MATRIZ DE COMUNICACIÓN

GT-00-MO-15
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA
DEL CARIBE
PROCESO GESTIÓN INFORMÁTICA Versión 3
10/09/2009

ENTRADAS
ENTIDAD O PROCESO
IDENTIFICACIÓN CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE ENTRADA CONTROL DE ENTRADA
EMISOR
Políticas, Objetivos,
Estrategias, Proyecto Recibido electrónico, firma
Documento escrito, correo
Educativo Institucional (PEI), Direccionamiento Institucional Rector y fecha de recibido del
institucional
Plan de Desarrollo documento
Institucional
Capacitación e información
Responsable del Recibido electrónico, firma
sobre los lineamientos, Documento escrito, correo
proyecto del S.G.C y fecha de recibido del
metodologías y Administración de la calidad institucional, CD, charlas de
(Coordinador de documento, actas de
funcionamiento del Sistema capacitación
Calidad) reunión
de Gestión de Calidad
Observaciones, Director Centro de Recibido electrónico, firma
Documento escrito, correo
recomendaciones de mejora, Control Interno Jefe de Control Interno Desarrollo de Sistemas, y fecha de recibido del
institucional, CD
sugerencias Jefe de Salas de documento

Expectativas y necesidades, Cómputos Recibido electrónico, firma

Administrativos, Documento escrito, correo
solicitudes de información Todos los procesos y fecha de recibido del
Docentes, Estudiantes institucional
sobre servicios. documento

Quejas, sugerencias y Todos los procesos, Formato de calificación de servicio

N.A. Registro de control
calificaciones de servicios Comunidad Universitaria y quejas

Firma y fecha de recibido

Calendario Académico, Direccionamiento institucional Rector Documento escrito
del documento

Solicitud de soporte técnico,

Requerimientos de soporte a
sistemas de información, Director Centro de
Director o Jefe de la Registro de la solicitud en
bases de datos y equipos de Desarrollo de Sistemas,
Todos los procesos unidad académica o Formato de solicitud de servicios el formato de control de
cómputo. Solicitudes de Jefe de Salas de
administrativa servicios
servicio y mantenimiento, Cómputos
solicitudes de compra y
actualización de Software.

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Códigos de las asignaturas,
intensidad horaria de las
asignaturas, semestre de las
asignaturas, disponibilidad
Admisiones y Registro
horaria de los laboratorios,
postulaciones de profesores,
número de grupos (de
estudiantes) a abrir.
Propuestas tecnológicas y de
capacitación.
Reglamentaciones en
Estado
Matrícula financiera
Solicitud de reportes
Requerimientos Específicos,
Proyectos, Informes de
necesidades tecnológicas
Notificación de instalación de
puntos de redes. Número de
identificación de puntos
lógicos.
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Director Centro de Firma y fecha de recibido
Secretario general Documento escrito
Desarrollo de Sistemas del documento
Firma y fecha de recibido
Proveedores Director de la entidad Director Centro de Documento escrito, verbal
del documento
Desarrollo de Sistemas,
Jefe de Salas de
Cómputos
N.A Internet, Documento escrito Archivo de las normas
telecomunicaciones
Director Centro de
Firma y fecha de recibido
Gestión Financiera Director Financiero Desarrollo de Sistemas Documento escrito, internet
del documento
Ing. de soporte
Director o Jefe de la Director Centro de
Todos los procesos unidad académica o Desarrollo de Sistemas
administrativa Ing. Administradores
Firma y fecha de recibido
del documento
Director o Jefe de la
Director Centro de
Todos los procesos unidad académica o Documento escrito
Desarrollo de Sistemas
administrativa
Director Centro de
desarrollo de Sistemas,
Proveedores Proveedores Acta de entrega
Ingeniero Administrador
de Redes
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Especificaciones
operacionales y de servicios
que deben ofrecer las
Director Centro de
plataformas tecnológicas.
Desarrollo de Sistemas
Necesidades de capacitación
en el uso de las nuevas
herramientas. Director o Jefe de la
Firma y fecha de recibido
Todos los procesos unidad académica o Documento escrito
del documento
administrativa
Director Centro de
Solicicitudes de servicios de desarrollo de Sistemas,
red (acceso a intranet e Ingeniero Administrador
internet, correo institucional de Redes, Ingeniero de
etc.) Administrador de
plataforma

SALIDAS
ENTIDAD O
IDENTIFICACIÓN CARGO EMISOR PROCESO CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE SALIDA CONTROL DE SALIDA
RECEPTOR
Aplicación de
recomendaciones Políticas,
Objetivos, Estrategias, Direccionamiento Carta de envío de informes
Rector Documento escrito
Proyecto Educativo estrategico y auditorias
Institucional (PEI), Plan de
Desarrollo Institucional

Aplicación de metodologías,
Validación a través de
procedimientos y Administración de la
Coordinador de calidad Documento escrito segumientos y auditorías
funcionamiento del Sistema calidad
internas de calidad
de Gestión de Calidad
Director Centro de Desarrollo
Aplicación de Gestión de control Validación a través de
de Sistemas Jefe de Control Interno Documento escrito
recomendaciones interno auditorías de seguimiento
Requisición de bienes y Gestión de Compras e Secretaria de Dirección Formato requisición de bienes o Firma y fecha del formato
servicios Inventario Administrativa servicios diligenciado

Solicitud de recurso humano, Director de Recursos Fecha y firma de envío y

Gestión Humana Documento escrito
evaluaciones de desempeño Humanos recepción del destinatario
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Directores y jefes
Comunidad administrativos, decanos,
Planes de mejora
Universitaria directores de programa,
PTC, catedráticos
Análisis y medición de la
Documento escrito, E-mail
gestión (indicadores)

Practicante / Ingeniero
Registro de la fecha en que
Soportes Aplicativos /
Quien necesite el se presto el servicio en el
Soporte técnico Ingeniero Adminstrador Todos los procesos Formato de solicitud de servicios
mantenimiento formato de control de
Redes/ Ingeniero
servicios
Administrador Plataforma
Ingeniero administrador
Aplicaciones Acadèmicas / Director de programa, Sistema información académica; Resgitro electrònico a
Soporte a orden académica Gestióbn Docencia
Ingeniero Adminsitrador DBA PTC, Estudiante Portal Web trabves de la Web
/
Soporte a la generaciòn de Ingeniero administrador
código del estudiante, Aplicaciones Acadèmicas / Sistema información académica; Registro de entega en los
Gestióbn Docencia Profesores, Estudiantes
contraseña, ID de usuario, Ingeniero Adminsitrador DBA Portal Web programas
password /

Director Centro de Desarrollo

Capacitación en el uso de
de Sistemas, Ingenieros de Tutorías Listados de asistencia
nuevas herramientas.
soporte

Ingeniero Administrador de Personal académico y Registro de entrega del

Servicio de internet, intranet Todos los procesos Portal Web, internet, intranet
Redes y de Plataforma administrativo servicio

Director Centro de Desarrollo

de Sistemas Ing. Regsitro de entega del
Desarrollo Software Aplicativos Software
Administrador de desarrollos aplicativo
y DBA
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