Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?
ROLANDO BOLAÑOS GARITA
Escuela de Ciencias de la Administración
Universidad Estatal a Distancia, Costa Rica
rbolanos@uned.ac.cr
RESUMEN INTRODUCCIÓN
Recientemente, las ciencias administrativas se han El presente análisis se consideró oportuno ante la
fortalecido mediante una gama de tendencias que
confusión1 existente en cuanto al verdadero uso,
representan valiosos instrumentos para la mejor ges-
importancia y radio de acción que ostenta la rein-
tión o modernización de las instituciones públicas,
como en el caso de la reingeniería. No obstante, no geniería dentro de la gestión administrativa, tanto
todos estos instrumentos son aplicables para la reali- pública como privada; no obstante el enfoque se
dad jurídico-administrativa costarricense, por lo que, centra en la primera gestión referida.
previo a su implementación, deben necesariamente
adaptarse a la realidad del país para evitar extrapo- En muchas ocasiones se escucha la expresión:
lar tendencias que no generen valor agregado para “Hagamos una reingeniería” y de inmediato se vin-
la administración pública y que carezcan de un sóli- cula con una mejora organizacional; seguramen-
do fundamento técnico-científico. te se ignora su operacionalización, no obstante se
infiere que es algo así como un sello de calidad.
PALABRAS CLAVE: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, También se ha homologado con el término re-
REINGENIERÍA, GESTIÓN POR PROCESOS.
1. Incluso la Procuraduría General de la República utiliza el
ABSTRACT
término de manera inadecuada, según el criterio analíti-
Recently, Administrative Science have been reinfor- co e investigativo del autor; verbigracia, en el Dictamen
ced by a range of trends that are becoming valuable C-241-2006 se indica lo siguiente:
tools for better management and modernization of Conviene aclarar que, según hemos admitido en ca-
public institutions; we are talking about Reenginee- sos similares (Dictamen C-178-2006 de 9 de mayo de
ring. However, not all of these instruments are appli- 2006), en materia de empleo público, los procesos
integrales de reorganización o reestructuración ad-
cable for the Costa Rican legal-administrative reality,
ministrativa, por la transformación de plazas, pueden
so, before even thinking about its implementation, producir reasignaciones de puestos, tanto en ascen-
necessarily, there must be an effort to adapt it to this so, como en descenso, pero que al darse en aquel
reality, avoiding to extrapolate trends that do not contexto de reingeniería organizativa, es claro que
generate added value to Public Administration and caerían en el ámbito del ejercicio de la potestad de
without a solid technical and scientific foundation. autoorganización, comprendida dentro de la materia
administrativa, propia del Consejo Directivo, y no del
Decano. La anterior aclaración es conveniente en este
KEYWORDS: PUBLIC ADMINISTRATION, REEINGE- caso para no propiciar una invasión o un desapodera-
NIERING, PROCESS MANAGEMENT. miento de la potestad de autoorganización atribuida
a aquél órgano colegiado (sección II.- Sobre lo consul-
tado, párr. 19).
organización2 y por ende tiende a relacionarse dades que hasta el momento ha desarrollado,
con despido de personal o cambios ineludibles cuestionando ¿por qué se está haciendo esto?,
en las estructuras administrativas; pero todo lo ya que si no se cuenta con explicación o funda-
anterior se encuentra muy alejado de la realidad. mento para el desarrollo de una actividad espe-
cífica, la misma no está generando ningún valor
Otro cimiento del análisis surge del expedien- para con el bien o servicio brindado, conforme
te legislativo 18.201 Informe: reconstitución del el interés público que reviste a las instituciones
pacto social costarricense con la seguridad social, pertenecientes a la administración pública.
generado por diputados de diferentes partidos
políticos, en razón de las condiciones adminis- Hammer y Champy conciben la reingeniería
trativas y financieras que actualmente presenta como: “…la revisión fundamental y el rediseño ra-
la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). dical de procesos para alcanzar mejoras especta-
En varias partes del documento se presenta la culares en medidas críticas y contemporáneas de
concreción de una reingeniería como aparente rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y
mecanismo catalizador de recursos instituciona- rapidez” (1995, p.34).
