2018

Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de ingeniería
Programación de computadoras 1

Manual de usuario
EXCEL, ACCESS Y VISUAL
Grupo 5

Luis Armando Talé • 201314339

Karen Michelle Carrillo García • 201504455

Andrés Estuardo Romero Alvarez, • 201314616,

Guillermo Alejandro Rodas Gómez • 201314396

David Aroldo Coxaj Vicente • 201113982

Emily Estefani Torres Gomez • 201213512

Christopher Richard Esaú de León

Rodríguez • 200924500
CONTENIDO
Introducción ......................................................................................................................................... 2
Objetivos .............................................................................................................................................. 3
General. ........................................................................................................................................... 3
Específicos....................................................................................................................................... 3
MANUAL ACCES ............................................................................ Error! Bookmark not defined.
Cuándo se debería utilizar Excel .............................................................................................. 4
Uso conjunto de Access y Excel .............................................................................................. 4
Formularios ...................................................................................................................................... 8
Cliente .......................................................................................................................................... 8
Comida ......................................................................................................................................... 9
Comida-Paquete .......................................................................................................................... 9
Habitación .................................................................................................................................. 10
Paquete ...................................................................................................................................... 10
Reservación ............................................................................................................................... 11
Tipo de Cliente ........................................................................................................................... 12
Tipo de Comida .......................................................................................................................... 12
Tipo Habitación .......................................................................................................................... 13
Consultas ....................................................................................................................................... 13
1. Habitaciones que fueron dadas en paquetes de tipo Individual ............................................ 13
2. Clientes que se hospedaron en habitaciones Premium y Suite Presidencial ........................ 13
3. Top 5 de Clientes que más paquetes han comprado. ........................................................... 14
4. Clientes de Tipo VIP .............................................................................................................. 14
5. Top 5 de paquetes que más se venden. ................................................................................ 14
6. Top 5 de Clientes más frecuentes ......................................................................................... 15
7. Comida que más se vende .................................................................................................... 15
8. Ganancia semanal, se debe agregar un filtro para elegir la semana que se desea verificar.
................................................................................................................................................... 15
Conclusión ..................................................................................................................................... 21
Recomendación ............................................................................................................................. 21
INTRODUCCIÓN

Access es un programa que se dedica al manejo de datos, se desarrolló un sistema en el que la base
fundamental es Access, nos sirve como almacenamiento, para esto se construyeron tablas,
relaciones entre tablas, también existen formularios los cuales serán los que utilizaremos para el
ingreso de datos este sistema en particular busca que el manejo de un hotel sea mucho más rápido
y fácil de usar, al centralizar los datos y así poder ajustar previsiones sobre clientes.

La primera parte es la que se desarrolla en Access en este programa se agregaran los datos
principales que se necesitan para poder laborar, las habitaciones, se arman los menús, se definen
los precios.

Además también nos brinda la posibilidad de obtener resúmenes que son llamados consultas, los
cuales buscan mostrar los datos más relevantes sobre la información contenida en la base de datos.

El siguiente paso es que uno de los formularios principales se encuentra en Excel y en ella se pueden
almacenar información sobre las reservaciones, además de que se aplican también los descuentos.

En otro archivo de Excel podemos consultar algunas consultas realizadas en Access pero mostradas
en Excel para poder generar graficas más detalladas y que sean más fácil de entender.
OBJETIVOS

GENERAL.

Elaborar bases de datos partiendo de una empresa para aprender el uso de Access y de sus
herramientas con el objetivo de un mejoramiento tecnológico y cultural

ESPECÍFICOS.

1. Aprender el uso de Access a partir de la elaboración de bases de datos y formularios

incluyendo informes para realizar el objetivo de aprendizaje a desarrollar.
2. Comprender el uso de las tablas partiendo con la idea de que la tabla es la herramienta
más importante para crear una base de datos.
3. Crear el vínculo con los datos de más de dos tablas donde se puede evitar la duplicidad
de datos.
4. Crear Formularios de todas las tablas para entender la comunicación entre el usuario y
la aplicación de bases de datos
INTRODUCCIÓN

Microsoft Access y Microsoft Excel tienen muchas similitudes, lo que pueden dificultar decidir qué
programa debe usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de
datos, ejecutar consultas eficaces y herramientas de análisis que configura esos datos y realizar
cálculos complejos que devuelven los datos que necesita.

