MICROSOFT EXCEL 2016

MANEJO DE BASES DE DATOS

13

Emplea herramientas para el ordenamiento y

Capacidad filtrado de información a partir de una base
de datos en Excel.

1. Componentes de una base de datos

2. Tablas en Excel
Contenidos 3. Ordenamiento de datos
4. Filtros de datos
13. Manejo de Bases de Datos
13.1. Componentes de una base de datos

Definición

Una base de datos en Excel, denominada lista, es un conjunto de datos

organizados en filas o registros; en los cuales la primera fila contiene los
títulos de las columnas (nombres de los campos) y las demás filas
contienen los datos almacenados.

Si bien las bases de datos no son todas iguales; pero podemos nombrar
algunos componentes comunes:

a) Tablas: Son el corazón de la base de datos y aparecen en una hoja

electrónica formado por filas y columnas.
b) Formularios: Se utiliza principalmente para actualizar datos.
c) Consultas: Se utilizan para ver, modificar y analizar datos.
d) Informes: Se utilizan para presentar datos en formato impreso.
e) Macros: Conjunto de instrucciones para realizar una operación
determinada.

Figura 1. Componentes de una base de datos

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 2
 EJERCICIO 1

Figura 2. Datos en Excel

 Una vez teniendo lista la tabla se deja la celda activa dentro de la misma
y se elige la opción formulario; por consiguiente, se aparecerá una
ventana y se selecciona el botón Nuevo.

FORMULARIO

Figura 3. Insertar Nuevo Formulario desde barra de acceso rápido

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 3
  Luego se introduce los datos que sean necesario en los campos.

Figura 4. Insertar Nuevo Formulario desde barra de acceso rápido

 Para finalizar, clic en el botón cerrar y aparecerá de la siguiente manera.

Dato
introducido

Figura 5. Ejemplo 1 de Formulario

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 4
 EJERCICIO 2

Figura 6. Ejemplo 2 de Formulario

 Luego se selecciona los datos y se va al menú insertar opción tabla.

Figura 7. Insertar tabla

 Finalmente seleccionar el botón aceptar y tendremos este resultado.

COLUMNA
S

FILAS

Figura 8. Tabla
MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 5
13.2. Tablas en Excel
Definición
Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de
esta manera sabe que la información contenida en ella está relacionada.
La primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de
columna y el resto de las filas contendrán los datos.

El utilizar tabla es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los

detalles del manejo de las tablas; como facilitar el agregar nuevas filas o
eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.

EJERCICIO 1

Figura 9. Tablas en Excel

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 6
 Ya teniendo los datos listos se selecciona las celdas a las que se
desean insertar una tabla y nos vamos al menú insertar opción
tabla.

Figura 10. Seleccionar celdas para crear tabla

 Y finalmente se da clic en el botón aceptar que aparece en la

ventana y a continuación como resultado nos da la siguiente tabla.

Figura 11. Tabla creada

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 7
 EJERCICIO 2

Figura 12. Ejemplo 2 de crear tabla

Ya teniendo los datos listos se selecciona las celdas a las que se desean
insertar una tabla.

Figura 13. Seleccionar datos para crear tabla

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 8
  Y finalmente se da clic en el botón aceptar que aparece en la
ventana y a continuación como resultado nos da la siguiente tabla,

Figura 14. Tabla creada en Excel

 Para cambiar el diseño de la tabla nos vamos a la pestaña inicio opción

dar formato de tabla y elegimos el modelo que deseamos.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 9
 Figura 15. Dar formato como tabla

13.3. Ordenamiento de datos

Definición
Es el procedimiento en el cual se agrupan los registros en orden definido,
con el fin de facilitar la búsqueda de datos ordenados en secuencia. El
cual puede ser numérico, alfabético e incluso alfanumérico, ascendente o
descendente.
EJEMPLO 1

Figura 16. Registros de datos

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 10
  Ya teniendo la tabla lista se selecciona todo y nos vamos a la pestaña
datos opción ordenar

Figura 17. Ordenar datos

 Luego se completa la tabla que se muestra de acuerdo a lo establecido.

Figura 18. Vista de Ordenar datos

 Finalmente hacer clic en la opcion aceptar y el resultado es el siguiente.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 11
 Figura 19. Resultado de orden de datos por alumno

EJERCICIO 2

Figura 20. Ejemplo 2 de ordenar datos

 Ya teniendo la tabla lista se selecciona todo y nos vamos a la pestaña

datos opción ordenar.

Figura 21. Ordenar desde pestaña datos

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 12
  Luego se completa la tabla que se muestra de acuerdo a lo establecido.

