Univercidad Catolica Santo Domingo

ALUMNOS

Ciro Pérez García 2007-1221

Jairo José Sánchez E. 2006-1039

Alphonse Veniel 2007-1460

MATERIA

ANALISIS DE SISTEMAS

PROFESOR

Jaime Eduardo Páez

Practica:

PROYECTO FINAL

FECHA

21 Abril 2009

1
 Índice de la Evaluación del Sistema Propuesto

Páginas

1. Evaluación del Sistema (Ante Proyecto) 3

2. Entrevista 5

3. Descripción del Sistema Actual 7

4. Diagrama de Procesos del Sistema Actual 9

5. Diagrama de Procesos del Sistema Propuesto 10

6. Tablas 12

7. Entidad / Relación

13

8. Diccionario de Procesos

• Nombre procesos

• Descripción de los Procesos

• Flujo de Entrada

• Flujo de Salida

• Resumen Lógico

1. Tema de Investigación:

2
Sistema de facturación de TODO METAL.

2. Planteamiento del Problema:

La Empresa TODO METAL hoy en día cuentan actualmente con un

sistema de información básico de facturación manual en el área
comercial, el cual es ineficiente para las necesidades actuales de la
empresa y además no maneja un sistema adecuado para el control de
las existencias de sus productos.

Los problemas anteriores afectan el manejo de la información ante la

toma de dediciones gerenciales y afectando la imagen de la empresa
ante los clientes.

3. Formulación del Problema :

• ¿Cuáles son los procesos del sistema de facturación?

4. Sistematización del Problema:

• ¿Poseen un listado de Productos?

• ¿Poseen una cartera de clientes?

• ¿Como verifican el balance del cliente?

• ¿Como se realiza la facturación cuando es a crédito?

3
 5. Objetivos de la Investigación:

• ¿Lograr un sistema de facturación para Todo Metal?

Objetivos específicos

• Agilizar los procesos de pedidos y facturación.

• Controlar el inventario de productos.
• Satisfacción del cliente al momento de la compra.
• Realizar reportes para la toma de decisiones

6. Justificación

La parte practica esta la implementación del sistema de facturación

permitirá mejorar la captura de información, su procesamiento y su
posterior análisis para mejorar los servicios haciéndolos mas
eficientes y rentables, mejorando el grado de satisfacción de los
clientes.

La parte económica el desarrollo del sistema de información tendrá

una influencia positiva para los propietarios a la hora de tomas de
decisiones contribuyendo de esta forma al fortalecimiento económico
de la misma

4
Entrevista:
 Presidente.

¿Cuántas personas manejan el sistema o los procesos?

Los procesos en general los manejan 5 persona

1. Presidente

2. Vice-presidente

3. Una facturadora

4. Un contable

5. Un operario

¿Cuál es el tipo de información que manejan en la empresa?

Cliente: nombre, RNC de compañía.

Crédito: limite de crédito, plazo de pago.

Mercancía: Espesor, donde es echo, pies, número de tubería.

¿Existen áreas que utilizan la misma información?

No

¿Cuándo tú pides un reporte sea de venta o de almacén, tarda

mucho tiempo en hacértelo?

A) Rápido B) tarda un poco C) Lento

¿Cree usted que aplicando un sistema automatizando, ganara

tiempo y rapidez en los procesos?

A) Si B) Un poco C) No

 Facturación (usuario)

¿Cuáles son los pasos que debe hacer un cliente desde que
llega a la empresa para hacer una compra?

5
-Ya que los clientes que demandan este tipo de mercancía
suelen tener conocimientos de lo que están comprando, lo
primero que hacen es ver la mercancía por el almacén y luego
que eligen pasan a facturar su compra y luego vuelven al
almacén por su pedido.

¿Cuáles campos tiene la hoja de facturación?

-nombre

-numero RNC

-cantidad

-descripción

-unida

-total

¿Que pasa cuando es con cheque el pago de la factura?

-Primero se debe comprobar si el cheque tiene fondo y luego se

procede con lo procesos habituales.