Sin embargo, cada programa tiene ventajas evidentes, según el tipo de datos que se están
administrando y qué desea hacer con esos datos. Por ejemplo, si es el objetivo de mantener la
integridad de datos en un formato que puede tener acceso varios usuarios, Access es la mejor
opción, mientras que Excel es más adecuado para los datos numéricos complejos que desea analizar
en profundidad.

En muchos casos, puede utilizar ambos programas, emplear cada una con el fin de que le sea más
adecuado. En general. Si se usa Access para almacenar los datos y Excel para analizarlos, puede
obtener los beneficios de ambos programas al combinarlos.

Antes de decidir qué programa usar, es posible que desee comparar las ventajas de cada uno,
aprender cuándo es mejor usar uno de ellos o el otro, y obtener información sobre cómo trabajar con
ambos programas para lograr exactamente los resultados que desea.

CUÁNDO SE DEBERÍA UTILIZAR EXCEL

Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros
que contienen una o más hojas de cálculo. Pero en lugar de actuar como un sistema de
administración de base de datos, como Access, Excel está optimizada para el cálculo y el análisis
de los datos. Puede usar este flexible programa para crear modelos para analizar datos, escribir
fórmulas sencillas y complejas para realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la manera
que desee y presentarlos en una gran variedad de gráficos de aspecto profesional.

Utilice Excel cuando:

 Necesite una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional
que usa varias tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente numéricos.
 Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.
 Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y
flexible.
 Planea crear gráficos con regularidad y desea usar los nuevos formatos de gráficos
disponibles en Office Excel 2007.
 Desea enfatizar los datos mediante iconos de formato condicional, barras de datos y escalas
de color.
 Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis
estadísticos, de ingeniería y de regresión.
 Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista sencilla, ya sea para uso
personal o para fines de colaboración limitado

USO CONJUNTO DE ACCESS Y EXCEL

Puede haber ocasiones en las que se pueda aprovechar de las ventajas que ambos programas
ofrecen. Por ejemplo, ha creado una hoja de cálculo en Excel en la que puede calcular y analizar los
datos, pero ha aumentado en exceso el tamaño y la complejidad de la hoja de cálculo, y otros muchos
usuarios necesitan tener acceso a los datos. En este momento, es posible que desee importar o
vincular la hoja de cálculo a Access y utilizarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella
en Excel. O bien, puede que tenga datos en una base de datos de Access para los que desea crear
detallados informes de tabla dinámica de Excel y gráficos de Excel de aspecto profesional.

Independientemente del programa que use en primer lugar, siempre puede transferir los datos de un
programa al otro, donde puede seguir trabajando con ellos. Puede copiar, importar o exportar los
datos para introducirlos en Access desde Excel (y viceversa), con o sin una conexión de datos.

Es una buena manera de empezar a copiar datos de Excel a Access. Puede crear una tabla de
Access y mostrar en la vista Hoja de datos, que se parezca a una hoja de cálculo de Excel. Puede
realizar tareas comunes de creación de tabla, como la definición de un tipo de datos, un nombre de
campo, o un nuevo campo, derecha en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, si escribe una fecha en
un campo en blanco, escriba conjuntos de acceso a los datos de fecha y hora para ese campo. Si
escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos de texto al campo. Si desea mover un
campo, simplemente haga clic y arrástrela.

Al copiar datos de Excel y pegarlos en Access, no necesita incluso para crear una tabla en primer
lugar, o abra una tabla en la vista Hoja de datos. Access automáticamente le pide que si los datos
tienen encabezados, hace sugerencias buenas en utilizando el tipo de datos correcto y crea una
tabla de Access. No se pudo sea más sencillo.
Una vez los datos en Access, puede aprovechar las ventajas de la matriz maravilloso de informe de
herramientas de creación y personalización. ¿Desea crear un informe con unos pocos clics? Use el
Asistente para informes. Desea diseñar y modificar el diseño de informe en tiempo real con datos
actualizados, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al
instante los cambios como crearlo? Utilizar la vista Diseño. ¿Desea interactuar con el informe para
buscar, filtrar y ordenar datos live? Use la vista informe. ¿Desea agregar botones de comando,
números de página, imágenes, hipervínculos y estilos de aspecto profesional en su propio? Use las
galerías de los grupos de controles y el Diseño y asistentes para controles en la ficha Diseño de la
cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente informes sencillos, grupo y los informes de
resumen, etiquetas postales, informes gráficos y subinformes.

