivo, Comisiones, Universidades, Escuelas
Politécnicas, Institutos y sociedad en general y lo conforman los siguientes elementos:

13) Área Académica


14) Área de cultura y cooperación nacional e internacional

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Con el propósito de racionalizar la estructura organizacional y lograr el menor número de
direcciones, exclusivamente las áreas contarán con un director y cada proceso tendrá un
responsable, quién reportará el cumplimiento de sus competencias al director ejecutivo o director
de área correspondiente.

TITULO III

DESCRIPCION DE FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

CAPITULO I

OBJETIVOS

Es necesario racionalizar la estructura orgánica de la Secretaria Técnica Administrativa del


Consejo Nacional de Educación Superior; así como de las competencias, atribuciones,
facultades, deberes y obligaciones de las áreas y procesos, tendientes a elevar la capacidad de
gestión de la entidad.

CAPITULO II

FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Presidencia.- El presidente del Consejo Nacional de Educación Superior tiene las siguientes
competencias y atribuciones, en ausencia temporal del presidente, lo subrogará el presidente
alterno. A falta de éste, se encargará la presidencia a uno de los miembros principales del Pleno
del Consejo.

a) Representar al Consejo Nacional de Educación Superior, como su máxima autoridad, en


las relaciones nacionales e internacionales;
b) Ejercer las representación legal, judicial y extrajudicial del organismos;
c) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Consejo Nacional de Educación Superior;
d) Dirigir y orientar el trabajo de la Secretaría Técnica Administrativa;
e) Ejercer las atribuciones de autoridad nominadora, excepto el de director ejecutivo;
f) Suscribir todo tipo de contratos y convenios en el ámbito nacional e internacional;
g) De conformidad con la normativa vigente y observando el debido procedimiento:
nombrar, remover, conceder licencia, comisiones de servicio e imponer sanciones
disciplinarias a todo el personal de la Secretaría Técnica Administrativa; las licencias
superiores a treinta días del Director Ejecutivo, se tramitarán ante el Consejo;
h) Formular políticas de acción y expedir instructivos internos y de aplicación de los
reglamentos y resoluciones del Consejo Nacional de Educación Superior;
i) Delegar el Director Ejecutivo competencias específicas y puntuales que requieran de
atención inmediata y desconcentrada por parte del presidente;
j) En caso de ausencia temporal del Director Ejecutivo, éste la encargará a un director de
área; y,
k) Las demás funciones que le sean asignadas por la Ley Orgánica de Educación Superior,
su reglamento, los reglamentos y resoluciones del Conesup.

Dirección Ejecutiva: El director ejecutivo de la Secretaria Técnica Administrativa depende


jerárquicamente del presidente del Conesup, y sus competencias son las siguientes:

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a) Cumplir y hacer cumplir la Ley, el Reglamento, las resoluciones del Consejo Nacional de
Educación Superior y de su presidente;
b) Ejercer las delegaciones administrativas que le hicieren el Consejo Nacional de
Educación Superior y su presidente;
c) Planificar, ejecutar y evaluar la gestión administrativa y técnica de la Secretaria Técnica
Administrativa, para lo cual orientará, coordinará y supervisará el trabajo de los
directores que tienen a su cargo los procesos agregados de valor y habilitantes; a fin de
que la Secretaría pueda cumplir con su misión definida en el Capitulo III, políticas
generales del presente manual.
d) Autorizar los gastos, hasta por los montos que se establezca en los instructivos que para
efecto formulará y aprobará el presidente del Conesup, de conformidad con la normativa
vigente;
e) Suscribir a nombre de la Institución, los contratos de adquisición de bienes, ejecución de
obras, prestación de servicios, en concordancia con lo determinado en el literal anterior;
f) Delegar a los directores competencias específicas y puntuales que requieran de
atención inmediata y desconcentrada por parte del director ejecutivo; y
g) Las demás funciones que le asignen el Consejo Nacional de Educación Superior y su
presidente.

Auditoria interna: Es competencia de este proceso la asesoría concurrente y posterior en


el análisis, desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas y procesos
institucionales, evaluar el control interno y la veracidad, propiedad, legalidad, eficiencia,
eficacia y economía en la ejecución de las actividades y operaciones, sujetándose a la
normatividad vigente mediante una participación activa, preventiva y correctiva en el ámbito
de su competencia en coordinación con la Contraloría General del Estado.

