INDICE

INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
1.1 TEMA I ........................................................................................................................................... 4
1.2 Eficiencia y efectividad .................................................................................................................. 4
1.3 Urgente e importante. .................................................................................................................. 5
2 Identificar los elementos que integran un planificador de uso del tiempo ..................................... 5
2.1 Objetivos y metas. ......................................................................................................................... 6
2.2 Lista de pendientes ....................................................................................................................... 6
2.3 Lista de actividades ....................................................................................................................... 6
2.4 Horarios. ........................................................................................................................................ 6
2.5 Holgura para atención a contingencias. ........................................................................................ 7
3. Planificador de uso de tiempo eficiencia y efectividad ................................................................... 7
3.1 Solución de problemas. ................................................................................................................. 8
RESULTADO APLICACIÓN DE LA ENTIDAD ......................................................................................... 10
CONCLUSIÓN ..................................................................................................................................... 11
GLOSARIO .......................................................................................................................................... 12
 INTRODUCCION

OBJETIVO: El alumno administrará eficientemente el tiempo para mejorar el

desempeño y cumplimiento de objetivos personales y organizacionales.

En la actualidad la administración del tiempo es de suma relevancia e importancia

para cualquier persona en todos los ámbitos, se asocia inmediatamente a diferentes
valores como lo son la responsabilidad, eficacia, eficiencia y demás. Una buena
administración del tiempo consiste en producir un resultado con el mínimo de
recursos, y el recurso más importante de un ser humano es su tiempo.

La administración del tiempo es esencial para la salud máxima y la eficacia personal,

el grado en que una persona sienta el control de su tiempo y de su vida es un
determinante importante de paz interior, armonía y bienestar mental, la sensación
de estar fuera de control es la principal fuente de estrés, ansiedad y depresión.

Durante el desarrollo del siguiente reporte técnico se muestran las diferentes etapas
que se vivieron a lo largo de la primera unidad de la materia de administración del
tiempo, en el marco conceptual se explica la teoría basándose en las actividades
realizadas dentro y fuera del salón de clases, seguido de eso se exponen los
resultados que obtuvimos con la realización de tareas asignadas (investigaciones,
actividades realizadas y tareas). Todo esto con el fin de conocer la importancia que
tiene el administrar el tiempo de manera personal y las ventajas que obtenemos con
ello.
 MARCO CONCEPTUAL

1.1 TEMA I. Administración del tiempo.

Definición de administración. Para Henry Sisk Mario la administración es la fusión

de todos los recursos que se poseen a través de un esquema planificado, un
proceso formado por: planeación, dirección y control, y cuyo objetivo es lograr
aquello que la compañía se proponga como meta.
Según Hermida, Serra y Kastika es imposible considerar a la administración como
un arte, porque ella ni las vivencias ni las interpretaciones subjetivas de la realidad
tienen cabida. Así lo expresan en el libro titulado “Administración y estrategia, Teoría
y práctica”, publicado por Ediciones Macchi.
Tiempo. Es un proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen del pasado,
pasan por un presente y van hacia el futuro.

Los primeros temas que se vieron son los siguientes:

1.2 Eficiencia y efectividad

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un
proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da
cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario,
cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades
de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se
hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120
unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se
logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)
Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y
objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos
proponemos.
Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo
logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.
Luego comprendimos el concepto de urgente y lo importante

1.3 Urgente e importante.

¿Qué es importante?
Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos
de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos
aspectos es la atención de lo de lo Importante.
Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a
la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o
misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que
resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra
realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda
actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los
desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos
decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la
energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
Ahora, ¿Qué es urgente?
El otro aspecto a integrar es la atención a lo urgente.
Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una
atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o
actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos
que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de
resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria. Para
comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos
de la gente altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos
tomar sólo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una
administración del tiempo efectiva y propone para ello una “Matriz de Administración
del Tiempo”, que está dividida en cuatro cuadrantes:
2 Identificar los elementos que integran un planificador de uso del
tiempo.
2.1 Objetivos y metas.
Un objetivo es por ejemplo construir un ordenador o computador. Para eso es
preciso construir una serie de partes como por ejemplo el disco duro, el procesador,
la memora Ram, y la meta será construir cada una de esas partes.
Un ejemplo más clásico de lo que es un objetivo y lo que es una meta, son las
vueltas ciclísticas como el Tour de Francia, la vuelta a Colombia o a España. El
objetivo es ganar el título o la vuelta. Las metas será ganar cada una de las etapas.

