BASE DE DATOS información de cada caso registrado en la base
de datos. Nos ahorra trabajo y esfuerzo en el
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta
para recopilar y organizar información. En las
bases de datos se puede almacenar información
sobre personas, productos, pedidos o cualquier
otra cosa. Muchas bases de datos empiezan
siendo una lista en un programa de
procesamiento de texto o en una hoja de cálculo.
A medida que crece la lista, empiezan a
aparecer repeticiones e inconsistencias en los
datos. Cada vez resulta más complicado
comprender los datos presentados en la lista y
existen pocos métodos para buscar o recuperar
datos para revisarlos. Cuando empiezan a
observarse estos problemas, es aconsejable
transferir la información a una base de datos
creada mediante un sistema de administración
de base de datos, como Ms. Access.
Una base de datos es un conjunto de
archivos relacionados o vinculados por algún
dato común.
Software
MS. Access
Documentos
Crear Editar
Base de
datos
Guardar Consultar Imprimir
MS. Access como gestor de base de datos
Access es un programa de aplicación que
consiste en un sistema de gestión de base de
datos relacionado creado por Microsoft. Realiza
base de datos, crea formularios, genera
consultas, modifica formularios e informes.
Un gestor de base de datos es una
herramienta de software orientada al manejo de
archivos relacionados para realizar consultas y
reportes vinculando información de diferentes
archivos.
MS. Access te permite crear, editar, imprimir
y guardar archivos de base de datos y generar
formularios para actualizar la información,
utilizar consultas en pantalla y emitir reportes por
impresora, buscando, ordenando o filtrando la
uso de archivos y evita repetir información
dispersa. El gestor de base de datos es una
herramienta para el manejo simultáneo de
archivos de datos relacionados. Permite
administrar base de datos. Una base de datos
es un conjunto estructurado de archivos
vinculados por algún dato común, relacionados
por tipo, clase o función. Un archivo de datos
es un conjunto de registros asociados y de igual
estructura. Un registro es un conjunto de datos
únicos de una persona, cosa o situación.
El gestor de base de datos te permite crear y
hacer el “mantenimiento” de los archivos de
base de datos, procesar la información y realizar
múltiples operaciones en ellos, como la
búsqueda, el ordenamiento, el filtrado, por dato
o por registro, y la creación de formularios,
consultas y reportes.
Con MS. Access, puede :
_ Agregar más datos a una base de datos.
_ Modificar datos existentes en la base de
datos.
_ Eliminar datos u información.
_ Organizar y ver los datos de distintas formas.
_ Compartir los datos con otros usuarios
mediante informes , mensajes de correo
electrónico, por intranet o internet.
Recuerda: Cuando se crea una base de datos
en Microsoft Access, se crea un archivo “.accdb“)
el cual puede contener Tablas, Informes,
Formularios, Informes, entre otros. Access nos
permite relacionar estos elementos para
diversos fines orientados a un asunto, tema o
actividad especifica.
Actividades:
1. ¿Qué es una base de datos?
2. ¿Cuál es la diferencia entre una base de
datos y un archivo de datos?
3. ¿Qué es un registro?
4. Hacer un esquema (mapa conceptual) de lo
que puede hacer Ms. Access.
H. Álvarez De La Cruz
Profesor del área de EPT
Computación e informática
PRÁCTICA 1: CREAR UNA BASE DE DATOS
CON MICROSOFT ACCESS.
Para crear una base de datos al iniciar una sesión de
Access 2007, los pasos a seguir son:
1. Hacer clic en Base de datos en blanco, de la
pantalla de bienvenida o de introducción de MS
Access 2007.
2. En el panel lateral derecho de la pantalla de
introducción a Access, al hacer clic en Base de datos
en blanco, aparecerá el cuadro destinado a crear la
base de datos en blanco.
3. El panel de opciones presentado permite
establecer la ubicación exacta del archivo que se va
a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access
2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base
de datos1.accdb y lo ubica en la carpeta Mis
documentos.
4. Pulsar el botón para acceder al cuadro de
diálogo que nos permitirá seleccionar una ubicación
distinta y asignar un nombre a la nueva base de
datos.
5. Localizar la carpeta a través de la lista
desplegable Guardar en y establecer el nombre en
el cuadro de texto Nombre de archivo (no es preciso
establecer la extensión ya que Access 2007 la asigna
automáticamente “.accdb“).
6. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el
botón Aceptar.
7. Por último, una vez establecida la ubicación y la
denominación de la nueva base de datos, hacer clic
en Crear.
Nota: Cuando creamos una nueva base de
datos, al hacer clic en “Crear”, Access 2007
nos posicionará en el objeto tablas y, en
concreto, nos aparecerá una primera tabla en
la vista hoja de datos, para que comencemos
a diseñar el objeto fundamental de Access: las
tablas.
Si se quiere crear una base de datos nueva mientras
se está ejecutando el programa, hay que seleccionar
la opción Nuevo del denominado Botón
Office , se abre la pantalla de Introducción de
Access 2007 y hacemos clic en Base de datos en
blanco.
Hay que tener presente en este caso que no es
posible tener abiertos dos bases de datos de
Access al mismo tiempo en el mismo programa,
por lo cual al crear la nueva base de datos la
anterior se cerrará. Si fuese preciso tener
abiertas dos bases de datos al mismo tiempo
habría que ejecutar dos veces el programa y
abrir con cada uno de ellos una base de datos
(dos sesiones Access iniciadas).
Área de EPT - Computación e informática