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Una forma de proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como
agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de
eficacia en los resultados”.Estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administración, cumple la función de aconsejar a los interesados en mejorar
la organización y métodos empleados.Su finalidad es asegurar el máximo de
eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la
aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías
en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra.
IMPORTANCIA:
FUNCIÓN:
Busca los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgánicas del servicio administrativo. Determinar su grado de eficiencia,
su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del
medio.Conceptuar al “método” como el proceso de reflexión que permite abordar
el problema de la organización.El método permite descubrir cuáles son las
estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para
hacerla eficiente y eficaz.
RELACIÓN:
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde
se decida si se ponen en práctica o si son denegadas.
Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya
sea esta Industrial, comercial ó de servicios.
Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos
deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta
Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área
objeto de estudio, y sobretodo con la participación del personal
involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les
comunica adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar
resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio
que se lleguen a formular.
Recopilación de información
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre:
manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas,
anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así
como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas,
descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre
volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación
con otras dependencias, condiciones y características de la ubicación,
espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella
información que específica del área objeto de estudio.
Análisis de la información
¿Qué se hace?
¿Para qué se hace?
¿En dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto cuesta hacerlo?
Etc.