GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

INTRODUCCIÓN

 La Gestión de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para

asegurar que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
 La gestión de costos del proyecto se ocupa principalmente del costo de los
recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto,
desarrollado en el área de conocimiento de la gestión del tiempo.

 En muchas áreas de aplicación, el pronóstico y análisis de los resultados se

efectúan fuera del proyecto. En otras, la gestión de costos también incluye este
trabajo.

 El Gerente de Proyecto debe estar atento para incluir los procesos adicionales y
las técnicas generales, tales como retorno de la inversión, análisis de retorno, y
otros, que sean requeridos por el proyecto.

 Una visión más amplia de la gestión de costos del proyecto se denomina

frecuentemente cálculo de costos del ciclo de vida del proyecto.
 El cálculo de costos del ciclo de vida del proyecto, junto con técnicas de
ingeniería de valor, puede mejorar la toma de decisiones y se usa para reducir
el costo y tiempo de ejecución, y mejorar la calidad y el rendimiento del producto
entregable del proyecto.
ESTIMACIÓN DE COSTOS
Estima los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto.

PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL COSTO

Asigna el costo total estimado a paquetes de trabajos individuales.

CONTROL DEL COSTO

Controla cambios en el presupuesto del proyecto.

 En algunos proyectos, especialmente los más pequeños, la estimación de costos

y la preparación del presupuesto del costo están tan unidos que se ven como un
sólo proceso (p.e., son ejecutados por un sólo individuo en un período
relativamente corto de tiempo).
 Aquí se presentan como procesos distintos porque las herramientas y técnicas
para cada uno son diferentes.

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

Describe cómo las variaciones del costo serán manejadas (respuestas diferentes a
problemas mayores y a menores).
Puede ser formal o informal, altamente detallado o con generalidades enmarcadas en
las necesidades del proyecto.
Es un elemento subsidiario del plan de gestión del proyecto.

El PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS debe establecer:

 Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.
 Unidades de medida (horas, días).
 Enlaces con procedimientos de la organización y cuentas de control (CA).
 Umbrales de control, variaciones permitidas.
 Reglas de valor ganado, fórmulas y criterios.
 Formatos de informe.
 Descripciones de proceso.

RESERVA DE GESTION
ESTIMACIÓN DE COSTOS

 La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar

una aproximación de los recursos necesarios para completar cada actividad,
incluyendo la identificación y consideración de diversas alternativas.
 Generalmente se expresan en unidades monetarias, como soles, dólares, etc.
 Estas estimaciones son mejoradas a través de refinamientos durante el
transcurso del proyecto, para reflejar detalles adicionales disponibles.
 Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos
que se cargarán al proyecto incluyendo mano de obra, materiales, equipos,
servicios, instalaciones y categorías especiales tales como asignación por
inflación o un costo por contingencia.
 Si la organización ejecutante no tiene estimadores de costos de proyecto con
experiencia, el equipo de proyecto debe proporcionar los recursos y la
experiencia requerida.
 La estimación debe ser basada en la EDT
 Siempre que sea posible, la estimación debe ser realizada por la persona que
realizará el trabajo
 La información histórica de proyectos pasados es la clave para afinar las
estimaciones
 Las estimaciones son más exactas si componentes más pequeños de trabajo
son estimados
 El gerente de proyecto debe cumplir con las estimaciones acordadas.
ENTRADAS

Factores ambientales de la empresa

Condiciones del mercado.
Base de datos comerciales.
Activos de los procesos de la organización
Políticas de estimación de costos.
Plantillas de estimación de recursos.
Información histórica.
Archivos del proyecto.
Conocimientos del equipo de proyecto.
Lecciones aprendidas.

ESTIMACIÓN DE COSTOS

ENTRADAS

INFORMACIÓN HISTÓRICA

Podemos consultar los archivos de proyectos anteriores y de similar naturaleza para

obtener información que nos sirva como referencia.

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

Para integrar precios unitarios hay información de mercado disponible que podemos
adquirir llevando a cabo una investigación de costos de materiales, mano de obra,
costos indirectos, etc.

COTIZACIONES

Implica preparar alcances preliminares con criterios de aceptación para lograr obtener
cotizaciones de proveedores.

BASES DE DATOS

En ciertas industrias existen empresas que proveen el servicio de consultoría de base

de datos de precios unitarios por región, especialidad, entregable, etc.

La gestión de costos del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Los siguientes procesos
principales son:

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS: La determinación de cuáles son los recursos

(personas, equipos, materiales) y qué cantidades de cada uno deben ser utilizados para
llevar a cabo las actividades del proyecto.

ESTIMACIÓN DE COSTOS: Desarrollar una aproximación (estimación) de los costos

de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

PRESUPUESTO DE COSTOS: La asignación de la estimación general de los costos de

las actividades individuales de trabajo.
CONTROL DE COSTOS: Controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

OCUPACIÓN DE LA GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO

La gestión de costos del proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos
necesarios para completar las actividades del proyecto. Sin embargo, la gestión de
costos del proyecto también debe considerar el efecto de las decisiones del proyecto en
el costo de usar el producto del proyecto.

Por ejemplo: limitar el número de revisiones de diseño puede reducir el costo del
proyecto, a expensas de un aumento en los costos de operación del cliente.

1° PROCESO: PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS

La planificación de los recursos consiste en determinar cuáles son los recursos físicos
(personas, equipos, materiales) y qué cantidades de cada uno se deben usar y cuándo
se necesita la y para llevar a cabo las actividades del proyecto.

INSUMOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS

1. Estructura de desglose del trabajo: identifica los procesos que necesitarán recursos.

2. Información histórica: Información histórica con respecto a lo que se requiera, tipos

de recursos para un trabajo similar.