Una vez creado el informe, use Access para distribuir electrónicamente el informe. Por ejemplo,
puede enviar el informe mediante un mensaje de correo electrónico o guardar el informe en diferentes
formatos, como una instantánea de Access o un archivo PDF, agregar a una página web o un sitio
de SharePoint.

Una vez los datos en Access, puede aprovechar las ventajas de las muchas herramientas de
creación y personalización de formulario. ¿Desea crear un formulario con unos pocos clics? Use el
Asistente para formularios. Desea diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real con
datos actualizados, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y
ver al instante los cambios como crearlo? Utilizar la vista Diseño. ¿Desea agregar botones de
comando, cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opciones, imágenes, las máscaras de
entrada, gráficos, hipervínculos y estilos de aspecto profesional en su propio? Use las galerías de
los grupos de controles y el Diseño y asistentes para controles en la ficha Diseño de la cinta de
opciones. Utilizando Access puede crear fácilmente formularios simples, formularios con pestañas,
formularios continuos, formularios emergentes, cuadros de diálogo modales y subformularios.

En Access, puede crear fácilmente un formulario dividido, que muestra una hoja de datos
sincronizado y la vista formulario para que pueda obtener lo mejor de ambos. Después de crear un
formulario pulido, es fácil desplazarse, filtrar y buscar incluso los datos subyacentes del formulario
usando los botones de navegación estándar y el cuadro de búsqueda en la parte inferior del
formulario.

Cualquier producto utiliza, filtrar los datos para trabajar con un subconjunto de datos y ordenar datos
para pedir como desee. En Access, Excel, los usuarios pueden ver filtrar y ordenar datos en una hoja
de datos sin tener que volver a obtener una interfaz de usuario completamente nuevo. Iconos, menús
de comando, comandos, criterios y cuadros de diálogo son muy similares, si trabaja con texto,
números, fechas o espacios en blanco. Incluso puede guardar los filtros y ordenaciones junto con la
vista Hoja de datos.

Puede crear una consulta en Access y ni siquiera saber qué significa SQL. Cuatro asistentes de
consulta ayudan a crear consultas sencillas, buscar duplicados, busque los registros no coincidentes
y crear consultas de tabla de referencias cruzadas. Aún no tiene que crear una consulta; simplemente
filtrar y ordenar los datos de la manera que desea buscar y se guarda con una hoja de datos.

Ahora que ha crecido su familia, su lista de tarjetas de vacaciones repente tiene más grande y
necesita realizar un seguimiento de mucho más cumpleaños y aniversarios. No es un problema.
Puede usar una tabla de Access o una consulta como origen de datos de combinación de
correspondencia y crear una operación de combinación de correspondencia mediante el Asistente
para la combinación de correspondencia de Word, cartas, tarjetas, mensajes de correo electrónico y
sobres. Si desea crear etiquetas postales, use el Asistente para etiquetas de Access para crear e
imprimir las etiquetas de un informe de que crear. Puede agregar incluso automáticamente un código
de barras correspondiente a cada dirección del cliente.
FORMULARIOS

Los formularios tienen los siguientes controles estándares

CONTROLES PRINCIPALE S

Nuevo registro Guardar o actualizar

• Se utiliza para crear un nuevo • Se utiliza para guardar el
registo y además limpia los registro actual
controles de entrada

Eliminar
• Elimina el registro que se
encuentra actualmente
seleccionado

CONTROLES SECUNDARIO S

Anterior
• Muestra el registro anterior si no hay
anterior mostrara un mensaje
indicandolo

Siguiente
• Muestra el siguiente registro si no hay
más que mostrar presentara los
campos listos para agregar un nuevo
registro

CLIENTE
Este formulario se encarga de guardar toda la información hacer de los clientes
COMIDA
Su principal es función es guardar información sobre las comidas y la propiedad tipo de comida es
para conocer en qué momento se sirve.

COMIDA-PAQUETE
Se relaciona la comida con paquete en específico para que al contratarse automáticamente se sepa
que tipo comida tienen derecho
HABITACIÓN
Se registra la habitación y numero de habitación.