Área Jurídica: Es competencia de este proceso desarrollar propuestas de normatividad


prevista en las leyes y reglamentos; efectuar estudios, análisis y asesoramiento jurídico para
las entidades del sistema nacional de educación superior, para el pleno del Conesup y su
Secretaría Técnica; y

Asumir la procuración judicial en defensa de los intereses de la institución y del Sistema de


Educación Superior.

Secretaría del Pleno y de Comisiones: Es de competencia de este proceso brindar


apoyo y proporcionar soporte administrativo y secretarial al pleno del Conesup, la dirección
ejecutiva, comisiones permanentes y diversas unidades de la Secretaría Técnica
Administrativa, otorgando en ultima instancia fe publica de los actuado.

Administrar el sistema de archivo y documentación de la Secretaría Técnica Administrativa.

Área Financiera: Es competencia de este proceso la consecución de recursos financieros,


formulación de estadísticas financieras, distribución de rentas universitarias sobre la base del
modelo de índices e indicadores de distribución del Sistema Nacional de Educación Superior,
así como la formulación, ejecución y elaboración de proyectos de reformas y evaluación del
presupuestos institucional, y de los sistemas de contabilidad y tesorería, de conformidad con
la Ley y demás normatividad vigente.

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Talento Humano y Gestión Administrativa: Este proceso tiene como competencia
formular, desarrollar y ejecutar los diferentes subsistemas de la administración del talento
humano (reclutamiento, selección, remuneraciones, perfiles y competencias, evaluación y
carrera profesional);

Administrar la base de datos del talento humano a fin de que la información registrada sea
transparente para los titulares de las áreas de la institución y les sirva de soporte en la toma
de decisiones.

Administrar los programas de actualización profesional del talento humano, servicios de


bienestar social y calidad de vida; y

Gestionar los servicios generales, de adquisiciones y administración de bienes.

Sistemas: Es competencia de este proceso desarrollar e impulsar el mejoramiento de la


calidad de la información de los servicios y procesos institucionales, mediante el desarrollo y
aplicación de sistemas de información computarizados; así como de la gestión de
tecnologías de información y comunicación actualizadas en el ámbito institucional, y brindar
un servicio ágil y oportuno a las instituciones de educación superior y a las de la sociedad
relacionadas con al educación superior.

Comunicación Social: Está encargada de mantener y ejecutar un sistema de


comunicación externa que permita difundir la gestión del Conesup; de asistir a las
autoridades de la institución en el manejo de su relación con los medios de comunicación; y
de efectuar labores de protocolo y relaciones públicas, y

Mantener y ejecutar un sistema de comunicación interna para difundir entre el personal,


información sobre la gestión y los procesos institucionales que contribuya a crear un clima
laboral favorable.

Planificación y Desarrollo: Es competencia de este proceso asesorar, formular, coordinar


y poner en vigencia el plan de desarrollo del sistema nacional de educación superior; así
como los planes estratégicos y operativos anuales de la Secretaría Técnica Administrativa;

Desarrollar e impulsar la elaboración de los sistemas de gestión de calidad y asesorar en


métodos y técnicas de mejoramiento continuo de la Secretaria Técnica Administrativa;

Asesorar en la elaboración y ejecución de instrumentos y herramientas que fortalezcan la


capacidad de gestión institucional y apoyar en la implantación de técnicas modernas del
desarrollo gerencial, de la Secretaría Técnica Administrativa;

Recopilar, procesar, depurar, consolidar, sistematizar, producir, analizar y difundir la


información estadística oficial del Sistema de Educación Superior; y

Administrar información estadística del Sistema Nacional de Educación Superior relacionada


con la estructuración de índices de distribución de rentas universitarias.

CAPITULO III

GLOSARIO DE TERMINOS
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Área.- Parte de la Institución en la que se subdivide y a la cual se asigna una responsabilidad

Autoridad.- Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la ejerza
directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal: la
funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de
trabajo, cada uno para funciones distintas y, la lineal, que es facultad de mando que ejerce
exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo.

Estructura Orgánica.- Unidades administrativas que integran una dependencia y/o entidad,
donde se establecen niveles jerárquico-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la
misma le asigna la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como el reglamento
interior correspondiente.

Objetivo.- Es el enunciado del propósito que se establece para realizarse en un periodo


determinado.

Unidad Administrativa.- Los órganos cuyas funciones sustantivas son de carácter meramente
académico, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí,
conformada por una estructura orgánica especifica y propia, cuyas atribuciones específicas se
instituyen en el instrumento jurídico correspondiente, como es el caso de las escuelas, centros y
unidades pertenecientes al instituto.