¿Cómo se relacionan la parte de facturación con la de almacén?

-En todo ya que a final de mes las ventas se restan a la

existencia de tuberías.

¿Como se hacen las ventas a crédito?

-El cliente debe traer documentos de pedidos de la empresa

que solicita la compra a crédito, luego se confirma el tiempo
para pagar.

¿Cómo le dan seguimiento a una factura a crédito?

6
 -Ya que en la empresa no se suele dar crédito a todos los
clientes, los que tienen crédito son clientes viejos de la
empresa. Simple mente se tiene pendiente las fechas pausadas
mediantes notas y cosas así. NOTA: no tienen ningún
tipo de archivo de cuentas por pagar.

¿Cómo se realizan los reportes de venta?

-Los reportes de ventas se hacen a mano tomando cada factura

y escribiéndola en una hoja y luego se digita en un formulario
de Excel.

¿Cuánto tarda hacer un reporte de venta?

-Se tarda en un promedio de una hora y media.

 Almacén (usuario)

¿Trabajan con código? Si o no

-no

¿Usted tiene alguna relación con compra?

-no

¿Cómo saben cuando abastecer el almacén?

-Con un inventario que se hace periódicamente.

¿Como realizan reportes de inventarios?

Se hacen manual mente.

 Usuario final

7
 Categorice con las cifras del 1 al 5 las siguientes actividades:

Primer usuario

Rapidez del servició :12345

Formalidad :12345

Presentación de factura: 1 2 3 4 5

Segundo usuario

Rapidez del servició :12345

Formalidad :12345

Presentación de factura : 1 2 3 4 5

Tercer usuario

Rapidez del servició :12345

Formalidad :12345

Presentación de factura : 1 2 3 4 5

Descripción del Sistema Actual

Sistema De Facturación

Empresa: Todo Metal

Producto de venta: Tuberías de metal

En esta empresa se trabaja con un sistema de facturación manual. Para este

sistema, se tiene un talonario de facturación con los siguientes campos:

>DATOS DE CLIENTES.

-nombre de cliente o de la -Cantidad

empresa
-Descripción
-no. RNC
-Precio por unidad
>DATOS DE MERCANCIA.
-total

8
 El sistema arranca cuando el cliente llega a la empresa. El cliente
pasa por almacén a realizar su selección de mercancía (tubería de metal),
luego de ver y seleccionar su tubería pasa por a la oficina donde lo estará
esperando una secretaria que realiza lo que es la facturación, dicha
facturación tiene tres copias, una del departamento de facturación, una el
cliente y otra de almacén. Luego de realizar este proceso el cliente pasa al
almacén nuevamente donde el operario le entrega su mercancía.

Dichas facturas el departamento de facturación y almacén las

archivan cronológicamente para futuros procesos

En caso de que la compra sea a crédito, suponiendo que ya sea echo

toda la operación de depuración necesaria para acreditar el cliente
solicitante, el cliente deberá traer la orden de compra de la empresa que
solicita el servicio a crédito. En lo adelante se procederá con los mismo
procesos que ya mencionamos hace un momento.

También se permiten compras con cheques solo que el cliente deberá

esperar que se verifique que el cheque tenga fondo.

• Procesos Principales del Sistema

1. verificación de mercancía

2. verificar clientes

3. facturación

• Entidad de Sistema:
1. Clientes

• Los Archivos
1. Factura

2. Salida Almacen (Mercancia)

3. Clientes (Datos)

Nota.

9
- todo cliente que demanda este tipo de mercancía (tubería de metal)
conoce de lo que esta comprando.

- no existe un archivo de Cta. x cobrar ya que este servicio solo se

leda a clientes preferentes por lo tanto las facturas que se hacen
son muy pocas.

