INTRODUCCION

La empresas de hoy en día han venido aplicando diferentes teorías y conceptos a lo largo de
la historia con el objetivo principal de lograr establecer un diagnostico organizacional, cada
una de ella busca definir los factores más relevantes que afectan el desarrollo de la empresa
para así lograr enfocar sus esfuerzos dirigidamente y que estos den los resultados esperados.

Es por eso que a travez de este trabajo colaborativo se realizó un análisis de los antecedentes
y objetivos de la empresa, se procedió a realizar una propuesta de diagnóstico organizacional
seleccionándose el modelo de contingencia con el objetivo de solucionar la problemática de
la cooperativa de transportes “ Cootransmar Ltda”.

PROPUESTA DE DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

MODELO DE CONTINGENCIA

Al principio todo colaborador que ingresa a una empresa se enfrenta a una situación difícil al
saber que existen muchos más datos que los que él puede procesar en cualquier período
razonable de tiempo. El tiempo del nuevo empleado y el tiempo de sus contrapartes dentro de
la organización o el de quienes lo han contratado, no es idéntico. La organización –sus
gerentes- desean tener el diagnóstico con rapidez extrema, especialmente si de él dependen
importantes decisiones.

En alguna medida el consultor desarrolla una visión del funcionamiento de la organización,

de sus elementos centrales y de las formas de relación entre estos elementos. Esta imagen, si
es suficientemente elaborada, consciente, precisa y coherente, puede convertirse en un modelo
útil para el diagnóstico organizacional. Un modelo se encuentra formado por un conjunto de
variables y conceptos interrelacionados de tal forma que permiten dar una explicación
coherente del funcionamiento organizacional. El modelo es una abstracción, de tal manera
que en él se dejan fuera de consideración todos los aspectos concretos, propios de una
organización particular. El modelo constituye un marco conceptual que tiene un valor
ordenador, interpretativo del funcionamiento organizacional.

Dado que los modelos son prescindibles e intercambiables, como investigadores escogeremos
el MODELO DE CONTINGENCIA:

Se basa en la ley de variedad requerida de Ashby: las relaciones entre el sistema y el entorno
se encuentran caracterizadas por la diferencia entre las complejidades de uno y otro. El
sistema es siempre menos complejo que su ambiente y para relacionarse con él deberá actuar
selectivamente. Esto otorga un marco conceptual para la relación del sistema organizacional
con el ambiente: contingencia del encuentro entre organización y ambiente, donde existen dos
procesos fundamentales:
 1. Diferenciación: la organización especializa partes de si misma para reducir la
complejidad de su entorno. La diferenciación va estructurándose en términos de la
especialización de subpartes organizacionales dedicadas a responder las diversas
demandas ambientales provenientes de los distintos sub-ambientes con los que la
organización tiene relación. Ej. Proveedores. Existe la posibilidad de conflictos
internos como resultado de la especialización.

2. Integración: evita que la fuerza centrífuga de la diferenciación despedace la

organización en sub- organizaciones perdiendo la identidad del sistema organizacional
como un todo. Se busca a través de la integración que todos los subsistemas colaboren
entre si y se complementen para cumplir con los fines organizacionales.

Por otro lado, Newton, M. y Raia, A. (1972); expresan que el proceso del
DO consta básicamente de tres etapas:

1. Recolección y Análisis de datos: determinación de la naturaleza y

disponibilidad de los datos necesarios y de los métodos utilizables para su
recolección dentro de la organización.

2. Diagnóstico Empresarial: Se trata de identificar preocupaciones,

problemas, sus consecuencias, establecer prioridades y objetivos.

3. Acción de intervención: Se selecciona cuál es la intervención más

adecuada para solucionar un problema particular organizacional.

También, Idalberto Chiavenato. (1998); comenta que se han diseñado

muchos modelos de DO pero que la mayoría, debería tener un enfoque
cíclico con 7 pasos básicos que abarcan la identificación del problema, la
acción y la evaluación, así:

1. Identificación del Problema. Una persona clave en la organización se

siente que la empresa tiene uno o más problemas que pueden ser aliviados
por un agente de cambio. Los esfuerzos de DO deben estar apoyados por
la alta dirección.

2. Consulta con un Especialista en DO. Algunos íntimamente

familiarizados con procesos de cambio organizacional comúnmente son
utilizados como agentes de cambio. Esto demanda la colaboración y
apertura de cada uno de los involucrados.

3. Integración de Datos y Diagnóstico Preliminar. Se selecciona entre

cuatro métodos básicos de recoger datos: mediante entrevistas,
observación de los procesos, cuestionarios, y datos del desenvolvimiento
organizacional.
 4. Retroalimentación. Está diseñada para ayudar al cliente a determinar
las fortalezas y debilidades de la organización o de unidades particulares.