 Del modelo para el estudio administrativo enfocado a la organización


seleccionada, desarrolle los siguientes puntos (solamente hasta la fase de
Diagnóstico), siguiendo la secuencia señalada en el texto:

 Información general de la organización

El Consejo Nacional de Educación Superior es una entidad autónoma, de derecho público, con
personería jurídica. Es el órgano planificador, regulador y coordinador del Sistema Nacional de
Educación Superior. Tendrá como domicilio la capital de la República.

El CONESUP tiene una Secretaría Técnica Administrativa que es el órgano ejecutor de las
resoluciones del Consejo y de apoyo técnico, mediante la producción de estudios, análisis e
información sobre la educación superior. Su estructura, funciones y atribuciones constan en el
reglamento que fue aprobado por el Consejo.

La Secretaría Técnica Administrativa esta a cargo del Director Ejecutivo, el mismo que fue
designado por el Conesup de la terna que formuló el presidente. La Secretaría consta de
directores de área que estableció el CONESUP.

 Justificación

El cliente se encuentra en el centro de las preocupaciones y prioridades fundamentales tanto en


la empresa privada como en la pública. Es por eso que toda organización de la empresa se
encuentra orientada hacia la calidad del “SERVICIO AL CLIENTE” y el mejoramiento continuo de
los niveles de su satisfacción.
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Los clientes determinan el éxito o el fracaso de la empresa, aún así es sorprendente lo poco que
muchos gerentes realmente conocen y entienden a sus clientes. El servicio excelente distingue a
una empresa de sus competidores; en el radica la diferencia esencial, por ello es necesario
desarrollar destrezas y conocimientos para brindar un servicio extraordinario con el propósito de
poner a trabajar estas cualidades a favor de los clientes.

La tarea de mejorar la calidad de la atención al cliente requiere de inversiones y cambios en los


procesos de la organización. Habitualmente estos cambios concretan mejoras en eficiencia que
benefician a los clientes en aspectos generales, como la disminución de los tiempos de atención
y resolución de los reclamos tanto técnicos como comerciales.

 Objetivos

General

Conocer los efectos que aseguran el servicio con estándares específicos e implícitos de calidad,
oportunidad, confiabilidad, a fin de lograr la satisfacción del cliente y dotar de un servicio
personalizado e impersonalizado para los trámites.

Específicos

 Analizar los estándares específicos e implícitos de calidad


 Evaluar la confiabilidad del servicio al cliente en la empresa pública
 Estudiar la metodología establecida y proponer, de ser el caso alternativas
pertinentes.

 Alcance del Estudio

La atención al cliente precisa de una capacitación exigente y permanente al personal a cargo de


la atención al cliente con el propósito de dotar un servicio individualizado y técnico para los
trámites de emisión de certificados de títulos y legalización de firmas de documentos
universitarios, para ello se efectuará un plan de capacitación y cambios en la estructura física y
tecnología según las necesidades de los clientes.

 Metodología de Trabajo

En vista de que el cliente es heterogéneo, es necesario conocer los puntos de vista del cliente
para ello se elaborará un formulario de preguntas especificas, posteriormente se ingresará la
información en una base de datos en el que arroje datos estadísticos respecto a las preguntas
que en el formularios se estableció.

Según los resultados obtenidos se procederá a la capacitación del personal de acuerdo con las
necesidades que reflejo la encuesta. Así como la mejora en la estructura y/o tecnología si así lo
requiere el cliente.

 PRIMERA FASE: Diagnóstico Administrativo que incluya:


A. Programa de trabajo (cronograma de actividades)

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B. Recopilación de información

C. Organización de la información

D. Análisis de la información

Luego de efectuar la encuesta y su ingreso de las mismas en la base de datos se ha podido


identificar con claridad los problemas, los mismos que se detallan a continuación:

 El 83% de los encuestados manifiesta que no encontró facilidades de parqueo


 El 17% de los encuestados no sabe utilizar la pagina WEB del Conesup
 El 33% manifiesta que el servicio de atención al cliente tiene una calificación de “Buena”.
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 El 25% de los encuestados sugiere agilidad para mejorar el servicio.

E. Informe de diagnóstico que incluya conclusiones y recomendaciones


(modelo de informe de la página 72)

PARA : Dr. Gustavo Vega


PRESIDENTE DEL CONESUP

DE : Edwin Chicaiza
TECNICO

ASUNTO : Diagnóstico sobre la situación en la calidad del servicio de atención al


Cliente.