2.2 Lista de pendientes

Llevar una lista de tareas pendientes es una de las actividades más simples y más
poderosas de cualquier planificador de tiempo. Es necesario generar una lista de
tareas pendientes a diario y generar el hábito de plasmarlas ya sea de forma
electrónica y normal. El sentido de esto es tener el conocimiento plasmado para
darles el seguimiento adecuado a así cumplir con todo lo especificado.

2.3 Lista de actividades

Asignar prioridades a las tareas, ya concluida o terminada la lista de tareas a
realizar. Es necesario determinar cuáles son los elementos más importantes o las
actividades que deben de cubrirse con mayor prioridad. Esto se puede generar
señalando todas estas actividades prioritarias dándole fecha de cumplimiento ya
sea por día o semana ya que son tareas potenciales se pueden generar en otra lista
para su mejor manejo.

2.4 Horarios.
Planear en base a un horario, es marcar horarios específicos para la conclusión de
actividades dándole auge a las tareas prioritarias. El planificador de tiempo
recomienda planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Es
necesario verificar con anticipación la lista de actividades de fechas siguientes para
tener el conocimiento de que se debe concretar.
2.5 Holgura para atención a contingencias.
Es necesario tener holgura para prevenir contingencias. Es necesario detectar
horarios y o actividades que se puedan cubrir en menor tiempo para así con el
tiempo restante poder cubrir tareas al igual que no prolongar actividades y evitar
contratiempos.
Universidad Tecnológica del estado de Zacatecas. Administración del tiempo.
Docente: Jorge Guillermo Muro Soto.