les, tal y como se desprende del punto 3 de las
conclusiones generales: “La crisis de la CCSS es Una reingeniería, según la teoría propuesta,
de carácter estructural y de gestión. Esto se refle- significa empezar de cero, no pegar parches o
ja en los aspectos financieros, infraestructurales, remiendos en las funciones administrativas de-
de servicio, entre otros. La única solución es un sarrolladas; proclama el estructurar una nueva
proceso profundo de reingeniería institucional” secuencia de acciones administrativas que sí
(2012, p.189). agreguen valor a los bienes o servicios produ-
cidos. Este argumento puede ser extremista y
desechar toda una serie de acciones que bien
El contexto de la reingeniería podrían no estar enmarañadas en su totalidad y
que más bien solo requieren de un ajuste para
La reingeniería es una corriente de mejora ge-
así lograr su objetivo.
rencial que nace a la luz de la publicación Rein-
geniería de Hammer y Champy (1995); se basa La tendencia, de igual forma, ha tendido a con-
en la necesidad de concretar una transforma- fundirse con un cambio directo de la estructura
ción profunda y evidente de la gestión adminis- organizacional, lo cual es un error inducido por
trativa a través de la reorientación de los proce- la confusión en el uso del término (en otras pa-
sos. Procesos es un término añejo que emana de labras, consultores que no dominan dicha ten-
la Teoría General de Sistemas y que conlleva a dencia y aún así ofrecen sus servicios).
valorar la existencia de una serie de pasos o acti-
vidades interrelacionadas que generan un valor No obstante, al proceder a analizar los mecanis-
agregado para con un bien o servicio producido. mos de gestión por procesos, resulta muy seguro
que deba replantearse el organigrama institu-
Emplea como eje central el autodiagnóstico que cional, ya que al reorganizarse las funciones de
debe concretar la organización sobre las activi- las diferentes unidades administrativas hacia un
enfoque más sistémico y secuencial, podrían
trasladarse algunas de ellas que anteriormente
2. En Bolaños (2010), se aclaran una serie de conside- se desarrollaban de manera equívoca. De he-
raciones de diversa índole que permiten sustentar la
valía del término reorganización administrativa, en
cho, en la reingeniería se busca más bien que
contraposición con otra terminología carente de fun- se achate la estructura como mecanismo para
damento teórico-conceptual.
una mejor comunicación, seguimiento y coordi- 2. Dueño del proceso: jefatura de una unidad
nación de la información y de los procesos en sí. administrativa donde se lleva cabo el pro-
ceso, o bien coadyuva en parte en su reali-
Esta tendencia tampoco se deslinda del modelo zación.
burocrático planteado por el economista y so-
ciólogo alemán Max Weber, tal y como lo exter- 3. Equipo de reingeniería: grupo de funcionarios
nan sus iniciadores: dedicados a analizar el proceso y concretar
la propuesta para su reingeniería y posterior
Las compañías que muy seriamente se em- implementación.
peñan en acabar con las burocracias están
tomando el rábano por las hojas. La buro- 4. Comité directivo: grupo de jefaturas que con-
cracia no es el problema. Por el contrario, la forman el nivel gerencial de la organización,
burocracia ha sido la solución durante los cooperando con el jerarca en la propuesta y
últimos doscientos años. Si a usted no le gusta desarrollo de estrategias para la mejora ins-
la burocracia en su compañía, trate de arre- titucional y, en este caso, para la mejor ope-
glárselas sin ella. El resultado será un caos. La racionalización de la reingeniería.
burocracia es el pegamento que mantiene uni-
da la corporación. (Hammer y Champy, 1995, 5. Zar de la reingeniería: funcionario responsa-
p. 51) ble de desarrollar técnicas e instrumentos
de reingeniería (cuestionarios, manuales,
En Hammer y Champy (1995), se reconocen va- entre otros).
rias figuras que se adaptan a la realidad de una Cada uno de estos actores cumple funciones
institución pública. Así, cualquier institución pú- muy específicas que deben interrelacionarse
blica lleva a cabo procesos, sean de manufactura de manera ordenada y constante para la con-
o prestación de servicios tangibles (conexión de secución del cambio. Ahora bien, el éxito de
un medidor de agua o luz) o intangibles (pro- planteamiento propuesto no deviene en que a
moción social para la conformación de una aso- lo interno de cada institución se nombre a de-
ciación de desarrollo), por lo que si dentro de la terminado funcionario como líder o zar de la rein-
evolución administrativa que está sufriendo el geniería, por el contrario, lo que corresponde es
entorno internacional se presiona cada vez más reconocer el papel que según la teoría juega el
hacia la valoración (y posible incorporación) de funcionario o funcionarios que participarán en la
este tipo de tendencias en la gestión administra- ejecución de la tendencia.