3. Declaración sobre alcance: contiene la justificación del proyecto y los objetivos.

4. Descripción de fondos de recursos: Conocimiento de que recursos son

potencialmente disponibles y necesarios para la planeación de recursos.

5. Políticas de la organización: Las políticas de la organización deben ser considerados

durante la planificación de los recursos.

6. Duración de la actividad estimada. Duraciones de tiempo.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS.

1. La opinión de expertos: A menudo se requiere la opinión de expertos para evaluar

las entradas a este proceso.

2. Identificación de alternativas.

3. Software de gestión de proyectos: Software de gestión de proyectos tiene la

capacidad para ayudar a organizar grupos de recursos
RESULTADOS DE LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS

LAS NECESIDADES DE RECURSOS: Los resultados del proceso de planificación de

los recursos es una descripción de lo que se requieren tipos de recursos. Estos recursos
se obtendrán, ya sea a través de adquisiciones o la contratación de personal.

2° PROCESO: ESTIMACIÓN DE COSTOS

Implica el desarrollo de un aproximado (estimación) de los costos de los recursos

necesarios para completar las actividades del proyecto. En el costo de aproximación, el
estimador considera las causas de la variación de la estimación final para los propósitos
de mejorar la gestión del proyecto.

ENTRADAS PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS

1. Estructura de división del trabajo. Se utiliza para organizar las estimaciones de costos
y para asegurar que todo el trabajo identificado ha sido estimado.

2. Requerimiento de materiales.

3. Las tasas de recursos. El individuo o grupo preparando las estimaciones debe

conocer las tarifas unitarias (por ejemplo, los gastos de personal por hora, el coste del
material a granel por yarda cúbica) para cada recurso para el cálculo de los costos del
proyecto.

4. Estimación de la duración de la actividad. Las estimaciones de duración de las

actividades afectarán las estimaciones de costos en cualquier proyecto.

5. Estimación de las publicaciones. Datos comerciales disponibles sobre estimación de

costos.

6. Información histórica. Podemos encontrar información sobre costos de recursos de

las siguientes fuentes:

 Archivos de proyecto. Se pueden mantener registros de los resultados de

proyectos anteriores que son suficientes para ayudar en el desarrollo de las
estimaciones de costos.
 Con base en datos comerciales. A menudo la información está disponible en el
mercado.
 Conocimiento del equipo del proyecto. Los miembros del equipo pueden
recordar datos reales o estimaciones anteriores.

7. Plan de cuentas. Describe la estructura de codificación utilizada por la organización

para reportar información financiera en su libro mayor.
8. Riesgos. El equipo del proyecto considera la información sobre los riesgos cuando se
producen costos estimados, ya que pueden tener un impacto significativo en el precio.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS

1. La estimación análoga. Significa usar el costo real de un proyecto anterior, similar a

la base para estimar el costo del proyecto actual.

2. Modelado Paramétrico. El modelado paramétrico implica utilizar las características de

los proyectos (parámetros) en un modelo matemático para predecir los costos de los
proyectos.

3. Estimación de abajo hacia arriba. Esta técnica implica estimar el costo de actividades
individuales o paquetes de trabajos, después resumir las estimaciones individuales para
conseguir un total del proyecto.

4. Herramientas Informáticas. Las herramientas informáticas, como el software de

gestión de proyectos, hojas de cálculo y simulación/ herramientas estadísticas, son
extensamente utilizadas para ayudar en la estimación de costos.

5. Otros métodos de estimación de costos. Por ejemplo, análisis de ofertas de

proveedores.

RESULTADOS DE LA ESTIMACIÓN DE COSTOS

1. Costos estimados. Las estimaciones de costos son evaluaciones cuantitativas de

costos probables de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto.
Ellos se pueden presentar en resumen o detalladamente.

2. Detalles de Apoyo. La cantidad y tipo de detalles adicionales varía dependiendo el

área de aplicación. Conservando notas ásperas que pueden resultar valiosas al
proporcionar una mejor comprensión de cómo se desarrolló la estimación.

3. Plan de Gestión de Costos. El plan de gestión de costos describe cómo se gestionarán

las diferencias de coste (por ejemplo, diferentes respuestas a los principales problemas
que para menores).

3° PROCESO: PRESUPUESTACIÓN DE COSTOS

La presupuestación de costos incluye la asignación de las estimaciones globales de

costos a actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base
de costos para medir el desempeño del proyecto.
PRESUPUESTACIÓN DE COSTOS DE ENTRADAS

1. Estructura de desglose de trabajo. El EDT identifica los elementos del proyecto a los
que se asignaran los costos.

2. Programa del proyecto. El programa del proyecto incluye un comienzo planeado y

fechas de finalización para los componentes del proyecto a los que se asignarán costos.

3. El plan de gestión de riesgo. a menudo incluye costos de contingencia, los cuales

pueden ser determinados sobre la base de la precisión esperada de la estimación.

SALIDAS DE LA PRESUPUESTACIÓN DE COSTOS

1. Línea base de coste. La línea base de costos es el presupuesto de fase temporal que
se utiliza para medir y monitorear el desempeño de costos en el proyecto.

Se desarrolla sumando los costos estimados por período y por lo general se muestra en
la forma de una curva en S. (Fig. 7-2)

Valores acumulativos
 4° PROCESO: CONTROL DE COSTOS

Control de costos tiene que ver con:

a) influenciar los factores que crean cambios en la línea de base de costos para asegurar
que los cambios se han acordado.

b) la determinación de que la línea de base de costos ha cambiado.

c) la gestión de los cambios reales, cuando y como ocurren.