 ANTECEDENTES:

La tarea de mejorar la calidad de la atención al cliente requiere de inversiones y cambios en los


procesos de la organización. Habitualmente estos cambios concretan mejoras en eficiencia que
benefician a los clientes en aspectos generales, como la disminución de los tiempos de atención
y resolución de los reclamos tanto técnicos como comerciales.

 OBJETIVOS:

Conocer los efectos que aseguran el servicio con estándares específicos e implícitos de calidad,
oportunidad, confiabilidad, a fin de lograr la satisfacción del cliente y dotar de un servicio
personalizado e impersonalizado para los trámites.

 Analizar los estándares específicos e implícitos de calidad


 Evaluar la confiabilidad del servicio al cliente en la empresa pública
 Estudiar la metodología establecida y proponer, de ser el caso alternativas
pertinentes.

 ALCANCE DEL ESTUDIO:

La atención al cliente precisa de una capacitación exigente y permanente al personal a cargo de


la atención al cliente con el propósito de dotar un servicio individualizado y técnico para los
trámites de emisión de certificados de títulos y legalización de firmas de documentos
universitarios, para ello se efectuará un plan de capacitación y cambios en la estructura física y
tecnología según las necesidades de los clientes.

 MOTODOLOGIA:

En vista de que el cliente es heterogéneo, es necesario conocer los puntos de vista del cliente
para ello se elaborará un formulario de preguntas especificas, posteriormente se ingresará la
información en una base de datos en el que arroje datos estadísticos respecto a las preguntas
que en el formularios se estableció.

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Según los resultados obtenidos se procederá a la capacitación del personal de acuerdo con las
necesidades que reflejo la encuesta. Así como la mejora en la estructura y/o tecnología si así lo
requiere el cliente.

 IDENTIFICACION DE LOS HECHOS

 El 83% de los encuestados manifiesta que no encontró facilidades de parqueo


 El 17% de los encuestados no sabe utilizar la pagina WEB del Conesup
 El 33% manifiesta que el servicio de atención al cliente tiene una calificación de “Buena”.
 El 25% de los encuestados sugiere agilidad para mejorar el servicio.

 CAUSAS QUE GENERAN LOS PROBLEMAS

El edificio del Conesup donde se atiende la emisión de certificados de títulos y demás tramites
afines, está ubicado en la Av. 9 de Octubre 624 y Carrión, zona céntrica donde no existe
parqueaderos públicos o lugares que permitan estacionar los vehículos por pocas horas.

Debido a la falta de publicidad y/o información en las universidades o espacios públicos se


desconoce la página web del Conesup.

La falta de parqueaderos y agilidad en la atención a contribuido para que tengamos una


calificación de buena, aunque podríamos mejorar a una calificación de excelente

Debido a los procesos y a la falta de una estructura bien organizada del personal de atención al
cliente, hace que los requerimientos de los usuarios sean lentos.

 SOLUCIONES QUE PERMITAN ELIMINAR LAS CAUSAS QUE GENERAN LOS


PROBLEMAS

Se debe concentrar en ampliar la publicidad del Conesup a través de volantes, trípticos e


información en las mismas universidades y escuelas politécnicas

Aunque la mayoría de clientes sabe utilizar la página web del Conesup, el 17% de uno u otro
modo requiere un instructivo donde fácilmente pueda ingresar a la Página web

Buscar espacios a fin de suscribir convenios para que los usuarios que acudan al Conesup,
tengan facilidades de ingreso a las instalaciones de la entidad.

Reestructuración del personal a fin de evitar y/o restar tiempos en el despacho de los
trámites de los usuarios, eliminar movimientos que únicamente originan demoras en la
atención.

 En relación al tema de Desarrollo Organizacional, desarrolle los siguientes


puntos:

a) Analice y explique de qué manera puede influir la cultura organizacional de


una empresa o institución en la aplicación del modelo de Desarrollo
Organizacional.

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Toda organización responde a un sistema permanente de cambio y de mejoramiento continuo, lo
cual debe influenciar hacia todos los niveles, ya que el éxito depende de que todo el personal
este capacitado para la búsqueda de soluciones, previo a su diagnostico y objetivos que
persigue la empresa, como es mejorar los niveles de rendimiento y revitalizar la organización.

b) Realice un mapa conceptual del tema 3.5 MODELO DE DESARROLLO


ORGANIZACIONAL, que consta en el texto guía (página 87 y 88)

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