tiva pública, deberán coincidir con el contexto
político, administrativo y jurídico. Según Hammer y Champy (1995), por más gran-
de que sea una institución los procesos medu-
Los actores involucrados serán según Hammer y lares que se llevan cabo no son muchos, e indi-
Champy (1995) los siguientes: can que son pocas las que realizan más de diez
1. Líder de la reingeniería: en el caso de las insti- procesos principales, por lo que todas las demás
tuciones públicas sería el jerarca quien debe acciones o funciones administrativas son deri-
creer su consecución y brindar no solo su vadas de ellos y deben concebirse como apoyo;
consentimiento, sino también su compro- por tanto en el momento de determinar cuáles
miso para enrumbar a la organización hacia procesos son los adecuados para aplicárseles la
una mejora en sus procesos. reingeniería, deben formularse algunas pregun-
tas orientadoras según el grado de incidencia
para la organización y tomarse en cuenta el si-
unos productos o salidas a partir de unas entra- dad o acto ilegal, y considerando que el ar-
das o materias primas (información, solicitudes tículo 10 de esa misma Ley dispone que es
de servicio, entre otros.) Los procesos pueden ser responsabilidad del jerarca y del titular subor-
fabriles (entran y salen materiales transformados) dinado establecer, mantener, perfeccionar y
o de gestión (entra y sale información), generan- evaluar el sistema de control interno institu-
do un valor añadido (Bolaños, 2011a). cional, y asimismo, que es responsabilidad de
la administración activa realizar las acciones
Los procedimientos, se refieren al nivel de detalle necesarias para garantizar su efectivo fun-
de las actividades que conforman un proceso y cionamiento, ello conduce a concluir que la
que puede variar dependiendo de su compleji- administración está en el deber y legalmente
dad, de los métodos utilizados, así como del nivel facultada, para tomar medidas sobre el parti-
de habilidades y formación necesaria para que el cular, lo que incluye la emisión, instauración y
personal logre llevarlas a cabo (Bolaños, 2011a). ejecución de políticas, normas, procedimien-
Un manual de procedimientos (MdP) es un do- tos, etc., que particularicen ese deber general
cumento institucional que contiene todos los en los asuntos específicos y muy propios de
procedimientos de la organización, instrucciones su ámbito institucional (2004, p.6).
de trabajo y formularios que se consideran nece-
sarios para la mejor ejecución de las actividades. De manera más directa, la exhortación por parte
de la Contraloría para la emisión de los manuales
Según Mora (2007) los manuales constituyen de procedimientos, se basa en lo establecido en
una norma dentro de la propia organización, ya la Norma 4.2 Requisitos de la Actividades de con-
que poseen los siguientes rasgos: trol, requisito e) Documentación, de las Normas
de Control Interno para el Sector Público N-2-
1. Carácter normativo
2009-CO-DFOE, misma que establece:
2. Doble función formativa e informativa
Documentación. Las actividades de control
3. Activo intangible de la organización deben documentarse mediante su incorpo-
ración en los manuales de procedimientos,
4. Uso frecuente: ayudan en la solución de pro- en las descripciones de puestos y procesos,
blemas organizacionales cotidianos (p.15) o en documentos de naturaleza similar. Esa
De igual forma, la Contraloría General de la Re- documentación debe estar disponible, en
pública, en su oficio DI-CR-209 (04663), se refiere forma ordenada conforme con criterios pre-
a los procedimientos en yuxtaposición con el es- viamente establecidos, para su uso, consulta
tablecimiento de un sistema de control interno y evaluación (2009, p. 14).