5. Diagnóstico Conjunto de Problemas. En este punto, un administrador o

grupo discute la retroalimentación y decide si hay un problema real que
necesita resolverse.

6. Acción. La acción que deberá tomarse depende del problema, en la

cultura de la organización y en el tiempo y gastos.

7. Integración de Datos Después de la Acción. Dado que el DO es un

proceso cíclico, también debe efectuarse una recopilación de datos
después de que las acciones han sido realizadas.

8. Para alcanzar estos procesos de desarrollo, es muy relevante tomar en

cuenta el hecho de un diagnóstico a la organización, ya que a través de él
se crean directrices para la labor en las empresas

En conclusión, el modelo de contingencia intenta comprender el proceso

de diferenciación y su integración en la relación de la organización con su
ambiente y deberá determinar:

1. Formas organizacionales Relación empresa-individuo

2. División de trabajo

Ejemplo: Al iniciar una empresa el Gerente es la persona que en la mayoría

de los casos es quien hace parte del Departamento de Recurso Humano,
Departamento Comercial, Departamento de Mercadeo y publicidad, al
verse el crecimiento de la Empresa, se da la necesidad de Dividir el Trabajo
para dar mejores resultados en la empresa, por lo cual se toma la decisión
de contratar un nuevo personal para que se encargue de dichos
Departamentos con responsabilidades específicas para el cumplimiento de
objetivos y así mejorar la empresa.

Autoridad

Ejemplo: En las empresas cuando se realiza la División de Trabajo es

importante tener en cuenta, que quien se encuentre como jefe ante un
personal debe de ser una persona con capacidad de mandar y tener la
responsabilidad sobre su equipo de trabajo, para que puedan cumplir sus
objetivos y metas por las cuales realizan su trabajo.

Disciplina
Ejemplo: En el proceso de vinculación del personal a una empresa para
todos los cargos, es importante tener en cuenta que sean personas
integras, las cuales tengan compromiso con la empresa, así mismo que
sean disciplinadas con su trabajo y respeten los patrones de conducta de
la empresa.

Una persona que tiene disciplina en su trabajo es aquella que cumple con
sus responsabilidades a tiempo, siempre llega puntual a su trabajo o antes
de la hora, respeta a sus superiores y recibe por parte de la empresa todos
los cambios con respeto y acepta las normas que existen en la misma.

Unidad de Mando

Ejemplo: Cuando realizamos el organigrama de la empresa es importante

definir las responsabilidades de cada Departamento, saber cuál será el
equipo de trabajo para lograr sus objetivos, para que cuando se realice el
proceso de contratación de personal se tenga claro a qué área va a
pertenecer en la empresa, cual su jefe y responsabilidades en medio de la
empresa. Para que no exista por parte del empleado una desinformación
de los conductos regulares de la empresa.

Unidad de Dirección

Ejemplo: Para el buen funcionamiento de la empresa es necesario que al

inicio de la misma se desarrolle un organigrama, donde se plasme cuales
es la misión, la visión y las estrategias que se van a utilizar para lograrlas.

Esto se realiza para que la empresa tenga bases en su organización y

maneje un buen funcionamiento, para que en cualquier evento donde falte
alguno de sus miembros directivos la empresa pueda seguir funcionando
manejando la misma estructura sin que se quiebre, por la falta de este
miembro directivo.

Subordinación de los Interés individuales a los generales

Ejemplo: Cuando una empresa logra que sus empleados se identifiquen

con ella, al punto que ellos se sientan dueños de la empresa, está allí logra
que en medio de su recurso humano siempre va a prevalecer el interés de
la empresa.

Remuneración del personal

Ejemplo: Para una empresa es fundamental que sus empleados se sientan
satisfechos con el pago de su salario, ya que si ellos se encuentran
conformes, realizaran con gusto su labor.

Centralización

Ejemplo: Cuando la empresa abre cuatro sedes más, es importante que

en las nuevas sedes, se replique el mismo organigrama de la sede principal
para que esta siga conservando sus objetivos y puedan lograrlos,
formando así en la una organización sólida y centralizada.

Jerarquía

Ejemplo: Una empresa debe de tener totalmente claro sus conductos

regulares para que nunca sean violados los rangos de jerarquía en las
empresas, Esto es que un Subgerente no desarrolle las funciones del
Gerente, solamente se puede permitir en casos especiales siempre y
cuando se encuentre abalado por los jefes directos.