- no pose base de datos

Procesos de facturación
Empresa: Todo Matal

Verificacion Verificación
de de
Datos de clientes
mercancía cliente

-Nombre
-No. RNC

Cliente Almacén Facturación

Datos de
mercancía

-Cantidad
-Descripción
Despacho -Precio por unidad
de
mercanc ía

Factura

Blanca para cliente

Amarilla para facturación
Rosada para almacén

10
11
 Procesos deFacturación Propuesto
Empresa: Todo Matal

Nivel 0

VERIFICAR TUBOS COMPRAR TUBOS

SISTEMA GESTION
CLIENTE DE CLIENTE
VENTAS

Nivel 1

3.0
1.0
DESPACHO
DE
ALMACEN
MERCANCIA
RETIRO
COMPRA
MERCANCIA
PAGADA
EJECUTAR SALE TIENDA
COMPRA
VERIFICAR
MERCANCIA MERCANCIA
2.0
VERIFICAR CHEQUEO
Cliente CHEQUIADA
FACTURACION FACTURA MERCANCIA
PAGADA Cliente

B.D ALMACEN
BUSCAR DATOS B.D FACTURA
DATOS VERIFICADOS

B.D CLIENTES

12
 NIVEL 2

B.D ALMACEN B.D FACTURA B.D CLIENTE

CLIENTE
VER CLIENTE DATOS
MERCANCIA FACTURA
TUBOS CHEQUIADA ENTREGA VERIFICADOS PAGADA
COMPRAR DATOS

2.1 3.1
1.1

VERIFICAR VERIFICAR
VERIFICAR
CLIENTE FACTURA
MERCANCIA

ENVIAR CLIENTE SE
ACTUALIZAR CLIENTE DATOS A DIRIGE ALMACEN
DATOS NUEVO B.D CLIENTES
CREARLO

3.2

1.2 2.2 ALMACEN

ENTREGA
MERCANCIA CLIENTE MERCANCIA DE
SELECCIONADA CREADO FACTURA

CLIENTE
SE MARCHA

FATURA
EN SISTEMA

Cliente

2.3
REALIZAR
FACTURA

PAGAR FACTURA

B.D FORMA PAGO

13
Tablas.

B.D CLIENTE B.D FACTURA

ID CLIENTE
ID FACTURA
-NOMBRE ID CLIENTE
-RNC
ID TUBO
-TEL./FAX -FECHA
-DIRECCION
-FORMA PAGO

B.D ALMACEN B.D FORMA PAGO

ID TUBO ID FACTURA
-CANTIDAD -CHEQUE
-EFECTIVO

B.D TUBOS

ID TUBO
-PROCEDENCIA
-PRECIO
-LONGITUD
-DIAMETRO

14
Entidad / Relacion

B.D CLIENTE B.D FACTURA

ID CLIENTE
ID FACTURA
-NOMBRE ID CLIENTE
-RNC
ID TUBO
-TEL./FAX -FECHA
-DIRECCION
-FORMA PAGO

B.D ALMACEN B.D FORMA PAGO

ID TUBO ID FACTURA
-CANTIDAD -CHEQUE
-EFECTIVO

B.D TUBOS

ID TUBO
-PROCEDENCIA
-PRECIO
-LONGITUD
-DIAMETRO

15
 Diccionario de Procesos

1) NOMBRE PROCESO 1.0 ALMACEN

2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA MERCANCIA CHEQUEADA

4) FLUJO SALIDA VERIFICAR MERCANCIA

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 1.1 VERIFICAR MERCANCIA

2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA M

4) FLUJO SALIDA VE

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 1.2 MERCANCIA SELECCIONADA

16
 2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VE

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 2.0 FACTURACION

2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VE

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 2.1 VERIFICAR CLIENTE

17
 2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VER

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 2.2 CLIENTE CREADO

2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VER

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 2.3 REALIZAR FACTURA

18
 2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VER

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 3.0 DESPACHO MERCANCIA

2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VE

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 3.1 VERIFICAR FACTURA

19
 2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VER

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

1) NOMBRE PROCESO 3.2 ENTREGA MERCANCIA

2) DESCRIPCION
. DE PROCESO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

3) FLUJO ENTRADA ME

4) FLUJO SALIDA VE

5) RESUMEN LOGICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

20