COLCONCRETOS

1. Detecte y redacte la no conformidad, especificando si es real o potencial. Tenga en

cuenta las recomendaciones dadas en el material de estudio para la redacción de
no conformidades.

Durante la verificación de los registros en el área de Desarrollo Organizacional, se evidenció

que no se lleva el control de acuerdo con lo establecido por el Proceso de Gestión
Documental, por cuanto no se encontraba debidamente foliados los archivos donde reposan
los registros del proceso de asesoría y orientación, También se encontraron algunos
documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual incumple lo establecido en las
normas del archivo general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de Atención al
Ciudadano se evidencia la falta de foliación de los archivos 2012 y 2013, en los cuales
reposan los registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, denuncias. NO
CONFORMIDAD POTENCIAL.

2. Realice el análisis de causa raíz aplicando alguna de las metodologías estudiadas,

o en su defecto, utilice alguna otra metodología validada.

No conformidad: Durante la auditoria al proceso de gestión documental, se evidencio que

existe una no conformidad por cuando no encontraba debidamente folios los archivos donde
reposan los registros del proceso de asesoría y orientación, También se encontraron
algunos documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual incumple lo establecido
en las normas del archivo general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de Atención
al Ciudadano se evidencia la falta de foliación de los archivos 2012 y 2013, en los cuales
reposan los registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, denuncias, así como
compras recientes de los mismos, incumpliendo con el principio de eficiencia en el uso de
los recursos.
¿Por qué existen grandes cantidades de expedientes sin las normas archivísticas?
Rta: Porque son archivos de común utilización donde son consultados diariamente.
¿Por qué no se le ha dado traslado los archivos al archivo central?
Rta: Porque no ha cumplido con los tiempos establecidos para hacerlo
¿Por qué se dificulta tener al día los expedientes de acuerdo con las normas archivísticas?
Rta: Porque los servidores públicos que consultan a diario los expedientes demoran con
este lo que dificulta el proceso de archivo.

3. Establezca la acción correctiva o preventiva, según corresponda, con su respectivo

plan de acción.
 Establecer estrategias de articulación entre las diferentes Direcciones y áreas que
intervienen en el proceso de asesoría y orientación
 Revisar las políticas de operación y ajustar la ejecución del Proceso.
 Generar cultura en el manejo documental, con capacitaciones.

4. Determine los criterios que le permitirán evaluar si la acción correctiva o preventiva

es eficaz o no.

Monitoreo permanente por parte de las áreas para asegurar el cumplimiento de lo normado.

Presentado por Cristian Leonardo Diaz Gonzalez