Orden

Ejemplo: En la empresa se debe respetar el organigrama que se desarrolla

al inicio de la misma, porque esta escoge su recurso humano de acuerdo
a los grupos de trabajo que sean especificados para cumplir sus objetivos.

Equidad

Ejemplo: La persona que se encuentre como administradora o gerente

debe ser una persona Integra en su forma de actuar para con el personal,
para que logre el respeto en medio de la empresa.

Estabilidad del Personal

Ejemplo: Es importante que al realizar el proceso de selección del recurso

humano de la empresa, se analice por medios de pruebas a los empleados
el grado compromiso y dedicación que demuestren hacia su cargo que van
a desempeñar, para así conocer quién es el más apto para desempeñar el
cargo en medio de la empresa.
 Iniciativa

Ejemplo: La persona que está a cargo un departamento y tiene a su

responsabilidad un personal debe pensar en un plan que pueda llevarlo a
cabo con éxito para que todo el equipo de trabajo se encuentre satisfechos
con su trabajo, adicional este debe fomentar y estimular en los empleados
para que vayan más allá de sus responsabilidades.

Espíritu de equipo

Ejemplo: La empresa por medio del departamento de Recurso Humano

desarrolla diferentes estrategias en medio de la empresa para que los
empleados haya identidad con la empresa y una unidad con sus
compañeros de trabajo, sembrando en los corazones de los empleados
que ellos son el motor de la empresa y que ninguno se puede salir.

PARA XXXXXXX, SE PROPONE:

 Determinar el organigrama actual de la Institución.

 Determinar las funciones y propósitos actuales de las principales
unidades de la Empresa.
 Describir las funciones y responsabilidades actuales de los puestos
directivos de las principales unidades de la Empresa.
 Determinar la concordancia del organigrama actual y los títulos de los
cargos seleccionados con relación a las normativas establecidas por la Ley.
 Establecer la concordancia entre las funciones actuales de las unidades
seleccionadas con relación a los objetivos y funciones aprobados.


Metodología

Sujeto: en el caso de la empresa de transporte Cootransmar Ltda el objeto de

estudio son las personas del común que utilizan el servicio de transporte. En donde
se les realiza un encuesta estructurada, para detectar el índice de satisfacción de
los usuarios.

Herramientas conceptuales: para la recolección de información se va a elaborar

una encuesta con preguntas cerrada relacionadas con el satisfacción y necesidades
con respecto al servicio de transporte que cubre las rutas en el municipio de
Mariquita Tolima.
En una primera fase de exploración y recolección de información se
realizar una revisión documental de artículos, leyes y decretos que rigen
a XXXX así como también las normativas legales de la estructura
organizativa de la Nación a la que pertenezca la empresa.

Posteriormente realizar una primera visita a la Dirección con el propósito

de revisar la documentación escrita de la Empresa a través de una
entrevista inicial con el/a Director@ General la cual tendrá una duración
de dos horas aproximadamente. En esta se recopilará el organigrama
general de la empresa, y un documento que describe las funciones y
objetivos departamentales de las divisiones principales previamente
establecidas y aprobadas por la empresa llamado Manual de Funciones.
También se discutirá los siguientes temas: una breve reseña de los
antecedentes institucionales, los objetivos principales de la empresa y una
explicación acerca de una solicitud de reestructuración organizacional.

Luego de este encuentro pautar fechas para la realización de las

entrevistas con cada uno de los dirigentes departamentales. Realizar 50
entrevistas estructuradas utilizando una guía previamente diseñada, cada
una con una duración de aproximadamente 25 minutos.

Para la aprobación de la información recolectada en estas entrevistas,

registrar por escrito las respuestas de los entrevistad@s y que se
proporcionará al personal responsable con el fin de obtener la validación
de los datos ofrecidos previamente.

Con la información validada, se procederá a analizarla de la siguiente

manera:

Se realizará una comparación entre los datos obtenidos del organigrama,

las funciones departamentales y las funciones de puesto de cada uno de
los dirigentes, con las normativas y leyes ya mencionadas.

Comparar el organigrama con el Manual de funciones, identificando si la

denominación actual de las unidades coincide o no con lo establecido en
el mismo. También se determinar si la representación grafica de las
unidades se corresponden con sus funciones dentro de la empresa y con
la cantidad de puestos de trabajo que dicta el Manual de Funciones.

Las funciones departamentales expuestas por los entrevistados se

compararán con el Manual de Descripción de los Objetivos y Funciones de
las Unidades Administrativas para distinguir cuáles funciones se cumplen
y cuales no.