dentro de las instituciones públicas:
Se debe considerar la posibilidad de que el Ente
Además, partiendo de lo que dispone el artí- Contralor haya cometido la omisión de no pro-
culo 8º de la Ley General de Control Interno mover, fortalecer y fiscalizar la organización de la
en cuanto a que el sistema de control inter- administración pública mediante una gestión por
no constituye la serie de acciones ejecutadas procesos, ya que así se tendría todo un engranaje
por la administración activa, diseñadas para o sistema administrativo público encauzado y di-
proporcionar seguridad en la consecución, rigido hacia una misma dirección; no como se en-
entre otros, del objetivo de proteger y con- cuentra actualmente, que la mayoría de institu-
servar el patrimonio público contra cualquier ciones cuenta con una estructura funcional que
pérdida, despilfarro, uso indebido, irregulari- corta las acciones administrativas hasta donde los
1.1 Instar a la Presidencia de la República a las instituciones, sean públicas o privadas, debe
fin de que convoque a los sectores repre- adaptarse al contexto institucional donde se
sentados en la Junta Directiva de la CCSS, lleve a cabo y, a la vez, desecharse la creencia
para suscribir un acuerdo nacional que im- infundada de que generar reingeniería provoca
plique la restructuración del órgano colegia- indefectiblemente el cambio en las estructu-
do, excepto su Presidencia Ejecutiva, con el ras organizativas o al despido de personal, aún
propósito de realizar un proceso de reinge- cuando estos pueden ser efectos derivados de
niería institucional. un proceso de esa naturaleza, pero nunca serán
su objetivo primordial o implícito.
1.2 Solicitar la contratación de un (a) con-
sultor externo de alto nivel gerencial y con En este contexto, se ha observado el rechazo
experiencia en procesos de reingeniería, a que prácticas como la planteada han sufrido
efectos de que acompañe a la Presidencia por parte de reconocidos académicos costarri-
Ejecutiva de la CCSS en el proceso de res- censes, que anuncian la imposibilidad de que
tructuración e implementación de medidas comulgue con la realidad de las organizaciones
tendientes a la mejora de la gestión institu- públicas. De igual forma, son escépticos de su
cional. (2012, p. 200) éxito para lograr una mejor ejecución de los ob-
2.1 Solicitar a las autoridades superiores de jetivos y funciones en dichas instancias.
la CCSS una reingeniería efectiva, con el obje- No obstante, se considera la posibilidad de que
tivo de resolver el problema estructural-fun- esto se deba a la confusión que se ha mantenido
cional que se ha generado a la luz de que el a lo largo del tiempo en cuanto a su implementa-
desequilibrio financiero en el SEM se produ- ción, aunado al hecho de que surgen “consultores”
ce precisamente porque los gastos crecen que proclaman su experiencia en el tema, la cual
más rápidamente que los ingresos, especial- han aplicado de manera equivocada principal-
mente, en el rubro de servicios personales, mente en la empresa privada, hecho que ha gene-
poner orden para lograr la optimización de rado un desfase en relación con una posible ejecu-
dichos recursos. Además, la reingeniería de- ción en ministerios, municipalidades u otro tipo de
berá incluir la mejora en la prestación de los organizaciones de la administración pública.
servicios al asegurado.
Se deben cerrar flancos para la ineficacia, la inefi-
2.2 Nombrar equipo gestor de alto nivel que
ciencia y la corrupción en las instituciones públi-
coadyuve a la Presidencia Ejecutiva y al con-
cas costarricenses, pero no a costa de desechar
sultor externo en la ejecución de la reingeniería
herramientas de valor como la reingeniería. No
institucional. (2012, p. 202. Énfasis del autor).
es conveniente aislarse de las tendencias moder-
En la cita anterior, nótese el uso indiscriminado nas solo por el hecho de haber sido concebidas
de los términos reestructuración y reingeniería, lo en otras latitudes, ya que si bien se ha defendido
cual genera la duda sobre el sentido epistemoló- la no extrapolación de “modas administrativas”
gico de los mismos, al punto de que se recomien- importadas de países con realidad disímiles a la
da el segundo de ellos como “única solución” para costarricense, tampoco se debe caer en la mio-
la situación que enfrenta hoy en día la CCSS. pía de no “tropicalizar” aquellas que sí pueden
surtir efecto en pro de la gestión institucional de
Como ya se había mencionado, si bien la rein- la “cosa pública”, como también es el caso de la
geniería engrosa la lista de tendencias admi- normalización y(o) el desarrollo organizacional
nistrativas que permiten mejorar la gestión de (Bolaños, 2010).