Figura 22. Agregando nivel para ordenar datos

 Finalmente hacer clic en la opcion aceptar y el resultado es el siguiente

Figura 23. Resultado de ordenar datos con más de un nivel

13.4. Filtros de datos

Definición
El filtrado de datos es una forma fácil y rápida de buscar y trabajar en un
subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de una
tabla. En los datos filtrados solo se muestran las filas que cumplen los
criterios especificados y se ocultan las que no las cumplen. También se
puede filtrar por varias columnas.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 13
Los filtros son acumulativos, es decir, cada filtro adicional se basa en el
filtro actual y reduce aún más el subconjunto de datos.
EJERCICIO 1

Figura 24. Datos para filtro de datos

 Ya teniendo la tabla lista se selecciona todo y nos vamos a la

pestaña datos opción filtro.

Figura 25. Opción filtro

Luego hacer clic en la flecha del encabezado de columna.

En este caso está ordenado por apellido.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 14
 Figura 26. Datos ordenados por apellido

 A continuación, vamos a filtrar la columna de sueldo y para ello

llenamos la tabla que aparece.

Figura 27. Filtrar columna sueldo

Finalmente seleccionamos aceptar y este es el resultado.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 15
 Figura 28. Resultados del filtro

EJERCICIO 2

Figura 29. Rango de datos para el ejemplo 2

 Ya teniendo la tabla lista se selecciona todo y nos vamos a la pestaña

datos opción filtro y nos muestra el siguiente cuadro.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 16
 Figura 30. Filtro de datos

 Luego hacer clic en la flecha del encabezado de columna.

En este caso esta ordenado por fecha.

Figura 31. Ordenar por fechas

 Finalmente seleccionamos aceptar y este es el resultado.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 17
 Figura 32. Resultado de filtro por fecha

 Luego le agregamos filtro personalizado al importe y llenamos el

siguiente recuadro.

Figura 33. Filtro personalizado

 Y el resultado final de los filtros de fecha e importe es el siguiente.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 18
Figura 34. Resultado de Filtro personalizado

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 19
 Referencias Bibliográficas

Escuela Pública Digital. (s.f.). Gestión de bases de datos con Excel. Obtenido de Universidad de
la Punta:
http://contenidosdigitales.ulp.edu.ar/exe/computacion2/unidad_2_gestin_de_bases_
de_datos_con_excel.html

Microsoft. (s.f.). Importar y analizar datos / Ordenar y filtrar. Obtenido de Centro de Ayuda de
Excel: https://support.office.com/es-es/article/importar-y-analizar-datos-ccd3c4a6-
272f-4c97-afbb-d3f27407fcde?ui=es-ES&rs=es-
ES&ad=ES#ID0EAABAAA=Sort_and_filter

Microsoft. (s.f.). Importar y analizar datos / tablas. Obtenido de Centro de Ayuda de Excel:
https://support.office.com/es-es/article/importar-y-analizar-datos-ccd3c4a6-272f-
4c97-afbb-d3f27407fcde?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES#ID0EAABAAA=Tables

Microsoft. (s.f.). Trabajo con tablas. Obtenido de Microsoft Excel:

https://support.office.com/es-es/article/v%C3%ADdeo-crear-una-tabla-bf0ce08b-
d012-42ec-8ecf-a2259c9faf3f?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Ortíz, M. (s.f.). Tablas en Excel. Obtenido de EXCEL TOTAL: https://exceltotal.com/tablas-en-

excel/

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 20
  Autoevaluación Tema 13

Nombres y apellidos: Haga clic aquí para escribir texto.

INDICACIONES:
Guarde en un libro de trabajo como APELLIDOS_TEMA13.XLSX en la carpeta
APELLIDOS_TEMA13 (Crearla).

Cree una hoja cuyo nombre sea Teorico_S13 y ahí desarrolle la Parte I y II.
Solo mencione Pregunta y Respuesta:

PARTE I: RESPUESTA ÚNICA

1. Es el procedimiento en el cual se agrupan los registros en orden
definido.
a) Ordenamiento de datos
b) Tablas en Excel
c) Filtros de datos
d) N.A.

2. ¿Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y

de esta manera sabe que la información contenida en ella está
relacionada?
a) Verdadero
b) Falso

3. ¿El filtrado de datos es una forma fácil y rápida de buscar y trabajar en

un subconjunto de datos?
a) Verdadero
b) Falso

PARTE II: PREGUNTAS

4. ¿Cuáles son los componentes de una Base de Datos en Excel?

5. Defina los componentes de una base de datos

MÓDULO DE COMPUTACIÓN II 21
 PARTE III: CASO PRÁCTICO

En el mismo archivo, desarrolle lo siguiente:

A. Ejercicio 01: Ingresar la siguiente tabla en Excel e insertar un registro a
través del botón formulario con los siguientes datos Nombre: Juan Pérez,
Mes: Mayo, Año 2018, Ventas: 50,000.00

B. Ejercicio 02: Para la tabla anterior:

a. Ordenar por nombre de manera ascendente y por ventas de manera
descendente
b. Filtrar las ventas entre 25,000.00 y 30,000.00 y por mes Enero.

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