3. Planificador de uso de tiempo eficiencia y efectividad

Delegación.
La delegación es la herramienta más importante de la gestión del tiempo, pero
pocas personas saben delegar con eficacia. Algunos confunden la delegación con
asignación de tareas y otros consideran que delegar es desentenderse de la tarea
delegada.
“Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas
de una persona o grupo a otra”
La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la
organización a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más
importante es que le proporciona tiempo al líder para otras cosas que solo él puede
realizar.
Manejo de interrupciones.
Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo.
Como: Llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas.
Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son vistas inesperadas,
fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le tocó
atenderla límite de acuerdo a la situación. Si se trata de junta de trabajo, puede
resolver esta interrupción dejando un tiempo en su agenda sin programar para
atender estas interrupciones.
3.1 Solución de problemas.
Podemos definir problema como "el fracaso para encontrar una respuesta eficaz".
La solución de problemas es útil para reducir la ansiedad asociada a la incapacidad
para tomar decisiones.
Pasos a seguir:
1. Identificar las situaciones problemáticas.
2. Describir con detalle el problema y la respuesta habitual a dicho problema. Al
describir la situación y la respuesta en términos de quién, qué, dónde, cuándo, cómo
y porqué, se verá el problema de forma más clara. Al describir la respuesta recuerde
añadir qué objetivos pretende, es decir si ello se cumpliera significaría que el
problema estaría resuelto.
3. Haga una lista con las alternativas. En esta fase se utiliza la estrategia
denominada "tempestad de ideas" para conseguir los objetivos recientemente
formulados. Esta técnica tiene cuatro normas básicas: se excluyen las críticas, todo
vale, lo mejor es la cantidad y lo importante es la combinación y la mejora. La técnica
de la tempestad de ideas debería limitarse, durante esta fase, a estrategias
generales para alcanzar los objetivos.
4. Vea las consecuencias. Este paso consiste en seleccionar las estrategias más
prometedoras y evaluar las consecuencias de ponerlas en práctica.
5. Evaluar los resultados: Una vez se haya intentado la respuesta nueva, se deberán
observar las consecuencias, por ejemplo: ¿Suceden las cosas tal como estaban
previstas?
Visualización.
Visualizar consiste en imaginar aquello que se relaciona con nuestro objetivo o
aquello que creemos que puede servir a la realización del mismo, desde un estado
de relajación, a fin de alcanzar los resultados que deseamos. Se trata de crear, en
nuestras mentes, la realidad que queremos para nosotros o para otros, mediante
pensamientos e imágenes que, a posteriori, serán traducidos en actitudes y nuevos
estados personales de salud.
El pensamiento va allí donde nosotros queremos que vaya, directamente al lugar en
el cual enfocamos nuestra intención. Y dada la interrelación entre los diferentes
cuerpos, podemos, así, incidir en la parte de nuestro organismo, en la emoción o en
el contenido mental que deseemos, a fin de mejorar su estado. Cuando
transformamos nuestros patrones de pensamiento de negativo a positivo,
cambiamos también la polaridad de la energía a positiva. Así pues, con la práctica
de la visualización, podemos reprogramar nuestro patrón mental, emocional y
energético en relación a determinada cuestión que tengamos intención de cambiar,
y también incidir en nuestro cuerpo físico a fin de mejorar su estado de salud.
 RESULTADO APLICACIÓN DE LA ENTIDAD
Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de
relevancia y las puramente rutinarias, así podrá mandar a estas últimas a alguien
en su nombre, de este modo usted dispondrá de ese tiempo a sacar adelante parte
del trabajo que no le deja dormir. Establecer prioridades, es fundamental, temas
como calidad, cumplimiento o manejo de inventarios son importantes desde el punto
de vista de empresa El mito de la actividad: “El emprendedor más lleno de trabajo
es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a
ninguna parte. El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer
las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisión aplazada: “Hay que
aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es
que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: “Los resultados
son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido. Se centra el interés
en trabajar más, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: “Hay que
ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que
se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo
que se está condenando a repetir lo que salió mal. El mito de trabajar contra el
tiempo: “El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima”. El más precioso
recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo
pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser
constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces
esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer
algo menos importante de lo que se podría estar haciendo. Desperdiciador de
tiempo: Es cualquier cosa que impida que un emprendedor alcance sus objetivos
de la manera más efectiva posible.
 CONCLUSIÓN
Se aplicaron los conocimientos básicos de la administración llevando a cabo los
conceptos de eficiencias, efectividad, control mitos y enemigos del tiempo. Se
identificaron los elementos que integra un planificador de uso del tiempo estudiando
así sus objetivos, metas, lista de pendientes, horarios etc. Se pudo identificar las
herramientas del tiempo como al igual del principio 10-90, ciclo de productividad y
ley de Parkinson, las herramientas de gestión del tiempo como delegación, manejo
de interrupciones, solución de problemas etc. fueron estudiadas respectivamente.
Unos de los últimos puntos estudiados fueron los conceptos e identificación de las
características de las reuniones de trabajo efectivas como horarios, objetivo,
participantes, agenda, requerimientos y minuta de acuerdo e información previa.

Saber administrar el tiempo, nos ayuda a valorar y tener una idea más clara de que
peso le damos a cada cosa al asignarle cierto tiempo, tanto a las cosas personales
como profesionales. El saber administrarlo y distribuirlo entre nuestras tareas,
trabajo, pendientes, nos ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples
presiones, facilitando el logro de objetivos, evitando el estrés y el cansancio; así
como poder disfrutar de tiempo libre para descansar. Naturalmente, la mejor gestión
del tiempo conduce a más ingresos mediante el aumento de horas facturables. Sin
embargo, además de los ingresos, mejorar las prácticas de gestión del tiempo
puede permitir tener más tiempo para cosas agradables (que podrían no producir
ingresos directamente) y menos tiempo haciendo tareas que no son tanto de nuestro
agrado. Al organizar y administrar los tiempos, descubrimos que tenemos “tiempo
de sobra” el cuál se puede utilizar dentro de una empresa para buscar nuevos
proyectos, explotar áreas que no se conocían, etc.
 GLOSARIO

 Asertividad. Habilidad social y comunicativa consiste en conocer los propios

derechos y defenderlos, respetando a los demás; tiene como premisa
fundamental que toda persona posee derechos básicos o derechos asertivos.

 Fusión. Unión de dos o más cosas diferentes formando una sola; especialmente
ideas, intereses o agrupaciones.

 Holgura. Dimensión superior a la necesaria o conveniente.

 Planes alternativos. Proyecto de las cosas por hacer o del modo de hacerlas