Finalmente, con los datos recolectados en cada cargo y cada

departamento, hacer los ajustes necesarios y que beneficien el bienestar
de los empleados, donde se sugiere:
Mejora a través de los Empleados

Trabajar continuamente para hacer de la sustentabilidad una prioridad en

la mente de los empleados, manteniendo la relevancia de la
responsabilidad personal en el trabajo y en la casa. Reconocer y tomar
seriamente la responsabilidad que la Empresa tiene con sus
colaboradores, y eso comienza con los propósitos, valores y principios.

Trabajar en:

Diversidad. Buscar tener diversidad entre los empleados en su más amplia

expresión, incluyendo diversidad de género, nivel socioeconómico,
creencias, estilos de trabajo, formación académica, experiencias de vida,
etc.

Apoyo y Desarrollo de Nuestro Talento. Apoyar el desarrollo del talento humano

ofreciendo la oportunidad de iniciar su carrera profesional desde los
últimos semestres de sus estudios universitarios. Ofrecer la oportunidad
de tener un primer empleo que no requiere experiencia previa y buscar
que todos sus colaboradores tengan una carrera a largo plazo.

Salud. Como la visión de la organización Médica Global se resume en 4

palabras: “Gente Sana, Negocio Sano”, se debe cumplir en “todas” las
personas ya que son el activo más importante de la compañía. .

Flexibilidad a sus colaboradores como una estrategia global de negocio

La flexibilidad para con los colaboradores ofrece beneficios de negocios

tales como mayor productividad y mayores niveles de compromiso y
satisfacción de los empleados.

Hoy en día se han dado importantes avances sobre la realidad del trabajo
en relación a los derechos de los trabajadores y las condiciones en que la
labor debe ser realizada para no perjudicar la salud.

Muchas compañías multinacionales han buscado maximizar la relación

género-trabajo, ofreciendo oportunidades que se pueden ver en iguales
términos tanto para hombres como para mujeres.

En nuestro caso, se va a valorar la diversidad y la inclusión, como una

ventaja competitiva; por tal razón se debe ofrecer tanto a los hombres
como a las mujeres los mismos beneficios en materia de flexibilidad, como
por ejemplo permisos para el cuidado de familiares e hijos, licencias por
paternidad, entre otros.
Motivar el balance entre el trabajo y la vida personal tanto de hombres como de
mujeres.

Hoy cada vez es mayor el nivel de involucramiento de los hombres en

actividades que han sido tradicionalmente exclusivas de las mujeres como
el cuidado de los hijos. Por tanto, en la medida en que se abra las
posibilidades tanto para uno como para otro género, será mejor la
respuesta de los empleados desde el punto de vista propiamente laboral.

Entre las posibilidades que este esfuerzo de flexibilidad se puede ofrecer

tanto a hombres como a mujeres:

Horarios flexibles: consiste en una opción que le permite al empleado

escoger el horario de entrada y de salida que mejor convenga a su realidad
personal, sin que esto afecte su trabajo diario. Por ejemplo: el empleado
puede acordar con su jefe entrar a trabajar a las 7 a.m. y salir a las 4 p.m.
o entrar a las 9 a.m. y salir a las 6 p.m. Principalmente los horarios
flexibles serán creados para quienes por motivos personales, no pueden
estar en un horario normal de oficina.

Horario reducido: radica en una opción que le permite al empleado optar por
un rol que le permita trabajar un porcentaje determinado de tiempo. Por
ejemplo, medio tiempo o un cuarto de tiempo.

Permisos especiales: consiste en una opción que le permite al empleado optar

por unpermiso sin goce de salario de hasta 3 meses para cubrir necesidades personales- ya sea
proyectos de estudios o simplemente dedicar ese tiempo a cualquier actividad deseada.

Cuidado de niños o familiares: es una opción que le permite al empleado optar

por ausentarse hasta por un periodo de un año sin goce de salario, y sin
que su empleo corra peligro, para el cuidado de algún ser querido, ya sea
un niño recién nacido, padre o madre con problemas serios de salud, entre
otros. Incluso se contempla en casos de adopción de menores.

Trabajo desde el hogar: consiste en una opción que le permite al empleado

optar por trabajar parcialmente desde su hogar. Lo que se busca es que
los empleados se sientan orgullosos de trabajar , no solo por el hecho de
pertenecer a una compañía con años de historia, sino porque comprenden
y se comprometen con el propósito de tocar y mejorar la vida de los
consumidores. Es por esto que es una prioridad ofrecer a los empleados,
sin distinción de género, el ambiente de trabajo adecuado y todos los
beneficios para que se sienta a gusto, y así poder llegar a tener el mejor
recurso humano y los mejores resultados.