Lo anterior conduce a desechar cualquier abor- División de Planes y Política Administrativa OFIPLAN.
daje casuístico e improvisado que comprometa (1978b). Lineamientos para un enfoque integral sobre
Planificación Administrativa, Serie Divulgación de Estu-
recursos públicos, como es el caso de consulto- dios Técnicos Nº 17. San José: Autor.
rías que poco aportan al valor público de la CCSS.
Galván, J. (1964). Significado e importancia de la prognosis
administrativa. Serie: Ciencia de la Administración No.
Referencias 226. San José: ESAPAC.
Área de Modernización del Estado - MIDEPLAN. (2007). Hammer, M. y Champy, J. (1995). Reingeniería. —6 reimp. de
Guía para el rediseño de Procesos. San José: Autor. la 1. ed. —Bogotá: Editorial Norma S.A
Área de Modernización del Estado MIDEPLAN. (2009). Guía para Hernández, C. (2007). Análisis Administrativo: técnicas y mé-
la elaboración de Diagramas de Flujo. San José: Autor. todos. —5 reimp. de la 1. ed. —San José: EUNED.
Área de Modernización del Estado MIDEPLAN. (2009). Guía Jiménez, W. (1996). Teorías y técnicas organizativas y de repre-
para el levantamiento de Procesos. San José: Autor. sentación gráfica de estructuras, de relaciones formales y
de procedimientos. San José: EDNASSS.
Área de Modernización del Estado MIDEPLAN. (2009). Guía
de Manuales Administrativos. San José: Autor. Jofré, A. (2005). Enfoques gerenciales modernos. —3 reimp.
de la 2. ed. —San José: Servicios Profesionales Delphi
Asamblea Legislativa. (2012). Expediente Legislativo 18.201: In- de Costa Rica.
forme Reconstitución del pacto social costarricense con la
seguridad social. Recuperado de: http://www.asamblea. Meoño, J. (1980). Introducción al análisis de la burocracia pú-
go.cr/Informe%20de%20comisiones%20especiales/Infor- blica. San José: EUCR.
me%20de%20mayoría%20Exp%2018201%20CCSS.pdf
Meoño, J. (2008). Guía para un excelente Gobierno… y para
Barrantes, R. (2012). Investigación: un camino al conocimien- un ciudadano menos indolente. San José: IICE-UCR.
to: un enfoque cuantitativo y cualitativo. —21 reimp. de
Mora, J. J. (2007). Instructivo para la preparación de Manuales
la 1. ed. —San José: EUNED.
de Procedimientos Municipales. —1 reimp. de la 1. ed.
Bolaños, R. (2010). Un abordaje teórico, jurídico y concep- San José: CICAP-UCR.
tual de los términos Reorganización y Reestructura-
Palacios, A. J. (1984). Introducción al análisis administrativo.
ción Administrativa en Costa Rica. Revista Nacional de
San José: EUCR.
Administración. 1 (1), 149-158.
Subsecretaría de la Gestión Pública. (2006). Manual para el
Bolaños, R. (2011a). Algunas consideraciones sobre Norma-
Análisis, Evaluación y Reingeniería de los Procesos en la
lización en la Administración Pública. Revista de Cien-
Administración Pública. Buenos Aires: Autor.
cias Económicas, 29 (1), 479-491.
Taylor, F.W. (1980). Principios de la Administración Científica.
Bolaños, R. (2011b). El Desarrollo Organizacional como estra-
Buenos Aires: El Ateneo.
tegia para la modernización en la Administración Pú-
blica. Revista Nacional de Administración, 2 (1), 135-144. Weber, M. (1991). ¿Qué es la burocracia? Buenos Aires: Edi-
torial Leviatán.
Bolaños, R. (2012). Evolución administrativa: de las Unida-
des de Organización y Métodos hasta las Unidades de Weber, M. (1969). Economía y Sociedad II: Esbozo de socio-
Planificación Institucional. Revista Centroamericana de logía comprensiva. —1 reimp. de la 2. ed. México D.F.:
Administración Pública. 62-63, 461-477. Fondo de Cultura Económica.
Contraloría General de la República (2004). Oficio DI-CR-209 X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración
(04663). San José: Autor. Pública y Reforma del Estado (2008). Carta Iberoamerica-
na de Calidad en la Gestión Pública. El Salvador.
Contraloría General de República (2009). Normas de Control
Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE. San
José: Autor.