GERENCIA DE LA CALIDAD

DOCUMENTACION EN UN SITEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

CARLOS MARIO MERCADO MEZA

RUTBEL JASSIL LEON MESTRA

LUIS ALBERTO HERNANDEZ BULA

ING. FERNANDO MENDOZA

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRÍCOLAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA DE ALIMENTOS

BERASTEGUÍ-CÓRDOBA

2010
 INTRODUCCIÓN

El mercado se a enfocado al globalización, haciéndose necesario tener en cuenta

la calidad para garantizar la permanencia en este.los sistemas de gestión dela
calidad son la herramienta necesaria donde se fijan normas que garantizan la
realización de estas gestiones y que están basadas en las normas ISO 9000, que
reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran
popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de
implantarlo.

La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella

están plasmadas las formas de operar de la organización y toda
la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.
Existen diversos metodologías para la implementación de sistemas de gestión de
la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la
documentación como una etapa importante, pero existe una tendencia a reducir el
enfoque de esta cuestión a ofrecer algunos consejos para la elaboración
de documentos , para garantizar que el sistema documental funcione como tal y
pase a ser una herramienta eficaz para la administración de los procesos.
 OBJETIVOS

 Conocer cuál es la importancia y los beneficios que trae registrar la

documentación en una empresa

 Identificar los diferentes tipos de documentos implementados para la

certificación de un sistema de gestión de calidad.
 DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Un documento consiste en la información es decir los datos que poseen

significado y su medio de soporte.

En la Norma ISO 9001 la palabra “documento” es utilizada para cubrir la forma

como usted provee la información que en su organización requieren para
desempeñar las actividades.

Importancia de la Documentación
La utilización de la documentación en una empresa contribuye a:

• Lograr el cumplimiento de los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

• Proveer la formación apropiada.

• La Repetitividad y la Trazabilidad.
• Proporcionar evidencias objetivas.
• Evaluar la eficacia y la idoneidad continua del S.G.

Clases de documentos

• Los documentos que proporcionan información consistente, interna y

externamente sobre el S.G.C. (Manual de Calidad)
• Los documentos que describen como se aplica el S.G.C. en un producto,
proyecto o contrato. (Planes de calidad)
• Los documentos que establecen requisitos (especificaciones),
recomendaciones o sugerencias. (Guías)
 • Los documentos que proporcionan información sobre como efectuar las
actividades y los procesos de manera consistente.(Procedimientos,
instrucciones de trabajo, planos)
• Los documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades
realizadas o resultados obtenidos. (Registros)
• Cada organización determina cual es la documentación requerida y cuál es
el medio para su utilización.

Recomendaciones para el Diseño de la Documentación.

Las características a tener en cuenta durante el diseño de la documentación en un
Sistema de Gestión de la Calidad son:
• Simplicidad - Brevedad.
• Documentación propia de la empresa
• Reflejar la realidad de su empresa
• Uso de gráficos o esquemas
• Documentación descentralizada
• Facilidad de distribución
• Disponibilidad
• Documentación revisada y aprobada
• Revisiones periódicas (un año)
• Facilitar la Trazabilidad

DOCUMENTACION EN ELSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

NORMA ISO 9001

En el Sistema de Gestión de la Calidad el requisito sobre la Documentación tiene

como propósito establecer cómo está documentado el Sistema de Gestión de la
Calidad en la organización. La norma identifica dos tipos de Documentos:
• Documentos
• Procedimientos documentados
Los documentos son la forma como usted provee información para el desempeño
de las actividades en su organización.
El Procedimiento documentado se refiere a un procedimiento escrito obligatorio,
que se exige para describir cómo su organización desempeña la actividad.

Requisitos de la Documentación
La Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Según el Numeral 4.2.1 debe
incluir:

• Declaraciones documentadas de una Política de la Calidad y de Objetivos de la

calidad.
• Un manual de la calidad.
• Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional (ISO
9001).
• Los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son
necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de
procesos.
• Los registros requeridos por la Norma Internacional ISO 9001.

Política de la Calidad (5.3)

La norma ISO 9001 en su numeral 5.3 estable que la alta dirección debe
asegurarse de que la política de la calidad:
• Es adecuada al propósito de la organización,
• Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad,
• Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos
de la calidad,
• Es comunicada y entendida dentro de la organización, y
• Es revisada para su continua adecuación.
Objetivos de la calidad (5.4.1)

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo

aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto, se establecen en
las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización.
Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la
calidad.

Manual de Calidad (4.2.3)

La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:

• El alcance del sistema de gestión de calidad, incluyendo los detalles y la
justificación de cualquier exclusión
• Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de calidad,
o referencia a los mismos.
• Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de calidad.

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se

especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como
la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha
política.

Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como

dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y
de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.
El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización
en la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la
empresa, el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos,
materiales... Ha de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con
una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al
final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma
exige.

Procedimientos Documentados
En la Norma ISO 9001 se exige seis numerales en los cuales se debe describir
mediante procedimiento documentado, como su organización desempeña la
actividad descrita en cada uno de los requisitos. Estos numerales son los
siguientes:
• 4.2.3 Control de los documentos
• 4.2.4 Control de los registros
• 8.2.2 Auditoría Interna
• 8.3 Control del producto no conforme
• 8.5.2 Acción correctiva
• 8.5.3 Acción preventiva

Estructura de la Documentación de un Sistema de gestión de la calidad.

Como lo representa la Pirámide de Documentación, la Implantación del Sistema
de Gestión de la Calidad comienza por el 3er. Nivel, la recolección de los planes,
instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el
trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la
documentación.
Posteriormente, se determino la información especificada sobre los
procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?,
¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el
fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área.
Los procedimientos documentados del sistema de Gestión de la calidad deben
formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión
de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos
los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad. Dichos
procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e
interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a
la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación
que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.
Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboración de los
manuales de procedimientos son:
• Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos
de la organización.
• Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.
• Definir responsabilidades y autoridades.
• Regular y estandarizar las actividades de la Empresa.
• Facilitar la introducción de un mejor método dando datos completos del
método actual.
• Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades.
• Suministrar las bases documentales para las auditorias
Además la dirección debe ejecutar el 1er. Nivel; la elaboración de la Política de
Calidad y los Objetivos.
 CONCLUSIONES

La serie 9000 se centra en las normas sobre documentación, en particular, en el

Manual de la Gestión de la Calidad, con la finalidad de garantizar que existan
Sistemas de Gestión de la Calidad apropiados. La elaboración de estos manuales
exigen una metodología, conocimientos y criterios organizacionales para recopilar
las características del proceso de la empresa.

La aplicación de las Normas de Calidad ISO 9000 constituyen para la industria,

una vía de reducir costos y mejorar sus procesos de producción tomando en
cuenta que la calidad es un factor clave para la competitiva en cualquier mercado.

La documentación define que se va a hacer, quien lo hace, cuando se tiene que

hacer, como se tiene que hacer y qué recursos se necesitan.
 BIBLIOGRAFÍA

• AEC. Centro Nacional de Información de la calidad. Implantación de un

sistema de la calidad según la norma UNE-EN-ISO-9002.Internet, Enero
2000.
• http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/sgcsin.htm
. Sistema de gestión de la calidad según ISO-9000.