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Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad
de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series
documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más
tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme
son las siguientes:
Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la
documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema
(calendario de conservación, inventario).
Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su
consulta.
Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.
Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia,
profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir
conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.
Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades
que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de
negocio.
Tipos de ordenación
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o
tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para
cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué
lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que
pertenece.
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha
(ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código
(ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica)
o según la temática (ordenación por materias):
Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las
áreas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.
Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–) recibirán
un nombre que represente sin ambigüedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe
Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
_notas
_borrador
_definitivo
Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores
documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente
a área de trabajo, indicando el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable
convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls.
en plantillas de Excel (.xlt).
Descripción de los documentos: el inventario
La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo
archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar
información. Los archivos existen por la necesidad de obtener información precisa para
distintas finalidades; la función básica del inventario en cuanto instrumento de
descripción consiste en garantizar un acceso lo más rápido y eficiente posible a los
documentos archivados.
El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata
de un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto.
Es decir, identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales
con el propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta
específica. Ante la necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de
permitir obtener respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué
expedientes tiene en curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el
Registro Mercantil?”, “¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área
laboral?”). Asimismo ha de reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto
específico al que hace referencia– y su localización física en el archivo.
Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos
en la que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para
garantizar una información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información
ya que la base de datos localizará los registros que respondan a una consulta
determinada buscando la información por un solo campo o cruzando la información de
diferentes campos.
– Número de expediente
– Estado (en curso/cerrado)
– Código del cliente
– Nombre o razón social del cliente
– Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal, laboral…)
– Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación
– Procedimiento o asunto
– Organismo (en que se tramita)
– Fecha de inicio
– Fecha de finalización
– Signatura tipográfica
– Notas u observaciones
– Autor (responsable de la tramitación)
En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona como
un sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos que tienen
como misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación
automática por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados,
búsquedas a partir de un término o de varios relacionados, elaboración de listados, etc.