PAQUETE
El paquete registra el nombre del paquete este englobara el tipo de habitación y comida que ese
contratara.
RESERVACIÓN
Este formulario es para realiza reservaciones a un que también este se encuentra en Excel para
llenarse.
TIPO DE CLIENTE
El tipo de cliente para poder clasificar a los clientes y poder realizar promociones.

TIPO DE COMIDA
Indica en qué momento se dará la comida.
TIPO HABITACIÓN
El tipo de habitación guarda la relación entre las comodidades con las que cuenta la habitación.

CONSULTAS

Las consultas son esenciales en toda base de datos, porque nos permite conocer resúmenes
ejecutivos de las transacciones que se realizan dentro de la base de datos.

1. HABITACIONES QUE FUERON DADAS EN PAQU ETES DE TIPO INDIVIDUAL

Mostrar

 Número de habitación
 Nombre del Cliente

2. CLIENTES QUE SE HOSPEDARON EN HABITACIONES PREMIUM Y SUIT E

PRESIDENCIAL
Mostrar

 Nombre del Cliente

 Número de Habitación
 Nombre del Paquete
3. TOP 5 DE CLIENTES QUE MÁS PAQUETES HAN COMPRADO.
Mostrar

 Nombre del Cliente

 Total

4. CLIENTES DE TIPO VIP

Mostrar:

 Nombre del Cliente

 Apellido del Cliente
 Email

5. TOP 5 DE PAQUETES QUE MÁS SE VENDEN.

Mostrar:

 Nombre del Paquete

 Total
6. TOP 5 DE CLIENTES MÁS FRECUENTES
Mostrar

 Nombre del Cliente.

 Cantidad de veces que han comprado paquetes.

7. COMIDA QUE MÁS SE VENDE

Mostrar:

 Nombre de la Comida
 Total

8. GANANCIA SEMANAL, SE DEBE AGREGAR UN FILTRO PARA ELEGIR L A

SEMANA QUE SE DESEA VERIFICAR.
 Fecha
 Total de ganancia por día.
EXCEL

Excel es una herramienta en la que podemos incluir formularios mediante programación orientada a
objetos que es llamado macros

RESERVACIÓN
Este formulario presentara todos los datos que son necesarios llenar para agregar un nuevo registro,
a un que se muestra los datos solo como código en los combobox esta son leídas desde Access

El calculo de pago se realizara de la siguiente manera, el subtotal se realizara haciendo una consulta
a la base de datos y recuperando el precio de las reservaciones que se hayan realizado y luego
aplicando de 10% si es un cliente Premium y 20% si es VIP, el total será la diferencia entre el subtotal
y el descuento.

CLIENTE
Registrar un cliente, tiene la misma mecánica que un formulario normal, se debe llenar todos los
datos.
HABITACIÓN
La habitación es el lugar físico en donde la gente se alojara y para esto se ha creado un formulario
para poder registrar nuevas habitaciones.
PAQUETE
El paquete mantiene la relación entre habitación y precio por lo que solamente debemos elegir los
datos que deseamos asociar.
CONCLUSIÓN

Sin los conceptos (tablas, consultas, formularios e informes) no podemos crear las bases de datos
eficiente, pues las tablas son esenciales para crear la estructura de la base de datos, las relaciones
nos permite mostrar la dependencia de datos, los formularios a un que no son esenciales si ayudan
a los usuarios a tener un ambiente más agradable de inserción de datos, las consultas son las fuentes
de información esenciales para la toma de decisiones, los informes son usados para dar mejor
presentación a las consultas.

Cada tipo de negocio necesita distintos modelos de base de dato, por lo que crear una base de datos
a medida es una ventaja en un negocio porque nos permitirá expandirnos rápidamente al tener la
información actualizada y siempre fácil de acceso.

RECOMENDACIÓN

Se debería buscar documentación sobre el uso de macros para ejecutar formularios y de cómo se
realizan las inserciones y eliminaciones mediante complementos en visual basic 6.0

Comprender como se crea una entidad relación es importante para facilitar la programación del
proyecto debido que si no se conoce las relaciones no es posible realizar muchas consultas o los
datos son erróneos al mostrarse.